Preguntas que debe hacer un gerente de proyecto al comenzar un nuevo proyecto

Hay información clave que es fundamental recopilar durante las primeras semanas de trabajo en un nuevo proyecto que marcará la pauta e impulsará el resto del proyecto. Los elementos importantes para unir incluyen:

Por qué la empresa avanza con este proyecto
Quién es la persona de contacto para todo el proyecto
Si la fecha de vencimiento objetivo es una línea dura en la arena
¿Cuáles son los criterios para el éxito del proyecto?

Este artículo ofrece una descripción general de todos los elementos clave que necesitará recopilar para asegurarse de que su proyecto comience con el pie derecho.

¿Entiende la empresa la propuesta de valor?

Ésta es quizás la pregunta más importante que puede hacer. La decisión sobre si el trabajo propuesto se convierte o no en un proyecto formal debe basarse en gran medida en el caso comercial, que debe contener la propuesta de valor asociada con este trabajo. Como gerente de proyecto, si no puede encontrar un caso de negocios, revise los canales disponibles para usted y vea si puede encontrar uno para ver esta información. Si no hay un caso comercial, es una señal de alerta de que la empresa puede estar preparándose para realizar un trabajo que no ha sido claramente pensado, y existe el riesgo de que la empresa gaste mucho dinero pero no obtenga nada a cambio.

Antes de seguir adelante con el proyecto, es su trabajo levantar la bandera roja a las partes necesarias y trabajar para construir un caso de negocios y una propuesta de valor asociada, si aún no existe. Debes dejar que todos tengan claro cuál es ese caso antes de seguir adelante con el proyecto.

Sin embargo, si el proyecto se está impulsando desde un nivel mucho más alto, es posible que se sienta presionado para renunciar a la creación de un caso comercial y seguir avanzando con el proyecto. Esta es una decisión comercial, y siempre que tenga documentado que intentó crear un caso comercial, debe tener sus bases cubiertas en caso de que el proyecto se convierta en un pozo de dinero y el C-suite comience a preguntar por qué el negocio está incluso ejecutando ese proyecto en primer lugar.

Tener una comprensión clara de la propuesta de valor ayuda a garantizar que la empresa no avance con proyectos que no devolverán ningún valor.

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¿Existe un patrocinador del proyecto ejecutivo?

Es fundamental para la misión asegurarse antes de que comience el proyecto que sepa de quién vendrá la dirección de alto nivel para un proyecto. Si está trabajando en un proyecto en el que hay muchas personas de alto nivel involucradas, cualquiera de ellos puede comenzar a actuar como si estuviera dirigiendo el programa cuando ese no es realmente el caso. Siempre debe haber un patrocinador ejecutivo que brinde orientación y liderazgo a un nivel superior, y de ahí deben provenir las órdenes de marcha. Esta persona será fundamental para determinar cuáles son los requisitos del proyecto en última instancia, y también será alguien en quien el gerente del proyecto pueda apoyarse para poner a otros líderes senior en línea y derribar barreras para ayudar a mantener las cosas en movimiento.

¿Ha ejecutado la empresa un proyecto similar?

Debe preguntar y ver si la empresa ha ejecutado un proyecto similar al proyecto en el que estará trabajando antes. Si la empresa ha ejecutado un proyecto similar, es posible que pueda desenterrar todos los documentos y artefactos asociados con ese proyecto y aprovechar esa información para su proyecto. Por ejemplo, si hay un documento que reflexiona sobre las lecciones aprendidas, puede trabajar para evitar algunos de los errores que plagaron ese proyecto. Además, puede ver algunos de los riesgos que el equipo del proyecto documentó a lo largo del proyecto y ver si son amenazas legítimas para su proyecto. Además, podría mirar a los miembros del equipo del proyecto para ver si hay personas que todavía están en la empresa que podría explorar para incorporar a su proyecto. Incluso si no puede atraer a esas personas a su proyecto,Debería poder comunicarse con ellos y tener una conversación sobre el proyecto similar en el que trabajaron.

Cómo obtener los requisitos del proyecto de las partes interesadas

¿Existe una fecha para la cual el proyecto debe estar terminado?

A veces, la fecha límite que se adelanta para un proyecto al principio es una fecha suave y no hay un impacto real si esa fecha se desliza. Sin embargo, si la fecha límite que se ha propuesto para su proyecto es una fecha difícil (la fecha es inflexible y no hay margen para el deslizamiento), debe saberlo. Saber que la fecha es inflexible debería llevarlo a analizar completamente el trabajo que debe realizarse y a ser muy realista y honesto en el cronograma que elabore. Además, si después de crear un cronograma honesto siente que existe el riesgo de que el proyecto no se complete en esa fecha, puede tener una conversación con el propietario de la empresa al comienzo del proyecto, en lugar de más adelante, sobre cómo reducir el alcance del proyecto.

Tener definiciones claras de éxito permite al círculo empresarial retroceder después de un período de tiempo y validar que está obteniendo el valor que asumió cuando decidió seguir adelante con el proyecto.

Universidad Strayer

¿Qué definirá el éxito del proyecto?

La definición de éxito del proyecto es otro elemento imprescindible para un nuevo proyecto. Esta información es algo que debería poder derivar después de analizar la propuesta de valor en el caso de negocios. Por ejemplo, si está trabajando como gerente de proyecto para una empresa de cable y la propuesta de valor asociada con este proyecto es que verá un aumento del 10% en los suscriptores en el transcurso de un año, entonces debería considerar definir el éxito como ver un aumento del 10% en los suscriptores un año después de la finalización del proyecto. Es bueno tener al menos dos o tres métricas que pueda usar para medir el éxito del proyecto.

¿Qué habilidades se necesitarán en el equipo del proyecto?

Nunca es demasiado pronto para empezar a pensar a quién querrá incluir en un equipo de proyecto. Los recursos son muy escasos en algunos lugares y todos quieren a las mejores personas en su equipo. Como resultado, es importante comenzar a construir una lista de habilidades que le gustaría ver en los miembros de su equipo para que pueda comenzar a identificar a las personas que desea incorporar al proyecto, verificar su disponibilidad y, potencialmente, reclamarlas. durante el tiempo en el que sienta que los necesitará en su proyecto.