Técnicas de estimación de costos y tiempos de gestión de proyectos: descripción general

Figura 1: Estimación de tiempo y costo en relación con la planificación del proyecto

La planificación inicial permite una estimación temprana, mientras que una planificación más detallada permite estimaciones más precisas.

Sid Kemp

La necesidad de estimar el tiempo y los costos del proyecto

En los negocios, el propósito de la mayoría de los proyectos es ganar dinero. Eso requiere que el proyecto gane más o ahorre más de lo que cuesta hacer el proyecto. Un proyecto cuesta dinero hasta que está terminado y solo comienza a mejorar los resultados de la empresa después de que está terminado. Además, cada año, una empresa tiene una cantidad limitada de dinero que puede gastar en proyectos. Entonces, incluso antes de que comience un proyecto, los ejecutivos quieren respuestas a cuatro preguntas:

¿Cuánto costará el proyecto?
¿Estamos seguros de que no superaremos el presupuesto?
¿Cuánto tiempo llevará el proyecto y cuándo estará terminado?
¿Estamos seguros de que no llegaremos tarde?

Esas son preguntas muy razonables. Pedimos las mismas cosas cuando llevamos nuestro automóvil a reparar o arreglamos nuestro aire acondicionado. Sin embargo, más de la mitad de todos los proyectos, incluso los bien gestionados, se retrasan o superan el presupuesto. Por lo tanto, responder a estas preguntas con estimaciones en las que podamos confiar y con las que podamos comprometernos es un gran desafío.

En el mundo de la gestión de proyectos, llamamos a los ejecutivos que comprometen dinero y esfuerzo organizativo hacia un proyecto, los patrocinadores del proyecto, y su compromiso es crucial para nuestro éxito como directores de proyecto. Si no compran el proyecto, se mantienen comprometidos hasta el final, brindan los recursos necesarios y eliminan los obstáculos, nuestro proyecto fracasará. Y su solicitud de una estimación de tiempo y costo es, desde su perspectiva, completamente razonable.

También es muy difícil, a veces imposible, de proporcionar. Por definición, un proyecto es "un esfuerzo único emprendido para crear un producto o servicio único" (PMI Lexicon). Si cada proyecto es único y nunca se ha hecho antes, ¿cómo vamos a saber cuánto costará hacerlo? ¿Cómo sabemos cuánto tardará? ¿Cómo hacemos una estimación del costo de lo desconocido? ¿Y cómo podemos estar seguros de que estamos en lo cierto? Si no estamos bien, nos veremos mal cuando superemos el presupuesto o entreguemos tarde, o ambas cosas.

Estas son preguntas reales y tienen respuestas reales. He enseñado a más de 3500 gerentes de proyectos a planificar proyectos, estimar costos y tiempo, y entregarlos a tiempo y dentro del presupuesto. He escrito tres libros de gestión de proyectos diferentes con técnicas de estimación de tiempo y costes. Y, de mis clientes y estudiantes, he visto de todo, desde estimaciones excelentes y detalladas que pueden ganar licitaciones competitivas, hasta sistemas de gestión que hacen imposible una buena estimación. Pero son posibles buenas estimaciones. Y ganamos mucha autoridad que facilita nuestro trabajo cuando nosotros, como gerentes de proyecto, estimamos bien nuestros proyectos.

En este artículo, aprenderá cómo nosotros, como gerentes de proyecto, podemos crear estimaciones precisas y confiables. Aprenderá: lo que debemos tener para crear un presupuesto; qué tipos de estimaciones son posibles; y los procedimientos básicos para la elaboración de cada tipo de presupuesto. Las instrucciones detalladas para las técnicas de estimación son demasiado extensas para caber en este artículo. Pero sabrá el nombre de la técnica de estimación correcta y cómo usarla. Y tendrás un ejemplo a seguir. A partir de ahí, probablemente puedas hacerlo tú mismo. De lo contrario, puede encontrar fácilmente instrucciones detalladas en un libro de texto de gestión de proyectos o en el PMBOK, la Guía del Instituto de Gestión de Proyectos para el Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos.

Este artículo le muestra cómo hacer las mejores estimaciones de tiempo y costo que pueda, tanto al principio del proyecto como más tarde, cuando la planificación está casi completa, como se ilustra en la Figura # 1.

Una computadora que funciona todo el tiempo

Uno de mis clientes proporcionó sistemas informáticos a agencias gubernamentales. Antes de trabajar con ellos, una agencia pidió una computadora para su sistema de correo electrónico que "funcionara todo el tiempo". El director del proyecto siguió con eso y compró una computadora de $ 1 millón que funcionaría las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con copia de seguridad automática dual de todo. Cuando le dijo al cliente, se sorprendieron. "Pero solo estamos abiertos 16 horas al día. No necesitamos que funcione toda la noche. ¡Y ciertamente no vamos a pagar por ello!"

La compañía se quedó con una computadora de $ 1 millón que el cliente no quería. Y la solución real costó mucho menos de la mitad de lo que supuso el director del proyecto que sería necesario.

La lección: no haga suposiciones y no dé por sentado que comprende lo que su cliente quiere decir cuando usa cierto lenguaje. Verifique cada detalle de una manera clara y definible.

Requisitos previos: lo que debe tener antes de crear una estimación de tiempo y costo

Imagina que un amigo se te acerca y te dice: "¿Cuánto me costará comprar un auto nuevo?" No hay forma de responder a esa pregunta sin preguntar: "¿Qué tipo de automóvil quieres?" ¿Y si responde: "Oh, no sé nada sobre automóviles. Consígame un automóvil que me funcione. ¿Cuánto costará?"

En esa situación, no podemos estimar el costo del automóvil. Tenemos que trabajar con nuestro amigo, haciéndole preguntas como "¿Qué tan grande es tu familia?" "¿Conduces al trabajo?" y "¿Qué te gusta hacer en vacaciones?" Si nuestro amigo trabaja con nosotros a través de todo esto, y conocemos los automóviles, probablemente podamos elegir un buen automóvil para él y luego decirle el costo. Pero si nuestro amigo dice: "¡No tengo tiempo para responder todas tus preguntas! ¡Solo dime cuánto cuesta un auto!" entonces estamos de regreso a ninguna parte. O, decimos algo como, entre $ 12,500 si quieres un Hyundai y $ 85,000 si quieres un Cadillac. Esa es una respuesta verdadera, pero no muy útil.

Como directores de proyecto, nos encontramos en esta situación todo el tiempo. Por ejemplo, un cliente puede querer un nuevo sitio web. Pero realmente no sabe lo que es un buen sitio web para su negocio. Simplemente sabe que su actual no está funcionando. Sabemos que un sitio web puede costar entre $ 1,200 y $ 15,000 y demorar entre dos semanas y cuatro meses, dependiendo de las características que se necesiten para una empresa en particular. Pero, hasta que conozcamos su negocio, no podemos hacer una estimación de tiempo o costo.

La conclusión es la siguiente: antes de que podamos preparar una estimación precisa de tiempo o costo, debemos trabajar con el cliente para definir el alcance del proyecto. En caso de que el término "alcance" no sea familiar, significa "lo que estamos haciendo". Una definición de alcance completo es una declaración clara de lo que estamos logrando al hacer este proyecto. Para obtener más información sobre esto, consulte Cómo diseñar un plan de gestión de proyectos.

Además de una declaración de alcance clara, necesitamos tres cosas más:

Necesitamos eliminar las suposiciones tácitas. Por ejemplo, nuestro amigo pidió un auto "nuevo". ¿Se refería a nuevo, el modelo de este año, o quiso decir "nuevo para mí", y comprar un auto usado estaría bien? No lo sabemos hasta que preguntamos. Consulte la barra lateral sobre "Una computadora que funciona todo el tiempo" para ver un caso real de un desastre de estimación de costos de proyecto como este.
Necesitamos decidir cómo se realizará el proyecto y llegar a un acuerdo sobre el enfoque básico del cliente. No necesitamos conocer todos los detalles. Pero necesitamos conocer el enfoque general. Por ejemplo, si nuestro proyecto es instalar una instalación de ensamblaje, querremos saber si el cliente espera superarla pronto. Si es así, alquilar una propiedad, en lugar de comprarla o contratar un contrato de arrendamiento a largo plazo, es probablemente la mejor idea. Y el costo de un proyecto que involucra una propiedad de alquiler es totalmente diferente del costo de un proyecto que involucra comprar o arrendar un edificio.
Necesitamos conocer la situación actual. Si el cliente quiere un nuevo sitio web, entonces necesitamos saber todo sobre su antiguo sitio web, y qué funciona y qué no. También necesitamos conocer sus materiales de marketing impresos, descripciones de productos e imágenes de sus productos. Crear un sitio web a partir de un catálogo actual cuesta mucho menos que crear un sitio web desde cero, donde tenemos que hacer arreglos para obtener fotos y descripciones para docenas de proyectos.

Hay una historia que ilustra este último punto. Una vez, hubo un proyecto para drenar un pantano. Un ejecutivo del condado preguntó: "¿Cuánto costará drenar este pantano?" El director del proyecto respondió, "depende de cuántos caimanes hay allí". "Bueno, ¿cómo sabemos cuántos caimanes hay allí?" "Drenamos el pantano y vemos cuántos se agotan".

Este es el gran problema con la estimación de tiempo y costo. Tenemos que planificar lo suficiente para saber lo que realmente quiere el cliente y trabajar lo suficiente en el proyecto para descubrir lo que realmente está sucediendo, antes de que podamos hacer una estimación de costos precisa. Pero, a menudo, los ejecutivos quieren una estimación de costos precisa incluso antes de que se inicie el proyecto.

Hay una cosa más que vas a necesitar, y he escrito un artículo al respecto: una comprensión de los factores clave para una buena estimación del tiempo, el costo o cualquier otra cosa.

Ahora que hemos planteado el problema, echemos un vistazo a algunas soluciones.

Nuestro caso de estudio: una estimación de costos simple del sitio web

La cantidad de trabajo que se necesita para hacer una buena estimación de costos depende del tamaño del proyecto que está haciendo y también de cuán familiarizados estén usted y el equipo con el trabajo del proyecto. Las técnicas de estimación descritas aquí pueden brindarle una buena estimación del costo del proyecto en un par de horas para un proyecto que cuesta menos de $ 10,000. Las mismas técnicas, aplicadas en un par de semanas, pueden estimar proyectos con un costo de alrededor de $ 100,000. Y las mismas técnicas, aplicadas cuidadosamente con mucha investigación, pueden usarse para estimar proyectos que costarán millones de dólares. Pero eso llevará meses de trabajo, y una gran cantidad de planificación de proyectos útil se incluirá en el costo y el tiempo estimado.

Debido a que nos enfocamos en las técnicas, trabajaremos con un proyecto pequeño y muy simple: El primer sitio web para una nueva empresa emergente, que incluye 40 páginas de texto y gráficos, y un carrito de compras con aproximadamente 200 productos. Ya se ha realizado un catálogo impreso con todas las imágenes y descripciones de los productos. Pero a la empresa no le gusta el diseño del catálogo y necesita un nuevo diseño gráfico y conceptual para el sitio web, que también utilizará para el futuro marketing impreso.

Tabla # 1: Totales de estimación anticipada



Componente del proyecto	Bajo	Medio	Alto
Hosting (primer año)	$ 300	$ 360	$ 396
Gráficos	$ 2,500	$ 3500	$ 5,000
Páginas web	$ 1.824	$ 2,280	$ 3,420
Artículos del catálogo	$ 1,920	$ 2,400	$ 3.600
Ir a vivir	$ 300	$ 500	$ 600
Total	$ 6,844	$ 9.040	$ 13,016

Técnicas de estimación temprana de costos y tiempos

Como ya dijimos, la estimación de costos más temprana debe realizarse después de que el alcance del proyecto esté claramente definido, se haya acordado un enfoque del proyecto y se hayan aclarado los supuestos. Cuando se hace esto, pero aún no tenemos un plan paso a paso para hacer todo el trabajo, podemos crear una estimación de costos anticipada. El Project Management Institute denomina una estimación de costos anticipada como una estimación de costos de orden de magnitud . Cuando lo creamos, proporcionamos un rango en el que estamos casi seguros de que el costo del proyecto caerá. Pero es un rango bastante amplio. El extremo inferior es el 50% de nuestra estimación y el extremo superior es el doble de nuestra estimación. Entonces, si pensamos que el proyecto costará $ 100,000, podemos decir con confianza que el proyecto costará entre $ 50,000 y $ 100,000.

Presentación de estimaciones de orden de magnitud

Cuando entreguemos una estimación con un rango tan grande, los patrocinadores del proyecto probablemente se volverán balísticos. La mayoría de los patrocinadores de proyectos quieren, y necesitan, una estimación mucho más precisa mucho antes de lo que es posible. Se necesita educar hacia arriba, es decir, enseñar a nuestros jefes lo que es realista, para ayudarlos a comprender que una estimación de orden de magnitud es lo mejor que pueden hacer incluso los mejores gerentes de proyectos del mundo, al principio de un proyecto, antes de que el plan esté casi terminado. completar. En esta etapa, simplemente hay demasiadas incógnitas para hacer una garantía más realista.

Hay varias buenas noticias para nosotros y nuestros patrocinadores sobre la estimación temprana del proyecto:

Si estamos haciendo un tipo de proyecto que es familiar para el equipo, entonces podemos estar más seguros de que los costos no serán mucho más altos que el punto central de nuestra estimación.
Si podemos controlar el alcance, podemos limitar el proyecto al presupuesto disponible entregando algunas, pero no todas las funciones.

Por ejemplo, supongamos que hemos creado una estimación entre $ 50 000 y $ 200 000 y el patrocinador dice: "Realmente puedo presupuestar solo $ 120 000 y, si se excede, tal vez pueda obtener un total de $ 150 000. Podemos responder $ 100 000 es probable, y hay muchas posibilidades de que tengamos menos de $ 120,000. Si desea una garantía sobre los $ 150,000, acuerde que, si es absolutamente necesario, podemos eliminar dos de los cinco elementos de la lista hará el proyecto por $ 150,000 o menos. Probablemente obtendrá todo lo que desea. Si no, obtendrá las tres o cuatro cosas más importantes, y podemos hacer las últimas con el presupuesto del próximo año ".

Dividiendo nuestro proyecto de muestra en unas pocas piezas grandes

La mayoría de los proyectos se pueden dividir en unas pocas piezas grandes, y las estimaciones compuestas por piezas siempre son mejores que las estimaciones creadas a partir del proyecto en su conjunto. Así que veamos las piezas del proyecto del sitio web en nuestro ejemplo. Incluiremos:

Alojamiento: configure el alojamiento y el wireframe para un sitio de comercio electrónico con carrito de compras
Gráficos: cree un nuevo diseño gráfico: colores, imagen del sitio, logotipo, imágenes clave para cada una de las 7 líneas de productos
Páginas web: cree 40 páginas de texto y gráficos
Catálogo de artículos: cree un carrito de compras de 200 artículos del catálogo a partir de nombres de productos existentes, descripciones de productos e imágenes.
Transfiera: pruebe todo el sitio, solucione problemas y comience a funcionar

Obtener estimaciones altas y bajas para cada pieza

Nuestro primer paso es averiguar la mejor manera de obtener una estimación de costos para cada una de las cinco partes del proyecto enumeradas anteriormente. Para los elementos uno, dos y cinco, nuestra mejor solución es crear una estimación basada en el costo real de hacer lo mismo para sitios similares para clientes anteriores. Para el artículo n. ° 1, probablemente incluso podamos fijar un precio fijo. En el ítem # 2, hablamos con el artista gráfico. Puede que diga: "Bueno, depende. Si conocen el estilo general del negocio y les gustan mis primeras ideas, eso es una cosa. Pero si no tienen idea de lo que quieren y tienen un comité que toma decisiones y luego comienzan a cambiar los nombres de sus líneas de productos mientras yo hago los gráficos, podría costar mucho más ". Si tenemos buenas comunicaciones con el cliente, podemos intentar que se respondan esas preguntas. Pero digamos que no lo hacemos.Luego les pedimos a los artistas gráficos que estimen el costo para el mejor y el peor de los casos, y esas son nuestras estimaciones bajas y altas.

Los elementos 3 y 4 se estiman mejor utilizando el método del cubo. Pero el método descrito para los ítems 1, 2 y 5 también funcionará.

El artículo 5 es similar al artículo 2. Por ejemplo, si todas las ventas se realizan en los EE. UU. Continentales, probar un carrito de compras es estándar. Si se necesita un envío internacional, junto con impuestos y tarifas internacionales, se requerirán muchas más pruebas. En este caso, fuimos al cliente y dijo: "Oh, estamos en los EE. UU. Y solo estamos vendiendo en los EE. UU. En este momento. Así que obtuvimos un rango bastante estrecho de bajo y alto en nuestra estimación de lanzamiento, ya que que ve en la Tabla # 1.

Este método reúne una buena estimación temprana de tiempo y costo. La estimación de costos se ilustra en la Tabla # 1. La estimación de tiempo se crea de manera similar, pidiendo a cada trabajador o líder de equipo una estimación baja, probable y alta de cuánto tiempo llevará el trabajo, y las estimaciones se suman.

Una ventaja clave de este enfoque es que, incluso si una parte se estima demasiado baja, es probable que otra parte se considere alta. Por tanto, la estimación total tiene más probabilidades de ser correcta que cualquier parte. Esta es la razón principal para dividir un proyecto en partes y estimar cada una por separado, en lugar de intentar estimar todo el proyecto de una vez.

La precisión varía según la industria

¿Qué tan precisa es nuestra estimación? Eso varía mucho según la industria y también según otros factores del proyecto y del equipo. En la industria de la construcción, con empresas que preparan licitaciones competitivas para construir carreteras para proyectos financiados por el estado, que generalmente elige la licitación de menor costo, he visto un proyecto de $ 25 millones estimado hasta el último dólar. Una oferta demasiado alta no obtendrá el contrato y una oferta demasiado baja significará una pérdida financiera para la empresa.

Los proyectos de construcción se pueden estimar con tanta precisión porque los métodos, materiales y costos son muy estándar.

Por otro lado, los proyectos de tecnología de la información (TI) están notoriamente mal estimados. El peor caso que conozco fue un proyecto de TI estimado en $ 2,000 que terminó costando más de $ 170,000, pero ese fue un caso extremo. Pero los resultados reales que terminan duplicando o triplicando la estimación de tiempo o costo son demasiado comunes. Una razón de esto es que las herramientas, técnicas y entornos cambian rápidamente en el mundo de la TI. Incluso sucede que un programa está escrito, digamos, para una versión de Windows, luego tiene que ser reconstruido para otra versión de Windows antes de su lanzamiento.

¿Cómo hacemos las mejores estimaciones que podamos en nuestra propia industria? La planificación y el seguimiento consistentes y completos de la gestión de proyectos y las lecciones aprendidas para mejorar nuestros métodos al final de cada proyecto son clave. Y, al hacer cada estimación, pregunte: "¿Qué tan familiarizado está mi equipo con este tipo de trabajo exacto? ¿Hemos trabajado juntos antes? ¿Qué hay de nuevo y diferente en este proyecto?" Cuanto más a menudo su equipo en particular haya realizado este tipo de trabajo antes, más precisa será su estimación. Y, al mismo tiempo, cuando esté estimando el trabajo utilizando nuevas herramientas y métodos, o desarrollando prototipos experimentales o trabajando con nuevos clientes, tenga eso en cuenta y deje más margen para lo inesperado.

Técnicas de estimación de costos tardía

Más adelante en el proceso de planificación del proyecto, podemos crear una estimación mucho más precisa. Y también es mucho más fácil de hacer. El PMI llama estimación ascendente de tiempo tardío y estimación de costos, porque estimamos cada actividad detallada y las sumamos todas para obtener un total. El PMI dice que el costo real será de -10% a + 15% del costo estimado utilizando una estimación ascendente. Y la variación de horario es la misma. Eso significa que, si la estimación es de $ 100,000, se espera que el costo real del proyecto caiga entre $ 90,000 y $ 115,000. Si se espera que un proyecto se ejecute durante 100 días de principio a fin, es muy probable que se ejecute entre 90 y 115 días. Ese rango más pequeño es mucho más fácil de trabajar para los patrocinadores del proyecto.

La estimación tardía del tiempo y los costos requiere un plan de proyecto detallado que incluya:

Una estructura de desglose del trabajo (WBS): una lista detallada de todos los componentes del proyecto
Una lista de actividades: una lista de todo el trabajo que se realizará y quién lo hará.
Información detallada de costos, como tarifas por hora de salario, trabajo por contrato y otros elementos como espacio de oficina o equipo.
Un plan de adquisiciones, incluidos los costos estimados, o cuando sea posible, confirmados de cada artículo que se comprará
Un plan de riesgo

Idealmente, la estimación de costos detallada será parte de un plan de proyecto completo, en el que se abordan las nueve áreas del conocimiento de la gestión de proyectos, como se describe en el artículo que mencioné anteriormente, Cómo diseñar un plan de proyecto.

Con toda esta información disponible, crear una estimación de costos detallada es bastante fácil; de hecho, es más fácil que crear una estimación anticipada. Simplemente sumamos el costo (tiempo y materiales) de cada actividad del proyecto y obtenemos un total. Como parte de este proceso, podemos utilizar una estimación PERT. PERT son las siglas de Project Evaluation and Review Technique, y es una forma de obtener una única estimación de costos utilizando un promedio central de estimaciones optimistas, probables y pesimistas para cada artículo de línea. Puede aprender PERT leyendo Cómo usar un gráfico PERT para la gestión de proyectos.

Una mejor práctica para la estimación de costos incluye factorizar el riesgo en la ecuación. Parte de la gestión del riesgo es incluir planes de contingencia, es decir, los planes de trabajo que puede hacer si se produce un evento de riesgo. Digamos que estamos construyendo un nuevo edificio en Florida. Somos conscientes del riesgo de tener que cerrar el sitio de construcción por hasta dos semanas en el caso de un huracán. Planificamos un cronograma que hace que el edificio esté listo, incluso si llega un huracán, utilizando horas extras de fin de semana después del huracán. Esto, por supuesto, aumenta el costo. Podemos presentar los factores de riesgo como fondos de contingencia. Por ejemplo, podemos decir: "El costo estimado de construcción de este edificio es de $ 1 millón. Sin embargo, si ocurre un huracán importante, necesitaremos $ 50,000 adicionales de fondos de contingencia para terminar el proyecto a tiempo".

Seguimiento del trabajo del proyecto y ajuste de su presupuesto

Cuando se aceptan el plan, el cronograma y la estimación de costos de su proyecto, el trabajo de planificación de su proyecto está completo y puede comenzar a hacer el trabajo. Formalmente, esto se denomina ejecución y control de proyectos. Ejecución significa hacer el trabajo. Control significa hacer un seguimiento del trabajo y asegurarse de que se realice a tiempo y dentro del presupuesto. El proceso de seguimiento del trabajo completado (entregables del alcance) en función del tiempo y el costo se denomina Análisis de valor ganado (EVA). Al igual que con EVA, trabajamos para asegurarnos de cumplir con el presupuesto. También aprendemos si hicimos un buen trabajo al hacer nuestra estimación en primer lugar.

El seguimiento del tiempo y el costo reales mientras trabajamos es muy importante por dos razones. En primer lugar, esos datos son una entrada útil para estimaciones futuras. En segundo lugar, al final del proyecto, comparamos nuestros costos estimados con el costo real, línea por línea, y nuestro cronograma planificado con nuestro cronograma real, día a día; y crear un documento de lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas incluyen mejores métodos de estimación de costos para nuestro próximo proyecto.