Gestión de proyectos: planificación

Herramientas y técnicas de planificación

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La planificación es el principal método que podemos utilizar para controlar y regular un proyecto que se está ejecutando. Ejecutar un proyecto es poner en práctica un plan para obtener los resultados esperados.

En la etapa de planificación, un gerente de proyecto piensa en todo el proyecto, comunica y administra a las personas que harán el trabajo y encuentra el mejor arreglo en el que el trabajo debe realizarse o ejecutarse.

Los gerentes de proyectos deben planificar para encontrar el mejor curso de acción, dejar claro en sus mentes lo que se debe hacer, verificar lo que está fuera de sus áreas de especialización y saber cómo delegar y establecer trabajos para otros.

A continuación, se muestran algunas herramientas de planificación que podemos utilizar para planificar un proyecto.

Gráfico de gantt

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Un diagrama de Gantt es una representación gráfica del plan del proyecto. Muestra las tareas, sus duraciones, sus secuencias (o posiciones en el tiempo) y la duración total del proyecto. Presenta toda esta información de forma interrelacionada y es una forma sencilla de comunicar el plan del proyecto.

Preparamos un diagrama de Gantt para combinar información de las tareas y la duración de nuestro proyecto. Este cuadro nos ayuda a comprender el proceso necesario para completar el proyecto. También nos ayuda a comprender con precisión la duración total del proyecto, comunicar información sobre él y proporcionar un estándar para la evaluación y estimación si necesitamos tomar decisiones adicionales.

¿Es un diagrama de Gantt completamente confiable? Realmente no. No podemos confiar en un diagrama de Gantt para dar detalles sobre por qué las tareas se colocan en el orden en que aparecen. Tampoco podemos confiar en un diagrama de Gantt para mostrar qué tareas son críticas para una finalización oportuna del proyecto, o para mostrar el impacto de los cambios en las dependencias o secuencias de tareas. Una dependencia de tareas es una relación lógica entre tareas o hitos. En una dependencia de tareas, una tarea o un hito depende de que se realicen otras tareas, total o parcialmente, antes de que pueda realizarse.

Análisis de ruta crítica

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Una ruta crítica es el orden de actividades de un proyecto que evalúa la duración total más larga para determinar el tiempo más corto posible para completar el proyecto.

Una red o diagrama de ruta crítica muestra qué tareas son críticas o esenciales para la finalización oportuna del proyecto.

Un software de ruta crítica calcula automáticamente los efectos de los cambios en relación con las dependencias entre tareas. Debido a su velocidad de funcionamiento, el software actualiza rápidamente cualquier cambio en los datos de la tarea y sus recursos.

Los programas de software se utilizan para ayudar con la planificación de un proyecto y la asignación de recursos a las tareas, la nivelación de recursos, el cálculo de costos o la estimación del costo, la estructura de desglose del trabajo y la estructura de desglose de la organización.

Aquí hay algunos software de gestión de proyectos presentados en orden alfabético: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , monday .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront y Wrike . Si desea obtener más información sobre este software, puede visitar el sitio web de GetApp®, que publica reseñas editoriales y generadas por los usuarios de software y aplicaciones para empresas.

Escenarios hipotéticos

Los costos y el tiempo deben verificarse con los objetivos durante la fase de planificación.

Los escenarios hipotéticos se utilizan cuando los datos cambian. Luego, el software de computadora vuelve a calcular la nueva duración, la asignación de recursos y el costo para ofrecer posibles opciones.

Si el software de planificación muestra que la fecha de finalización requerida va más allá del tiempo o costo permitido, el gerente del proyecto debe considerar tres opciones:

• Encuentre qué tareas se pueden realizar en paralelo o se pueden cubrir parcialmente, luego vuelva a conectar estas tareas en la red en paralelo. La computadora calculará entonces una duración más corta del proyecto.
• Ingrese la nueva fecha de finalización obligatoria y la computadora calculará una nueva fecha de inicio.
• Descubra si se puede reducir la duración de las tareas críticas. Esto se puede hacer poniendo más recursos, trabajando más horas, bajando la calidad, lo que reducirá la cantidad de trabajo, o utilizando prefabricados.

Si el software de planificación muestra que el costo será mayor que el presupuesto asignado, el gerente del proyecto puede reducir la cantidad de recursos, acortar el cronograma o disminuir la calidad del entregable.

Explicación de términos y expresiones

A continuación, se ofrece una explicación de algunas de las palabras o expresiones utilizadas anteriormente:

• La asignación de recursos asigna recursos, como tiempo, personas y herramientas, en una serie de tareas para cumplir con un plazo.
• La nivelación de recursos es una técnica que ajusta las fechas de inicio y finalización de acuerdo con la limitación de recursos para equilibrar la demanda de recursos con la oferta disponible.
• Una estructura de desglose del trabajo divide un proyecto en componentes más pequeños donde cada uno se enfoca en un entregable.
• La estructura organizativa de desglose es un modelo que detalla el marco organizativo para la planificación de proyectos, la gestión de recursos, el seguimiento del tiempo y los gastos, la asignación de costes, los informes de ingresos y beneficios y la gestión del trabajo.
• El seguimiento del tiempo mantiene un registro de las horas trabajadas.
• El seguimiento de gastos mantiene un registro de lo que se gastó.

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