Gestión de proyectos: seguimiento y gestión de personas

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Seguimiento y control

El propósito de implementar o ejecutar un plan de proyecto es entregar los resultados esperados.

Como gerente de proyecto, debe lidiar con cualquier problema en la etapa de implementación en el momento en que lo sepa. La mejor manera de abordar la resolución de problemas es mirando hacia adelante a lo que se puede hacer, no en retrospectiva a lo que podría haberse hecho para frustrarlo. Debe identificar y comprender el problema si desea encontrar la mejor solución.

La gestión y el control de personas son las dos partes críticas en la gestión de un proyecto en la etapa de implementación. Están interrelacionados; un problema en uno de ellos puede crear o provocar un problema en el otro.

Gestiona cómo se lleva a cabo un proyecto mediante el seguimiento, la revisión y la replanificación. También debe administrar personas y procedimientos.

Supervisión

Monitorear significa supervisar las actividades que están en progreso para asegurar que estén en curso y en el cronograma para alcanzar el objetivo de desempeño general. Los objetivos definen lo que se va a lograr, y cuándo y cómo se hará.

Supervisa la implementación del plan del proyecto mediante el uso de herramientas para recopilar información sobre el progreso de forma regular.

Establece métodos de gestión de variables de una forma deseable. Estos métodos se denominan mecanismos de seguimiento. Para que esto suceda, debes describir:

• El tipo de información que se requiere.
• La cantidad y el detalle de la información requerida.
• El método formal e informal para obtener información, como observación, hablar con expertos en la materia, reuniones e informes.
• La entrega de la información, ya sea verbal o por escrito, presencial, por teléfono, correo, correo electrónico o en una reunión virtual.

Revisando

El progreso se mide comparando la información sobre el progreso con el plan con respecto a las tres limitaciones de calidad, cronograma y costo:

• La calidad del trabajo realizado.
• La fecha de finalización.
• El costo del trabajo.

Una vez que tenga buenos sistemas de monitoreo y reciba información regular, puede medir el progreso del proyecto en función del tiempo, el costo y la calidad del trabajo a realizar.

La mayoría de los paquetes de software le permiten medir el progreso recordando la información "básica", es decir, la información en el punto de partida. Una vez que ingrese los nuevos datos, la computadora los mostrará contra el plan de referencia para que pueda comparar y analizar el progreso.

Replanificación: planifica de nuevo o de otra manera

Tiene que volver a planificar cuando el proceso de revisión muestra una inconsistencia entre las finalizaciones planificadas y reales en cualquier momento, o cuando cambian los objetivos del proyecto.

Examina cualquier problema en la etapa de ejecución desde el lado humano y técnico, ya que se afectan entre sí. Es útil resolver un problema de manera rápida porque incluso un problema simple puede empeorar y comprometer la finalización exitosa de todo el proyecto.

Desea evitar adoptar una solución de alto riesgo para un problema si carece de una copia de seguridad en caso de que algo salga mal, ya que esto pondrá en peligro la ejecución del proyecto.

Al volver a planificar, cambiaría el objetivo principal del proyecto solo como última opción. Cuando cambiamos el objetivo principal, es posible que seamos llevados a algo llamado "variación del alcance", que se considera perjudicial.

El alcance de un proyecto es el entendimiento compartido entre las partes interesadas sobre lo que entra en un proyecto y lo que define su éxito. El alcance son las características y funciones bien definidas de un producto, o el trabajo requerido para terminar un proyecto.

Un deslizamiento del alcance implica cambios constantes o frenéticos en el objetivo principal en cualquier momento después del inicio del proyecto. Esto puede suceder cuando el alcance no está definido, documentado o controlado de manera adecuada.

Debe remitir cualquier cambio en el alcance al patrocinador del proyecto, quien debe aprobarlo primero.

El proceso de seguimiento, revisión y replanificación debe durar mientras dure el proyecto.

Se requiere una nueva planificación cuando el proyecto claramente no está alcanzando sus objetivos, o si los objetivos han cambiado. Esta es la situación en la que tiene que utilizar escenarios hipotéticos (consulte el artículo 2 de 3 de mis Principios de gestión de proyectos) sobre las tareas y actividades que aún deben realizarse.

Gestión de personas

Usted, como director del proyecto, es responsable del proyecto. Aceptas la responsabilidad de la ejecución diaria del proyecto, así como de manejar a tu equipo y lidiar con los desacuerdos.

Si surge un problema, evite la tentación de buscar un chivo expiatorio, ya que podría retrasar la búsqueda de una solución. Como regla general, es mejor negociar que confrontar cuando se trata de un problema.

Dirige el equipo de manera eficaz cuando aclara el papel y las responsabilidades de cada miembro del equipo, aclara los niveles de autoridad y responsabilidad, establece expectativas realistas, brinda apoyo a los miembros del equipo y toma decisiones realistas.

Motiva a los miembros de su equipo de manera eficaz cuando los involucra en la toma de decisiones, delega sin microgestión, establece objetivos personales realistas para el equipo y para cada miembro del equipo, y recompensa las contribuciones.

Usted negocia investigando para encontrar la naturaleza de las demandas en competencia, sabiendo que estas demandas son válidas, discutiendo soluciones con el equipo, presentando los beneficios y debilidades de las soluciones alternativas, explicando por qué y cómo se adoptó un procedimiento para hacer frente a una situación, y entendiendo inconfundiblemente el objetivo global del proyecto.

Usted se conecta creando sistemas de comunicación y monitoreo, administrando el flujo de información dentro del equipo, compartiendo información con el equipo, el patrocinador del proyecto y todas las partes interesadas, solicitando retroalimentación sobre toda la comunicación e involucrando al equipo en la toma de decisiones para aumentar su motivación para son dueños de su trabajo.

Plan de acción personal

La gestión de proyectos no tiene por qué ser a gran escala. No se limita a grandes proyectos como la construcción de una nueva estación de tren o la mejora de una existente.

Puede utilizar parte de la información presentada en mis tres artículos sobre principios de gestión de proyectos para desarrollar un plan de acción personal. Por ejemplo, podría decidir tres áreas de su vida que cree que se beneficiarían de alguna mejora.

Escriba sus objetivos de manera clara para usted, establezca horarios realistas y procedimientos simples pero efectivos para monitorear y revisar su progreso.

Me encantaría saber de ti sobre un proyecto personal que pretendes emprender, y al que podrías aplicar parte de la información proporcionada en mis tres artículos.

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