Preguntas de la entrevista de gestión de proyectos

Siga leyendo para aprender cómo tener éxito al ganar un trabajo de gestión de proyectos.

Jo Szczepanska

Cómo tener éxito en la obtención de un trabajo de gestión de proyectos

Como jefe de un departamento de proyectos, entrevisté a muchos directores de proyectos y leí miles de currículums. He visto candidatos fantásticos y también he sido testigo de muchos errores terribles. Aquí, lo ayudaré a prepararse contándole acerca de ocho de las preguntas de entrevista más comunes y lo que está buscando el entrevistador.

Preguntas de la entrevista de gestión de proyectos

1. Háblame de tu último proyecto.
2. Háblame de un momento en el que un proyecto haya fallado.
3. Explíqueme los pasos normales que realiza al planificar un proyecto.
4. ¿Utiliza una metodología formal?
5. Describe un momento en el que convenciste a alguien de tu forma de pensar.
6. ¿De qué proyecto estás más orgulloso y por qué?
7. ¿Cómo cambiaría una relación con un cliente descontento?
8. ¿Qué te motiva en un proyecto?

1. Cuéntame sobre tu último proyecto

Ésta es una buena pregunta para empezar. Es la oportunidad perfecta para que usted rompa el hielo dándole al entrevistador una idea de su experiencia en la gestión de proyectos.

Lo que busca el entrevistador

Esta es una pregunta básica, por lo que el entrevistador en realidad solo está verificando si tiene la experiencia que afirmó en su currículum. Quieren saber si usted es un candidato serio y si ha asumido un papel adecuado como director de proyecto, en lugar de un papel al margen.

Consejos para responder a esta pregunta

• Estar preparado. Es fácil ensayar esta respuesta con un breve ejemplo de un proyecto reciente.
• Habla como yo, no como nosotros.
• Habla con entusiasmo sobre el proyecto, incluso si realmente lo odiaste.
• Que sea breve. Esta es una pregunta de introducción, por lo que el entrevistador no quiere un discurso.
• Resuma los puntos clave: los objetivos del proyecto; quien estaba involucrado; desafíos clave; tu aportación; el final resulto
• Se honesto. Si no fue un éxito, dígalo, pero esté preparado para explicar por qué.

Trampas para evitar

Un gran no-no. Has demostrado que te falta la experiencia que ellos buscan. Cualquiera que anuncie a un director de proyecto quiere a alguien con la confianza de poder ejecutar un nuevo proyecto por su cuenta sin apoyo, a menos que el anuncio de trabajo solicite específicamente un joven.

Estoy exagerando por supuesto. Pero he tenido candidatos que han dado demasiados detalles sobre un solo proyecto. Recuerde, los entrevistadores son solo humanos y se aburren. Desea captar su atención con puntos clave que realmente expliquen su proyecto de manera sucinta. Un buen consejo es pensar en cómo un lector de noticias da un boletín resumido de un informe de noticias. No aburras a tu audiencia.

2. Cuénteme sobre un momento en el que un proyecto falló

A menudo me gusta incluir este en la mezcla al principio de una entrevista, especialmente si he vislumbrado un proyecto de desastre en la pregunta de introducción. Sin embargo, a menudo los entrevistadores pueden preguntar sobre el éxito del proyecto antes de preguntar sobre el fracaso del proyecto. Solo esté preparado si surge al principio de una entrevista.

Lo que busca el entrevistador

Relájate, esta no es una pregunta destinada a intentar atraparte. Los entrevistadores no quieren que falle una entrevista, ¡quieren que tenga éxito! El propósito de esta pregunta no es ver qué fracaso eres, sino cómo manejas el fracaso. Todo director de proyecto tiene un mal proyecto en su historia y no espera la perfección.

Consejos para responder a esta pregunta

• Resuma la falla y sugiera las posibles causas. Ser breve. Su énfasis al responder esta pregunta debe estar en lo que hizo con respecto a esta falla. Hable sobre lo que aprendió y las lecciones que aplicaría a un nuevo proyecto. Habla sobre cómo podrías haber hecho las cosas de manera diferente.
• No culpes a los demás. Los entrevistadores quieren ver que usted se hace cargo de los problemas.
• No hable mal de los demás. Los entrevistadores quieren ver integridad.

Trampas para evitar

Sea honesto en una entrevista, pero no sea tonto. Nunca admitas algo que sea una tarea básica fundamental para un gerente de proyecto. No identificar un riesgo crítico durante la etapa de planificación es un error aceptable. No administrar completamente los riesgos no lo es.

No puedo enfatizar lo suficiente lo desagradable que es escuchar a la gente hablar mal en una entrevista, o con qué frecuencia sucede. Es poco profesional. Quizás realmente estaba frustrado con el equipo de administración. Quizás eran idiotas. Guárdese las opiniones para usted. Una entrevista es tu momento para ser diplomático. El entrevistador no quiere pensar que tiene un alborotador potencial en sus manos si termina dándote el trabajo.

3. Explíqueme los pasos normales que sigue al planificar un proyecto

Esta es una oportunidad para que el entrevistador averigüe un poco más sobre su enfoque de la gestión de proyectos y también para averiguar lo que sabe. Las preguntas alternativas pueden incluir hablar sobre cómo controla un proyecto o cómo administra el riesgo en un proyecto.

Lo que busca el entrevistador

El entrevistador se pregunta si tiene un enfoque estructurado para gestionar proyectos. No están tan preocupados por cuáles son los pasos, siempre que puedas justificar por qué los haces. Esta también es una buena oportunidad para mencionar cualquier metodología formal que utilice, ya que el entrevistador estará atento a esto.

Consejos para responder a esta pregunta

• Responde con confianza. Demasiados ums y ahs y parecerá que es posible que no utilice el enfoque tanto como afirma
• Sea claro, preciso y no gotee. Cuando se le pida que enumere los pasos, su respuesta debe ser bastante estructurada
• Es fácil desviarse por la tangente. Si lo hace, intente volver al camino resumiendo sus pasos brevemente

Trampas para evitar

Si va a mencionar una metodología, asegúrese de estar muy familiarizado con ella, ya que es probable que le den una pregunta de seguimiento. He visto a muchos entrevistados afirmar que conocen una metodología y luego entrar en pánico cuando se les pide que la describan en detalle.

4. ¿Utiliza una metodología formal?

Esta pregunta dependerá del anuncio de trabajo. Algunos trabajos especificarán una metodología específica y, por lo general, dirán si la metodología es un requisito imprescindible o algo agradable de tener.

Lo que busca el entrevistador

Este es bastante sencillo. Solo quieren saber si comprendes la metodología que incluiste en tu currículum y si tienes experiencia en usarla en un proyecto. Esta pregunta es una oportunidad perfecta para que demuestres la experiencia que te convierte en el candidato perfecto para ellos.

Consejos para responder a esta pregunta

• Cite siempre sus propios ejemplos de dónde ha utilizado la metodología en los proyectos. Esto le demostrará que no solo comprende la teoría, sino que también sabe cómo aplicarla.
• Está perfectamente bien decir que ajusta la metodología para que se ajuste a su proyecto. Bueno, yo digo eso, pero desafortunadamente podrías conseguir que un gerente de proyecto 'purista' te entreviste que no aprueba esto. ¡Solo tú puedes juzgar! Sin embargo, los gerentes de proyectos experimentados tienden a ajustar las metodologías para adaptarse tanto a su organización, al tamaño del proyecto como al cliente. Esto demuestra que comprende los pros y los contras de una metodología y que su objetivo principal es hacer lo que mejor se adapte a su proyecto.

Trampas para evitar

¡No estás en un examen! Cíñete a los puntos clave y únete a tu propia experiencia.

De Verdad? ¿Eres tan inteligente que has inventado tu propia metodología de gestión de proyectos? Es aceptable decir que se adapta una metodología a cada situación. También es aceptable decir que no usa uno si esa es la verdad. Sin embargo, inventar el tuyo propio sugiere que no has dedicado tiempo a tu carrera para desarrollar tus conocimientos de gestión de proyectos.

5. Describe un momento en el que convenciste a alguien de tu forma de pensar

Una de las cualidades clave que las empresas buscan en los directores de proyectos es su capacidad de influencia y persuasión. Por tanto, es probable que surja una pregunta relacionada con este tema.

Lo que busca el entrevistador

El entrevistador está tratando de tener una mejor idea de cómo es usted como persona y dónde se encuentran sus fortalezas y debilidades. La influencia y la persuasión son buenas medidas de cuán efectivo es usted como gerente de proyectos porque son cualidades más sofisticadas que pocas personas poseen. Incluso si es débil en esta área, ser capaz de demostrar que es consciente de la importancia de estas habilidades para un gerente de proyecto sigue siendo importante para el entrevistador.

Consejos para responder a esta pregunta

• Prepare de antemano una respuesta a esto y piense en un ejemplo sólido de dónde ha cambiado la opinión de alguien. No necesariamente tiene que estar relacionado con un proyecto; puede ser cualquier cosa que haya hecho en su puesto actual.
• Para empezar, hable sobre por qué la persona estaba en contra de su idea y descríbala con respeto. Esto demuestra que comprende los puntos de vista contrastantes
• Hay una diferencia entre ganarse a alguien y aplastarlo con su opinión. Asegúrese de que su respuesta demuestre lo primero.

Trampas para evitar

Evite cualquier negatividad. Es un error fácil de cometer con esta pregunta y parece una falta de respeto; una posible señal de advertencia para el entrevistador de que podría ser difícil trabajar con usted. Explique que, si bien respetó la opinión de sus colegas, era importante convencerlos de su forma de pensar y explicar por qué.

Un error clásico que muchas personas cometen en una entrevista es referirse a nosotros en lugar de a mí. En este caso, el entrevistador está interesado en cuáles son sus habilidades como individuo, no en lo que hizo su equipo.

8 preguntas comunes de la entrevista de gestión de proyectos

6. ¿De qué proyecto estás más orgulloso y por qué?

Esta es una oportunidad perfecta para brillar. Es una invitación del entrevistador para hablar sobre tus fortalezas y tus logros, así que aprovéchala.

Lo que busca el entrevistador

El entrevistador realmente quiere saber qué puede aportar usted a su organización. ¿Cuáles son sus puntos fuertes como persona y como director de proyectos? ¿Qué es probable que haga bien? Esto también le da al entrevistador una pista sobre lo que te motiva como persona y qué tipo de impulso tienes.

Consejos para responder a esta pregunta

• Entusiasmo, entusiasmo, entusiasmo.
• Mencione los elogios, premios y comentarios de los clientes.
• Utilice un ejemplo reciente. Es posible que tengas un proyecto maravilloso de hace 10 años del que todavía estás muy orgulloso, pero un entrevistador necesita ver que te has desarrollado como persona.

Trampas para evitar

Muchos entrevistadores se mostrarán escépticos ante esta afirmación. Además, no está respondiendo a la pregunta.

¿Estás seguro? No suena muy seguro. Un poco de confianza ayuda mucho en una entrevista.

7. ¿Cómo cambiaría una relación con un cliente descontento?

Es probable que el entrevistador le haga una pregunta relacionada con cómo manejaría un problema importante en un proyecto y, a veces, eso puede tomar la forma de tratar con un cliente insatisfecho. Si el trabajo no está dirigido al cliente, una pregunta similar podría cubrir cómo maneja un problema importante del proyecto o un problema importante con el equipo.

Lo que busca el entrevistador

El entrevistador quiere saber que puede manejar problemas importantes en un proyecto y que puede hacerse cargo de ellos. Esto también le da al entrevistador la oportunidad de evaluar cómo son sus habilidades de servicio al cliente.

Consejos para responder a esta pregunta

• Si puede, comience describiendo un ejemplo real de este problema al que se ha enfrentado. Si no tiene un ejemplo, piense hipotéticamente. ¿Por qué el cliente estaba descontento al principio? Evite el lenguaje emotivo y manténgalo objetivo.
• Asegúrese de explicar por qué es necesario resolver el problema y cuáles serían las posibles consecuencias si no lo resolviera.
• Explique que hace todo lo posible para ver las cosas desde el ángulo del cliente. Este es un paso importante para comprender a un cliente insatisfecho y ayudar a resolver la situación.

Trampas para evitar

Esto podría dar señales de advertencia al entrevistador. Los problemas menores de los clientes se pueden tratar a nivel de proyecto, sin embargo, los más importantes siempre deben escalar, incluso si eso es solo para informar a la gerencia de lo que está sucediendo. Puede preocupar al entrevistador si insinúa que algo tan grave como la rescisión del contrato no se informará a la gerencia.

8. ¿Qué te motiva en un proyecto?

Las diferentes versiones de esta pregunta pueden incluir: ¿Qué es lo que más disfruta de la gestión de proyectos? ¿Por qué le gusta ser director de proyectos? ¿Por qué eligió la gestión de proyectos?

Lo que busca el entrevistador

El entrevistador quiere saber si estás comprometido con el puesto. Esto es particularmente importante si la gestión de proyectos es un movimiento lateral de carrera para usted o una promoción. Quieren saber que disfrutará del puesto y de los desafíos que conlleva y que no sólo está solicitando el puesto porque sea conveniente o porque pagará más dinero que su puesto actual.

Consejos para responder a esta pregunta

• Mencione lo importante que es para usted desarrollarse en el puesto y el valor que le da al aprendizaje y la formación.
• Se honesto. Si responde solo para tratar de impresionar, esto se verá reflejado en su lenguaje corporal, su forma de hablar y su falta de entusiasmo.
• Si va a pasar a la gestión de proyectos desde otra función, explique qué aspecto le apasiona. Sin embargo, asegúrese de hacer su investigación, o podría parecer ingenuo.

Trampas para evitar

Esto puede ser cierto, pero no debería ser una respuesta en sí mismo. Ciertamente puede hablar sobre sus ambiciones de progresión profesional, pero el entrevistador quiere ver que usted disfrutará del trabajo en sí y que no solo esperará el momento oportuno hasta que aparezca algo mejor.

Tres consejos principales para entrevistas de gestión de proyectos

Tres consejos principales para el éxito

Para terminar, pensé en darte mis tres consejos principales. De vez en cuando he entrevistado a un candidato tan fantástico e impresionante que inmediatamente regreso a la oficina para decirles a mis colegas: "¡Vaya, fueron geniales!". Estas son algunas de las cosas que hicieron que los hizo destacar:

• Traiga ejemplos de proyectos que realmente lo venderán como candidato. Esto puede incluir citas positivas y comentarios de los clientes, ejemplos de su documentación o métricas que muestren sus tasas de éxito. Advertencia: Evite mostrar cualquier tipo de detalle que pueda comprometer la seguridad o la confidencialidad. Omita los nombres de las organizaciones y manténgalo genérico.
• Haga un seguimiento de la entrevista con un correo electrónico de agradecimiento. En él, dígales cuánto le gustó el aspecto de la empresa y por qué, y cuénteles algo nuevo e impresionante sobre usted. Además, bríndeles detalles de su perfil de LinkedIn, la página about.me, su cartera y cualquier otra cosa que tenga a mano.
• Vestirse para impresionar. Use siempre un traje, incluso si la organización generalmente favorece el uso casual.

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