Elaboración progresiva para el éxito del proyecto

Elaboración progresiva: construya el éxito del proyecto paso a paso

Mucha gente teme crear un buen plan de proyecto; creen que lleva demasiado tiempo. El Project Management Institute (PMI) tiene una solución llamada Elaboración Progresiva. Es un término elegante para hacer un buen diseño paso a paso hasta obtener excelentes resultados.

Elaboración progresiva

Una queja que recibo a menudo de las personas a las que capacito en gestión de proyectos es que debe llevar demasiado tiempo definir un proyecto con la suficiente precisión para evitar un desastre. Les preocupa que planifiquemos para siempre y nunca hagamos ningún trabajo. Esa es una preocupación real y yo lo llamo parálisis por análisis . Pero una planificación y un diseño excelentes no tienen por qué conducir a la parálisis por análisis.

Comprender tres puntos clave desbloqueará la idea, y el valor, del diseño de calidad a través de una elaboración progresiva.

• La precisión no es lo mismo que el detalle.
• Hacerlo bien a la primera es más económico.
• No tenemos que diseñarlo todo a la vez, por adelantado.

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La precisión no es lo mismo que el detalle

La clave para la elaboración progresiva es que podemos comenzar en un nivel muy alto, con una imagen general de lo que queremos. Luego podemos seguir adelante con el proyecto y avanzar hacia detalles cada vez más finos a medida que avanzamos. De esa manera, comenzamos a trabajar temprano y seguimos trabajando a medida que desarrollamos nuestro diseño. Esto evita la parálisis por análisis.

Para hacerlo bien, debemos ser muy claros: una declaración o diseño de alcance de alto nivel puede no ser detallado, pero debe ser preciso. Puede ser breve y simple, pero debe estar libre de toda vaguedad.

Un caso de estudio: mejoras del sitio web para aumentar la tasa de conversión

En este caso, típico de mi trabajo de consultoría, nos fijamos en una empresa que tiene una buena campaña de marketing y publicidad: muchas personas visitan sus sitios web. Y la investigación de mercado muestra que las personas que vienen están en su mercado objetivo. Además, tienen una línea de productos buena y estable, no es necesario cambiar las cosas allí. Pero, después de que la gente llega al sitio, muchos no compran. Necesitamos aumentar la tasa de conversión, también llamada tasa de cierre. ¿Qué se puede hacer?

Elaboremos progresivamente el alcance de este proyecto:

• Declaración de alcance de nivel ejecutivo: se realizarán cambios en el sitio web para aumentar la tasa de conversión, es decir, el porcentaje de personas que realmente compran algo de los que llegan al sitio. Una vez que aumentemos esa tasa, queremos mantener la nueva tasa. Exclusión del alcance: No habrá cambios en el marketing ni en nuestra línea de productos. Esos salen bien.
• Medición de nivel ejecutivo: esto implicaría la tasa de conversión actual, estudios de tasas de conversión estándar de la industria, el establecimiento de objetivos para una nueva tasa de conversión en una fecha específica.
• Declaración del alcance del nivel de administración: los cambios en el sitio web deben aumentar la tasa de conversión sin interferir con el tiempo de actividad, la productividad o el carrito de compras y la administración financiera. Los cambios y sus consecuencias deben ser rastreables, por lo que aprendemos qué conservar, qué desechar y qué seguir mejorando.
• Enfoque de gestión: la dirección selecciona determinados productos para experimentar. Los experimentos exitosos se replicarán en todos los productos apropiados.
• Problemas técnicos: investigamos los detalles, que se enumeran a continuación.
• Enfoque técnico: Diseñamos experimentos, probamos diferentes opciones para compararlas y ver qué funciona.

Estos seis pasos elaboran progresivamente el diseño del proyecto. Cada nivel de pensamiento proporciona más detalles, más elaboración, a medida que avanzamos en el diseño e implementación de nuevas páginas web.

Tenga en cuenta que hay al menos tres equipos diferentes de personas, probablemente cuatro, si tenemos tanto expertos en marketing técnico como programadores técnicos. Cada equipo entra cuando es necesario y se suma a los detalles esenciales para el éxito.

Más elaboración: sumergirse en los detalles de marketing

Aquí hay una lista parcial de detalles técnicos de marketing (no de diseño web) en los que trabajará el proyecto para aumentar la tasa de conversión.

• Menos clics para cerrar. Los estudios muestran que cuantos más clics hay entre llegar a una página y cerrar el trato, más personas abandonan el sitio. De modo que las páginas se pueden optimizar para aumentar la tasa de conversión.
• Creando un sentido de urgencia. Si un producto parece que estará disponible más tarde, las personas a menudo retrasan la compra y luego nunca regresan. El equipo de marketing técnico puede tener que volver a los ejecutivos para preguntarles si las ventas con descuento a corto plazo son una forma aceptable de aumentar la tasa de cierre.
• Elimina la confusión. Las instrucciones detalladas y mucho lenguaje legal reducirán la tasa de cierre.
• Páginas de aterrizaje directas. Los anuncios deben ir directamente a las páginas de destino que son páginas de ventas del artículo anunciado.
• Dé la bienvenida a los clientes. Mediante el uso de cookies, inicio de sesión de cliente o ambos, podemos dirigir a los clientes que regresan a donde más desean ir. También podemos volver a consultar con el ejecutivo sobre cómo mantener las tarjetas de crédito registradas para agilizar las compras futuras.

Como puede ver, no es necesario pensar en ninguna de estas ideas al principio. El nivel ejecutivo establece la meta, la gerencia guía la dirección y luego los equipos técnicos elaboran progresivamente cómo los cambios lograrán la meta.

Los artistas siempre han utilizado la elaboración progresiva

Este es un boceto temprano, donde el artista, además de representar una figura completa, agrega dos cabezas alternas y un sombrero de copa. En "Retrato de Edouard Manet sentado en una silla" Degas está elaborando sus ideas sin preocuparse por crear una pieza final.

Edgar Degas, Museo del Louvre, París (dominio público) a través de Wikimedia Commons

Aquí, en este boceto con tiza negra, el concepto se desarrolla más completamente como un "Estudio para un retrato de Edouard Manet". La elaboración avanza.

Edgard Degas, Museo Metropolitano de Nueva York (dominio público) a través de Wikimedia Commons

Este completo "Grabado de 'Retrato de Edouard Manet, Etude" sentado, girado a la izquierda, es el rico y contundente resultado de la progresiva elaboración de Degas sobre su tema.

Edgar Degas, Biblioteca Pública de Boston (dominio público), a través de Wikimedia Commons

Hacerlo bien a la primera es más barato

En cualquier proyecto, solo hay tres opciones en términos de calidad y resultados:

• La opción menos costosa es definir bien las cosas a la primera.
• La segunda opción es equivocarse y luego arreglarlo durante el proyecto.
• La tercera opción es equivocarse y obtener malos resultados.

Entonces, en general, es mejor ser claro y preciso al principio. ¿Cuánto mejor? Numerosos estudios realizados durante los últimos 40 años han demostrado que existe una relación entre el costo de prevenir un error; el costo de corregir un error durante el proyecto; y el costo de limpiar el desorden después del proyecto. Y la relación mínima es 1: 10: 100. Por lo tanto, un error que se puede prevenir en una hora adicional de planificación a $ 100 / hora tomará diez horas de tiempo de proyecto y $ 1,000 para solucionarlo durante el proyecto, y tomará 100 horas y $ 10,000 si tenemos que hacer un retiro después de que el proyecto esté terminado.. Y se han encontrado relaciones mucho más altas que 1: 10: 100 si utilizamos las mejores prácticas en la gestión de la calidad para hacer un diseño sin defectos desde el principio.

La lección: la elaboración progresiva, desarrollando más detalles a medida que avanzamos, siempre tiene sentido. El trabajo descuidado nunca tiene sentido.

No tenemos que hacerlo todo de una vez

Hacemos un trabajo bueno y claro en cada paso del camino. Al mismo tiempo, no tenemos que definir todo el proyecto de una vez, ni definir todos los detalles al principio. En cambio, podemos trabajar por etapas. Somos claros y precisos en cada etapa, pero vamos obteniendo más detalles a medida que avanzamos. A esto se le llama Elaboración Progresiva. Hacerlo bien incluye:

• Comenzando con el panorama general y avanzando hacia los detalles.
• Ser claro en cada reunión, redactar los resultados y confirmarlos.
• Realizar un seguimiento de cuánto hemos definido y cuánto no está definido todavía.
• Traer a las personas adecuadas a cada reunión. Es más probable que las primeras reuniones se realicen con ejecutivos y gerentes de nivel superior. Y es probable que nosotros, los directores de proyecto, estemos en todas las reuniones. A medida que buscamos descubrir detalles del proceso, el flujo de trabajo y la interfaz, trabajamos más con los trabajadores. Y, a medida que las reuniones se vuelven más técnicas, necesitamos más personal técnico (como programadores e ingenieros) involucrados en el lado del proyecto.
• Continuamos hasta que se define cada detalle de cada característica del producto o servicio que estamos creando o mejorando. Sin embargo, es posible que tengamos mucho del programa escrito o el producto desarrollado a medida que continuamos detallando otras partes.

Elaboración progresiva para proyectos que solucionan problemas

Los proyectos que solucionan problemas son un caso especial en el que la elaboración progresiva es particularmente útil.

Un problema es algo que ha surgido y que impide que la empresa o una línea de producción funcionen como solían hacerlo. Así que el objetivo ya está claro: ¡hacer funcionar esta maldita cosa! La participación de los ejecutivos es mínima y los gerentes tienen poco que hacer excepto brindar apoyo. De hecho, dado que los gerentes ya saben qué es la "cosa" y cómo se supone que funciona, "¡Haz que funcione esta maldita cosa!" es una declaración completa y precisa de alcance ejecutivo de alto nivel.

Estudio de caso: Retraso del lanzamiento en 2006 del transbordador espacial Atlantis

Un buen ejemplo de este tipo de proyecto ocurrió en 2006, cuando los problemas en un indicador de combustible de 10 años que medía la cantidad de hidrógeno en los tanques de combustible del Transbordador Espacial Atlantis se estropearon. El indicador se volvió poco confiable, a veces mostraba que el tanque estaba vacío cuando estaba lleno y que el problema era intermitente.

La declaración del alcance del nivel ejecutivo sería clara: ¡arregle el indicador de combustible para que podamos volar el transbordador!

Sin embargo, a medida que investigamos el problema nivel por nivel, utilizando la elaboración progresiva, encontramos cuatro cuestiones técnicas que hacen cada vez más difícil resolver el problema:

• Decisión de la gerencia: si sabemos que el medidor está defectuoso, ¿podemos simplemente apagarlo, confiar en otros medidores y volar de todos modos? Hubo mucho debate sobre esto. Pero finalmente se decidió que una característica de seguridad esencial, Main Engine Cut Off (MECO) no sería confiable sin este medidor. Entonces, la decisión de la gerencia fue que el medidor tenía que ser reparado.
• Problema técnico: el problema era intermitente. Por lo tanto, cualquier prueba que se pasara no era prueba de que el medidor funcionara y de que la lanzadera pudiera volar con seguridad. Había que encontrar el problema específico para asegurarse de que se solucionara.
• Problema técnico detallado: el medidor no era un dispositivo simple. Involucraba muchos componentes diferentes y los conectores eléctricos entre ellos. Algunos de estos estaban enterrados profundamente en el cableado del transbordador. Solo ubicar todos los componentes y limpiar sus conectores fue un gran trabajo. Más de una vez, los ingenieros pensaron que habían solucionado el problema, pero el indicador no dio una prueba de limpieza.
• Problema técnico muy detallado: los planos de diseño del transbordador espacial pueden no haber coincidido exactamente con el Atlantis tal como fue construido. Las piezas se han actualizado y reemplazado. Un ingeniero informó que encontrar todas las partes del medidor era una misión exploratoria, ¡que todavía estaban descubriendo cómo funcionaba el transbordador espacial!

Esto ilustra cómo una directiva ejecutiva muy simple debe elaborarse progresivamente a niveles cada vez más finos de detalle para asegurar el éxito. Sin embargo, esta elaboración no tiene que ocurrir como parte de la planificación. A medida que se alcanzaba cada componente del indicador de combustible, se podía limpiar, probar y documentar. Esto es lo que se entiende por elaboración progresiva de un proyecto que soluciona un problema.

La elaboración progresiva no es solo para el alcance

Aunque este artículo se centra en la elaboración progresiva en el desarrollo de la Definición del Alcance y la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), el concepto de elaboración progresiva es más amplio que eso. De hecho, se puede aplicar a las nueve áreas de la gestión de un proyecto. Aquí hay unos ejemplos:

Elaboración progresiva del plan de comunicaciones del proyecto

La primera versión del plan de comunicaciones del proyecto podría ser simplemente una lista de contactos de los miembros del equipo y los clientes del proyecto. Elaboramos esto por:

• Identificar a todas las partes interesadas del proyecto y agregarlas a la lista
• Decidir cómo comunicarse con cada parte interesada
• Decidir cómo incluir la Voz del Cliente en el proyecto

Elaboración de la Gestión de Riesgos en un Proyecto

Los pasos formales de la Gestión de Riesgos del Proyecto elaboran progresivamente nuestra definición de riesgo del proyecto - qué podría salir mal - y nuestra respuesta a través de:

• Identificación de riesgos, donde hacemos nuestra lista inicial de riesgos.
• Análisis de riesgos, donde evaluamos y priorizamos riesgos
• Planificación de la respuesta al riesgo, donde decidimos qué hacer para prevenir eventos de riesgo y qué hacer si ocurren.
• Monitoreo y control de riesgos, donde vigilamos los riesgos, buscamos nuevos riesgos y los manejamos a medida que ocurren.

A partir de estos ejemplos, puede ver que la elaboración progresiva es una práctica estándar para las nueve áreas de la gestión de proyectos.

Elaboración progresiva y ciclos de vida de proyectos

La elaboración progresiva se puede aplicar de manera diferente en diferentes proyectos. Al elegir cómo realizar la elaboración progresiva, la clave es vincular la elaboración de los detalles al ciclo de vida del proyecto que está utilizando.

Elaboración progresiva en la cascada clásica

En la cascada clásica o ciclo de vida de desarrollo del sistema (SDLC), toda la planificación precede a la ejecución. Por lo tanto, la elaboración progresiva del alcance ocurre en las etapas de planificación.

Elaboración progresiva con seguimiento rápido

Si la cascada clásica se modifica para permitir un seguimiento rápido, todo el producto se divide en módulos. A medida que se completa la planificación para cada módulo, el desarrollo puede seguir adelante para ese módulo, mientras que otros aún se están planificando. En este ciclo de vida, algunos módulos se elaboran más rápido que otros.

Gestión de proyectos concurrentes

La gestión de proyectos concurrentes fue desarrollada por Hewlett-Packard y ahora se usa ampliamente en la industria automotriz. Al reunir a todos los diferentes especialistas al principio, el ciclo de vida de un proyecto (por ejemplo, para llevar un nuevo prototipo al mercado) se puede reducir de cinco años a 18 meses. En la gestión de proyectos concurrentes, la elaboración progresiva se realiza de forma temprana y rápida por equipos multifuncionales.

Desarrollo de software sin defectos

El método de desarrollo de software sin defectos se centra en la precisión para evitar que se introduzcan errores en el código. La elaboración temprana del diseño, seguida de la elaboración temprana del código en sí, con múltiples revisiones, pone múltiples ojos en el problema, creando software de la más alta calidad al menor costo. Al poner el 80% del esfuerzo en un buen diseño, las pruebas y la depuración, que son costosas, se reducen drásticamente.

El modelo en espiral

El modelo en espiral fue un precursor del desarrollo ágil. Coloca las funciones en una programación y, si una función se retrasa, se deja caer a un ciclo posterior en la espiral. cada característica se elabora a medida que se presenta para el diseño y luego, en el siguiente ciclo, cuando se presenta para el desarrollo.

JAD y RAD

JAD, desarrollo de aplicaciones conjuntas y RAD, desarrollo rápido de aplicaciones, no son alternativas reales del ciclo de vida. Más bien, son técnicas de obtención de requisitos que afectan el ciclo de vida. Poner a los diseñadores y programadores cerca de sus clientes, los usuarios de la aplicación, acelera el desarrollo. Las reuniones frecuentes permiten una elaboración rápida y progresiva. Y este enfoque es un componente clave del desarrollo ágil.

Elaboración progresiva en desarrollo ágil

Agile Development, también llamado Agile Programming, es el enfoque más reciente para el ciclo de vida del proyecto y funciona particularmente bien con el código orientado a objetos y las plataformas de desarrollo web actuales. Los programadores trabajan en estrecha colaboración con el cliente y, a menudo, residen permanentemente en cada departamento del cliente. Mediante la creación de prototipos y la modificación rápida de aplicaciones, el diseño se fusiona con el desarrollo. La elaboración progresiva es un proceso constante durante todo el proyecto.

¿Qué opinas de la elaboración progresiva?

La elaboración progresiva mantiene el proyecto en movimiento

Entonces, la lección final es esta: sea cual sea el tipo de proyecto en el que estemos trabajando, y cualquier ciclo de vida y otras metodologías que elijamos, no planificamos y luego nos vamos. Con una elaboración progresiva, planificamos y vamos, y seguimos planificando sobre la marcha.