Tabla de contenido:
Las reuniones se llevan a cabo a menudo en todas las organizaciones y juegan un papel muy importante a la hora de decidir un mejor desempeño. Soy consciente de que para que una reunión progrese y se lleve a cabo con éxito, se requiere una planificación y organización adecuadas. Al planificar la reunión, tomo en consideración el objetivo de la reunión, el tipo de reunión, el número de asistentes, el lugar, etc. Verifico si hay algún visitante que haya solicitado entrar a la reunión. Si es así, también me comunico con ellos para ver si las fechas son convenientes.
Después de planificar, organizo la reunión. Me aseguro de que la hora de la reunión no entre en conflicto con otras citas de las personas involucradas. Elijo un lugar que pueda acomodar a los asistentes a la reunión. Proporciono a los asistentes la hora de la reunión y la duración aproximada de la reunión. Me aseguro de que también se preparen refrigerios. Al hacer arreglos para los refrigerios, analizo los requisitos dietéticos de los asistentes, si es que alguien tiene alguno. Es importante proporcionar refrescos, ya que hace que los asistentes se sientan bienvenidos y también evita que se cansen, especialmente si ha sido un día largo y agotador para algunos.
Tipos de reuniones
En nuestra organización tenemos diferentes tipos de reuniones, dependiendo de la necesidad y número de asistentes. Disponemos de reuniones de equipo que se realizan quincenales o mensuales según las necesidades. Los asistentes son generalmente miembros de mi equipo y cualquier visitante si lo han solicitado. Tenemos reuniones de equipo conjunto, que es una reunión combinada para el equipo ____________________________ (eliminado por motivos de confidencialidad) que asiste junto con los visitantes. A veces llamamos a reuniones de emergencia cuando hay asuntos urgentes que debatir. También hay reuniones individuales cuando se discuten temas confidenciales y también sobre el desempeño de las personas. Las presentaciones se llevan a cabo cuando se realizan cambios en los sistemas o se introducen nuevas políticas y procedimientos que deben comunicarse con el departamento.
Al planificar reuniones, me aseguro de que haya una razón sólida para la reunión y de que el lugar sea fácilmente accesible para todos los asistentes. Preparo la agenda y la paso por la presidenta para asegurarme de que está al tanto de los temas que se discutirán. Le informo de qué se tratará la reunión, quiénes asistirán, quiénes no asistirán, a qué asistirá el invitado, dónde se llevará a cabo la reunión y cuánto durará, y dé el visto bueno. Es importante informarle, para que esté lista y sepa qué preparar de antemano. Envío una copia de la agenda a todos los asistentes y también invitaciones a reuniones en Outlook. Les informo de la dirección donde tendrá lugar la reunión. Si alguien rechaza la invitación a la reunión, tendrá que razonar el motivo, obtener el consentimiento del gerente y enviar disculpas por la reunión.También me aseguro de ver si la reunión puede continuar con las personas que no asistirán.
Reserva y configuración
A la hora de reservar espacios o salas para reuniones, busco espacios o salas que tengan capacidad para albergar a todos los asistentes y que la sala o lugar cuente con todas las facilidades necesarias para la reunión. Aclaro con el lugar o verifico si el lugar es seguro en cuanto a estructura, y si todos los cables eléctricos están sellados y si cumplen con los procedimientos de salud y seguridad. Si hay asistentes que tengan alguna discapacidad, me aseguro de que tengan todas las facilidades que requieren en el lugar de la reunión. También me aseguro de que el lugar sea de fácil acceso y conveniente para todos los asistentes. Si el lugar estaba reservado con mucha antelación, les llamo para asegurarme de que la sala esté disponible para la reunión a fin de evitar decepciones en el último minuto. El director de presupuesto acuerda cualquier pago que deba realizarse para el lugar.El presupuesto para refrescos es compartido por todo el personal del equipo.
Antes de la reunión tengo todos los recursos como blocs de notas, bolígrafos y equipos como OHP, computadora portátil, proyectores, cables de extensión y cables Ethernet, etc. necesarios para la reunión. Las sillas y mesas se organizan según los requisitos de la reunión. Imprimo algunas copias de las agendas y también las actas de las reuniones anteriores para verificar si se completaron todas las acciones. Si es necesario imprimir y distribuir algunos folletos, los tengo demasiado listos para los asistentes. Instalo computadoras portátiles y proyectores si son necesarios para la reunión. Cualquier documento confidencial que se lleve a la reunión, lo guardo a salvo para que no caiga en las manos equivocadas y que solo las personas autorizadas puedan revisarlo.
La agenda
La agenda tiene la fecha, el título y el lugar, el nombre de la reunión, las disculpas, los nombres de los visitantes y la lista de temas que deben discutirse. Si hay temas específicos que serán discutidos por una persona en particular, eso también se menciona en la agenda. La agenda y las actas se denominan documentos de la reunión y contienen todos los detalles de todas las cosas importantes que se discutieron en la reunión.
Durante la reunión
Todos los asistentes a la reunión son bienvenidos y se les proporciona un refrigerio. Distribuyo agendas y folletos que necesitan distribución. Si alguien tiene alguna pregunta sobre algo, le proporciono información clara y, cuando no tengo conocimiento, recibo el consejo y la orientación de mis compañeros o gerentes.
Durante las reuniones, se me pide que ayude a tomar actas y configurar equipos de TI. También tomo copias de la agenda y actas anteriores.
Soy consciente de que tendré que estar preparado para afrontar cualquier problema que pueda surgir durante la reunión. Si hay problemas con los equipos de TI, haré todo lo posible para solucionar los problemas dentro de mis derechos administrativos. Pero si tiene algo que ver con eso, me pongo en contacto con la mesa de servicio de TI para obtener ayuda. Puede haber problemas entre los asistentes debido a problemas profesionales y de personalidad. Estos se resuelven teniendo discusiones cara a cara, cambiando turnos si es necesario, llevando a cabo procedimientos de quejas, etc.
Al registrar actas en una reunión, registro todo lo que es importante, porque sirve de referencia en el futuro y ayuda al desarrollo de la organización. Escribo las minutas claras y breves. Estoy muy atento para no perderme ninguna información. Me llevo una plantilla con detalles de todos los temas que se discutirán en la reunión. Tendrá la fecha, hora, título de la reunión. También contiene detalles de lo que se discutió, decisiones tomadas y acciones que deben tomarse. Si se decide, también se registrará la fecha de la próxima reunión. Cuando comienza la reunión, si hay nuevos asistentes y visitantes, nos presentamos. Me mantengo alerta cuando escribo minutos y numero las páginas mientras escribo para no confundirme más tarde.
Después de la reunión
Al final de la reunión, recojo todos los documentos que deben retirarse. Desconecto y empaqueto los equipos informáticos que se utilizaron. Todas las sillas y mesas reorganizadas se vuelven a colocar en sus lugares originales para evitar obstáculos para la próxima reunión. Después de la reunión, reviso las notas, las elaboro y escribo una copia en limpio antes de olvidarme de las discusiones. Luego envío el acta terminada al presidente, ya sea por correo electrónico o una copia impresa, y les pido que la revisen antes de enviarla a los asistentes. El presidente los revisa y realiza los cambios necesarios. Los modifico, preparo una copia en limpio y se los envío a los asistentes.
Después de la reunión, mantengo un registro de las acciones que necesitan seguimiento. Llamo a la gente o les envío un correo electrónico para asegurarme de que las acciones se hayan completado en el tiempo previsto.
Otra cosa importante es recopilar comentarios de los participantes. Me ayuda a escuchar las opiniones de la gente y hacer las mejoras necesarias. Escucho los comentarios con mucha calma y reflexiono sobre ellos. Puede ser positivo, neutral o negativo. No dejo que las reacciones negativas me afecten. En cambio, lo uso para mejorar mi desempeño y el desempeño de mis equipos. Cuando se trabaja en equipo, no es la idea o la perspectiva del individuo lo que importa; lo que importa es la opinión de todo el equipo. Cualquier retroalimentación general se discute y se comunica con todo el equipo, con el fin de mejorar su desempeño.
Todos los temas en las reuniones se anotan y se discuten en las reuniones de los gerentes y ellos deciden qué se puede hacer para evitar esas situaciones en el futuro.