Planificar y organizar reuniones: diploma nvq nivel 3 en empresa y administración

Revise los aspectos importantes de la planificación y organización de reuniones en esta unidad.

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Introducción a esta unidad

Esta unidad es una unidad opcional del Grupo B en el Nivel 3 con un total de 5 créditos. Esta unidad ayuda al candidato a comprender los arreglos y las acciones necesarias para planificar y organizar reuniones, cómo prepararse para una reunión, cómo apoyar el desarrollo de una reunión y cómo dar seguimiento a una reunión.

¡También se ha incluido un ejemplo de declaración personal para esta unidad!

1.1 Explique el papel de la persona que planifica y organiza una reunión

Para que una reunión se desarrolle de manera eficaz, se requiere una buena planificación y preparación. Estos dos pasos requieren mucho tiempo.

Tenga en cuenta lo siguiente al planificar la reunión:

• Conozca los detalles básicos de la reunión: el tipo de reunión, la cantidad presupuestada que se puede gastar, el número de asistentes, el lugar donde se llevará a cabo y otros detalles.
• Descubra el objetivo del encuentro
• Conoce el rol de cada uno de los asistentes del equipo.
• Organice una lista de verificación y ponga todas las fechas en el calendario, para asegurarse de que las diferentes reuniones o eventos no entren en conflicto entre sí.
• Si habrá que programar reuniones periódicamente para monitorear las acciones tomadas, se puede incluir en el calendario electrónico una reunión que se repita cada mes o quincenalmente.

Tenga en cuenta lo siguiente al organizar la reunión:

• Comprender completamente el propósito de la reunión.
• Averigüe las limitaciones de tiempo de las personas que participarán en la reunión, para determinar el mejor momento para realizar la reunión de modo que no entre en conflicto con otras citas.
• Elija un lugar de fácil acceso para todos los asistentes.
• Planifique la duración de la reunión, considerando a los visitantes y la cantidad de temas que deben discutirse.
• Planifique qué refrigerios se proporcionarán y quién estará a cargo.
• Reúna los puntos de la agenda y prepárelos en el formato y orden adecuados.
• Si las responsabilidades deben distribuirse entre diferentes personas, ¡haga una lista de quién hará qué!
• Asegúrese de que la persona que facilite la reunión sepa qué se debe lograr en la reunión y cuánto tiempo está programada para que dure.

1.2 Describir los diferentes tipos de reuniones y sus características principales

Hay varios tipos de reuniones. Las reuniones difieren con respecto a:

• El número de personas que asistirán a la reunión.
• El propósito de la reunión
• El tamaño de la organización
• La persona que preside la reunión
• La duración de la reunión

Los tipos básicos de reuniones son los siguientes.

• Reunión permanente: es una reunión que se realiza de forma regular, ya sea semanal o quincenalmente, con el gerente con respecto a cualquier proyecto que esté en progreso. Estas reuniones duran hasta la finalización del proyecto y tienen formato general de agenda y actas.
• Reunión temática : una reunión organizada para discutir un tema en particular relacionado con el trabajo o un proyecto.
• Presentación: Una reunión que se realiza generalmente para informar al equipo sobre los cambios realizados en los procesos y procedimientos. En esta reunión, hay uno o dos presentadores, y al final los asistentes tienen la oportunidad de hacer preguntas.
• Conferencia: Reunión organizada con una planificación y estructura considerables y moderada por un presidente. El número de participantes depende del propósito de la conferencia.
• Reunión de emergencia: una reunión que se celebra de repente sin previo aviso para abordar cualquier crisis interna o externa a la organización. Todos los miembros del equipo deben asistir a la reunión.
• Seminario: Son reuniones que se realizan principalmente con fines educativos y están dirigidas por expertos en un campo en particular.

1.3 Explicar cómo planificar reuniones que cumplan con las metas y objetivos acordados

Las reuniones deben planificarse con gran atención y detalle, porque juegan un papel muy importante en el logro de los objetivos de la organización. En primer lugar, prepare una lista de verificación para la reunión.

Lista de verificación de la reunión:

• Compruebe si se han establecido objetivos concretos y realistas.
• Verifique si el lugar de la reunión es accesible para todos.
• Compruebe si las fechas y horas son convenientes para todos los asistentes.
• Asegúrese de que el presidente esté al tanto de la agenda.
• Prepare una agenda que pueda lograr todos los objetivos.
• Compruebe si la agenda está impresa y lista, los recursos están listos para la reunión y se han enviado todas las invitaciones.
• Verifique si el presidente, el encargado de tomar las minutas y los presentadores están listos y si los refrigerios están listos.

Planificación: planifique la reunión junto con el presidente y todos los asistentes, incluido el tipo de reunión, su propósito, el presupuesto disponible, el número de asistentes, el lugar y otros detalles básicos.

Requisitos del lugar: al elegir un lugar para la reunión, observe el propósito de la reunión y el número de asistentes, y si el lugar es de buen alcance. Consulte con el lugar para ver si tienen todas las instalaciones necesarias para la reunión. También informe al presidente y a los asistentes si es necesario y obtenga ideas si es necesario sobre sus expectativas para el lugar para evitar molestias o fallas de la reunión.

Destinatarios e invitaciones: enumere claramente los asistentes a la reunión y envíe invitaciones a la reunión. Pregúnteles de qué hablarán y cuánto tiempo necesitarán. De esa forma puede calcular la duración de la reunión.

1.4 Explique el propósito de acordar un resumen para la reunión

Un resumen es una breve nota de de qué se trata la reunión: el propósito, quiénes asistirán y por qué asistirán.

Un resumen nos permite centrarnos en los objetivos de la reunión y sus resultados, y esto ayuda a la formación de equipos eficaz.

Un buen resumen debe ser breve, claro y enfocado, sumando todos los pensamientos que deben transmitirse. Esto le dará una comprensión clara de lo que está tratando de hacer sin ninguna confusión.

El escrito debe ser muy claro sobre los objetivos de la reunión en relación con el negocio.

El tamaño del lugar es una consideración importante para una reunión.

1.5 Explicar cómo identificar lugares adecuados para los diferentes tipos de reuniones

Al elegir un lugar para la reunión o conferencia, hay algunas cosas que deben tenerse en cuenta.

• Idoneidad : compruebe si el lugar es lo suficientemente grande para acomodar a todos los asistentes a la reunión.
• Ubicación : asegúrese de que el lugar esté en un lugar accesible para todos los asistentes a la reunión.
• Disponibilidad : Comprueba si el lugar está libre en la fecha solicitada para evitar decepciones en el último minuto. Puede crear más problemas sin saber que el lugar no está disponible después de que se hayan hecho todos los arreglos y hayan llegado todos los asistentes.
• Tamaño : verifique si el lugar puede acomodar a todos los asistentes y los recursos que necesitarán, y si hay ayuda disponible para usar los recursos necesarios.
• Instalaciones : Compruebe el lugar para ver si puede celebrar la reunión allí sin problemas para utilizar los recursos.
• Costo : También verifique si el lugar se ajusta al presupuesto y si es rentable.

1.6 Describir los tipos de recursos necesarios para diferentes tipos de reuniones

Los siguientes son algunos de los recursos básicos necesarios para una reunión.

• Material de escritura: tomar apuntes en la reunión.
• Retroproyector: para mostrar o mostrar documentos o diapositivas.
• Pizarra seca: Esto ayuda a la persona que demuestra a anotar cosas o ideas de forma clara para los asistentes, para que no queden dudas.
• PC / portátil: se utilizan junto con el retroproyector para mostrar presentaciones de diapositivas o documentos.
• Impresiones de información para otros participantes: Estos incluyen agendas y otros trámites que los asistentes puedan necesitar para seguir la reunión sin ningún problema.

1.7 Resuma los puntos principales que deben ser cubiertos por una agenda y documentos de reunión

La agenda se prepara antes de la reunión y se envía a todos los asistentes. Es una lista de temas que se presentarán para discusión.

Una agenda debe incluir:

• una breve descripción de los objetivos de la reunión
• una lista de los temas a cubrir
• una lista que indique quién abordará cada tema y durante cuánto tiempo.
• La hora, la fecha y el lugar de la reunión y cualquier información de antecedentes que los participantes necesitarán saber para mantener una discusión informada sobre el tema de la reunión.

Los documentos de la reunión son un registro de

• los presentes
• la hora en que la reunión comenzó y terminó
• todos los temas discutidos; nada debe quedar fuera.

1.8 Explicar el propósito de las necesidades y los requisitos especiales de los asistentes a la reunión, y proporcionarles la información necesaria para la reunión

Un organizador de la reunión deberá asegurarse de que se satisfagan las necesidades de todos los asistentes. Venga siempre preparado, si se le ha asignado algo específico. Si está programando una conferencia telefónica, asegúrese de hacerlo con anticipación. Es posible que le pidan que traiga comida o bebidas.

• Si solo asiste a la reunión, debe traer al menos dos bolígrafos y papel suficiente para tomar notas.
• Si eres responsable de organizar la comida y la bebida para los asistentes, verifica si alguno de los asistentes tiene requisitos dietéticos especiales.
• Si la silla o el altavoz necesita utilizar una computadora portátil y un proyector, asegúrese de que estén configurados y listos.
• Si un asistente tiene una discapacidad física y requiere arreglos de acceso especiales, asegúrese de que haya instalaciones para esa persona en el lugar.
• Consulte con el lugar sobre la fecha y hora de la reunión y si el lugar estará disponible durante todo el tiempo.
• Si los asistentes necesitan la dirección y las direcciones, asegúrese de que se les envíe por correo electrónico los detalles con suficiente antelación.

Mantenga informados a los asistentes externos sobre el propósito de la reunión y las asignaciones individuales.

1.9 Describir los requisitos de salud, seguridad y protección que deben tenerse en cuenta al organizar reuniones

La salud, la seguridad y la protección son los factores más importantes que se deben considerar al realizar una reunión.

• Verifique si el lugar es una estructura segura para el tipo de reunión que tiene lugar.
• Verifique que los cables eléctricos estén bien asegurados y que no se arrastren en el piso.
• Asegúrese de que el equipo que se utilizará, como computadoras portátiles y OHP, esté en buen estado de funcionamiento y haya pasado las pruebas de TIC para evitar problemas de seguridad.
• Asegúrese de que los documentos confidenciales llevados a la reunión no se queden atrás y se devuelvan de forma segura. Además, asegúrese de que solo las personas autorizadas tengan acceso a esos documentos.

1.10 Explique el propósito y los beneficios de informar al presidente antes de una reunión

Se debe informar al presidente de la reunión sobre la reunión para que sepa qué esperar en la reunión. Algunos presidentes tienen mucho trabajo en su agenda y, por lo tanto, no pueden prestar toda su atención a un proyecto o área. La persona responsable de informar al presidente es la persona responsable de que la reunión se desarrolle sin problemas.

1.11 Explique el propósito de dar la bienvenida y proporcionar refrigerios adecuados a los asistentes

El propósito de dar la bienvenida y brindar un refrigerio adecuado a los asistentes es hacer que se sientan bienvenidos y relajados, y que estén de buen humor para estar atentos y participar. Los refrescos adecuados también evitan que las personas se sientan cansadas.

1.12 Describa los tipos de información, asesoramiento y apoyo que pueden necesitarse durante una reunión

El tipo de apoyo más obvio que se le puede pedir que brinde es tomar minutos. Se le puede pedir que proporcione una agenda y otros documentos de respaldo. Otros tipos de información y soporte pueden incluir recursos de TI como un proyector, computadoras portátiles o incluso alimentos y bebidas.

1.13 Describa los tipos de problemas que pueden surgir durante una reunión y cómo resolverlos

Hay varios problemas que pueden surgir durante una reunión, pueden tener su origen en las personas que participan en la reunión o con los recursos utilizados en la reunión.

Problemas en las TIC

Es posible que una computadora portátil o un proyector utilizado para la reunión no funcione correctamente debido a un conflicto con el software. La mayoría de las veces, el problema es que no hay conexión a la intranet. Estos problemas solo se pueden resolver si uno tiene derechos administrativos para realizar cambios en el sistema. En caso contrario, debe solicitarse el asesoramiento de un técnico de TI.

Problemas con los participantes

Aparte de esto, puede haber conflictos derivados de las reuniones. Los tipos de conflicto en las reuniones de negocios pueden incluir:

• Diferencias profesionales: Surgen por diferencias de opinión. Cuando estas diferencias no se resuelven, pueden estropear las relaciones laborales.
• Luchas de poder y problemas de personalidad: surgen cuando los individuos o grupos se desagradan entre sí. Provienen de la personalidad de las personas más que de conflictos laborales.

Resolviendo conflicto

Estos son algunos enfoques y técnicas que puede utilizar para resolver conflictos.

Los conflictos pueden ser sobre:

• Desacuerdos sobre cargas de trabajo
• Diferencias de opinión
• Desacuerdos sobre pausas para el almuerzo, vacaciones anuales, vacaciones, etc.
• Diferencias en las distintas formas de trabajar.

Los conflictos se pueden resolver de las siguientes formas:

• Deben llevarse a cabo discusiones cara a cara en las que la gente escuche con claridad. Estos son necesarios para comprender el problema en detalle y también para conocer la gravedad del problema.
• Las rotaciones se pueden cambiar o modificar para adaptarse a las necesidades y para resolver cualquier conflicto.
• Cuando las meras discusiones cara a cara no resuelven los conflictos, la gerencia debe involucrarse.
• Los procedimientos de reclamación deben llevarse a cabo si el problema es grave y la persona afectada desea llevar a cabo un procedimiento de reclamación con respecto al conflicto.

1.14 Explique qué debe incluirse en un registro de una reunión y el propósito de garantizar que el registro sea exacto y esté aprobado

Las actas deben incluir toda la información sobre las decisiones tomadas en una reunión y las acciones que deben tomarse dentro de un cierto período de tiempo. Cuando se registran las decisiones, eso permite a todas las personas involucradas mantener el rumbo y les recuerda lo que deben hacer. Las dudas o confusiones que surjan después de la reunión se pueden aclarar consultando y revisando el acta.

Las actas deben ser claras y concisas. El encargado de las actas debe estar preparado antes de la reunión, estar atento y alerta durante la reunión y anotar las actas después de la reunión.

Antes de la reunión

La persona que toma las minutas no debe ser un participante activo en la reunión, ya que puede ser difícil manejar ambas tareas. Cree una plantilla para registrar las actas de su reunión y asegúrese de dejar un espacio en blanco para registrar sus notas. Incluye la siguiente información:

• Fecha y hora de la reunión
• El propósito de la reunión
• El líder de la reunión o el nombre del presidente
• Elementos de acción asignados
• Decisiones tomadas
• Acciones por tomar
• Cualquier otro problema
• Fecha de la próxima reunión

Antes de la reunión, recopile toda la información posible del organizador. Solicite una lista de asistentes, así como alguna información sobre el propósito de la reunión.

Decide cómo quieres grabar tus notas. Si no se siente cómodo confiando en su bolígrafo y bloc de notas, intente usar una grabadora.

Durante la reunión

A medida que las personas ingresan a la sala, marque sus nombres en su lista de asistentes o anote los nombres cuando las personas ingresen a la sala de reuniones. Si hay personas nuevas de las que no está al tanto, pídale al presidente oa la propia persona que las presente al equipo. También es bueno presentar a todos los presentes, porque los visitantes o algunos asistentes pueden no saber quién está presente en la reunión. Las presentaciones también le ayudan a anotar en las actas a quién se le ha asignado hacer qué.

El que toma los minutos tiene que ser un oyente muy atento, sin desviar la mente hacia otra cosa, para poder escribir las notas con precisión. Si no comprende exactamente qué decisión se tomó o qué acción se asignó, pídale al líder de la reunión que lo aclare.

Después de la reunión

Después de la reunión, revise las notas y agregue cualquier punto adicional que quede fuera, aclarando cualquier duda en ese momento para no perder de vista lo que se discutió en la reunión. Escriba sus notas en la plantilla que creó antes de la reunión, esto hará que las notas sean más fáciles de leer y usar para todos.

Cuando estás escribiendo tus notas:

• Numere las páginas sobre la marcha para no confundirse más tarde.
• Concéntrese en los elementos de acción, no en la discusión.
• Sé objetivo.
• Si necesita consultar otros documentos, adjúntelos en un apéndice o indique dónde se pueden encontrar.
• Cuando termine de escribir el acta, pídale al presidente de la reunión que revise el documento en busca de errores.

Las buenas actas garantizan que las decisiones y acciones resultantes de una reunión no se pierdan ni se olviden. También sirven como registro para futuras referencias y, por lo tanto, son documentos importantes para el buen funcionamiento de la organización.

1.15 Explique cómo registrar acciones y dar seguimiento si es necesario

Cualquier acción discutida en una reunión debe registrarse en ese mismo momento. Las acciones a seguir pueden involucrar a un individuo o al equipo en su conjunto. Entonces, antes de la próxima reunión del equipo, si el seguimiento tiene algo que ver con usted o su equipo, asegúrese de que esté completo. Si está relacionado con un equipo diferente o una persona de una organización externa, busque por teléfono o correo electrónico para ver si se siguió la tarea.

1.16 Explique el propósito de recopilar y evaluar los comentarios de los participantes de la reunión

La retroalimentación es un reflejo del desempeño de las personas del equipo. Cada persona en un equipo trabaja de manera diferente. Desde nuestro punto de vista, alguna situación puede parecer correcta, pero también tenemos que ver las cosas desde el punto de vista del observador. Los comentarios brindan la oportunidad de comprender la opinión de otras personas sobre la forma en que trabajamos.

Los comentarios pueden ser positivos, negativos o neutrales.

La retroalimentación se puede entregar de varias formas, y es importante prestar atención a la mayor cantidad posible de ellas. La retroalimentación transmite la forma en que las personas ven la forma en que trabajamos y cómo se puede mejorar. No todos los comentarios son necesariamente precisos.

El propósito de recopilar y evaluar los comentarios de una reunión es:

1. Dado que una organización trabaja para sus clientes, el servicio al cliente es muy importante para el buen funcionamiento de la organización. Así que tenemos que escuchar los comentarios para mejorar el servicio al cliente.

2. Obtener comentarios le ayuda a distinguir entre lo que está bien y lo que está mal. También llega a saber qué es necesario o esencial y qué no, lo que le ayuda a mejorar su eficiencia.

3. Vivimos en una comunidad que tiene diferentes culturas y creencias. Por lo tanto, recopilar comentarios lo ayuda a mejorar su trabajo con la comunidad diversa.

4. Trabajamos con personas que tienen diferentes personalidades y relaciones y personajes en la comunidad. Obtener comentarios nos ayuda a trabajar de manera eficiente de una manera que se adapte a todas las personas de la comunidad.

5. La retroalimentación le dice si la forma en que trabaja es exitosa o no. También le ayudará a considerar formas alternativas de mejorar su rendimiento.

6. A través de la retroalimentación llegamos a saber si hemos lastimado a alguien, si alguien se siente incómodo o si le hemos faltado el respeto a alguien. Es posible que lo hagamos sin querer, por lo que los comentarios nos ayudan a identificar esos errores.

7. La retroalimentación nos ayuda a concentrarnos en lo que los participantes de una reunión requieren en lugar de en lo que nosotros requerimos.

Utilizando los comentarios de los participantes:

1. Podemos utilizar los comentarios para comprender mejor las necesidades de la comunidad.

2. Podemos usarlo para comprender los cambios en la comunidad.

3. Podemos usarlo para mejorar el programa en sí.

4. La retroalimentación ayuda a desarrollar una cultura organizacional que abraza y aplica lo que se ha obtenido de otros.

1.17 Describa cómo acordar puntos de aprendizaje para mejorar la organización de reuniones futuras

Anote los problemas que encuentre en las reuniones y discútalos con los gerentes. Por lo tanto, las personas pueden decidir cómo abordar estos problemas en el futuro.

Los problemas deben abordarse porque afectan a todos los asistentes y visitantes de una reunión. Si no se toma ninguna medida, los problemas no resueltos pueden ser perjudiciales para el buen funcionamiento de la organización.