Tabla de contenido:
- Cómo solicitamos productos y servicios
- Seguimiento y evaluación de pedidos
- Cómo nos aseguramos de obtener el mejor valor en servicios y productos
- Revisión y enlace con proveedores y proveedores de servicios
Para administrar empresas y organizaciones de manera eficaz, todos los productos y servicios deben estar en su lugar en el momento adecuado. Cada empresa tiene su propio proveedor. Recopilan información sobre proveedores y productos a través de diversas fuentes. Nuestra organización utilizaba __________ (eliminado por motivos de confidencialidad) para realizar pedidos de artículos de papelería en el pasado, y recientemente se ha mudado a _______________ (eliminado por motivos de confidencialidad) , porque han encontrado que es más rentable. Se comparan los costos de los productos y se obtiene una cotización general de los proveedores. Para los servicios se elige la empresa que ofrece el mejor trato junto con la calidad.
Llamamos a los proveedores y, cuando es posible, organizamos una visita al proveedor para ver la calidad del servicio que brindan. Nuestra empresa recibe servicios de _____________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . Entonces, generalmente se organiza una visita para verificar si cumplen con todas las políticas y procedimientos, y también si será un lugar mejor y más seguro para el cliente. También verificamos cotizaciones para encontrar la mejor calidad y servicio.
Cómo solicitamos productos y servicios
Después de elegir al proveedor, continuamos contratando sus servicios. Cada mes se realizan pedidos según los requisitos de papelería y todos los días para otros servicios. Al solicitar un servicio o producto, nos aseguramos de especificar las necesidades y especificaciones con mucha claridad. Anotamos el nombre del producto, un código si está disponible, la cantidad y los costos. Esto es posible solo si conozco los productos y servicios.
Al seleccionar productos y servicios, el gerente de mi oficina se pone en contacto con los proveedores y obtiene cotizaciones de varios proveedores. Los proveedores también nos proporcionan productos de muestra para que verifiquemos la calidad. Después de investigar a fondo los costos y la calidad, el gerente de mi oficina decide con qué compañía ir y recibe sus servicios.
La calidad es muy importante a la hora de elegir servicios y productos. Debe satisfacer las expectativas de los clientes. También es igualmente importante cómo estos servicios beneficiarán a los empleados.
Otra cosa importante a tener en cuenta es comprar solo los productos que requerimos, teniendo en cuenta los requerimientos de clientes y empleados. Si no, el dinero gastado en artículos no deseados se convertirá en un desperdicio. Una planificación clara ayuda a ahorrar presupuesto.
Al encontrar proveedores y productos, el gerente comercial se relaciona con los diferentes proveedores para obtener la mejor cotización. Esto ayuda a la organización a ahorrar dinero y mantenerse al tanto del presupuesto.
Al comunicarse con los proveedores, todos se aseguran de mantener la profesionalidad, realizar los pagos a tiempo y seguir los pedidos y entregas. Nos aseguramos de realizar el pedido con suficiente antelación y de darle al proveedor el tiempo suficiente para entregar los productos o servicios a tiempo.
Hacer pedidos, recibir y todo lo relacionado con la provisión y recepción de bienes y servicios pertenece a lo que se denomina cadena de suministro. La cadena de suministro comienza desde las materias primas utilizadas para fabricar el producto hasta el producto entregado para el consumidor, incluidos todos, como el mayorista, el minorista, etc. Entonces, todos los incluidos en esta cadena son responsables del rendimiento y la calidad.
Al hacer un pedido de productos, me aseguro de proporcionar detalles claros de los productos que necesito, que incluyen código, tamaño, color y otros detalles requeridos. Verifico que todos los artículos pedidos sean necesarios y quién los necesita. Priorizo el pedido según las necesidades y ordeno solo los imprescindibles. Luego los autorizo mi gerente. Realizo pedidos utilizando un sistema llamado ____________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . Los pedidos se realizan a través del catálogo del proveedor que ya está disponible en el sistema. Una vez que recibimos los pedidos, se verifican minuciosamente con la factura para ver que hemos recibido todos los artículos según la factura, y luego se firma el recibo. También recibo el pedido el ____________ (eliminado por motivos de confidencialidad) para que advierta al equipo de Pagos que hemos recibido el pedido. El sistema genera un número de orden de compra. Luego, anoto el número de la orden de compra en la factura y lo envío al equipo de pagos, quien entrega los pagos al proveedor.
Seguimiento y evaluación de pedidos
Los pedidos cuando se realizan se supervisan para realizar un seguimiento de lo que está sucediendo. Los pedidos se controlan para una entrega rápida y de calidad para evitar que ocurran problemas. Los pedidos de equipos de TIC se realizan a través de nuestra mesa de servicio de TIC, y se realiza un seguimiento de cada producto desde el pedido hasta la entrega.
Los pedidos y servicios también se evalúan cada mes para verificar si cumplen con la calidad y el rendimiento requeridos. Esto también ayudará a mejorar las actuaciones y a encontrar formas de mejorar las actuaciones, porque afectará no a un individuo, sino al equipo y a la organización.
Una vez que se completan el seguimiento y la evaluación, se puede utilizar para mejorar la eficiencia de los procedimientos involucrados. Se puede mejorar eligiendo la empresa adecuada y utilizando el sistema adecuado para realizar pedidos. Siempre tengo una lista de artículos que necesito ordenar. También envío un correo electrónico al equipo solicitando sus requisitos, luego los cotejo y los incluyo en el pedido. Si no recibo el pedido a tiempo, me pongo en contacto con el gerente de mi oficina, quien a su vez lo persigue con el proveedor. Cuando se recibe el pedido, la mercancía la recibo en el sistema, para que el proveedor reciba el pago a tiempo.
Cómo nos aseguramos de obtener el mejor valor en servicios y productos
Trabajamos juntos en equipo para obtener una mejor relación calidad-precio por los servicios que brindamos y recibimos. Una mejor relación calidad-precio consiste en tener el producto de calidad adecuado a un precio más económico. Para lograrlo tendremos que negociar con proveedores o prestadores de servicios, evitamos compras innecesarias. Realizamos pedidos a granel cuando es necesario, ya que ahorra tiempo y dinero. Para mantener todo esto, mantenemos una buena relación con el proveedor.
Recuerdo haber estado en contacto con un ____________ (eliminado por motivos de confidencialidad) 3 semanas antes cuando intentaba ______________ (eliminado por motivos de confidencialidad) para un cliente. El _______________ (eliminado por motivos de confidencialidad) me informó que no podrán brindar el servicio ya que no estaban seguros de si alguien estaba requiriendo ese servicio. Inmediatamente les informé de la pérdida para nuestra organización, si ese cliente no ___________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . Nuestra organización estará pagando dinero por el servicio, sin que nadie lo haya tenido, ya que son __________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . La señora del teléfono habló con su gerente y luego accedió a seguir lo que estaba pidiendo. Esta es una forma en la que se ahorró dinero para la organización.
Los empleados que trabajan para nuestra organización no pueden aceptar ningún obsequio u hospitalidad sin autorización o divulgación. La política establece que “ ___________________ (eliminado por motivos de confidencialidad) ”. Si algún empleado no sigue las políticas y procedimientos de la organización, será llevado a acciones formales e incluso podría dar lugar al despido, ya que será una falta grave.
Siempre recibimos comunicaciones de proveedores de servicios sobre los nuevos servicios que brindan. Nos envían folletos actualizados que entregamos a los clientes que los necesitan. Cualquier comunicación que recibo se transmite en cascada con el equipo y cualquier otro departamento que creo que los requerirá.
Al realizar pedidos, tengo ______________ (eliminado por motivos de confidencialidad) límite de autorización. Además, cuando llega una factura por una cantidad mayor o un servicio, o cuando se debe realizar un pedido por una cantidad mayor, la reviso y verifico si es algo que realmente necesitamos y solo entonces procedo con el pedido..
Cuando pido productos, verifico que obtengamos lo que queremos. Por ejemplo, al ordenar una máquina de fax, negocié con mi gerente y el equipo de TIC, por una máquina cara, porque una máquina más barata consumía demasiada tinta o cintas, costando más dinero, mientras que una máquina cara consumía menos tinta. Presenté el argumento de gastar una vez y luego ahorrar dinero, en lugar de comprar una máquina barata en la que tendremos que gastar dinero cada vez.
Al solicitar productos y servicios, me aseguro de seguir y acatar las políticas y procedimientos de la organización. Me aseguro de que las facturas que recibo sean genuinas y originales y no copias de facturas. Solo ordeno productos a las empresas con las que estamos contratados y con las que se permite realizar pedidos.
Cuando me relaciono con ____________ (eliminado por motivos de confidencialidad) para brindar servicio a los clientes, cuando no hay ___________ (eliminado por motivos de confidencialidad) disponible, le aconsejo al equipo que solicite ___________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . De esa manera usamos el dinero que hemos pagado, sin dejar nuestros servicios sin usar, por lo que no desperdiciamos ni perdimos dinero.
Revisión y enlace con proveedores y proveedores de servicios
Al elegir proveedores para artículos de papelería o servicios de atención, los gerentes y las personas mayores se reúnen y, si es necesario, organizan visitas a los proveedores de servicios para ver si son lo suficientemente buenos para los clientes y luego acuerdan un contrato de servicios. Al realizar un pedido de artículos de papelería, acepto productos que estarán dentro de mi límite de autorización y siempre me aseguro de ordenar los productos requeridos y no los no deseados. Cuando excede mi límite, tomo el consejo de mi gerente y le explico por qué es importante antes de seguir adelante con el pedido.
Cuando me relaciono con los proveedores de servicios, mantengo la profesionalidad. Negocio los servicios que necesitamos para que podamos hacer lo mejor para nuestros clientes. Como se explicó anteriormente, he hablado con los hogares para evitar la pérdida de dinero para nuestra organización, que está dentro de mi autoridad.
Cuando se prestan servicios a los clientes, envío contratos que son un contrato entre el proveedor de servicios, el cliente y nuestra organización. Nosotros, como organización, nos aseguramos de que todos cumplimos con lo que se firma en el contrato. Los servicios proporcionados siempre se supervisan y se realizan revisiones para asegurarse de que cumplan con los contratos y las leyes de las organizaciones. Cualquier problema que se presente se lleva a la alta dirección y se realizan discusiones y se toman decisiones mediante reuniones urgentes.
Las revisiones se realizan periódicamente para discutir sobre los proveedores de servicios. Los problemas que se presenten se toman en serio y los servicios recibidos se suspenden temporal o permanentemente teniendo en cuenta el bienestar de los clientes.