Nivel 3 de NVQ: trabajar en un entorno empresarial

Trabajar en un entorno empresarial es una unidad obligatoria de tres créditos del Grupo A para el diploma de Calificación Vocacional Nacional de Nivel 3 en Negocios y Administración, que se ofrece en Inglaterra, Gales e Irlanda del Norte. Este módulo ayuda al candidato a lograr una comprensión profunda de la dinámica interpersonal, la seguridad en el lugar de trabajo, la eficiencia, la sostenibilidad y la seguridad.

Este artículo abordará cada uno de los resultados del módulo, explicará lo que significan y cómo lograrlos. Le ayudará a comprender lo que generalmente se espera que escriban los candidatos. Dependiendo de su trabajo específico, tendrá que modificar lo que está escrito aquí para su propio trabajo y organización al preparar su propio portafolio.

Como usar esta pagina

Este artículo cubre la Unidad 303 para el diploma NVQ Nivel 3 en Negocios y Administración, que cubre los elementos de la comunicación en un entorno laboral.

Esta guía es informativa y está destinada a guiarlo a través del proceso de compilación de su propia cartera. No copie nada directamente aquí para su archivo, ya que su archivo debe adaptarse a las características específicas de su trabajo y organización. Copiar el lenguaje de este artículo directamente no solo es deshonesto, sino que debilitará su archivo.

Resultado 1: Comprender el propósito y los beneficios de respetar y apoyar a otras personas en el trabajo

1.1 Explique el propósito de apoyar a otras personas en el trabajo

El trabajo en equipo contribuye al éxito general de la organización. Como individuo, debe considerar cómo sus acciones ayudan u obstaculizan los objetivos de su equipo. Del mismo modo, su equipo tiene un papel como parte de un departamento o de los objetivos generales de una empresa. Los miembros de un equipo deben apoyarse mutuamente y ver el trabajo de los demás como propio.

El trabajo en equipo tiene muchas ventajas:

• Puede ser más gratificante que el trabajo individual, porque el éxito se comparte y se amplifica entre un grupo.
• Cuando los miembros de un equipo se apoyan entre sí, las cosas se hacen más rápido.
• Si tiene dificultades con una tarea individual, puede pedirle ayuda a un compañero de trabajo y viceversa.
• Un sentido de responsabilidad compartida animará a las personas a tomarse en serio sus tareas para no defraudar a sus compañeros.

1.2 Explicar el propósito de ayudar a otras personas a trabajar de manera eficaz y eficiente

Ayudar a otras personas en el trabajo mejora la productividad, las relaciones dentro de la oficina y la moral. Además, los lugares de trabajo de apoyo y colaboración son más eficientes, ya que trabajar juntos acelera la resolución de problemas y garantiza que se cumplan los plazos.

Trabajar con otras personas le ayuda a:

• Comuníquese de manera más eficaz y aprenda a respetar a los demás.
• Comparta metas laborales, objetivos, prioridades y responsabilidades.
• Trabaje de una manera que haga el mejor uso de sus habilidades particulares, permitiendo que los miembros del equipo se especialicen en sus fortalezas personales.
• Resuelva problemas de forma más rápida y eficaz.
• Entregue el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
• Reciba y proporcione comentarios para ayudar a todos los miembros del equipo a mejorar.

Este elemento también le pide que comprenda el propósito de trabajar con otras organizaciones, como una empresa diferente o un departamento diferente dentro de su empresa. Trabajar con otras organizaciones le ayuda a:

• Comprender diferentes éticas y valores laborales y cómo adaptarse a diferentes expectativas.
• Aprenda nuevas estrategias para problemas similares al suyo.
• Exponte a nuevos servicios o tecnologías.
• Comparta información y busque asesoramiento.

1.3 Explique qué se entiende por diversidad y por qué debe valorarse

Valorar la diversidad en un entorno empresarial significa respetar a los colegas independientemente de su raza, género, herencia, costumbres, creencias, sexualidad, apariencia física, capacidades mentales o físicas, etc.

En el mundo laboral actual, todos tenemos que trabajar con personas que son diferentes a nosotros, ya sea en origen o en creencias. No solo debe tolerar tales diferencias, sino que debe comprender las formas en las que enriquecen a una organización.

Diversos lugares de trabajo:

• Exponga a las personas a diferentes sistemas de valores, ética laboral y tipos de personalidad y aprenda nuevas formas de abordar los problemas.
• Contener una variedad de puntos de vista y opiniones, lo que obliga a todos a refinar y modificar sus propias posturas teniendo en cuenta los puntos de vista de los demás.
• Encuentre soluciones creativas a los problemas, tomando aportaciones desde una variedad de ángulos.

1.4 Resume los beneficios de la diversidad para una organización

El éxito de una organización depende de su capacidad para aceptar la diversidad y obtener los beneficios.

Beneficios de la diversidad en el lugar de trabajo:

• Obtiene una variedad de soluciones a problemas de servicio, abastecimiento y asignación de recursos.
• Los empleados de diversos orígenes aportan una variedad de talentos, experiencias y perspectivas.

La investigación muestra que la diversidad no solo es buena desde la perspectiva de las relaciones humanas, sino que puede agregar valor real a las empresas y contribuir al resultado final.

1.5 Explicar cómo tratar a otras personas de manera sensible a sus necesidades

Este es bastante simple: trata a los demás como te gustaría que te trataran a ti si estuvieras en su situación. Tratar a los colegas con amabilidad significa:

• Ser empático y relacionarse con la forma en que alguien se siente.
• Escuchar con atención y atención.
• Preguntar qué necesitan las personas y tratar de satisfacer esas necesidades.

Trate de imaginarse en el lugar de otra persona e imagine cómo se sentiría si fuera ella. Al hacerlo, generalmente puede averiguar cómo le gustaría que la trataran. En caso de duda, sea lo más amable y cortés posible.

Sin embargo, no importa lo que hagas, algunas personas serán irritantes, frustrantes o mezquinas, y tendrás que aprender a lidiar con ellas. Considera lo siguiente:

• Antes de juzgar a alguien, intente darle el beneficio de la duda. Puede que usted sea el culpable, o puede que tenga algo en su vida personal que le haga actuar mal en el trabajo.
• Trate de hablar con ellos más a menudo y vea cómo responden. Es posible que solo tengan que conocerse mejor.
• Si todo lo demás falla, adopte una actitud de tolerancia distante y continúe mostrándole a la persona el tipo de respeto que le gustaría recibir.

1.6 Explicar cómo tratar a otras personas de una manera que respete sus habilidades, antecedentes, valores, costumbres y creencias

Para funcionar en el trabajo y en su vida personal, debe considerar constantemente las opiniones y sentimientos de las personas.

Para lograr esto, necesita:

• Comprenda los puntos de vista de otras personas y de dónde vienen. Hágales preguntas sobre por qué ven las cosas de la forma en que lo hacen.
• Sea sensible y diplomático. Piense antes de hablar y pregúntese si lo que está a punto de decir ofendería a alguien.
• Trate a todos con dignidad y respeto.
• Tenga en cuenta los antecedentes sociales y culturales de los demás, tanto como una forma de comprenderlos mejor como de tener más tacto.
• Escuche a los demás durante los desacuerdos.

Diferentes personas tendrán diferentes valores y prioridades, y debes pensar en cómo tu lenguaje y comportamiento en el lugar de trabajo respetan esa diversidad.

1.7 Describir las formas en las que es posible aprender de los demás en el trabajo

Aprender de los demás es muy importante en los negocios. Todos tienen sus propias fortalezas y debilidades, habilidades y talentos. Diferentes personas siguen diferentes estrategias para resolver problemas difíciles. Debe aprovechar cada oportunidad para aprender de sus compañeros de trabajo para perfeccionar sus habilidades y aprender otras nuevas.

Aquí hay algunas formas en las que puede aprender de otros en el trabajo:

• Preste atención a cómo actúan y reaccionan sus colegas en situaciones difíciles.
• Solicite una demostración cuando desee aprender a hacer algo.
• Solicite orientación cuando tenga dificultades o no esté seguro de cómo seguir adelante.
• Trate de conocer gente nueva en el trabajo que pueda enseñarle nuevas habilidades.
• Pide la opinión de tus compañeros sobre tu trabajo y pídeles consejo profesional.
• Red tanto dentro como fuera de la oficina.
• Construya relaciones positivas con colegas y superiores.
• Utilice personas de alto rendimiento como fuente de inspiración.

Resultado 2: Comprender cómo mantener la seguridad y la confidencialidad en el trabajo y lidiar con las inquietudes

2.1 Describa el propósito y los beneficios de mantener la seguridad y la confidencialidad en el trabajo

• La seguridad de la información y los datos significa proteger el material digital y el papeleo confidencial del acceso no autorizado. Los sistemas informáticos donde se almacenan los datos deben estar protegidos. La seguridad de la información incluye tanto requisitos legales de privacidad como estándares específicos de la empresa.
• Las redes están protegidas tanto por la tecnología como por las personas que las utilizan. Sepa qué información en su lugar de trabajo es confidencial y quién puede tener acceso a ella. Nunca dé información a alguien que no debería tener acceso.

• Los datos relacionados con la contratación, la compensación y la gestión de los empleados son muy sensibles y confidenciales. En las manos equivocadas, dicha información podría utilizarse para cometer fraude o robo de identidad.
• La confidencialidad es un sello distintivo de la profesionalidad. Los empleados no deben revelar información sobre la organización o compañeros de trabajo sin autorización.

2.2 Esquema de requisitos de seguridad y confidencialidad en una organización

La confidencialidad y la seguridad de la información son funciones importantes de cualquier organización. Las fugas de información pueden provocar problemas legales o una pérdida de ingresos.

Los requisitos de seguridad y confidencialidad son:

• Toda la información debe estar en su forma verdadera y original y no debe estar manipulada o modificada deshonestamente de ninguna manera.
• Una organización debe estar preparada para dar acceso a sistemas que almacenan, procesan y entregan información a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Todas las empresas deben tener sus propias políticas y procedimientos con respecto a la seguridad y la confidencialidad, y todos los empleados deben cumplir con estas políticas y procedimientos. La Ley de protección de datos, la Ley de derechos humanos y las Leyes de derechos del consumidor cubren cuestiones de confidencialidad e información en el lugar de trabajo.

2.3 Describir los requisitos legales de seguridad y confidencialidad según sea necesario

Toda organización debe tener cuidado con la forma en que maneja sus datos.

La información de datos que entra y sale de la empresa puede presentarse en cualquiera de las siguientes formas:

• Correos electrónicos
• Cartas y correos
• Archivos de papel
• Documentación del curso
• Conversaciones verbales
• Tarjetas de memoria y discos
• Archivos de computadora
• Rechazar y tirar basura

Lo siguiente puede considerarse material sensible porque contiene los datos personales de una persona:

• Currículum vitae y currículums
• Información financiera de clientes y personal
• Información de salud
• Información personal obtenida mediante conversación verbal
• Nombramiento de los usuarios del servicio durante la formación

Debe conocer el protocolo de su organización para el manejo de material sensible. Algunas pautas generales:

• Con el personal temporal de la oficina, los clientes y los visitantes, es esencial para su negocio y asegúrese de que el personal temporal conozca la política de la empresa con respecto a la confidencialidad.
• Piense antes de sacar información de la oficina, incluidas computadoras, tarjetas de memoria y documentos en papel.
• Si hay que divulgar información, solo revele lo que sea absolutamente necesario y nada más.
• Garantice la eliminación segura de datos y documentos.
• Informe al personal superior si tiene alguna inquietud con respecto a la seguridad o la confidencialidad

La siguiente legislación se refiere a la protección de datos y la confidencialidad:

• Ley de protección de datos de 1998
• Ley de derechos humanos de 1998
• Ley común de confidencialidad

2.4 Describir los procedimientos para abordar las inquietudes sobre la seguridad y la confidencialidad en una organización

Todos los empleados deben conocer las reglas y regulaciones de su organización. Si descubre que algo está sucediendo en su oficina que podría ser un riesgo o una infracción, debe informar al departamento correspondiente o al superior.

Los procedimientos para tratar las inquietudes sobre la seguridad y la confidencialidad en una organización son:

• Identifica problemas potenciales.
• Identifique la pérdida potencial debido a un problema.
• Determinar posibles medidas preventivas.

Resultado 3: comprender cómo evaluar, gestionar y supervisar los riesgos en el lugar de trabajo

3.1 Describir las fuentes de riesgo en una organización, incluida la salud y la seguridad

Las fuentes de riesgo incluyen:

• Accidentes
• Resbalones y caídas
• Incendio, incluidos problemas eléctricos
• Levantamiento pesado
• Robo y hurto
• Revelar datos informáticos privados y restringidos
• Uso no autorizado de Internet

Sea consciente de estos riesgos y sepa a quién se debe informar en su organización.

3.2 Explicar cómo evaluar y monitorear los riesgos en una organización

• Identifique y evalúe los riesgos potenciales asegurándose de que existen políticas y procedimientos probados para gestionarlos de forma eficaz.
• Dado que los accidentes pueden ocurrir y ocurrirán, tenga listo un plan para enfrentarlos, evitando así que se conviertan en problemas mayores.

3.3 Describir formas de minimizar el riesgo en una organización

Los accidentes y otros problemas pueden ocurrir y sucederán. Con estructuras y controles flexibles implementados, puede minimizar el riesgo de una catástrofe mayor. Además, manténgase al tanto de los procedimientos de seguridad y el mantenimiento de la oficina, que pueden minimizar el riesgo de accidentes en el trabajo.

Resultado 4: Comprender el propósito de reducir al mínimo los residuos en un entorno empresarial y los procedimientos a seguir

4.1 Describir el propósito y los beneficios de reducir al mínimo los desechos en el lugar de trabajo

Mantenga los residuos al mínimo en el lugar de trabajo.

• Use el tiempo de manera eficiente.
• Distribuya los suministros de oficina de manera inteligente y desaliente el robo.
• Ahorre energía apagando luces, computadoras y otros electrodomésticos cuando no estén en uso.
• Reciclar papel y otros residuos reciclables.

Seguir estos pasos mantendrá los lugares de trabajo ordenados y ahorrará dinero a las organizaciones.

4.2 Describa las principales causas de desperdicio que pueden ocurrir en un entorno empresarial

• Al salir de la habitación u oficina, asegúrese de que las luces estén apagadas.
• Minimice el desperdicio de papel y el uso excesivo de suministros de oficina desechables. Imprima documentos solo cuando sea necesario e intente cambiar al trabajo digital sin papel.

4.3 Describir formas de minimizar el desperdicio, incluido el uso de tecnología y otros procedimientos

• Mantenga los faxes, impresoras y fotocopiadoras en buen estado de funcionamiento, de modo que no se pierda papel ni tiempo si se rompen. Solicite papel de buena calidad con el peso recomendado para máquinas de oficina.
• Cambie la configuración de fax y fotocopiadora para que no impriman la página de confirmación u otro papel extraño.
• Pida a los empleados que barran sus escritorios periódicamente en busca de bolígrafos, etiquetas adhesivas y otros suministros.
• Ordene solo una cantidad limitada de suministros por un período corto.
• Aconseje a los empleados que no se lleven suministros a casa.
• No haga copias excesivas.
• Organice los suministros y elimine los que no estén actualizados.

4.4 Explicar el propósito y los beneficios del reciclaje

El reciclaje es el proceso mediante el cual el material de desecho se reutiliza en bienes utilizables.

• Las oficinas deben tener un programa de reciclaje, mediante el cual el papel, el plástico, el vidrio y el metal se pueden reciclar en lugar de tirarlos, y se debe alentar a los empleados a que reciclen la mayor cantidad de basura posible.
• Cuando sea posible, las oficinas deben comprar suministros de oficina, como artículos de papel, hechos con materiales reciclados posconsumo.
• Reutilice o reutilice los suministros de oficina cuando sea posible, por ejemplo, reutilizando documentos impresos como papel borrador.

Reciclaje:

• Reduce los residuos sólidos, conservando así recursos naturales como los árboles.
• Ayuda a reducir el calentamiento global y la contaminación.
• Reduce el tamaño de los vertederos.
• Ayuda a ahorrar dinero.

4.5 Describir los procedimientos organizativos para el reciclaje de materiales y su finalidad

Es importante que su organización recicle tanto para reducir su impacto ambiental como para dar un buen ejemplo a los empleados. Cada oficina tendrá sus propios procedimientos y políticas de reciclaje, que deben estar disponibles a través del gerente de la oficina, el manual del empleado o los carteles en la oficina.

4.6 Describa las formas en las que se pueden minimizar los desechos mediante el mantenimiento regular del equipo

• Todas las máquinas tienen un período dentro del cual deben recibir servicio y certificarse para su uso. Cuando estos controles se realizan con regularidad, las máquinas duran más, lo que ahorra dinero a la organización.
• Las máquinas bien mantenidas también consumen menos energía.

Resultado 5: Comprender los procedimientos para la eliminación de materiales peligrosos

5.1 Explicar el propósito de los procedimientos para el reciclaje y eliminación de materiales peligrosos

• Si trabaja en una instalación médica o científica o en un entorno industrial, con frecuencia puede entrar en contacto con desechos peligrosos.
• Si no trabaja en un lugar así, es posible que aún tenga que lidiar con materiales que puedan dañarlo o infectarlo a usted oa sus compañeros de trabajo. Por ejemplo, los procedimientos de primeros auxilios de emergencia deben incluir un protocolo para manipular la sangre o el vómito de manera segura.

El procedimiento exacto variará de un consultorio a otro y dependerá de los tipos de riesgos que tenga más probabilidades de enfrentar.

5.2 Describir los procedimientos para el reciclaje y la eliminación de materiales peligrosos para una organización

• Conozca los receptáculos adecuados para cualquier tipo de residuo peligroso, como agujas, vendas o residuos químicos.
• En algunas situaciones, es posible que deba informar las emergencias a una persona de contacto designada o comunicarse con los servicios de emergencia.

Resultado 6: Comprender las formas de apoyar la sostenibilidad en una organización

6.1 Explicar los beneficios para una organización de mejorar la eficiencia y minimizar el desperdicio con el tiempo

Las buenas prácticas ambientales pueden reducir los costos de la empresa al reducir el uso de nuevos materiales, energía, agua y envases.

• Para ahorrar energía, apague las máquinas y las luces por la noche.
• Cambie a electrodomésticos y bombillas de bajo consumo cuando sea posible. Busque máquinas con una etiqueta Energy Star.
• Ahorre agua invirtiendo en plomería que ahorre agua, arregle fugas y anime a los empleados a conservar el agua.
• Si empaqueta productos, minimice la cantidad de papel y espuma de poliestireno utilizada.

6.2 Describir formas de mejorar continuamente los métodos de trabajo y el uso de la tecnología para lograr la máxima eficiencia y el mínimo desperdicio

• Cuando sea posible, cambie la comunicación en papel a la digital, como el correo electrónico o los mensajes de texto.
• Para los documentos, considere usar el almacenamiento en la nube en lugar de imprimir cosas para archivos. Esto dependerá de las políticas de su oficina sobre el almacenamiento en la nube y la seguridad digital (no todos los documentos confidenciales se pueden almacenar en cualquier plataforma de almacenamiento en la nube).
• Imprima solo la versión final de un documento y edite la escritura en un procesador de texto.

6.3 Describa las formas de seleccionar fuentes de materiales y equipos que ofrezcan la mejor relación calidad-precio

La eficiencia y la durabilidad ayudan a reducir el consumo de energía, el gasto en repuestos y reparaciones, ahorrando así dinero a la organización.