Nivel 3 de NVQ: uso de sistemas de diario (propósito, tipos y más)

Revise el uso de los sistemas de diarios en la administración de empresas, incluidos los tipos de diarios disponibles, la información que debe incluirse y cómo almacenar de forma segura las entradas.

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Introducción a esta unidad

Esta es una unidad opcional del Grupo B en el Nivel 2 con un total de 3 créditos. Al completar esta unidad, el candidato tendrá un buen conocimiento del propósito de los sistemas de diario, cómo usarlos y por qué usarlos. Sabrán qué información se requiere para llevar un diario y por qué, y sabrán cómo hacer anotaciones en el diario de forma clara y precisa y por qué.

Los candidatos conocerán el propósito de los cambios y cómo priorizarlos y comunicarlos, además de comprender la necesidad de comunicarlos. Los candidatos también sabrán cómo informar y resolver cualquier problema en las entradas del diario y cómo almacenarlos de forma segura, ya que pueden contener información sensible y confidencial. El intercambio de diarios también está cubierto, incluidos los niveles de intercambio, los derechos que tiene cada persona sobre el diario y cómo mantener las citas confidenciales y privadas lejos de todos los usuarios.

También he incluido una declaración personal.

1.1 ¿Cuál es el propósito de utilizar un sistema de diario?

El tiempo es muy importante y se puede utilizar de manera muy eficiente manteniendo un sistema de diario. La planificación y organización eficiente de su propio tiempo y el de los demás es, por tanto, una de las actividades más importantes en las que puede participar.

El diario es uno de los principales recursos dentro de la oficina, sin el cual, ninguno de nosotros sabría dónde deberíamos estar o qué deberíamos estar haciendo en un momento dado.

El diario puede mantenerse manual o electrónicamente.

1.2 Describe los diferentes tipos de sistemas de diario.

Los sistemas de diario se pueden dividir básicamente en dos tipos:

Sistemas manuales

El tipo más común de sistema de diario manual en uso en oficinas

es el libro encuadernado en el que se registran las citas.

Estos pueden ser:

Un día por página
Dos días por página
Una semana para ver
Dos semanas para ver

Al seleccionar el tipo de diario manual más apropiado para usar, deberá considerar cuántas entradas es probable que realice en un día.

Una alternativa a un libro encuadernado es un sistema de hojas sueltas, a menudo conocido como administrador de tiempo. Esto tiene la ventaja de que la sección del diario es continua. Las nuevas páginas simplemente se agregan a medida que pasan los años, por lo que no es necesario obtener un nuevo diario hacia el final de cada año.

Otro sistema manual completamente diferente es el planificador de paredes. Suelen ser gráficos laminados que tienen un espacio por día que cubre todo un año.

Sistemas electronicos

Los diarios electrónicos se pueden mantener en una computadora personal, una computadora portátil, una computadora de mano o un organizador electrónico. Tienen una serie de ventajas sobre los sistemas manuales:

Destacando el posible conflicto entre citas
Entrada de eventos regulares una sola vez
Se utiliza menos papel.
Protección de contraseña.
El acceso múltiple está disponible.
Recordatorio en pantalla de citas.
Compatibilidad con bases de datos.
Contacto electrónico.

Es importante comprobar los efectos de los cambios realizados en las entradas.

123rf.com

1.3 ¿Por qué debería obtener información relevante sobre las entradas y los cambios del diario solicitados?

Las solicitudes de cambios pueden parecer relativamente menores, pero pueden tener un efecto en cadena que podría tener implicaciones importantes. Retrasar una cita podría hacer que la persona que asiste a la reunión llegue tarde o incluso no pueda asistir a otras reuniones que se programen más tarde en el día. Es importante, por tanto, comprobar los efectos que tendrá un cambio solicitado antes de aceptarlo.

Hay que obtener toda la información relevante porque hay que asegurarse de que todos los asistentes a la reunión o cualquier cita tengan conveniencia y se les den todos los detalles, para que no haya ningún error en ningún momento en ningún momento.

2.1 ¿Qué información se necesita para realizar anotaciones en el diario?

Se requiere información como hora, duración, fecha, lugar, asistentes, presidente, visitantes para realizar anotaciones en el diario.

2.2 / 3 ¿Por qué debería priorizar las solicitudes y cómo lo hace?

Es esencial que priorice las acciones que debe realizar en caso de recibir una serie de solicitudes o cambios en los arreglos al mismo tiempo. Evidentemente, probablemente sea mejor tratar los cambios en orden cronológico. Además, todos los involucrados en la reunión deben ser contactados y asegurarse de que sea conveniente para todos antes de que se confirmen las solicitudes o cambios. Los cambios que afecten a las citas en el día en que reciba los cambios deberán ser tratados antes de cambios en las citas o reuniones en el futuro.

Un ejemplo de software de diario.

2.4 ¿Por qué debería intentar equilibrar las necesidades de todos los implicados?

Cada persona involucrada en la cita o reunión debe tener suficiente tiempo para planificar, viajar y otras necesidades para que la reunión transcurra sin problemas y sin problemas para nadie. Para que una reunión sea exitosa, todos los involucrados deben estar presentes y tener suficiente tiempo de preparación.

2.5 ¿Por qué debería comunicar los cambios a los afectados?

Los cambios deben comunicarse a tiempo, y si usted es responsable de los diarios de otras personas, es vital que les comunique cualquier cambio a tiempo para permitirles prepararse para cualquier reunión o viaje involucrado. También es importante dejar suficiente tiempo en el día para que se ocupen de los asuntos de rutina y suficiente tiempo de viaje entre citas si es necesario.

Otros que se vean afectados por los cambios también tendrán otras citas en sus diarios. Es importante que no les dé la impresión de que los cambios se están haciendo a la ligera o, a la inversa, porque ha surgido algo más importante.

Los sistemas de diario electrónico pueden comunicar automáticamente los cambios a los involucrados cuyos sistemas están conectados en red con el suyo, pero deberá ponerse en contacto con cualquier otra persona afectada. Dependiendo de los plazos involucrados, esto puede hacerse por teléfono, correo electrónico, fax, carta o verbalmente.

Un ejemplo de diario manual.

getentrepreneurial.com

2.6 ¿Por qué debería mantener un sistema de diario actualizado?

Mantener el diario actualizado cuando se han acordado cambios es extremadamente importante. Debe asegurarse de haber eliminado las citas canceladas. Es molesto y vergonzoso llegar a una cita solo para que le digan que ha sido cancelada, además de ser una pérdida de tiempo.

Un diario que no se mantenga completamente actualizado tendrá todo tipo de confusión. Hará que la gente pierda la confianza y se convierta en una pérdida de tiempo.

Puede haber cuestiones de seguridad y confidencialidad involucradas al comunicar enmiendas a los acuerdos. Es posible que se estén llevando a cabo negociaciones que podrían tener un impacto en el futuro de la organización. Si tiene conocimiento de estos como resultado de la organización de reuniones, es importante que no ponga esta información a disposición.

Se puede decir que la eficiencia de toda la organización depende del correcto mantenimiento de los sistemas de diario en uso. Aunque pueda parecer, a primera vista, un papel muy menor, sería muy difícil si cada miembro del personal tuviera que recordar qué citas tiene y dónde debe estar en un momento dado.

2.7 Describa los diferentes tipos de problemas que pueden ocurrir cuando se realizan nuevas solicitudes y las soluciones a estos problemas.

Se pueden realizar nuevas solicitudes en un sistema de agenda para una reunión o una cita o para una reserva de habitación o para un cambio en una reserva existente. Las solicitudes dependen de los roles en los que participa el titular del diario. Cuando se hacen las solicitudes, el solicitante puede o no haber buscado en el sistema de agenda los espacios disponibles o los tiempos libres, y esto podría deberse a que no tiene acceso a la información necesaria. Cuando se realiza una nueva solicitud, pueden ocurrir los siguientes problemas

Implicaciones para las solicitudes existentes: pueden basarse en los siguientes factores, como superposición y duplicación
Superposición de múltiples solicitudes: se debe tener cuidado de que las solicitudes no se superpongan, ya que pueden crear caos y evitar que las personas asistan a reuniones o citas.
Reservas duplicadas o dobles: un error común que ocurre cuando varias personas manejan el diario y la comunicación es deficiente
No comunicar solicitudes o cambios en las solicitudes: la mala comunicación falla en todo el sistema
No confirmar solicitudes: las solicitudes deben confirmarse; de lo contrario, no se estará seguro de que la solicitud se lleve a cabo. A veces, esto da como resultado que los espacios queden vacantes, lo que pone a las personas necesitadas en espera
No registrar las solicitudes: se mostrará como vacante cuando realmente haya una solicitud
Priorizar solicitudes: solicitar la reprogramación de solicitudes cuando llegan algunas solicitudes de alta prioridad / emergencia / urgencia
Actualizar las solicitudes para evitar errores de comunicación y desinformación
Protección de Datos
Seguridad

Soluciones

Las soluciones a estos problemas son:

Tener un conocimiento profundo de los sistemas de diarios, cómo usarlos, cómo planificar y coordinar las solicitudes evitando duplicaciones y superposiciones.
Conocimiento sobre cómo obtener información relevante sobre una solicitud y los tipos de información requerida
Priorizar las solicitudes según las necesidades y la urgencia y registrarlas en el formato correcto y también dar acceso al personal requerido
La comunicación es otro aspecto importante, que si no se usa, fallará el funcionamiento de la organización.
La actualización evita decepciones y errores de muchas formas
Seguir las políticas y procedimientos de las organizaciones relacionados con la protección y seguridad de datos.
Usando el sistema de archivos registrados, para que nadie pueda acceder a los archivos sin que estén registrados en el sistema

Compartir su calendario

2.8 Explicar el propósito de seguir los procedimientos de seguridad y confidencialidad cuando se usa un sistema de diario.

Un diario se puede utilizar para varios propósitos. Uno reserva citas personales o confidenciales, citas para reuniones, discusiones y otra información en su diario. También puede haber entradas relacionadas con información confidencial de otras personas que son sensibles y personales. Por lo tanto, cada entrada del diario debe tener una configuración como "privado" para la información privada, y debe asegurarse de que solo las personas adecuadas vean las entradas realizadas, de lo contrario, habrá una violación de la confidencialidad. No queremos que nadie vea nuestra información confidencial ni la de nadie más. Algunos ejemplos son una cita de salud ocupacional, una revisión formal, una reunión disciplinaria, una reunión de rehabilitación o protección, etc. Por lo tanto, el acceso a la información por parte de las personas debe mantenerse y monitorearse.

Cuando se trata de cuestiones de seguridad, si el calendario o el diario no estaban protegidos, cualquiera tendrá acceso a la información del diario e incluso podrá editar o eliminar información importante. Cuando las personas tienen acceso a los calendarios, se les otorgan ciertos niveles de permiso al considerar los derechos de acceso y los derechos de edición. Además, el diario debe estar abierto solo para las personas que requieran esa información en particular y cerrado a todos los demás.

Por lo tanto, para que la organización o el departamento funcione y opere correctamente, se deben seguir procedimientos de confidencialidad y de seguridad.

Buena suerte con sus estudios

Espero que esto te haya sido de alguna utilidad. No dude en dejar sus comentarios o sugerencias. Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda o consejo, no dude en ponerse en contacto conmigo. Gracias.