Nivel 3 de NVQ: resuelva problemas empresariales en el ámbito empresarial y administrativo

Esquema del proceso de resolución de problemas

Por Marcel Douwe Dekker (trabajo propio), vi

Toda empresa y negocio tiene problemas. La diferencia entre un negocio exitoso y no exitoso es la forma en que reaccionan a los problemas y los tratan para que no vuelvan a ocurrir. Examinaremos la comprensión de los problemas comerciales y sus causas, la comprensión de las técnicas para resolver problemas comerciales, la comprensión de los factores que influyen en las soluciones a los problemas comerciales y la comprensión de cómo evaluar los enfoques para resolver problemas comerciales.

Este artículo está escrito para ayudar a los candidatos que están trabajando para obtener su Diploma NVQ Nivel 2 o Nivel 3 en Negocios y Administración. Esta es una unidad de nivel 3 con un valor de crédito de 4.

Hay siete resultados de aprendizaje en esta unidad.

1. Comprender los problemas empresariales y sus causas (1.1 a 1.3)

2. Comprender las técnicas para resolver problemas comerciales (2.1 a 2.5)

3. Comprender los factores que influyen en las soluciones a los problemas empresariales (3.1, 3.2)

4. Comprender cómo evaluar enfoques para resolver problemas comerciales (4.1, 4.2)

5. Ser capaz de reconocer y analizar problemas comerciales (5.1 a 5.5)

6. Ser capaz de planificar y llevar a cabo una solución propia al problema empresarial (6.1 a 6.9)

7. Ser capaz de evaluar su propia solución al problema empresarial (7.1 a 7.3)

Los resultados de aprendizaje 1, 2, 3 y 4 se evaluarán en función del conocimiento y la comprensión; He escrito aquí la información basada en el conocimiento solo para los primeros 4 resultados de aprendizaje. Los resultados de aprendizaje 5, 6 y 7 se evaluarán observando la capacidad del candidato para resolver problemas empresariales. Esto puede ser a través de la observación de su desempeño en el lugar de trabajo, evidencia de problemas resueltos, examen de productos de trabajo, interrogatorio, discusión profesional, testimonios de testigos de colegas o gerente, declaraciones personales y otras evidencias.

Nota : En una nota amable, escriba los resultados basados en el conocimiento que relacionen los resultados con su área de trabajo, citando ejemplos y experiencias siempre que pueda. No vuelva a presentar lo que se publica aquí. Gracias. ¡Todo lo mejor!

Comprender los problemas comerciales y sus causas

En esta sección, veremos formas de reconocer los problemas empresariales cuando existen, formas de identificar las causas de esos problemas empresariales y también formas de analizar los problemas empresariales.

1.1 Describir formas de reconocer cuando existe un problema empresarial

Los problemas en las empresas existen en todas las pequeñas y grandes empresas / organizaciones, pero no todas las organizaciones los reconocen y resuelven. Resolver problemas comerciales es una parte muy importante de un negocio y juega un papel muy importante para que un negocio tenga éxito.

Resolución de problemas

kent.ac.uk

Los problemas pueden comenzar en un nivel de riesgo más bajo, permanecer sin ser identificados durante algún tiempo y convertirse en uno de alto riesgo. Los problemas pueden surgir de repente sin previo aviso o pueden desarrollarse lentamente durante un período de días, semanas o meses. A veces, lo que pensamos que es un problema puede no serlo en absoluto. Para evitar todas estas situaciones, toda empresa u organización debe tener métodos o formas en las que se pueda reconocer o identificar cualquier problema comercial.

Los informes de gestión y los indicadores de rendimiento son datos importantes que ayudan a reconocer los problemas empresariales. Los indicadores de desempeño se califican en función de un valor esperado estándar y pronostican una medida de la calidad del servicio, los costos, la velocidad del servicio, la satisfacción del cliente, las pérdidas y ganancias y muchos otros factores. La variación en estos indicadores hacia un lado negativo le advertirá y ayudará a reconocer los problemas comerciales. Algunos problemas pueden ser temporales y pueden ser un problema único, mientras que otros problemas pueden comenzar en un nivel más pequeño y volverse muy riesgosos.

En ocasiones, los problemas empresariales también pueden observarse mediante observaciones y experiencias personales. Los comentarios de clientes y empleados juegan un papel importante en la identificación o el reconocimiento de problemas comerciales.

Hay varias formas de reconocer los problemas empresariales y cada empresa tiene su propia forma de reconocerlos. Algunas de las formas en que se pueden reconocer los problemas comerciales son:

El primer y más importante tema a considerar son los objetivos de la organización. Las metas no deben ser sólo ciegamente sistema o apenas se impuso, sino que deben seguir SMART (S ESPECÍFICOS M edible Un ttainable R ealistic T imely) objetivo. Deben ser específicos con un cronograma claro, sin el cual ese objetivo nunca se alcanzará. Por ejemplo, actualizar un software existente. Esto no debe establecerse así, sino que deben establecerse características específicas para la actualización, las investigaciones sobre lo que se requerirá para lograr este objetivo, el límite de tiempo dentro del cual se debe lograr este objetivo y sus resultados realistas son ciertas cosas para estar preparado para la meta.
Los comentarios, las encuestas o los cuestionarios son una forma de recopilar estadísticas de desempeño y problemas comerciales de los empleados. También ayudará a identificar problemas en la gestión. Un punto importante a recordar aquí es que el desempeño de los gerentes no se basa en las ganancias que obtienen, sino que también depende de cómo tratan a los empleados y cuán accesibles son.

Muchos problemas comerciales pueden solucionarse si los empleados son apreciados y atendidos bien, apreciando su trabajo, recordándoles su importancia y cómo ayudan sus habilidades, dando crédito donde sea necesario, animándolos e interactuando con ellos.
Las reuniones deben realizarse con frecuencia para analizar y discutir los problemas que enfrentan dentro de la empresa y los departamentos. Esto se puede utilizar como una oportunidad para discutir los objetivos, establecer objetivos y realizar un seguimiento del progreso y establecer planes futuros.
Busque problemas en el flujo de caja. Si no se mantiene el flujo de caja, puede bloquear el desarrollo y el flujo normal del negocio.
Verifique las cifras de existencias. Es bueno comprobar si hay exceso de existencias, comprobar que tienes el número correcto de empleados, nada más y nada menos.

El siguiente paso es verificar las finanzas. Verifique que las declaraciones sean precisas y que estén completas, si no, pueden ser peligrosas para el desempeño del negocio. Verifique los gastos e identifique los necesarios e innecesarios ( elimine los innecesarios ).
Mire el lado de marketing del negocio para ver si esto se hace y se hace de la manera correcta. Compare productos y servicios y sus costos con organizaciones vecinas o competidores, no sacrifique la calidad.
Verificar que los procesos de reclutamiento cuenten con todo el papeleo formal y legal con lineamientos e información sobre políticas de contratación, estándares laborales, ética laboral, disciplina, nómina y todo lo que sea relevante. Esto ayudará a la empresa cuando los empleados vayan a demandar a la empresa o al gerente por cualquier problema.
Compruebe que tiene todas las tecnologías para realizar las tareas de la mejor manera y siempre es mejor mantenerse al día con las últimas tecnologías.

Si bien todas las opciones anteriores son formas de reconocer los problemas en una empresa, se pueden prevenir revisándolos a diario, en lugar de acumularlos para tratarlos más tarde. Entra en cada detalle, establece prioridades y sigue trabajando para alcanzar la meta.

1.2 Explicar cómo identificar las posibles causas de los problemas comerciales

Una vez que haya reconocido los problemas comerciales, el siguiente paso es identificar las causas de estos problemas. Solo entonces podremos rectificar o solucionar los problemas. Las causas de los problemas comerciales pueden ser muchas razones, como falta de organización, mala gestión, mala planificación, objetivos poco realistas, estrategias débiles, insatisfacción de los empleados, mala gestión financiera, falta de seguimiento del flujo empresarial, etc.

Algunos indicadores de muestra de un problema comercial son, disminución de las ganancias, clientes que se van, no hay nuevos clientes, no hay nuevos objetivos, empleados que se van o están insatisfechos, falta de ventas, etc. Las posibles causas pueden ser políticas y procedimientos deficientes, capacitación deficiente, recompensas deficientes, Productos de mala calidad, precio demasiado alto, falta de tecnología, sistemas antiguos, mantenimiento deficiente, etc. En todas estas situaciones, “por qué” es la palabra a investigar. Debe averiguar por qué sucedió este problema y eso lo ayudará a identificar las causas de los problemas. Utilice diagramas de flujo o histogramas para anotar el proceso de análisis.

Resolución de problemas

teachengineering.org

Identificar los muchos o algunos problemas no siempre puede ser una tarea fácil, ya que algunos problemas pueden haber existido durante mucho tiempo, algunos pueden estar ocultos y ser difíciles de identificar, algunos pueden deberse a factores externos fuera de la organización y algunos podrían haber sido problemas. que existió desde el principio y siempre habría sido así, “ Siempre un problema ”.

Veamos cómo se pueden identificar estas causas. Algunas de las formas en que se pueden identificar los problemas comerciales son:

Primero verifique a la administración y quiénes están involucrados, ya que una mala administración puede ser la causa principal de muchos problemas comerciales. Reúna todos los informes de gestión que pronostican información relacionada con el negocio y sus finanzas.

Busque todas las estrategias que se utilizaron para mejorar o incluso administrar el negocio. Verifique si hubo resultados positivos y, si no, verifique qué se hizo para corregirlos.
Mire todos los planes comerciales, cómo se establecen y qué se hace para implementar los planes. Compruebe cómo funcionan los planes, quiénes están involucrados y su contribución al negocio.
Compruebe las estrategias de marketing, los métodos y lo que se logró.
Verifique los estados financieros, los gastos, los ingresos, las ganancias y cómo el negocio ha mejorado o disminuido en los últimos meses o años. Verifique las razones de este cambio.

Verifique todas las políticas, procedimientos y legislaciones relevantes para la empresa, sus empleados y sus clientes. Vea si están todos actualizados y cumplen con las leyes. Las políticas y los contratos deben estar presentes y mantenerse actualizados en todo momento.
Otro factor importante es observar la gestión del personal, el comportamiento del personal, cómo son tratados, qué tan satisfechos están y su progreso en la carrera. Además, mientras trabaja para alcanzar las metas, verifique si los empleados están bien capacitados y poseen el conocimiento y las habilidades requeridas para hacer el trabajo, y así sucesivamente.
Obtenga opiniones y comentarios de los demás en lugar de buscar las causas por ustedes mismos. Celebre reuniones, consultas y debates y recopile ideas e información.
Vigila a los competidores y esfuérzate siempre por ser el mejor.

1.3 Describir formas de analizar problemas comerciales

Ahora que se han reconocido los problemas y se han identificado las causas de los problemas, es necesario analizar los problemas para encontrar la mejor solución. Los puntos importantes a considerar son:

Analiza y averigua qué pasó, define el problema
¿Existe realmente el problema?
Analiza la razón por la que sucedió
¿Cuánto tiempo ha persistido este problema?
La serie de causas que llevaron a este problema, el dinero y los recursos que costó
Otros problemas menores que llevaron a este gran problema
Efecto o impacto de este problema en el negocio
Encuentre posibles soluciones y métodos para reducir esto y evitar que esto suceda en el futuro y cómo se implementarán
¿Hay riesgos involucrados?

Hay varias formas de analizar los problemas empresariales. Algunos de ellos se comentan aquí.

El primer paso sería definir los problemas. Necesita información clara sobre los problemas que ha identificado, incluidas las razones por las que ocurrieron y qué se podría haber hecho mejor para evitarlos. Luego, debería poder buscar soluciones a este problema e idear métodos o procedimientos para evitar que esto ocurra en el futuro.
Necesita identificar qué está mal en las operaciones del negocio y cómo esto está afectando al negocio. Mantenga un registro de los intervalos o el tiempo entre las recurrencias de los problemas. Busque los efectos que este problema tiene en la empresa y los empleados. Vea si este problema crea otros problemas en diferentes aspectos o en diferentes partes del negocio. Analice las tareas que dependen del objetivo problemático. Recopile información sobre quién está involucrado, qué está involucrado, qué parte del negocio se ve afectada y el tiempo que ha estado en marcha, cuánto le ha costado al negocio y también si fue intencional.

Durante este período, siga monitoreando el desempeño del negocio y de todos los involucrados, incluidos empleados, clientes y proveedores. Esto le ayudará a analizar los problemas, sus efectos secundarios y sacar conclusiones sobre ciertos hechos y cifras.
Observe al personal y su comportamiento, ya que esto es muy importante en el funcionamiento de una empresa. Habla con ellos e identifica cualquier inquietud que tengan. Tome medidas para ayudarlos.
Durante el proceso de análisis, debe revisar constantemente las cifras y compararlas con las estadísticas anteriores para ver cómo está cambiando el rendimiento. Intente reducir los problemas grandes y complejos dividiéndolos en una serie de problemas pequeños. Esto ayudará a clasificarlos más fácilmente. Debe evaluar los efectos que tienen los problemas en el negocio y proporcionar recursos satisfactorios. Busque pistas sobre cómo pudo haber ocurrido este problema. Busque qué más información, recursos y otras cosas hubieran evitado que ocurriera este problema.

2. Comprender las técnicas para resolver problemas comerciales

En esta sección, veremos diferentes formas de resolver un problema comercial, la importancia del apoyo y la retroalimentación de otros mientras se resuelven los problemas comerciales, la importancia y el propósito de revisar el progreso y los planes y las formas de averiguar si el problema está realmente resuelto.

2.1 Describir diferentes formas de planificar la solución de un problema empresarial

Cuando esté planeando resolver un problema comercial, reúna a personas relevantes para una discusión o una reunión y piense en las acciones o soluciones que se deben tomar para resolver el problema. No decidas solo. Forme grupos con personas de diferentes departamentos y niveles de experiencia y recopile sus opiniones e ideas. Elija acciones o soluciones apropiadas de las muchas ideas reunidas. Lleve a cabo más reuniones para refinar el problema y la solución hasta llegar a la mejor solución posible.

Una vez que se llegue a la solución más adecuada, anote las acciones necesarias para resolver el problema. Compruebe que todos estén de acuerdo. Verifique los impactos que esta solución pueda tener en el negocio. Elabore planes para eliminar las causas del problema. Verifique los costos de implementación de las soluciones. Todos estos deben registrarse y analizarse.

Resolución de problemas en 7 pasos

En breve,

Identifica el problema
Descubra la causa del problema
Analiza el problema
Toma ideas de las personas para encontrar una solución
Llegue a las mejores soluciones posibles
Seleccione los que desea implementar
Implementar la solución
Monitorear y evaluar

Cuando se completen todas las acciones anteriores, deberá implementar las acciones o soluciones. Siga monitoreando el impacto que esto tiene en el problema y el negocio. Debe ser paciente y esperar a ver el cambio. Si el problema persiste, tendrá que organizar discusiones de grupo y sesiones de lluvia de ideas y continuar haciéndolo hasta que se solucione el problema.

Una vez solucionado el problema, es necesario desarrollar procedimientos a partir de la lección aprendida y ponerlos en práctica para evitar que esto suceda en el futuro.

2.2 Describir diferentes formas de resolver problemas comerciales

Hay muchas formas de resolver un problema. Cada problema es diferente y la solución de los problemas depende de la experiencia, el enfoque del problema, el conocimiento del negocio y la búsqueda de la mejor solución.

Debe utilizar el método de dividir y conquistar para resolver problemas complejos. Los problemas complejos pueden tener muchos otros problemas menores que se agrupan para formar el problema complejo. Entonces, como discutimos antes, necesitamos dividir el problema en partes menores ( dividir ) y primero resolver los problemas menores, hasta que solo quede el problema principal. Entonces será más fácil concentrarse en este problema y resolverlo ( conquistarlo ). Los principales pasos involucrados en esta lógica anterior son:

Encontrar el problema exacto
Identificar las causas del problema.
Analizando el problema
Desarrollar planes para resolver los problemas.
Implementando los planes
Seguimiento del problema y evaluación de los resultados

Entonces, para llevar a cabo el proceso anterior de resolución de un problema, es necesario tener en cuenta varios factores y considerar las diferentes formas que son relevantes para resolver ese problema en particular.

Recopile toda la información sobre el problema, las soluciones y estructúrelas. Por ejemplo, desarrolle un mapa conceptual ( representación visual de los hechos y supuestos y las relaciones entre ellos, estos se dibujan o escriben en recuadros ).

¿Cómo se pueden utilizar los mapas mentales para resolver problemas?

Las otras formas de resolver problemas son:

Introducción de nuevas tecnologías y nuevos productos
Contratación de empleados calificados
Buenos procedimientos y políticas de organización
Apoyo a los empleados, buena formación
Seguimiento del progreso
Administrar las finanzas y el dinero
Reestructuración de personal y departamento
Reducir los inventarios no deseados
Realización de reuniones frecuentes
Satisfacción y comentarios del cliente
Responder a los comentarios
Gestion de Stocks
Negociación con proveedores
Enviar facturas a tiempo y pagar las facturas recibidas a tiempo

Todas las anteriores o algunas de ellas son formas de resolver problemas dependiendo de cada problema.

2.3 Dar razones para contar con el apoyo y la retroalimentación de otras personas al resolver problemas

Cuando se trata de organizaciones y negocios y cualquier problema relacionado con el negocio, siempre es mejor trabajar juntos como un equipo o un grupo desde el principio hasta el final. Hay varias razones para contar con el apoyo y la retroalimentación de otros al resolver problemas. Son:

No se siente abrumado y sabe que hay personas con usted cada vez que necesita ayuda.
Al resolver problemas, puede sentirse estresado o ansioso y puede tomar decisiones equivocadas. Puede que no encuentre la solución adecuada. Es posible que no haya investigado o analizado el problema correctamente. Es posible que no comprenda ciertos factores. Por lo tanto, contar con apoyo y comentarios le ayudará a superar todos estos problemas.
Todas las partes y pasos del proceso se comparten. Entonces, ya sea éxito o fracaso, se comparte.
No es el único responsable de nada relacionado con esta tarea.
La retroalimentación lo ayuda a rectificar errores y errores y lo ayuda a aprender y mejorar.
La retroalimentación también ayuda a mejorar el rendimiento y mejorar las formas de realizar las tareas.
La retroalimentación y el apoyo lo ayudan a identificar lo correcto y lo incorrecto.

2.4 Explique el propósito de revisar periódicamente el progreso y ajustar los planes durante la resolución de problemas

Una vez que se ha implementado una solución, no puede dejarla así. Es necesario un seguimiento y una revisión constantes. Es posible que sea necesario establecer / ajustar diferentes planes y llegar a soluciones durante el proceso de resolución de problemas si las soluciones anteriores no funcionaron. Esto también ayuda al éxito a largo plazo del negocio. El propósito de hacer esto es:

Aprende y llega a conocer mucho sobre el proceso de resolución de problemas, se motiva y se le ocurren formas innovadoras de abordar los problemas y administrar el negocio con éxito.
Sabes cómo priorizar y qué priorizar en una empresa.
La revisión le ayuda a identificar las ventajas y desventajas del problema.
Le ayuda a realizar un seguimiento del negocio y de los problemas con frecuencia.
Le ayuda a evitar más problemas en el futuro.
Ayuda a identificar la causa raíz real del problema en detalle.
Te involucras y te mantienes motivado.
Los planes de ajuste son necesarios para las mejores soluciones. Si un plan no funciona, es posible que deba realizar cambios en el plan ya existente o crear un plan totalmente diferente.
Esto lo mantendrá encaminado y lo ayudará a identificar las mejores soluciones para problemas particulares en el futuro.
Este proceso le ayudará a identificar lagunas y errores en la estructura empresarial y sus políticas y procedimientos.
Pueden trabajar juntos y esto fortalece la relación empleador-empleado y la relación empresa-cliente, lo que ayuda a que la empresa crezca.
Esto ayuda a ahorrar tiempo, dinero y recursos.

2.5 Describir formas de reconocer cuándo se ha resuelto un problema

Una vez que haya implementado la solución y haya determinado que el problema se ha resuelto, debe asegurarse de que el problema esté completamente resuelto. Hay muchas formas de reconocer si se ha resuelto un problema. Algunas de las diferentes formas son:

Establezca metas y atributos para el problema, siga monitoreándolos y verifique si se logran.
Puede realizar varias pruebas y encuestas para comprobar si se ha resuelto el problema.
La retroalimentación de los empleados si es un problema interno y la retroalimentación de los empleados y clientes si es un problema externo son formas de verificar si el problema se ha resuelto.
Verifique si hay posibilidades de recurrencia.
Puede verificar manualmente el proceso en la empresa para detectar cualquier problema.
La recopilación de datos históricos, comparar los datos recientes con los antiguos, son otras formas de verificar y esto le ayuda a ver cómo varió el desempeño comercial durante un largo período de tiempo cuando no tuvo problemas y cuando tuvo problemas.
Una vez que el rendimiento se normaliza, el proceso de supervisión debe continuar durante bastante tiempo para garantizar que el problema no vuelva a ocurrir.

¡Por favor deje un comentario!

Espero que todos hayan encontrado útil la información y la orientación aquí. La siguiente parte de esta sección que cubre los resultados de aprendizaje 3 y 4 se encuentra en el enlace a continuación.

Resolver problemas empresariales - Diploma NVQ Nivel 3 en Administración y empresas - 2

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