Nivel 3 de NVQ: producir documentos en un entorno empresarial

Revise las políticas y procedimientos relacionados con la creación de documentos comerciales de alta calidad.

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Introducción a esta unidad

Esta es una unidad opcional del Grupo B en el Nivel 3 con 4 créditos. Los candidatos tendrán un conocimiento profundo y habilidades prácticas relacionadas con el propósito de producir documentos de alta calidad. Necesitarán saber qué recursos están disponibles en la organización / empresa y cómo usarlos, seguir todas las políticas y procedimientos para producir documentos, usar los recursos de manera efectiva y cumplir con las especificaciones.

1.1 Dé ejemplos de diferentes tipos de documentos que pueden producirse para el entorno empresarial y explique los diferentes estilos que se pueden utilizar.

Hay muchos tipos diferentes de documentos que pueden producirse en un entorno empresarial. Estos incluyen: documentos de fax, tarjetas de presentación, notas, agendas, actas, hojas de cálculo, cuadros de análisis, hojas de datos, cartas, presentaciones de diapositivas y muchos más. Todos tienen diferentes propósitos y usos;

Cartas de negocios

Estos se utilizan para proporcionar al cliente información sobre cómo ponerse en contacto con la empresa. Pueden ser tarjetas pequeñas.

Documento de fax

Otro tipo de documento utilizado en los negocios es un documento de fax; Son muy útiles en los negocios y son las formas más rápidas de transmitir documentos. Estos están en formato papel, ya sea en color o en blanco y negro.

Agenda

Las agendas te dicen lo que va a suceder. Ayudan a las personas a organizarse para que sepan exactamente qué deben hacer y qué va a suceder. Estos están en formato de papel cuando se llevan a las reuniones y se pueden distribuir electrónicamente.

Memos

Los memorandos se utilizan para la comunicación informal con una organización y pueden estar en formato impreso o electrónico.

Minutos

Estos tienen detalles de lo que sucedió en una reunión. Estos se pueden imprimir en papel para reuniones y se pueden distribuir electrónicamente.

Hojas de cálculo

Estos se pueden utilizar para diversos fines, desde estadísticos hasta analíticos. Estos se encuentran en formatos electrónicos, se pueden gestionar en un mismo libro o como hojas diferentes según las necesidades.

Gráficos de análisis

Estos pueden ser gráficos o diagramas que ayudan a monitorear las estadísticas de desempeño. También están en formato electrónico y se pueden imprimir en papel cuando sea necesario.

Hojas de datos

Estas hojas pueden estar en formato Word o Excel. Estos se pueden utilizar para recopilar datos particulares que se comunicarán dentro o fuera de las organizaciones, o también para monitorear estadísticas y desempeños.

Letras

Estos son documentos que se utilizan para diferentes tipos de comunicaciones en todos los departamentos para diversos fines. Hay varios tipos de cartas, formales, informales, comerciales, etc.

Presentaciones de diapositivas

Estos son documentos de PowerPoint y se utilizan con fines de demostración en reuniones. Estos están en formato electrónico y se pueden imprimir si es necesario.

1.2 Dar ejemplos y explicar los diferentes formatos utilizados para el texto.

Cuando guarda un documento, puede establecer el nombre del archivo y dónde desea almacenar el archivo en su computadora.

También puede cambiar el formato del archivo. Al cambiar el formato, lo que cambia es el diseño, la maquetación o las fuentes. Es un formato totalmente diferente mientras que el contenido sigue siendo el mismo.

Cada procesador de textos tiene su propio formato de almacenamiento. Muchos archivos de texto utilizan texto sin formato (.txt), formato de texto enriquecido (.rtf), así como Microsoft Word (.doc) y ahora.docx. Pero existen facilidades para importar y exportar en formato Word .

Los archivos RTF pueden ser leídos por cualquier paquete de procesamiento de texto y su tamaño es menor.

PDF es otro formato de archivo portátil que no se puede editar. Sin embargo, hay algunos editables que permiten ciertos campos que tienen cuadros de texto que permiten ingresar datos. Los archivos PDF se pueden convertir a Word y formatear y luego volver a convertir a PDF si es necesario. Pero los archivos PDF siempre se utilizan para documentos terminados que no requieren más edición. Si envía documentos a otras personas que no los requieren o no deben editarse, es mejor enviarlos como PDF.

1.3 ¿Cuál es el propósito y los beneficios de producir documentos atractivos y de alta calidad?

Los documentos que produce para su organización son una imagen o representación de su organización. Por lo tanto, crea automáticamente una impresión en el lector sobre los estándares de la organización y cómo valora a sus clientes. Un documento de buena calidad también se ve bien a los ojos del lector y es fácil de seguir y leer.

Los documentos de buena calidad atraen a clientes y proveedores, lo que aumenta las ganancias para la organización. Ayuda con la mejora de varios campos y aumenta la creatividad en lo que hace, lo que a su vez atraerá clientes. Un documento cuidadosamente elaborado tendrá una explicación paso a paso o un plan o estadísticas de lo que se solicita y ayudará a identificar, administrar y monitorear los riesgos. Esto, a su vez, ayudará a que la organización se preocupe y sea responsable de sus clientes.

Además, la calidad de sus documentos es un reflejo de usted.

2.1 Explique los diferentes recursos necesarios para producir documentos atractivos y de alta calidad.

Los recursos que puede necesitar para producir documentos atractivos y de alta calidad son

Para producción

1. Un usuario de fotocopiadora y fotocopiadora de alta calidad para que obtenga una impresión clara y nítida

2. Una impresora de alta calidad para impresiones de calidad

3. Escáner, para que pueda escanear documentos en su forma original.

4. Computadora para procesar y operar todas las máquinas anteriores

5. Software de alta calidad, es decir, Microsoft Word para procesamiento de texto

6. Un mecanógrafo capacitado o calificado para producir el documento de modo que el documento se prepare en el formato y diseño requeridos.

7. Probablemente una cubierta o encuadernación para ese aspecto limpio y acabado.

Por calidad

1. Imágenes para que los documentos se vean atractivos y más amigables

2. Fuente legible para que todos puedan leer sin dificultad

3. Tamaño de fuente decente para que todos puedan leerlo

4. Diseño simple para una apariencia ordenada y agradable.

2.2 ¿De qué manera puede utilizar diferentes recursos para producir documentos atractivos y de alta calidad?

Mediante el uso de papeles de alta calidad, impresoras de chorro láser de calidad y un buen software de edición, se puede producir un documento atractivo y de alta calidad.

2.3 Describir diferentes tipos de tecnología disponibles para ingresar, formatear y editar texto, y sus principales características.

Las diferentes tecnologías disponibles para ingresar, formatear y editar texto son:

• Computadora con monitor, teclado y mouse o una computadora portátil
• Impresora, escáner
• Software de procesamiento de textos

Una forma normal o estándar de ingresar texto en una computadora (o en la antigüedad era una máquina de escribir) es a través de un teclado. Puede ser un teclado inalámbrico o con cable o un panel táctil, según el dispositivo que esté utilizando. En un teclado, el usuario presiona la tecla específica para cada carácter que necesita ingresar y esto se transfiere al software de procesamiento de texto que está disponible, instalado o en uso en el dispositivo. Por lo general, es la aplicación de Microsoft Word que se utiliza normalmente para el procesamiento de textos en la mayoría de las organizaciones.

Otra forma de ingresar texto es a través de un escáner. El escáner puede escanear como JPEG o PDF, según las necesidades. También los documentos escaneados se pueden convertir a Word y se pueden realizar cambios, en algunos casos. Hay software disponible para lograrlo.

Tecnología disponible para ingresar texto

El teclado (y el mouse) son para la entrada manual de texto. Puede ser lento y / o propenso a errores según la habilidad del operador del teclado. Están disponibles universalmente y normalmente se suministran con una PC.

Los documentos se escanean con un escáner y luego se pueden convertir a texto mediante un software de reconocimiento óptico de caracteres. La precisión de la conversión depende de la calidad del sistema. El documento original debe ser muy claro y tener una fuente adecuada. No todos los sistemas pueden hacer frente a los gráficos originales.

Tecnología disponible para formatear y editar texto

El editor de texto más simple disponible es el bloc de notas. Solo se puede utilizar para la edición básica. no puede optar por demasiadas fuentes o formatos de moda o insertar caracteres. Se utiliza básicamente para editar y corregir y no ocupa demasiado espacio en la memoria ya que su tamaño es demasiado pequeño en comparación con otros procesadores de texto.

Cuando necesite elegir estilos y diseños de moda, el mejor procesador de textos para usar será Microsoft Word. Tiene una variedad de funciones integradas que permiten niveles más altos de edición, corrección y mejora de texto. Tiene innumerables opciones de fuentes, diseños, plantillas, funciones, colores, etc. disponibles. Debido a estas ventajas, el tamaño del archivo es relativamente grande en comparación con el bloc de notas o el bloc de palabras, ya que todos estos detalles de formato se guardan junto con los caracteres.

Se utilizan otros programas (hojas de cálculo, aplicaciones de bases de datos) para clasificar texto y otros datos. Estos también se utilizan con fines estadísticos y analíticos.

3.1 ¿Cuáles son los beneficios de acordar el propósito, el contenido, el estilo y los plazos para la producción de documentos?

Todos los documentos

• están escritos para una audiencia específica;
• tener un mensaje consistente
• debe tener información en el documento que sea de fácil acceso, clara, precisa y legible;
• Llegue realmente a la audiencia prevista.
• Debe llegar a la audiencia prevista a tiempo

Cuando escribe documentos o prepara documentos, siempre tiene que haber un propósito. También tiene que haber un cierto diseño o estilo para el documento dependiendo del propósito, también habrá fechas límite para el documento. Por lo tanto, todos estos aspectos deben ser tomados en cuenta y consensuados con su gerente o la organización o el equipo, cualquiera que sea la política y el procedimiento. Esto decidirá si el documento será una réplica exacta de lo que se requiere para la organización y lo ayudará a crear uno sin errores y que sea consistente con los requisitos de la audiencia a la que llega. Por lo tanto, al planificar todo esto con anticipación, termina de preparar el documento a tiempo con una mínima pérdida de tiempo y errores.

3.2 Describir formas de organizar el contenido necesario para los documentos.

Antes de comenzar a trabajar en un documento, debe averiguarlo

• Cómo se presentará el documento
• La información que se va a incluir.
• Para quién es el documento
• Cuánto tiempo puede ser el documento
• Objeto del documento
• Que formatos serán necesarios
• Elabora un borrador
• Elija el idioma correcto (formal / informal)

Toda la información necesaria para preparar el documento debe almacenarse de forma segura con nombres de archivo claros, una lista o base de datos de recursos. La forma en que se presenta y organiza el documento terminado dependerá de para qué se utilizará, el formato y el contenido. Por lo tanto, esto debe acordarse con el creador y actualizarse periódicamente para asegurarse de que el producto terminado sea adecuado para su propósito. Los subtítulos son útiles para que un punto de información en particular sea fácil de encontrar.

3.3 Describir las formas de integrar y diseñar texto y no texto.

Se pueden integrar fácilmente texto y no texto con Microsoft Office Word. Microsoft Office Word le permite insertar imágenes, gráficos, imágenes prediseñadas y ajustar el texto y le ayuda a trabajar con sus diferentes características para obtener ese formato coherente. Hay una variedad de funciones diferentes que también se pueden utilizar. También hay varias otras aplicaciones de oficina que ayudan a integrar y diseñar texto y no texto, por ejemplo, Excel y PowerPoint, ayudan a integrar texto y no texto en hojas de cálculo y diapositivas. Cualquiera que sea la aplicación que se utilice, el formateo y otros procesos deben realizarse, teniendo en cuenta cómo necesita que se vea el documento de salida.

3.4 ¿Cómo comprobaría la precisión de los documentos completados, como la ortografía y la gramática, la puntuación, la corrección? ¿Por qué harías esto?

La mayoría de los procesadores de texto tienen correctores ortográficos. Por lo tanto, a medida que escribe cualquier cosa en una computadora, se revisará constantemente la ortografía. Los correctores ortográficos no son totalmente precisos y, además, si escribe una palabra diferente en lugar de la requerida, el corrector ortográfico no la identificará. Necesitarás un diccionario. El corrector ortográfico no tendrá todas las palabras, por lo que siempre tendrá que agregar nuevas palabras cuando las necesite en el diccionario. También se pueden agregar palabras y nombres que usa repetidamente pero que no están en el diccionario para evitar que siempre se revisen la ortografía.

Una vez que se completa la revisión ortográfica, también es bueno hacer una revisión gramatical, aunque los correctores gramaticales no son tan buenos y no detectarán todos los errores gramaticales. Por lo tanto, es mejor leer el documento usted mismo una o dos veces, incluso después de realizar todas estas comprobaciones y, si puede, es bueno que lo lea otra persona con experiencia, porque no siempre vemos todos los errores en nuestro propio documento escrito..

La exactitud y la corrección se comprueban ya que los documentos son una imagen de la organización y deben ser de alto nivel. También ayuda al lector a comprender fácilmente lo que está tratando de explicar o presentar.

Existen soluciones de almacenamiento físico y digital para documentos.

3.5 Explique por qué almacenaría documentos de forma segura. Dé ejemplos de cómo haría esto.

Los documentos importantes, ya sean menores o mayores, deben almacenarse de forma segura siguiendo las políticas y procedimientos de la organización. Puede ser un almacenamiento digital o un almacenamiento físico según las necesidades y teniendo en cuenta su carácter confidencial. El almacenamiento digital puede ser el servidor, la unidad o las unidades flash de la organización, que son todos seguros. El almacenamiento físico puede ser archivadores. De cualquier manera, se almacenan para futuras referencias y, por lo tanto, son importantes. También hay que respetar la Ley de protección de datos.

Los archivos y registros deben almacenarse para cumplir con las regulaciones para garantizar la seguridad de dicha documentación / datos y es vital para que una empresa funcione sin problemas. La información debe almacenarse de forma segura para que no se pueda divulgar a terceros sin los permisos correspondientes. Es importante porque cualquier dato que no sea seguro puede difundirse por Internet. También asegúrese de guardar su trabajo y asegurarlo correctamente.

Además, siempre debe guardar los cambios en el documento, dibujo o hoja de cálculo en el que está trabajando con la mayor frecuencia posible, en caso de un corte de energía o un fallo de la computadora.

La mayoría de las empresas dependen de los datos electrónicos en estos días y, por lo tanto, es mejor tener una buena solución de respaldo. Nuestra organización realiza copias de seguridad de los datos todas las noches en su servidor y posiblemente en medios externos cuando sea necesario para evitar la pérdida de datos en caso de accidentes inevitables.

3.6 ¿Cuál es el propósito de la confidencialidad y la protección de datos al preparar documentos?

La divulgación de información personal puede tener consecuencias graves. Probablemente no exista un aspecto más importante de cualquier negocio que la protección de datos y la confidencialidad. Ayuda a salvar la empresa, sus valores y la confianza de los clientes.

3.7 ¿Cuál es el propósito y los beneficios de cumplir con los plazos?

Es importante cumplir con los plazos porque ahorra tiempo, dinero y recursos y siempre queremos estar por delante de nuestros competidores.

El propósito y los beneficios de cumplir con los plazos son que usted ahorra en aspectos financieros, como reducir costos, y le ahorra un tiempo precioso. Si no se cumplen los plazos, gasta más dinero en el trabajo que está pendiente de finalización y afecta la rotación general, lo que afecta drásticamente su presupuesto.

El incumplimiento del plazo también afecta indirectamente a otros departamentos interrelacionados. Los ejemplos pueden ser el departamento de finanzas, el departamento de nómina y el departamento de cuentas, y seguramente todos los demás departamentos que están conectados. Luego, afecta los ingresos o ganancias generales de la organización, lo que a su vez tendrá un efecto en los salarios de los empleados, el aumento de sueldo y las bonificaciones.