Nivel 3 de NVQ: pedidos de productos y servicios en empresas y administración

Obtener el Diploma de Nivel 3 en Negocios y Administración requiere un conocimiento profundo de cómo ordenar productos y servicios.

Introducción a esta unidad

Esta unidad es una unidad opcional de Nivel 3 del Grupo B con 5 créditos, una unidad bastante larga. Al finalizar esta unidad, el candidato podrá identificar y utilizar diferentes productos y servicios, redactar especificaciones de productos y servicios y asegurarse de que los productos y servicios cumplen con las expectativas y estándares de la organización o empresa.

El candidato debe poder explicar la razón por la que se eligen productos de buena calidad, pero con la mejor relación calidad-precio. También deberían poder explicar cómo negociar la mejor relación calidad-precio. El candidato deberá saber cómo y por qué mantener buenas relaciones con los proveedores y los proveedores de servicios y también conocer y comprender qué es una cadena de suministro y cómo funciona.

Además de este artículo, hay una declaración personal que cubre la mayor parte de la unidad.

1.1 Identificar diferentes fuentes de información sobre productos y servicios para una organización.

Las empresas siempre buscan información de los productos que utilizan en diferentes fuentes y proveedores, para poder tomar una buena decisión sobre lo que necesitan para hacer efectivo su negocio. Analizan los costos de los productos con diferentes empresas; miran el precio de los servicios individuales y encuentran la mejor combinación, es decir, el producto que mejor se adapta a su organización en cuanto a costo y calidad. La información para estos se puede recopilar a través de catálogos, sitios web, periódicos, folletos o llamando y visitando empresas.

1.2 Explique cómo utilizar diferentes fuentes de información sobre productos y servicios.

La información sobre productos y servicios está disponible en línea o en folletos o se puede obtener directamente de la empresa. Hay que utilizar esta información para identificar el servicio o producto que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y los empleados. Las diferentes fuentes también ayudan a comparar diferentes productos y servicios para elegir el más adecuado. Podemos solicitarles que nos envíen muestras y catálogos para ver costes y calidad. También para compras a granel podemos solicitar cotizaciones y elegir la mejor.

1.3 Describir cómo escribir una especificación para un producto o servicio.

La especificación es una descripción de los artículos que desea comprar y lo que el proveedor debe cotizar y proporcionar.

Al escribir una especificación para un producto:

Las pautas deben ser claras y breves.
Tiene que incluir los costos, cantidad y especificar si es para entrega o recogida.
También debe incluir manuales o notas de salud y seguridad.
Asegúrese de comprender lo que se requiere.
Investigue el mercado a fondo hablando con varios proveedores sobre costos y escalas de tiempo de entrega.
Identificar los posibles riesgos asociados con la adquisición de productos.
Tener una comprensión clara de los bienes y servicios de cada proveedor.

1.4 Identificar fuentes de productos y servicios que cumplan con las expectativas de calidad de una organización.

Al seleccionar productos y servicios para una organización, asegúrese de obtener cotizaciones de diferentes proveedores de servicios y empresas, para que pueda comparar los diferentes servicios y elegir el que sea rentable. Lo segundo a tener en cuenta es la calidad. Compare diferentes servicios, y visite las empresas para ver qué servicios brindan y sea testigo de la calidad de los servicios antes de elegir qué comprar. La calidad significa mucho para una organización.

Una vez que haya completado lo anterior, compare para elegir el mejor servicio que sea rentable y de buena calidad, y cómprelos.

1.5 Explicar el propósito de seleccionar productos y servicios que cumplan con las expectativas de calidad de una organización.

Cada organización piensa bien de antemano antes de comprar cualquier producto. Compran solo las cosas que se requieren. Para tener éxito en su negocio, deben comprar productos o servicios con una comprensión clara de cuáles son los requisitos de sus clientes. Solo si la organización selecciona productos y servicios que cumplan con las expectativas de calidad, podrá brindar el mejor servicio a sus clientes.

También es fundamental para los beneficios de los empleados que trabajan para la organización. Para que una organización tenga éxito y sea eficaz, la calidad debe extenderse a todas las personas, departamentos, actividades y funciones.

1.6 Describa cómo negociar la mejor relación calidad-precio.

Negociar la mejor relación calidad-precio es importante para que usted se mantenga al tanto de su presupuesto y también ahorre en gastos. Antes de negociar, recopile la mayor cantidad de información sobre los productos o servicios que desea comprar y luego asegúrese de que el servicio o producto sea cualitativo y útil para la organización. Consultar el mismo producto con distintas empresas; Puede hacerlo investigando en línea, consultando folletos, llamando a las empresas o visitándolas personalmente.

Una vez decidido, busque un precio de venta y manténgase firme en él. Debe estar listo para retirarse si el proveedor no está de acuerdo. Es posible que regresen a usted para negociar o que otra empresa pueda ofrecerle tarifas competitivas.

1.7 Explicar el propósito de desarrollar y mantener buenas relaciones con los proveedores y las formas de hacerlo.

Mantener buenas relaciones con los proveedores es una buena práctica comercial. Beneficia tanto a la organización que es usted como al proveedor. Los proveedores pueden ofrecerle ofertas y ser flexibles al hacer negocios si su relación con ellos es buena. Asegúrese siempre de liquidar todas las cuentas a tiempo, sea considerado con los representantes de ventas, haga los pedidos con mucha anticipación, dé al proveedor el tiempo suficiente para entregárselo a tiempo, en lugar de hacerlo en el último minuto y, finalmente, tenga mucho cuidado. sobre bienes dañados o faltantes. Debe tratarse con cuidado.

1.8 Describa una cadena de suministro y cómo funciona.

Según Wikipedia y otras definiciones en la red,

En una cadena de suministro tienen lugar varias actividades, como la transformación de un producto de un recurso natural o materias primas en un producto final o terminado que se entregará al cliente o al cliente. La cadena de suministro está formada por todas las partes involucradas como el equipo de producción, la empresa, el proveedor, la organización a la que se entrega y los clientes que lo compran. Básicamente son los fabricantes, los proveedores o mayoristas, los minoristas y los consumidores.

En resumen, una cadena de suministro lleva un producto de un proveedor a un consumidor y cada individuo involucrado en la cadena contribuye a la cadena de suministro.

2.1 Describir los procedimientos para el pedido y suministro de productos y servicios para una organización.

El pedido y suministro de productos y servicios para una organización es una tarea muy importante, ya que implica cuidar a los clientes. Los productos pueden incluir cosas básicas como suministros de oficina como material de impresión, papelería, equipos de TI, etc., que pueden costar mucho dinero. Los servicios pueden incluir cualquier servicio tomado de una organización o proveedor diferente. Por ejemplo, nuestra organización acepta servicios del NHS y residencias.

A la hora de realizar pedidos de servicios y productos, el responsable debe pedir una cantidad suficiente, para que no se agoten las existencias y afecten al funcionamiento de la organización. Por ejemplo, si nos quedamos sin sobres, material de impresión, etc., puede afectar a la organización de varias formas.

Se deben seguir los siguientes procedimientos al realizar pedidos de productos:

Cuando ordene suministros de oficina, indique los detalles claros y exactos de los productos, incluido el código del producto cuando sea posible.
Se debe especificar el tamaño, el color y cualquier otro detalle.
Asegúrese de obtener el formulario de pedido autorizado por el gerente de la oficina
El pedido se puede realizar mediante un formulario de pedido o mediante catálogos en el sistema, y en nuestra oficina se realiza en SRM.
Cuando se entrega el pedido de suministro estacionario, debe revisarse minuciosamente artículo por artículo para garantizar que todos los suministros solicitados en el pedido de pedido se hayan entregado correctamente y en la cantidad correcta.
La orden de pedido es firmada por la persona que verifica los suministros para demostrar que el pedido entregado está acordado.
Cualquier artículo que no sea correcto o que esté dañado de alguna manera debe ser devuelto lo antes posible y reemplazado por el proveedor para evitar retrasos innecesarios.

2.2 Describir las necesidades y prioridades para el pedido y suministro de productos y servicios para una organización.

Al solicitar productos y servicios para una organización, verifique si son realmente esenciales para la organización y cómo ayudará al buen funcionamiento de la organización, cuáles son los pros y los contras, quiénes los necesitan y cuáles serán los las otras ventajas de utilizar esos productos y servicios. También priorice los productos de acuerdo con sus necesidades y pida solo los más esenciales, ya que ordenar todo lo solicitado puede causar un problema más adelante en el año financiero en el presupuesto.

2.3 Explique el propósito de tener políticas organizacionales para la aceptación de obsequios y hospitalidad.

Es importante que una organización cuente con una política escrita que regule la relación entre la Compañía, su personal y el entorno externo. Cada organización tiene una política sobre la aceptación de obsequios. En nuestra empresa, no es aceptable aceptar obsequios u hospitalidad sin autorización o divulgación . Esto aclara los estándares para la organización y les dice a los empleados lo que se espera de ellos y protege a la empresa u organización. Aceptar obsequios puede dar lugar a sospechas de conducta inapropiada.

De acuerdo con la Política de obsequios y atenciones sociales,

3.1 Explique el propósito de monitorear y evaluar los procedimientos para el pedido y suministro de productos y servicios y las formas de hacerlo.

El seguimiento y la evaluación de los procedimientos de adquisición es una parte integral de la gestión de una organización. Se requiere un alto nivel de atención y concentración durante el proceso de adquisición. Cualquier pedido debe ser monitoreado y evaluado para evitar pérdidas para la organización.

Seguimiento: En este proceso los productos se revisan de forma continua. Los pedidos se controlan para ver si se completan en el tiempo requerido y si se está cumpliendo el objetivo, que incluye el presupuesto y otras necesidades. Mediante el seguimiento, se pueden tomar las medidas necesarias si se produce algún problema y evitar las malas prácticas.

Evaluación: Estese realiza para analizar el progreso hacia los objetivos y metas ya establecidos. En todas las organizaciones, los productos y servicios deben evaluarse mensualmente, trimestralmente o anualmente, según su capacidad o capacidad. Ayuda a realizar un seguimiento de si se han cumplido los objetivos y planes, allanando así el camino para planes futuros.

Estos se pueden lograr mediante

Desarrolle una lista de verificación para ver si se están siguiendo los procedimientos de adquisición. Prepare la lista de verificación con discusión entre los miembros del equipo y los miembros de la organización, ya que se trata de hacer con todos y no solo con usted.
Si hay alguna inquietud, se puede identificar siguiendo un cuadro o gráfico. Se pueden identificar áreas de riesgo y se pueden buscar soluciones de personas experimentadas.
Debe rastrear y rastrear cada adquisición, a lo largo de todo el proceso de adquisición.
También determine siempre si el método de adquisición utilizado fue apropiado para los bienes o servicios que se adquirieron.
Documente todas las adquisiciones y transacciones.

3.2 Describa las acciones que se pueden tomar para mejorar la eficiencia en el pedido y suministro de productos y servicios.

La eficiencia en los pedidos y el suministro de productos y servicios se puede mejorar haciendo lo siguiente:

Realice su pedido a través del sistema facilitado por la empresa para evitar problemas.
Elija la empresa más rentable y cualitativa
Mantenga siempre una lista de los artículos que debe pedir, si el pedido se realiza periódicamente, por ejemplo, una vez al mes, para no perderse ningún artículo.
Si no recibe un pedido a tiempo, consulte con el proveedor para ver cuál es el motivo.
Asegúrese de elegir los artículos correctos con los códigos y la cantidad correctos, y siempre verifique si el gerente ha aprobado los pedidos por encima de un límite de umbral.
Una vez entregado el pedido, verifique la factura y la entrada de mercancías y envíela al equipo central de pagos, para que el proveedor reciba el pago a tiempo.

3.3 Describir formas de obtener una mejor relación calidad-precio de los productos y servicios proporcionados.

Toda la contratación pública de bienes y servicios debe basarse en la relación calidad-precio. La relación calidad-precio no se trata de lograr el precio inicial más bajo, sino de la calidad y el costo de un servicio de calidad.

Se puede lograr una mejor relación calidad-precio de las adquisiciones de muchas maneras:

Obtener un mayor nivel o calidad de servicio al mismo costo.
Evitando compras innecesarias, ya que esto desperdicia dinero.
Asegurar que las necesidades de los usuarios se satisfagan cualitativamente.
Siempre puede trabajar en conjunto con otros departamentos y realizar pedidos al por mayor, ya que puede haber mejores descuentos con la compra al por mayor.
La relación entre usted y el proveedor debe ser buena para tener un negocio rentable.

¿Por qué es importante seleccionar productos y servicios que representen la mejor relación calidad-precio?

Al elegir productos y servicios, es importante elegir los que representen la mejor relación calidad-precio en cada momento. Esto es importante porque:

Tiene un equilibrio adecuado entre costo y calidad y estos servicios son los más confiables.
La mejor relación calidad-precio deja felices tanto al proveedor como al cliente, ya que el saldo elimina los desacuerdos.
Ayuda a construir una relación cliente-proveedor
Estos productos duran más y ahorran muchos otros pequeños gastos. Por ejemplo, cuando observa el costo de un producto caro, será mucho más barato en comparación con el costo total de por vida de un producto comprado inicialmente más barato y luego tuvo otros pequeños gastos durante su vida útil.
Los tiempos de entrega serán más rápidos, ahorrando así pérdidas en el negocio y sus operaciones.
Las condiciones de pago serán flexibles y los precios no varían con frecuencia.
De esta manera, ahorra dinero sin sacrificar la calidad, pero la mejor relación calidad-precio no siempre significa ahorrar dinero. Por ejemplo, un proveedor que brinda un servicio de calidad con respuestas rápidas por un precio más alto puede tener la mejor relación calidad-precio, ya que ha recibido servicios de calidad por el dinero que ha gastado.