Nivel 3 de NVQ: comunicarse en un entorno empresarial

Esta unidad cubre la comunicación adecuada en un entorno empresarial.

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La comunicación en un entorno empresarial es una unidad obligatoria de tres créditos del Grupo A para el Diploma de Cualificación Profesional Nacional de Nivel 3 en Empresas y Administración, que se ofrece en Inglaterra, Gales e Irlanda del Norte. Este módulo ayuda al candidato a lograr una comprensión profunda del propósito de la comunicación. Los candidatos también aprenden cómo comunicarse tanto verbalmente como por escrito, cómo buscar y utilizar la retroalimentación (y su importancia) y cómo desarrollar habilidades de comunicación para los siguientes niveles.

Este artículo abordará cada uno de los resultados del módulo, explicará lo que significan y discutirá cómo lograrlos. Le ayudará a comprender qué se espera que escriban los candidatos en general. Dependiendo de su trabajo específico, tendrá que modificar lo que está escrito aquí para su propio trabajo y organización al preparar su propio portafolio.

Cómo utilizar este artículo

Este artículo cubre los Resultados 1 y 2 de la Unidad 304 para el Diploma NVQ Nivel 3 en Negocios y Administración, que cubre los elementos de comunicación en un entorno laboral.

Es puramente informativo y está destinado a guiarlo a través del proceso de compilación de su propio portafolio. No copie nada directamente aquí para su archivo, ya que su archivo debe adaptarse a las características específicas de su trabajo y organización. Copiar el idioma de este artículo directamente no solo es deshonesto sino que también debilitará su archivo.

Resultado 1: Comprender el propósito de planificar la comunicación

1.1 Explique los beneficios de conocer el propósito de la comunicación

La comunicación se refiere a la transmisión de ideas o contenido entre individuos, grupos o individuos y grupos. La comunicación consiste en:

• Fuente: la persona o personas que crean el mensaje.
• Mensaje: el contenido de la comunicación.
• Medio: cómo se transmite la comunicación (correo electrónico, teléfono, presencial, etc.).
• Receptor : la audiencia o persona a la que se comunica. Las habilidades de recepción incluyen escuchar y leer de manera efectiva.

En un entorno empresarial, nos comunicamos escuchando los problemas de los demás y resolviendo juntos los problemas del día a día.

1.2 Explique las razones para conocer a la audiencia a la que se está presentando la comunicación

Si comprende a su audiencia, puede comunicarse con ellos y persuadirlos de manera más eficaz.

Para asegurarse de que su mensaje sea bien recibido, debe saber qué espera su audiencia, en qué estado de ánimo está y qué preguntas pueden querer que responda.

1.3 Explicar el propósito de conocer los resultados esperados de las comunicaciones

Comprender el "resultado previsto" de la comunicación significa comprender tanto su propio mensaje como cómo la audiencia puede recibirlo.

La audiencia puede ser:

• Un solo compañero de trabajo
• Varias personas en una reunión
• Una habitación llena de gente

Cuando se comunica, debe saber si está intentando:

• Transmitir información
• Persuadir
• Entretener

La efectividad de su comunicación depende de qué tan bien comprenda cómo su propósito se entremezcla con la posición y las expectativas de su audiencia.

1.4 Describir diferentes métodos de comunicación y cuándo usarlos

La comunicación se puede clasificar en: verbal o no verbal, formal o informal.

Verbal

• La comunicación verbal es el tipo de comunicación más importante, común y eficaz. Hablar y escuchar directamente nos ayuda a comprender las necesidades emocionales de los demás.
• La comunicación verbal eficaz tiene tanto que ver con qué tan bien escuchas a los demás como con cómo les hablas.

No verbal

• La comunicación no verbal significa escritura, pero también se refiere al lenguaje de señas, expresiones faciales y gestos. La comunicación no verbal es menos efectiva que la comunicación verbal; siempre es mejor ser directo, pero aún así es importante que capte las señales no verbales.
• La comunicación no verbal puede mejorar la comunicación verbal. El lenguaje corporal y las expresiones faciales suelen ser honestos y pueden ayudar a transmitir sinceridad.
• Algunas personas, incluidas, entre otras, las que tienen problemas de audición, utilizan principalmente la comunicación no verbal en forma de lenguaje de señas, gestos y expresiones faciales.

• Las comunicaciones informales son interacciones cara a cara que ocurren incidentalmente a lo largo del día. Pueden estar relacionados con el trabajo o no, verbales o no verbales.
• Algunos ejemplos son: una charla sobre algo no relacionado con el trabajo en el comedor, un correo electrónico rápido preguntando sobre el estado de un proyecto o una nota adhesiva solicitando una reunión improvisada, por nombrar algunos.

Comunicación formal

• Algunos tipos de comunicación se ajustan a las expectativas oficiales o al protocolo, se registran de alguna manera o se planifican y ensayan con anticipación.
• Un ejemplo de comunicación verbal formal sería una presentación con guión. La comunicación formal no verbal incluye elementos escritos como informes anuales, condiciones de empleo y contratos.

Resultado 2: Comprender cómo comunicarse por escrito

2.1 Identificar las fuentes de información relevantes que pueden usarse al preparar una comunicación escrita

Las fuentes de información pueden clasificarse en primarias o secundarias.

Fuente principal

• Una fuente primaria se produce durante un evento. Este tipo de información es recopilada por una persona directamente en contacto con el incidente o evento.
• Estas fuentes pueden ser diarios, cartas, periódicos, registros judiciales, entrevistas, encuestas, etc.
• Las fuentes primarias generalmente no están adulteradas y son las más cercanas a los eventos en sí.

Fuente secundaria

• Este tipo de información se filtra a través de alguien eliminado del evento principal.
• Estas fuentes pueden ser literatura interpretada o analizada de la fuente primaria e incluyen libros, documentos interpretativos o el relato de un evento externo.
• Normalmente, las fuentes secundarias interpretan un evento y pueden producirse después.

2.2 Describir los principios de comunicación para el uso de formas electrónicas de comunicación escrita en un entorno empresarial

La comunicación electrónica se refiere a correo electrónico, faxes o cualquier comunicación escrita transmitida y almacenada electrónicamente.

• La comunicación electrónica eficaz implica cierto grado de dominio técnico. Debe tener la habilidad suficiente para transmitir información a través de tecnologías de telecomunicaciones y saber cómo utilizar el software necesario.
• Al elegir las comunicaciones electrónicas para el intercambio de información, debe pensar detenidamente y decidir cuál es el método de comunicación mejor y más eficaz.
• En un entorno de oficina, debe poder interpretar información de fuentes electrónicas y tener buenas habilidades para parafrasear.

2.3 Explicar los diferentes estilos y tonos de lenguaje y situaciones en las que pueden usarse para comunicaciones escritas

La escritura coloquial, informal y formal son estilos diferentes con sus propias expectativas y resultados. El estilo de escritura que use depende de sus intenciones, su medio y su audiencia.

• El lenguaje casual es informal y conversacional. Así es como escribes en mensajes de texto amigables o chats. Probablemente, solo use un lenguaje informal con criterio en el trabajo, especialmente con sus superiores. El lenguaje informal es la forma en que habla con sus compañeros.
• El lenguaje coloquial es similar y se refiere al lenguaje que usamos para comunicarnos con familiares y amigos cercanos. El lenguaje coloquial incluye jerga y dialecto.
• El lenguaje formal se usa en las comunicaciones comerciales y se usa cuando desea parecer profesional y autorizado. También depende de las palabras y el tono que utilice. En la escritura formal, su idioma debe tener la sintaxis, el vocabulario y la gramática adecuados.

2.4 Explicar las razones para seleccionar y usar un lenguaje que se adapte al propósito de la comunicación escrita

La comunicación es un proceso de intercambio de información, ideas, pensamientos, sentimientos y emociones a través del habla, señales, escritura o comportamiento. El lenguaje que usamos debe ser fácilmente comprensible, preciso y con tacto.

Cada tipo de mensaje (quejas, actas y quejas, por nombrar algunos) exige diferentes niveles de tacto.

• Particularmente al escribir algo crítico, siempre trate de dirigirse a la organización o al grupo en general en lugar de hacerlo personal.
• Comience con puntos positivos antes que negativos, para que el receptor no se ponga a la defensiva de inmediato.
• Explique los hechos de manera directa, en lugar de usar un lenguaje vago o indirecto.
• Mientras escribe, evite usar letras en negrita o en mayúsculas. Esto parece hostil en la comunicación escrita.

2.5 Describir las formas de organizar, estructurar y presentar la información escrita para que satisfaga las necesidades de diferentes públicos

Al organizar, estructurar y presentar información escrita, tenga en cuenta lo siguiente:

• Al hacer una presentación, prepare todos los documentos necesarios con anticipación. Estos pueden incluir presentaciones de PowerPoint (o software de presentación de diapositivas similar), folletos o un guión para usted.
• Mantenga los documentos en el orden correcto, para que la comunicación fluya sin confusión ni error. Verifique el pedido con anticipación.
• Durante la presentación, tenga claros sus objetivos. Proporcione una introducción sobre lo que va a presentar, los motivos de la presentación, por qué están los asistentes y por qué el tema es importante.
• Presente su trabajo paso a paso, utilizando claramente las referencias adecuadas cuando sea necesario.
• Al final, concluya explicando cómo se cumplieron todos sus objetivos.
• Tómese el tiempo para responder preguntas.

2.6 Describir formas de verificar la precisión del contenido en la información escrita

Cualquier comunicación escrita debe ser precisa, formateada profesionalmente y libre de errores ortográficos o gramaticales. Verifique lo siguiente antes de que el documento esté finalizado para ser enviado a sus destinatarios.

Puntos de verificación para precisión

• Las inexactitudes pueden dañar su reputación y la de su organización. Dependiendo del problema, los efectos pueden variar de vergonzosos a desastrosos.
• Los detalles que se deben verificar incluyen: fechas, nombres, estadísticas, eventos y citas.
• Si no está seguro de algo, asegúrese de consultar con alguien con conocimientos o experiencia.

Revise la ortografía y la gramática

• La mayoría de los procesadores de texto y los sistemas de correo electrónico tienen correctores ortográficos integrados. Sin embargo, use su criterio, ya que no siempre son precisos, especialmente cuando se trata de nombres de personas o jerga específica de la industria.
• Siempre lea un documento dos veces antes de finalizar.
• Haga que otra persona lea y edite el documento por usted. Un par de ojos nuevos se darán cuenta de los errores que ha pasado por alto.

Usar una plantilla

• Muchas organizaciones tienen estilos internos para diferentes documentos. Todos estarán disponibles como plantillas en las que puede ingresar información fácilmente.
• Si la comunicación no tiene una plantilla prescrita, debe investigar el estilo correcto según las necesidades de su organización o departamento. Pregunte a sus colegas o busque documentos similares para tener una idea del estilo adecuado.

2.7 Explicar el propósito del uso exacto de la gramática, la puntuación y la ortografía

• La gramática, la puntuación y la ortografía adecuadas garantizan que su lector pueda leer con facilidad su comunicación, lo que hace que la comunicación sea más eficiente.
• Cuando un documento tiene errores de hecho, los lectores tienden a desconfiar de todo. La falta de confiabilidad percibida podría tener un impacto negativo en su reputación y, por lo tanto, en su posición dentro de su organización.

2.8 Explicar qué significa el inglés sencillo y por qué se usa

El inglés sencillo es un lenguaje que enfatiza la claridad y evita el lenguaje técnico o la jerga. Es especialmente importante cuando se habla con personas ajenas a su profesión, que necesitan un lenguaje técnico traducido a algo más fácil de entender.

Inglés simple:

• Puede usarse para comunicarse con cualquier persona, independientemente de sus habilidades o conocimientos de lectura.
• Claro y directo, sin nada oculto, libre de palabras o ideas innecesarias.
• Libre de jerga técnica o jerga.

2.9 Explicar el propósito de corregir y verificar el trabajo escrito

Debe revisar todo el trabajo escrito. Hay algunas razones para esto:

• La escritura gramaticalmente correcta refleja bien su profesionalismo y meticulosidad, así como la de su organización. Otros lo juzgarán según lo pulido que se vea su trabajo escrito.
• La prosa bien escrita consume menos tiempo para el lector que el texto plagado de errores, lo que hace que la comunicación escrita sea más eficiente.

Todo el trabajo escrito, desde el correo electrónico hasta las actas de las reuniones y los informes formales, debe corregirse para detectar errores.

2.10 Explique el propósito de reconocer el trabajo que es importante y el trabajo que es urgente

En nuestro trabajo diario, tenemos una combinación de tareas, algunas importantes, otras urgentes y otras de baja prioridad. Todas las tareas tienen plazos que deben cumplirse. Sin embargo, la importancia y la urgencia son dos cosas diferentes. Algunas tareas pueden ser ambas, pero reconociendo qué tareas son