Nvq: maneja y distribuye correo y paquetes en negocios y administración

En cada oficina, un gran volumen de comunicaciones como cartas, circulares y telegramas se envían a personas externas o se reciben de ellos. Dentro de la organización, los materiales escritos se intercambian entre diferentes departamentos. Un manejo planificado y eficiente del correo es fundamental para el éxito de cualquier organización empresarial. Se describe como la columna vertebral y una parte integral de una oficina.

El manejo eficiente del correo requiere el establecimiento de procedimientos definidos que involucran el manejo paso a paso del correo. El correo entrante debe recibirse y distribuirse con rapidez y precisión. El método exacto de manejo del correo entrante varía de una oficina a otra.

Tenemos dos sistemas de correo diferentes en nuestra organización, correo interno y correo externo.

• Los servicios de correo interno disponibles son para la distribución de correos dentro de las oficinas y departamentos de ____________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . Se recogen y se entregan a diario.
• Los correos externos se envían a través de ______________ (eliminados por motivos de confidencialidad) . Se utilizan los servicios de correo externo, cuando los correos no pueden o no cubren los criterios de los servicios de correo interno. Por ejemplo, cuando los correos deben entregarse a clientes u otras empresas, o correspondencias ____________ (eliminadas por motivos de confidencialidad) . También se entregan y recogen a diario.

Los correos consisten en tres tipos principales: internos, externos e interdepartamentales. El servicio de correo ayuda a la empresa a establecerse y ponerse en contacto con los clientes y el público en general. Se constituye un departamento de correo independiente para manejar todo tipo de correo en la oficina. Las ventajas de los servicios de correo centralizado son la especialización, mejor supervisión, economía, mejor desempeño, uso óptimo del equipo de la sala de correo y personal capacitado.

La rutina del correo entrante incluye pasos como recibir correo, clasificar el correo, abrir el correo, marcar el correo, registrar el correo (registro de entrada) y distribuir el correo.

La rutina del correo de salida también implica varios pasos como la recogida del correo saliente, la entrada del correo saliente (registro de despacho, libro de mensajería), doblar las cartas, preparar los sobres, clasificar, pesar y sellar y, por último, despachar.

Recojo el correo todos los días por la mañana y por la tarde, tanto el correo interno como el externo. Distribuyo correo dirigido a una persona específica a esa persona en particular, y yo abro cualquier otro correo general del departamento. Miro a través de ellos para ver a qué se refieren y los distribuyo en consecuencia. Cuando mi gerente local está de vacaciones anuales o ausencia por enfermedad, también vigilo su correo y me ocupo de los urgentes poniéndome en contacto con el Jefe de Servicios. También me aseguro de distribuirlos a tiempo, de modo que la tarea especificada en el correo se complete dentro del plazo mencionado y se cumpla el plazo.

Utilizamos servicios de correo externo cuando la entrega se realiza fuera del condado y para otras empresas o clientes. Serán áreas que no se incluyen en las áreas de oficina ______________ ( eliminadas por motivos de confidencialidad ). Usamos correo interno donde las entregas deben realizarse a oficinas o departamentos que están bajo el ___________________ ( eliminado por motivos de confidencialidad ). Los correos internos ahorran tiempo y dinero. Por lo tanto, todos los correos que se pueden enviar por correo interno se envían por ese medio y solo el resto se envía a través del sistema de correo externo.

Llevo los mensajes salientes a recepción por la tarde. Ordeno las publicaciones por tamaños. Dejo los correos internos salientes en las casillas correspondientes que están ordenadas por área. También ordeno el correo interno saliente según la urgencia e importancia como primera o segunda clase. También hay que resolver cualquier puesto en el extranjero.

Antes de enviar los correos, se calculan los gastos de envío correspondientes, dependiendo de si los mensajes son de primera clase, de segunda clase o entregas registradas. Para evitar retrasos, envío el correo en el momento adecuado con el franqueo correcto. Los paquetes o el correo sospechosos se tratan con sumo cuidado y, si se encuentran sospechosos, se informará al gerente de la oficina y se registrará en el libro de incidentes en la recepción.

Al manejar el correo, tengo que cumplir y seguir ciertos procedimientos.

1. Primero reviso el correo de cada departamento, los clasifico por tamaño y clase, y luego averiguo el mejor método para enviarlos, ya sea normal o grabado.
2. Luego miro los pesos y tamaños y busco los costos. El peso se puede consultar en la máquina que se utiliza para pesar postes.
3. Si por alguna razón son necesarias entregas especiales a través de mensajería, hablaré con mi gerente para obtener autorización y luego con el gerente de la oficina, y luego haremos los arreglos para que el dinero salga de nuestro código de costo. De lo contrario, los servicios utilizados en nuestra empresa son ___________ (eliminados por motivos de confidencialidad) .
4. Donde veo artículos que dicen primera clase grabados, registro todos los detalles del correo, incluida la dirección del remitente y el destinatario, y hago el etiquetado necesario para las entregas urgentes y registradas.
5. Cualquier paquete de correo que sea más pesado que el peso normal y más grande que el tamaño normal, utilizo la máquina que se utiliza para pesar los postes y paquetes, y calculo los gastos de envío correctos. Para el resto del correo, tenemos una tabla que tiene los costos según el tamaño para la entrega de primera y segunda clase.
6. Los correos se franquean en consecuencia para cada departamento. Por lo tanto, los costos de cada departamento van a sus centros de costos relevantes. Para otras entregas registradas, los costes se registran en un libro en recepción.
7. Todos los mensajes están sellados y ordenados y se mantienen listos para su envío a las 3:45 pm todos los días. Tenemos un miembro del equipo de ________ (retirado por motivos de confidencialidad) , que viene a recoger el correo del edificio en la recepción todos los días.

Pueden ocurrir muchos problemas al manejar correo y paquetes.

1. Todos los envíos y paquetes entrantes están sellados con sellos de la empresa en la recepción. Cualquier correo de direcciones o personas sospechosas o cualquier paquete que no se sienta normal o que parezca sospechoso se deja a un lado, sin ser tratado.
2. Los correos y paquetes sospechosos se informan al gerente de la oficina. El gerente de la oficina y los administradores de la recepción registran los incidentes en el libro de incidentes y toman las medidas necesarias. También se asegurarán de que ____________ (eliminado por motivos de confidencialidad) esté informado de los problemas.

preguntas y respuestas

Pregunta: ¿que es el correo basura?

Respuesta: El correo basura es publicidad no deseada o no solicitada o material promocional / publicitario recibido por correo postal o por correo electrónico. Estos suelen ser enviados por empresas de marketing para presentar nuevos productos o para notificar oportunidades de inversión, etc. Cuando se reciben por correo electrónico no solicitado, también se denomina spam.