Nvq: explica los procedimientos para almacenar y recuperar información

Conozca el propósito y los procedimientos relacionados con el almacenamiento y la recuperación de información en la administración de empresas.

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Este artículo está dirigido a candidatos que estén trabajando para obtener su Diploma NVQ Nivel 2 o 3 en Administración y Negocios. Esta es una unidad de Nivel 2 con un total de 3 créditos. Esta unidad se ocupa del almacenamiento y recuperación de información para una empresa u organización siguiendo los requisitos de seguridad y confidencialidad. Cubro la primera parte del resultado del aprendizaje, que ayudará a comprender los procesos y procedimientos para almacenar y recuperar información.

Discutiremos brevemente:

El propósito de almacenar y recuperar la información requerida.
Diferentes tipos de sistemas de información y sus características.
El propósito de los requisitos legales y organizativos de seguridad y confidencialidad de la información.
El propósito de confirmar la información que se va a almacenar y recuperar.
Formas de verificar la precisión de la información y por qué.
Cómo proporcionar información en un formato y un calendario acordados.
Los tipos de información que se pueden eliminar.
Problemas que pueden surgir con los sistemas de información y cómo abordarlos.

Este artículo es un recurso para quienes estén trabajando para obtener sus diplomas NVQ Nivel 2 o 3 en negocios y administración.

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¿Qué es la información?

La información se puede definir como hechos que fueron proporcionados por alguien o que se conocieron sobre alguien o algo o hechos que se recopilaron a través de investigaciones u otros medios. También se puede definir como un mensaje que se transmite a través de algún medio. La información se puede registrar y transmitir y es muy importante porque ayuda con los resultados y las decisiones. Debe ser preciso y estar preparado de manera oportuna. Tiene que ser específico y ceñirse a la necesidad o el propósito (ser relevante), tener un significado y tener sentido, lo que ayudará a ganar comprensión.

La información puede ser física o electrónica y debe gestionarse de manera eficiente. La gestión de la información es responsabilidad de la organización donde se recopila, gestiona, almacena, comparte, conserva, recupera y entrega.

1.1 Explique el propósito de almacenar y recuperar la información requerida

El almacenamiento de información es el proceso en el que la información se deposita o almacena en un almacén (gabinetes, HDD, tarjeta de memoria, etc.) y recuperar información es el proceso de obtener los recursos de información almacenados relevantes para las necesidades.

El objetivo principal de almacenar cualquier información es para poder recuperarla fácilmente en el futuro cuando sea necesario. También es parte de la práctica comercial de una empresa. El almacenamiento de documentos debe realizarse con el procedimiento adecuado para que sea más fácil encontrarlos. Dependiendo del tipo de información, la información se puede almacenar en gabinetes a prueba de fuego para copias impresas o discos duros u otros dispositivos de almacenamiento electrónico para copias impresas.

Dependiendo de la naturaleza de la empresa, organización o negocio, será necesario almacenar diferentes tipos de información. Pueden ser secretos relacionados con la empresa, archivos altamente confidenciales relacionados con la empresa o empleados o clientes / clientes. Por lo tanto, los archivos deben almacenarse siguiendo todos los procedimientos de confidencialidad y protegerse de acuerdo con la ley de protección de datos, ya que son información necesaria para brindar un servicio de calidad y también para el buen funcionamiento de la empresa.

El propósito de la recuperación de información es brindar un servicio de calidad para la persona adecuada en el momento adecuado, con toda la información requerida en la mano. Solo si los datos se almacenan de manera procedimental, se pueden recuperar fácilmente. La información se puede recuperar con fines de marketing, para comunicaciones, con fines de seguimiento, para encuestas y otras investigaciones que una organización o empresa pueda realizar. La información también se recuperará en situaciones en las que deba compartirse información con empresas asociadas y con la policía o la Hacienda Pública.

El almacenamiento y la recuperación de datos juega un papel importante en la mejora del rendimiento de una empresa y esto puede suceder fuera de línea o en línea y en varios formatos.

1.2 Describir diferentes sistemas de información y sus principales características

Los sistemas de información son la recopilación de redes de hardware y software, datos y procedimientos que las personas y las organizaciones utilizan para el procedimiento de almacenamiento y recuperación de información. Se ocupa de la recopilación de datos, la creación de datos, el procesamiento de datos, la distribución de datos y la recuperación de datos. Ayuda a mejorar la eficiencia y la eficacia de una organización.

El sistema de información anterior tenía solo tres tipos.

Sistema de procesamiento de transacciones: este sistema es responsable de procesar las transacciones comerciales diarias. Los tipos de transacciones varían de una organización a otra. Ayuda a mantener, agregar, cambiar y eliminar datos. Algunos ejemplos son la realización de pedidos, la facturación, los depósitos de cheques, los sistemas de nómina, los sistemas de reserva, el control de existencias, etc. Este sistema lo utiliza el personal de primera línea.
Sistema de información de gestión: este sistema ayuda a realizar las tareas necesarias para la resolución de problemas y la toma de decisiones. Estos son sistemas de nivel gerencial y ayudan al buen funcionamiento de la organización. Ayuda a generar los informes necesarios para ejecutar y monitorear los niveles de desempeño y los niveles de eficiencia, datos para contabilidad y otras transacciones. Algunos ejemplos son los sistemas de gestión de ventas, presupuestos, personal, control de inventario, etc. Esta información debe ser muy precisa y relevante.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: este sistema ayuda a tomar decisiones a largo plazo y se utiliza para ayudar a los gerentes. Este sistema utiliza recursos internos y externos y se utiliza para analizar la información existente y proyectar los efectos. Ayudan con informes resumidos, pronósticos, gráficos, etc. Algunos ejemplos son sistemas logísticos, modelos de hojas de cálculo, etc.

Recientemente se han agregado algunos otros sistemas de información y están

Sistema de información ejecutivo: este sistema ayuda con el flujo de información, informes y análisis de datos para la organización. Es utilizado por ejecutivos y altos directivos para predecir el futuro de la empresa y este sistema presenta datos de recursos tanto externos como internos. Ayuda con informes resumidos y pronósticos.
Almacén de datos: este sistema ayuda con el almacenamiento de información de forma electrónica y también ayuda con el análisis, la recuperación, el intercambio y la gestión de datos.
Automatización de oficina: este sistema es un sistema de información basado en computadora y ayuda a crear, modificar y juntar información en formato digital. Estos fueron desarrollados para aumentar la eficiencia de los trabajadores de oficina, asistentes administrativos, gerentes, profesionales, secretarias y cualquier persona que use una computadora para almacenar y recuperar información y datos.

1.3 Explicar el propósito de los requisitos legales y organizacionales para la seguridad y confidencialidad de la información

Cualquier información almacenada en una organización debe seguir los procedimientos de seguridad y confidencialidad. La seguridad y la confidencialidad de la información es el proceso en el que los datos se mantienen alejados del acceso, divulgación, destrucción, uso o modificación no autorizados. Se aplica tanto a datos físicos como electrónicos. Todas las organizaciones almacenan una gran cantidad de información confidencial sobre sus empleados, clientes, estado de la empresa, productos, encuestas, finanzas, etc. Por lo tanto, al manejar esta información, se debe tener cuidado de seguir los procedimientos de seguridad y confidencialidad, porque si se ingresa información manos equivocadas podría tener graves consecuencias negativas. También afectará la ética y el funcionamiento de la organización y dará lugar a la adopción de acciones legales.

Además, al transmitir información a otras organizaciones o personas, deben seguirse los procedimientos de confidencialidad y protección de datos. La información confidencial como la fecha de nacimiento, los detalles de la tarjeta de crédito y débito, la religión, el origen étnico, el estado financiero, etc., solo se puede transmitir a personas que tengan autoridad o para las que el propietario haya dado su consentimiento y también debe seguir las leyes de confidencialidad y regulaciones.

Es importante asegurarse de que los datos guardados sean precisos y estén actualizados.

Dominio público, a través de Pixabay

1.4 Explicar el propósito de confirmar la información que se va a almacenar y recuperar

Las organizaciones, negocios y empresas almacenan una gran cantidad de información, pero almacenar la información incorrecta no sirve de nada. Entonces, antes de almacenar información, uno debe tener cuidado en la etapa en la que se recopilan o recopilan los datos. Se debe tener cuidado para asegurarse de que los datos sean correctos y estén actualizados. También se aplica a la recuperación de datos. Como se mencionó anteriormente, la recuperación de datos tiene un propósito y no sirve de nada recuperar datos desactualizados. Por lo tanto, los sistemas deben mantenerse actualizados todo el tiempo mediante la verificación periódica de registros desactualizados en un período de tiempo determinado.

Por lo tanto, el propósito de confirmar la información que se va a almacenar o recuperar es evitar información inexacta, evitar información incorrecta, evitar errores y también evitar costos y problemas innecesarios que puedan surgir como resultado de información incorrecta. La información incorrecta puede conducir a resultados graves. Por ejemplo, una dirección desactualizada de un cliente, puede llevar a que cualquier comunicación enviada al cliente termine en manos de una persona equivocada o peligrosa, lo que puede tener efectos desastrosos en la empresa y el cliente.

1.5 Describir formas de verificar la precisión de la información

La información siempre debe verificarse para verificar su precisión, porque la información inexacta puede conducir a resultados graves. La información puede ser relativa a cualquier cosa con respecto a una organización. Cuando se trata de clientes, puede ser su dirección, número de teléfono o pagos pendientes, cuando se trata de empleados, pueden ser sus tasaciones, salarios, nuevamente su dirección y números de teléfono, y para el negocio, pueden ser las finanzas del negocio., ganancias, detalles de empleados y clientes, y otra información diversa.

Se pueden configurar alertas sobre la información de los clientes y empleados para asegurarse de que se los contacte para mantener el sistema actualizado. El uso de un buen software para fines de bases de datos ayudará a mantener la información con precisión. Las auditorías externas e internas son otra forma de mantener actualizada la información.

1.6 Explique el propósito de verificar la precisión de la información

Todas las empresas y organizaciones deben verificar que la información que han almacenado sea precisa. Por ejemplo, el dinero que entra y sale debe registrarse correctamente, de lo contrario, parecerá que la empresa no ha obtenido muchas ganancias y puede afectar los precios de las acciones de la empresa, afectar a los empleados ya que la empresa podría no ser capaz de hacerlo. pagar a los empleados y tendrá que reducir el personal, los prestamistas no aceptarán prestar dinero, etc.

La información incorrecta puede tener efectos negativos graves y puede afectar el estado financiero y los valores de una empresa. La precisión de la información ayudará a los ejecutivos a planificar el futuro y establecer metas. También podrán planificar las deficiencias con anticipación.

1.7 Explicar el propósito de proporcionar información en formato y plazos acordados

Cuando se solicite, la información debe estar en el formato acordado y presentarse o proporcionarse en los plazos acordados. Cada organización tendrá un formato comercial estándar para todos los documentos que maneja. Además, al tratar con otras empresas, se acordarán formatos sobre los que será necesario presentar la información. Si la información no se proporciona en el formato acordado, será necesario reformatear, lo que utilizará tiempo extra y también traerá mala reputación a la organización.

Muy similar a esto, la información si no se proporciona en el formato correcto, puede tomar tiempo para volver a formatear, lo que evita que la empresa se mantenga al día con los plazos. Si la información no se proporciona en los plazos acordados y llega después de la fecha límite, no habrá ningún uso de la información después de eso porque el tiempo ya ha pasado, o no habrá tiempo para interpretar la información si fuera necesario. No ayudará al buen funcionamiento de la organización. Por tanto, como parte de las políticas y procedimientos de la organización, la información debe proporcionarse a tiempo en el formato acordado.

1.8 Describa los tipos de información que pueden eliminarse

Una empresa puede seguir recopilando / recopilando información a medida que funciona el negocio. Por ejemplo, si una empresa tiene registros de clientes o clientes, nuevos clientes estarán entrando todo el tiempo y la base de datos tendrá cada vez más información a medida que la empresa crezca y al final tendrá datos antiguos, no utilizados, datos irrelevantes, fuera datos con fecha, etc., que solo ocuparán espacio de almacenamiento no deseado. Cada empresa tendrá una política que indique cuánto tiempo deben conservarse los datos en su base de datos o cuánto tiempo deben almacenarse los archivos físicos en los gabinetes de la oficina. Después de este tiempo, la información no deseada se puede eliminar y los archivos físicos no deseados se pueden destruir siguiendo los procedimientos de seguridad y confidencialidad. La eliminación (archivos electrónicos) y la trituración (archivos físicos) son los procesos utilizados para eliminar información.Debería haber una revisión periódica de la información registrada y deberían existir sistemas automatizados para marcar los registros para su revisión y luego eliminarlos cuando sea apropiado.

Cuando los datos se comparten entre empresas u organizaciones asociadas, se deben hacer acuerdos sobre cuánto tiempo se conservarán los datos en su base de datos y luego se eliminarán después de ese período de tiempo. Toda la información desactualizada e inexacta debe eliminarse de forma segura para evitar errores y efectos perjudiciales.

Describa los problemas que pueden surgir con los sistemas de información y cómo tratarlos, cuando sea necesario

Los sistemas de información son los activos importantes de una organización. Hay muchas cuestiones que pueden crear problemas con los sistemas de información. La información electrónica puede ser atacada por virus o piratas informáticos. La información del archivo físico puede dañarse debido a un incendio o una inundación. La confidencialidad puede ser violada por personas que no tienen autoridad para acceder a la información. La falta de comunicación también puede dar lugar a un mal uso o almacenamiento incorrecto de la información.

Un virus de computadora puede infectar programas y toda la información en la computadora o la red. Para evitar ataques de virus y de piratas informáticos, es necesario utilizar software de seguridad (antivirus) y cortafuegos adecuados, y los sistemas deben ser monitoreados en todo momento. El intercambio de información debe evitarse tanto como sea posible a través de Internet y, si es necesario, se deben seguir procedimientos de comunicación y correos electrónicos seguros. Los correos electrónicos de fuentes desconocidas, sospechosas o no confiables deben eliminarse. Los archivos adjuntos de correo electrónico que sean sospechosos nunca deben abrirse. Se debe tener cuidado al descargar archivos de Internet, descargar solo de fuentes confiables. Mantenga actualizado el software antivirus para que reconozca y trate los nuevos virus.

La información también debe estar protegida con contraseña para que las personas incorrectas o sin autoridad no tengan acceso a esta información. En los casos en que sea necesario copiar datos en dispositivos portátiles externos, es mejor encriptarlos. Se debe tener cuidado de no compartir información con personas que no tienen autoridad para acceder a la información. Siempre es mejor tener una copia de seguridad de todos los datos, por lo que en caso de cualquier problema con los sistemas, la empresa tendrá una copia de seguridad para trabajar y no perderá toda la información valiosa. En el caso de la información física, lo mejor es almacenarlos en armarios ignífugos y en lugares seguros y menos propensos a desastres naturales.

La información debe protegerse contra la corrupción y el acceso a ella debe controlarse. Se debe tener cuidado para proteger la información contra la recuperación no autorizada mediante procedimientos de recuperación autorizados.

Buena suerte con sus estudios

Este artículo fue escrito con una idea general con respecto al almacenamiento y recuperación de información. Cuando escriba su tarea, asegúrese de preparar las respuestas relevantes para la empresa u organización para la que trabaja. Este artículo ha sido enviado aquí para darle una descripción general de lo que se espera de usted en su papeleo.

¡Buena suerte y espero que esto sea útil!

preguntas y respuestas

Pregunta: ¿Cómo se registra la información con precisión y se almacena de forma segura de acuerdo con los requisitos del sistema?

Respuesta: Consulte esta sección de mi artículo: 1.5 Describa las formas de verificar la precisión de la información.

Pregunta: ¿Cómo explicaría cómo la información se registra con precisión y se almacena de forma segura, de acuerdo con los requisitos del sistema?

Respuesta: Su pregunta ha sido respondida en los puntos 1.3 y 1.6. Por favor ver más abajo:

"1.3 Explique el propósito de los requisitos legales y organizativos para la seguridad y confidencialidad de la información

Cualquier información almacenada en una organización debe seguir los procedimientos de seguridad y confidencialidad. La seguridad y la confidencialidad de la información es el proceso en el que los datos se mantienen alejados del acceso, divulgación, destrucción, uso o modificación no autorizados. Se aplica tanto a datos físicos como electrónicos. Todas las organizaciones almacenan una gran cantidad de información confidencial sobre sus empleados, clientes, estado de la empresa, productos, encuestas, finanzas, etc. Al manejar esta información, se debe tener cuidado de seguir los procedimientos de seguridad y confidencialidad, porque si la información ingresa al manos equivocadas, podría tener consecuencias negativas graves. También afectará la ética y el funcionamiento de una organización y dará lugar a acciones legales.

Al pasar información a otras organizaciones o personas, se deben seguir los procedimientos de confidencialidad y protección de datos. La información confidencial como la fecha de nacimiento, los detalles de la tarjeta de crédito y débito, la religión, el origen étnico, el estado financiero, etc., solo se puede transmitir a personas que tengan autoridad o para las que el propietario haya dado su consentimiento, y también debe seguir las leyes y reglamentos de confidencialidad ".

"1.6 Explique el propósito de verificar la precisión de la información

Todas las empresas y organizaciones deben verificar que la información que han almacenado sea precisa. Por ejemplo, el dinero que entra y sale debe registrarse correctamente; de lo contrario, parecerá que la empresa no ha obtenido muchos beneficios. Esto puede afectar los precios de las acciones de la empresa y los empleados, ya que es posible que la empresa no pueda pagar a los empleados y tenga que reducir el personal y los prestamistas no aceptarán prestar dinero, etc.

Pregunta: ¿Por qué una empresa debe vincular su programa de desarrollo de sistemas con la escala de tiempo de la información requerida?

Respuesta: Sin un cronograma de desarrollo vinculado a la escala de tiempo, la empresa no podrá hacer un plan ni tener una idea de cómo van a completar el proyecto. No importa cuál sea el tamaño o alcance del proyecto, el cronograma es siempre una parte clave de la gestión del proyecto. Esto le dice a la empresa y al equipo cuándo debe realizarse cada actividad, qué ya se ha completado y la secuencia en la que deben terminarse las cosas. De esta forma, la visión que la empresa tiene del proyecto se transforma en un plan basado en el tiempo.