Cómo redactar un comunicado de prensa para una pequeña empresa

Como propietario de una pequeña empresa, es importante saber cómo redactar un comunicado de prensa.

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Cómo conseguir que los medios cubran su historia

Si su estatus de celebridad o influencia con el público es muy alta (piense en altos funcionarios del gobierno y estrellas de cine), los medios de comunicación pueden buscarlo para entrevistarlo e incluir su historia en sus transmisiones o publicaciones. Pero seamos honestos, la mayoría de los especialistas en marketing, especialmente las pequeñas empresas, no garantizan (¡ni quieren!) Ese tipo de atención. Entonces, no, es poco probable que los editores de medios o los reporteros del personal lo busquen y escriban una historia sobre su negocio o sus acontecimientos.

Sin embargo, las empresas de todos los tamaños tienen una herramienta de marketing rentable para ayudarles a obtener cobertura mediática: el comunicado de prensa.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es un documento que se envía a los miembros de la prensa (más comúnmente conocidos como medios en estos días para incluir periódicos, televisión, radio, sitios de noticias de Internet, etc.) para alertarlos sobre noticias u otra información que pueda ser de interés. a sus lectores, espectadores u oyentes. Luego, los editores de los medios de comunicación deciden si incluir la noticia en su publicación o transmisión… o ignorarlo. Si se aceptan para su inclusión, los editores pueden publicar el comunicado de prensa enviado por el remitente, pueden editar para cumplir con sus pautas editoriales, o incluso pueden asignarlo a su personal de escritores y reporteros para cubrir o ampliar la historia.

Cuando un comunicado de prensa, o el contenido del comunicado, es aceptado e incluido en una publicación o transmisión, es una victoria para la persona o empresa que envió el comunicado. Esto a menudo se considera un medio ganado ya que, además del costo de preparar y enviar el comunicado, el remitente no incurre en ningún costo para recibir tinta o prensa, lo que significa el privilegio de ser publicado o transmitido por el canal de medios. Por el contrario, la publicidad se considera un medio pagado ya que el remitente (anunciante) paga para que se incluya su información (anuncio o historia).

¿De qué debe tratarse un comunicado de prensa?

Como especialista en marketing de pequeñas empresas, es posible que sienta que sus noticias ni siquiera merecerían la atención de un editor. Eso puede ser cierto… o tal vez no. A veces depende de cómo se sienta el editor ese día.

Solo recuerde que su comunicado de prensa debe ser "noticias", lo que significa que informa que algo sucedió o va a suceder, o que está respondiendo a algo que sucedió, para usted y su empresa. Además, debe ser fáctico y no infringir los derechos de autor o marcas comerciales, no ser calumnioso o difamatorio, no invadir la privacidad de nadie y definitivamente no violar ninguna confidencialidad. Infórmese sobre los problemas de responsabilidad de los medios y busque orientación legal sobre lo que es apropiado publicar para usted y su empresa.

¿Es un comunicado de prensa o un artículo de noticias?

¿Tiene información práctica, consejos u otra información que la audiencia de un canal de medios apreciaría? Si bien estos elementos a menudo pueden tener el formato de un comunicado de prensa, técnicamente no lo son. Estos se considerarían artículos o características. Revise los distintos departamentos del personal editorial de un medio para determinar qué personas deben recibir características para su consideración, en lugar de noticias.

La estructura piramidal invertida para comunicados de prensa

Para ser dignos de revisión por parte de editores de medios ocupados, los comunicados de prensa deben seguir una estructura y formato estándar.

En términos de estructura, un comunicado de prensa sigue una fórmula de escritura piramidal invertida , lo que significa que la información más importante (quién, qué, por qué, dónde, cuándo y cómo) de la historia debe estar lo más cerca posible del comienzo del documento., idealmente en el primer párrafo. Luego siguen detalles menos importantes.

¿Por qué es importante seguir esta estructura? Los editores a menudo tienen que cortar las historias para que se ajusten al espacio o al tiempo disponible. Los editores cortan de abajo hacia arriba. Entonces, si su información más importante estaba en la parte inferior, desaparecerá.

Cómo dar formato a un comunicado de prensa

Hay algunas convenciones que deben seguirse al escribir un comunicado de prensa. Estos elementos deben incluirse y aparecer normalmente en este orden:

Notación de PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA o MANTENER PARA PUBLICAR HASTA

Esto le dice al editor, escritor o reportero cuándo está bien publicar lo que ha enviado. Por lo general, se coloca en el margen izquierdo.

Titular

¡Tan crítico! Esta es una frase que resume toda su noticia. Recuerde que la mayoría de las personas escanean los titulares y muchas no leen la historia completa. Hágalo relevante para su audiencia para que al menos puedan sentirse tentados a leer el primer párrafo de suma importancia. Su titular también debe atraer a los editores. Entienden los deseos y necesidades de sus lectores, oyentes y espectadores. Entonces, si puede demostrar su comprensión del público objetivo, tiene más posibilidades de ser considerado para su publicación.

El título suele centrarse en la página o la pantalla. Trate de mantener el título en la menor cantidad de palabras posible. Aprenda a usar Twitter para escribir buenos titulares. Ya que solo tienes 140 caracteres para captar la atención de alguien, ¡es un buen campo de entrenamiento!

Subtítulo (opcional)

Si el título no puede contar completamente su historia, un subtítulo puede ser útil. Sin embargo, considere seriamente si reescribir su titular podría tener más impacto. Al igual que el título, el subtítulo se centra en la página o pantalla.

Palabra para los sabios: como editor, los subtítulos solían volverme loco porque se veían incómodos en nuestro esquema de diseño de columna particular. Así que normalmente los borraba.

Lugar y fecha de la historia

Esto debería explicarse por sí mismo. Se coloca en el margen izquierdo o, como he visto a veces, al principio del primer párrafo.

Cuerpo

Cuente su historia en la estructura de pirámide invertida mencionada anteriormente. Escriba siempre su comunicado de prensa en tercera persona. ¿Por qué? Porque esta es una historia sobre ti, no sobre ti contando tu historia. Así que evite "yo" y "nosotros" cuando hable de su historia, a menos que esté incluido en una cita. Ejemplo: "Estamos orgullosos de anunciar esta nueva innovación", dijo el Sr. Small Business. Sea breve y directo, limitar el texto total de la historia a unas 500 palabras o menos es un buen objetivo.

Acerca de la información (opcional)

Con frecuencia he visto comunicados de prensa que concluyen la historia con un párrafo acerca de la organización que envía el comunicado. Los editores pueden incluirlo (lo cual es una ventaja para el remitente). Pero a menudo se corta debido a limitaciones de espacio y puede verse como demasiado promocional. El valor de incluirlo es que si el editor no está familiarizado con el remitente (como puede ser el caso de muchas pequeñas empresas), puede ayudar al editor a verificar la credibilidad del remitente. Al igual que con el cuerpo del documento, este está escrito en tercera persona y se incluye en el recuento total de palabras para la publicación.

Información del contacto

Es posible que los editores, escritores y reporteros deseen aclarar la información antes de publicar su comunicado. Por lo tanto, incluya la mejor manera de comunicarse con usted (teléfono, correo electrónico, etc.) e incluya su sitio web. Pero no se sorprenda si nadie se pone en contacto con usted y, ¡sorpresa !, ve aparecer su historia. ¡Tenga en cuenta que cuando envía un comunicado de prensa, le está diciendo a los medios que está bien publicarlo y que podría hacerse público! Tenga cuidado de que lo que escribe sea lo que le gustaría escuchar en las noticias de la noche.

Notación de ### o END

Esto le dice a los medios de comunicación que no hay información adicional a considerar y se coloca en la parte inferior del comunicado. Algunas personas también incluyen el recuento de palabras del comunicado al final (opcional). Estas anotaciones eran un problema mayor en los viejos tiempos, cuando los comunicados de prensa impresos eran la norma y los editores necesitaban saber si había más en la historia en varias páginas. Pero aún así vale la pena hacerlo pase lo que pase.

Como nota al margen, si su comunicado físico e impreso se extiende a varias páginas, colocar una anotación de MÁS al final de la página alerta al personal editorial de que hay más información que considerar antes del FINAL.

Algunos consejos diversos adicionales:

Sin fuentes originales ni formatos elegantes. La publicación formateará su información para su publicación como mejor les parezca. El uso de fuentes estándar, como Times New Roman o Helvetica, hace que su publicación sea más fácil de leer para los editores y ayuda a calificarlo como profesional.
Tenga un kit de medios. Además de su comunicado de prensa, se recomienda tener disponible un kit de prensa. En estos días, un kit de medios digitales en un sitio web es popular porque es de bajo costo y es fácil para los medios acceder a él.

¿A dónde envía un comunicado de prensa?

Las publicaciones más grandes suelen tener varios editores, cada uno dedicado a un ritmo en particular, lo que significa que cubren un segmento específico de la industria, una ubicación geográfica o un tipo de historia. Nuevamente, consulte el sitio web del medio de comunicación para ver quién sería su candidato a editor ideal y cómo desean ser contactados.

La clave es que normalmente lo enviará a un editor. Para los medios más pequeños, puede haber una persona que sea el editor, editor, reportero y escritor. Consulte el sitio web del medio de comunicación para determinar el contacto adecuado.

Alternativamente, algunas personas prefieren distribuir sus comunicados de prensa con la ayuda de comunicados de prensa y servicios de relaciones públicas. Un ejemplo sería PRWeb. Estos servicios pueden transmitir su comunicado a cientos, incluso miles, de medios de comunicación. Eso puede ser efectivo, pero también puede ser costoso, ya que estos servicios generalmente cobran una tarifa por comunicado de prensa o una tarifa de suscripción mensual. También considere que si su historia solo tiene interés local, una amplia distribución puede ser contraproducente y costosa.

También se pueden considerar los servicios de distribución de comunicados de prensa gratuitos, pero es posible que no tengan el alcance que tienen los servicios de pago y pueden enviar su comunicado a medios irrelevantes. Considere cuidadosamente las capacidades y los costos de cada servicio antes de seguir esta ruta.

Vale la pena desarrollar relaciones con los medios de comunicación clave para su industria y audiencia. Luego, cuando un editor o reportero reciba su liberación, es posible que estén más dispuestos a considerar su historia para su inclusión. Además, distribuir su comunicado a los medios de comunicación no es la única forma de hacer correr la voz sobre su historia. Enviar su comunicado de prensa a los clientes y transmitirlo a través de las redes sociales también puede ser muy efectivo y rentable.

¿Puede enviar un comunicado de prensa por correo electrónico?

Los comunicados de prensa por correo electrónico son muy comunes, incluso preferidos, en estos días. Sin embargo, cada medio de comunicación es diferente. Consulte el canal o el sitio web de la publicación para obtener instrucciones de envío.

¿Cómo debe hacer un seguimiento con los editores sobre su comunicado de prensa?

Cuando estaba haciendo relaciones públicas para la industria de las ferias comerciales, recuerdo llamar a los editores y volverlos locos con las llamadas de seguimiento. Oye, solo estaba haciendo mi trabajo. Pero luego, cuando estaba del otro lado como editor, ¡las llamadas de seguimiento solían volverme loco!

A menos que haya establecido una relación con un editor o periodista que agradecería su llamada, sea cuidadoso al hacer un seguimiento de un comunicado de prensa que envió. Lo único que no desea establecer es la reputación de ser una plaga. Utilice siempre la etiqueta comercial adecuada cuando realice un seguimiento por teléfono.

Si no han recogido su comunicado para su publicación o no se han puesto en contacto con usted para obtener más información, es una señal de que no tiene nada de interés para ellos… al menos no hoy. No se desanime. Siga enviando historias interesantes y relevantes a los medios de comunicación que son más valiosos para usted y su audiencia. ¡No lo llaman "medios ganados" por nada!

Desde el escritorio del editor: cómo decidí qué comunicados de prensa publicar

Como editor de un periódico comercial durante más de 15 años, estas son algunas de las preguntas que me pasaban por la cabeza cuando consideraba montones de comunicados de prensa para usar:

¿Tiene significado local? Dado que la publicación que edité era local, las noticias locales fueron lo primero.
¿Existe una fecha límite o una fecha de anuncio importante que la audiencia debería conocer?
¿Son las noticias relevantes y significativas para la audiencia o la industria a la que sirve la publicación?
¿Es esto realmente una noticia? ¿O debería considerarse para las características o el material de relleno?
¿Es creíble la fuente?