Tabla de contenido:
- ¿Qué es un plan de comunicaciones?
- Paso 1. Conozca a su audiencia
- Paso 2. ¿Cuál es su mensaje?
- Paso 3. ¿Cuál es el propósito de su mensaje?
- Paso 4. ¿Cuál es el método de entrega?
- Paso 5. ¿Cuándo es el mejor momento para comunicarse?
- Paso 6. ¡Entregue su plan!
Collage de palabras de comunicación
catherinecronina a través de Flickr Creative Commons
Si alguna vez ha enfrentado resistencia frente al cambio en el trabajo, un buen plan de comunicaciones puede ayudarlo a respaldar su iniciativa de gestión del cambio. Un buen plan de comunicaciones no solo puede ayudarlo a mantener informados a todas las partes interesadas, sino que también puede ayudar a su organización a obtener apoyo para un proyecto o cambio organizacional.
¿Qué es un plan de comunicaciones?
Un plan de comunicaciones lo ayudará a organizar lo que es importante decirle a todos sus interesados, cuál es el mensaje que desea comunicar, cómo decirlo y cuándo decirlo. Un plan de comunicaciones debe cubrir las 5 grandes preguntas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Cuando?
Comience por hacer una matriz simple, como la que se muestra a continuación, para ayudar a mantener su plan organizado y que pueda completar a medida que avanza en cada uno de los pasos a continuación.
| Audiencia | Mensaje (qué) | Propósito (por qué) | Método (cómo) | Objetivo (cuando) |
|---|---|---|---|---|
|
Partes interesadas internas |
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Interesados externos |
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Consulte estos sencillos pasos a continuación para ayudarlo a comenzar a crear un plan de comunicaciones exitoso para su empresa.
Paso 1. Conozca a su audiencia
El lugar más fácil para comenzar a construir su plan de comunicaciones es identificando a su audiencia. Si su proyecto requiere que mantenga informadas y actualizadas a las personas tanto dentro como fuera de su organización, comience por hacer una lista de partes interesadas internas y externas.
Algunos ejemplos de partes interesadas internas y externas
| Ejemplos de partes interesadas internas: | Ejemplos de partes interesadas externas: |
|---|---|
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Liderazgo a nivel ejecutivo |
Patrocinadores ejecutivos del proyecto |
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Departamento de managers |
Dueños de negocios |
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Empleados de primera línea |
Clientes de primera línea |
Una vez que tenga una lista de todas sus partes interesadas internas y externas, puede ser útil hacer una nota debajo de cada una que responda a las siguientes preguntas:
- ¿Qué saben ellos?
- ¿Qué necesitan saber?
- ¿Qué grupos tienen mayor prioridad sobre otros?
- ¿Los diferentes grupos requieren diferentes mensajes?
Una vez que haya respondido las preguntas básicas sobre cada segmento de audiencia, es hora de determinar qué comunicar a cada uno de ellos.
Su matriz de comunicaciones ahora debería tener la columna de audiencia completa:
| Audiencia | Mensaje (qué) | Propósito (por qué) | Método (cómo) | Objetivo (cuando) |
|---|---|---|---|---|
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Partes interesadas internas |
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Liderazgo ejecutivo |
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Gerentes |
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Empleados |
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Interesados externos |
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Patrocinadores ejecutivos |
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Propietarios |
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Clientes de primera línea |
Paso 2. ¿Cuál es su mensaje?
Al pensar en cuál es el mensaje que necesita comunicar a su audiencia, simplemente piense en responder la pregunta "¿qué?" El propósito del mensaje y cómo se entregará vendrá más adelante.
Utilice la siguiente lista de verificación para ayudar a determinar qué es lo que su audiencia necesita saber:
- ¿Qué sabe actualmente su público objetivo? (identifíquelo para la lista de cada segmento de audiencia que hizo en el paso 1).
- ¿Qué necesitan saber?
- ¿Qué no necesitan saber?
- ¿Qué tono de voz necesitará adoptar con cada audiencia? (Puede adoptar un enfoque profesional y directo con las comunicaciones ejecutivas, mientras que sus comunicaciones directamente con los clientes pueden necesitar ser más enérgicas y tangibles)
- ¿Cuáles son las preocupaciones de su audiencia? Asegúrese de que sus mensajes para cada audiencia aborden sus preguntas e inquietudes únicas e individuales. Recuerde, las preguntas de un empleado interno sobre un proyecto o cambio pueden ser completamente diferentes de las que le preocupan a un patrocinador ejecutivo.
Una vez que haya respondido esas preguntas, complete la segunda columna de su matriz:
| Audiencia | Mensaje (qué) | Propósito (por qué) | Método (cómo) | Objetivo (cuando) |
|---|---|---|---|---|
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Partes interesadas internas |
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|
Liderazgo ejecutivo |
El valor comercial del cambio. |
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|
Gerentes |
Lo que su equipo necesita saber sobre el cambio. |
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|
Empleados |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario. |
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Interesados externos |
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Patrocinadores ejecutivos |
Beneficios del cambio para la organización. |
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Propietarios |
Cómo afectará el cambio a sus resultados. |
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Clientes de primera línea |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario. |
Paso 3. ¿Cuál es el propósito de su mensaje?
Durante este paso, responda la pregunta "¿por qué?" ¿Por qué es necesario comunicar cada mensaje (Qué) a cada una de sus audiencias? Responder a esta pregunta lo ayudará a comprender por qué es importante comunicar cada pieza de información a sus empleados y clientes y el valor que la comunicación de esa información aportará a su negocio y al valor de su cliente.
Algunas razones comunes para comunicar mensajes clave a las partes interesadas:
- Para aumentar la comprensión sobre el cambio y el proyecto.
- Destacar los beneficios del proyecto o el cambio
- Destacar los impactos positivos en los resultados de la organización.
- Para que la audiencia conozca las habilidades o información que necesitarán aprender en preparación
- Para ayudar a su audiencia a comprender cómo les afectará
Recuerde, intente responder "¿Qué gano yo con esto?" al identificar el propósito de cada comunicación para asegurarse de tener a todas sus audiencias bien informadas.
Una vez que sabe “lo que está en él” para cada uno de sus grupos de interés, de relleno en el 3 rd columna de la matriz:
| Audiencia | Mensaje (qué) | Propósito (por qué) | Método (cómo) | Objetivo (cuando) |
|---|---|---|---|---|
|
Partes interesadas internas |
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|
Liderazgo ejecutivo |
El valor comercial del cambio. |
Informar del valor económico y del cliente. |
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|
Gerentes |
Lo que su equipo necesita saber sobre el cambio. |
Preparar a los equipos para el cambio antes de que suceda. |
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|
Empleados |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario. |
Permitir que los empleados aprendan habilidades y cambios diarios antes de que ocurran. |
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Interesados externos |
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Patrocinadores ejecutivos |
Beneficios del cambio para la organización. |
Informar de los ahorros de costos y beneficios. |
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Propietarios |
Cómo afectará el cambio a sus resultados. |
Obtener apoyo para el cambio destacando el impacto en los resultados. |
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|
Clientes de primera línea |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario. |
Preparar a los clientes para los cambios; destacar los beneficios. |
Redes sociales móviles
jasonahowie a través de Flickr Creative Commons
Paso 4. ¿Cuál es el método de entrega?
Ahora que sabe con quién se está comunicando, qué va a decir y por qué lo va a decir, debe determinar la mejor manera de transmitir el mensaje. Dependiendo de su organización, puede ser útil mantener una “hoja de trucos” de todos los diferentes canales de comunicación disponibles.
Algunos canales de comunicación comunes pueden incluir:
- Comunicaciones por correo electrónico
- Comunicaciones escritas enviadas por correo
- Recordatorios de mensajes de texto
- Mensajes de redes sociales
- Reuniones del Ayuntamiento
- Técnica mixta
- Comunicados de prensa
- Flyers o carteles
Propina
Si bien la comunicación por correo electrónico puede ser conveniente, no dude en publicar el mismo mensaje utilizando múltiples canales. No hay nada de malo en enviar un recordatorio amistoso. Demasiada comunicación es mejor que insuficiente.
Ahora, se puede rellenar el 4 ª columna de la matriz:
| Audiencia | Mensaje (qué) | Propósito (por qué) | Método (cómo) |
|---|---|---|---|
|
Partes interesadas internas |
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|
· Liderazgo ejecutivo |
El valor comercial del cambio. |
Informar del valor económico y del cliente. |
Comunicación por correo electrónico |
|
· Gerentes |
Lo que su equipo necesita saber sobre el cambio. |
Preparar a los equipos para el cambio antes de que suceda. |
Comunicación por correo electrónico |
|
Empleados |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario. |
Permitir que los empleados aprendan habilidades y cambios diarios antes de que ocurran. |
Comunicación por correo electrónico, carteles, volantes, ayuntamientos |
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Interesados externos |
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|
· Patrocinadores ejecutivos |
Beneficios del cambio para la organización. |
Informar de los ahorros de costos y beneficios. |
Comunicación por correo electrónico |
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· Propietarios |
Cómo afectará el cambio a sus resultados. |
Obtener apoyo para el cambio destacando el impacto en los resultados. |
Carta escrita y enviada por correo |
|
· Clientes de primera línea |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario. |
Preparar a los clientes para los cambios; destacar los beneficios. |
Carta escrita, enviada por correo, recordatorio por correo electrónico |
Nota
Siempre que sea posible, asigne un "propietario" detrás de cada elemento que enumere en su columna "método" para garantizar la responsabilidad de que los mensajes se entreguen a tiempo y con precisión.
Paso 5. ¿Cuándo es el mejor momento para comunicarse?
¡Tu plan de comunicaciones está casi completo! Ha identificado a su audiencia, el mensaje que desea comunicar, el propósito detrás de cada mensaje y cómo lo va a transmitir; ahora debe averiguar cuál es el mejor momento para transmitir estos mensajes a cada una de sus audiencias. A continuación se presentan algunas preguntas que quizás desee considerar para ayudarlo a determinar el mejor momento para cada mensaje.
- ¿Quién necesita ser informado primero?
- ¿Cuándo se produce el cambio?
- ¿Con qué anticipación deben todos estar informados?
- ¿Hay plazos que deba tener en cuenta?
- ¿Alguno de los interesados de su audiencia no estará disponible o tienen fechas en las que necesita trabajar?
- ¿Está transmitiendo su mensaje utilizando más de un método para cada audiencia? ¿Qué debe suceder primero, segundo, tercero, etc.?
Con esas preguntas, respondidas, debería poder completar fácilmente la última columna de su matriz con las fechas de inicio y finalización para asegurarse de ser responsable de su cronograma:
| Audiencia | Mensaje (qué) | Propósito (por qué) | Método (cómo) | Objetivo (cuando) | |
|---|---|---|---|---|---|
|
Partes interesadas internas |
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|
Liderazgo ejecutivo |
El valor comercial del cambio. |
Informar del valor económico y del cliente. |
Comunicación por correo electrónico |
Inicio: mmddyyyy Fin: mmddyyyy |
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Gerentes |
Lo que su equipo necesita saber sobre el cambio. |
Preparar a los equipos para el cambio antes de que suceda. |
Comunicación por correo electrónico |
Inicio: mmddyyyy Fin: mmddyyyy |
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|
Empleados |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario |
Permitir que los empleados aprendan habilidades y cambios diarios antes de que ocurran. |
Comunicación por correo electrónico, carteles, volantes, reuniones de ayuntamiento |
Inicio: mmddyyyy Fin: mmddyyyy |
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Interesados externos |
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Patrocinadores ejecutivos |
Beneficios del cambio para la organización. |
Informar de los ahorros de costos y beneficios. |
Comunicación por correo electrónico |
Inicio: mmddyyyy Fin: mmddyyyy |
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Propietarios |
Cómo afectará el cambio a sus resultados. |
Obtener apoyo para el cambio destacando el impacto en los resultados. |
Carta escrita y enviada por correo |
Inicio: mmddyyyy Fin: mmddyyyy |
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Clientes de primera línea |
Cómo afectará el cambio a su trabajo diario. |
Preparar a los clientes para los cambios; destacar los beneficios. |
Carta escrita y enviada por correo; recordatorio por correo electrónico |
Inicio: mmddyyyy Fin: mmddyyyy |
Paso 6. ¡Entregue su plan!
¡Felicidades! Ha completado con éxito su plan de comunicaciones. Una vez que comparta su plan con las partes interesadas del proyecto, ahora puede comenzar a trabajar creando su mensaje, finalizando la apariencia de sus materiales y entregando su mensaje a sus partes interesadas de acuerdo con su cronograma.
Con un poco de planificación avanzada utilizando una plantilla de matriz, la creación de planes de comunicación para sus proyectos le permitirá mantener informados a todos sus interesados, evitar confusiones, malentendidos y obtener apoyo para su proyecto. El cambio puede resultar incómodo para muchas personas en el lugar de trabajo. Dedicar tiempo a crear un buen plan de comunicaciones puede ayudar incluso a los más incómodos a enfrentarse a lo desconocido con confianza y comprensión.