Cómo utilizar el gráfico pert para la gestión de proyectos

¿Qué es PERT?

PERT, la técnica de evaluación y revisión de proyectos, es un método para la planificación detallada de proyectos que incluye estos dos componentes:

• El promedio PERT: una técnica de estimación precisa de tiempo y costo, que utiliza promedios estadísticos.
• El gráfico PERT: un gráfico que permite la programación detallada de todas las actividades del proyecto.

PERT fue desarrollado por la NASA, pero no es ciencia espacial. La matemática es simple (suma y resta) y, de todos modos, la realiza cualquier programa de software de gestión de proyectos. La lógica también es simple.

• Estimamos el tiempo para cada tarea teniendo en cuenta estimaciones optimistas, probables y pesimistas.
• Diseñamos un calendario de planificación que incluye todas las actividades laborales y también considera las dependencias entre actividades, es decir, qué actividades deben realizarse antes de que se puedan realizar otras.

Veamos cada uno de estos dos elementos de la técnica PERT: estimación PERT y gráfico PERT. Terminaremos hablando sobre cómo convertir un diagrama PERT en un cronograma de proyecto del mundo real, llamado diagrama de Gantt.

Tabla de contenido

• Estimación PERT

  Calcule una estimación realista del tiempo que llevará realizar cada tarea

• El gráfico PERT

  Presentamos el gráfico PERT clásico

• Términos del gráfico PERT

  Un glosario de PERT

• De la tabla PERT al mundo real

  ¡Tomemos nuestras tareas y pongámoslas en un calendario!

• El uso de PERT en su proyecto La

  estimación y el cronograma de PERT reducen costos y molestias

Estimadores optimistas y pesimistas

Algunos estimadores son optimistas, otros son pesimistas. Utilice PERT para obtener una estimación realista de cualquiera de ellos.

Sid Kemp

Estimación PERT

Cuando le pregunta a alguien, "¿cuánto tiempo llevará hacer este trabajo?" normalmente obtienes una respuesta sesgada. Algunas personas son constantemente pesimistas y se imaginan, o se lo dicen, que el trabajo llevará más tiempo del que probablemente sea necesario. De esa manera, se verán bien cuando lo terminen antes. Otros son constantemente optimistas, imaginándose a sí mismos sumergiéndose y haciendo el trabajo llenos de energía fresca, sin tener problemas. Sus estimaciones son irrealmente bajas, porque nadie tiene buena energía y buena suerte todo el tiempo.

Para hacer las cosas más difíciles, la gente no sabe que lo hace. Generalmente es un hábito inconsciente.

Entonces, ¿cómo obtenemos una estimación realista? Lo hacemos haciendo tres preguntas sobre cada trabajo a realizar y luego realizando un cálculo especial llamado promedio PERT.

¿Qué estamos estimando?

Queremos estimar el tiempo que tomará completar cada pequeña parte de nuestro proyecto. La estimación y planificación de PERT debe realizarse a un nivel detallado, utilizando la Lista de actividades, que se crea a partir de la Estructura de desglose del trabajo. PERT no es parte de la estimación temprana, antes de que se cree la WBS. Es parte de la estimación detallada, que se basa en el plan del alcance del proyecto con WBS que se realiza a un nivel detallado y que la lista de actividades también está completa. Estimamos el esfuerzo (cantidad de trabajo) necesario para completar cada tarea y el número de personas asignadas a la tarea.

Es mejor si cada trabajador crea su propia lista de actividades y su estimación PERT. Como gerente de proyecto, puede enseñar a cada persona del equipo a hacerlo. O, si ya lo conocen, pueden trabajar en parejas, haciéndose las preguntas de estimación PERT y también verificando el trabajo de los demás.

Las tres preguntas PERT

En lugar de preguntar "¿Cuánto tiempo tomará hacer este trabajo?", Haga tres preguntas:

• Si el trabajo va realmente bien, sin problemas, ¿cuánto tiempo llevará? (La respuesta optimista)
• Si está haciendo esto cuando está cansado y tiene problemas, ¿cuánto tiempo tomará? (La respuesta pesimista)
• Dadas esas respuestas, ¿cuánto tiempo es probable que tome? (La respuesta probable)

Haga las preguntas en este orden, obteniendo la respuesta probable al final. De esa manera, las personas, que siempre son habitualmente optimistas o pesimistas, se adaptarán y darán una respuesta realista que en realidad es bastante realista. Con un poco de práctica, cualquiera puede volverse realmente bueno en esto.

Ingresamos las tres estimaciones en una hoja de cálculo, bajo los títulos "Pesimista", "Probable" y "Optimista", como se muestra en la Tabla 1.

Calcular el promedio PERT

¡Usar tres números como estimaciones para cada elemento detallado volvería loco a un programador! Prevenimos esto resolviendo las tres estimaciones en un solo número, el promedio PERT. La lógica es que el tiempo probable es más probable que pesimista u optimista, pero las tres cifras importan. Usando O, L y P para Optimista, Probable y Pesimista, esta es nuestra ecuación: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Tiempo estimado. Probablemente se multiplica por cuatro porque decimos que es cuatro veces más probable que el tiempo real coincida con el tiempo probable que con el tiempo optimista o el tiempo pesimista.

¿De dónde diablos viene el 6? (Todos preguntan eso cuando enseño esto en una clase). Es simple: tenemos un total de seis puntos de datos: 4 Probables, 1 Optimista y 1 Pesimista. Para obtener un promedio, dividimos el total por el número total de puntos de datos. (Consulte la barra lateral sobre muchos tipos de promedios y todo tendrá sentido).

El promedio PERT se muestra en la columna de la derecha de la Tabla # 1.

Muchos tipos de promedios

Algunas personas piensan que solo hay una forma de calcular un promedio: sumamos todos los elementos y dividimos por el número total de elementos. En estadística, ese es en realidad uno de los tres tipos comunes de promedios y se llama media . También están la mediana y la moda . Incluso las personas familiarizadas con las estadísticas pueden pensar que solo hay tres tipos de promedios. Pero, en realidad, hay al menos una docena más.

Por ejemplo, en los deportes olímpicos que se juzgan, el puntaje final se calcula de esta manera: Elimine los puntajes más altos y más bajos, luego tome el promedio medio del resto de los puntajes. Esto elimina los prejuicios provenientes de los jueces del país de origen y del rival principal. Ese es un tipo especial de promedio.

El promedio PERT, que cuenta el puntaje probable como cuatro veces más probable que el tiempo optimista o el tiempo pesimista, es otro tipo de promedio de centrado. Se basa en una idea simple de que el evento probable es, de hecho, más probable que los eventos extremos. Se eligió cuatro veces más probabilidad en base a la teoría estadística, trabajando con la curva normal y la desviación estándar.

Tabla # 1: Cálculo del tiempo promedio PERT para una tarea

Para cada tarea, el trabajador proporciona 3 estimaciones: optimista, probable y pesimista. La hoja de cálculo calcula el promedio PERT como (Optimista + 4x Probable + Pesimista) / 6. En este caso, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7.5.

Tarea	Optimista	Probable	Pesimista	Promedio PERT
Instalación del Framistat	3	6	18	7.5

¿Usas PERT?

Figura # 1: Un nodo de gráfico PERT

Este es el formato de un solo nodo en un gráfico PERT. Cada actividad tiene un nodo. En los viejos tiempos, los gerentes de proyectos los usaban para sumar el cronograma del proyecto, ¡a mano!

Sid Kemp

El gráfico PERT

Por extraño que parezca, el gráfico PERT casi nunca se ve más, a pesar de que es la pieza central de cada cronograma detallado del proyecto.

Esta sección presenta varios términos que probablemente sean nuevos para usted. Es posible que desee leerlo, luego leer la siguiente sección, Términos en la tabla PERT, luego regresar y leer esta sección nuevamente. Tómate un poco de tiempo con esto y todo tendrá sentido. También es una buena idea consultar la Figura # 2: Un gráfico PERT simplificado, mientras lee

El gráfico PERT se desarrolló como una herramienta de cálculo. En la década de 1970, los gerentes de proyecto completarían todos los nombres de cada actividad y las estimaciones PERT para el tiempo. Cada tarea en la Lista de actividades del proyecto obtendría un cuadro, llamado nodo en el gráfico PERT. En la Figura 1 se muestra un nodo de muestra y luego dibujaban flechas que indicaban dependencias, como cuando una tarea no podía comenzar hasta que otra terminaba. Luego, harían un pase hacia adelante, sumarían el tiempo para todas las tareas en el futuro , para calcular un horario de inicio temprano, incluidas las fechas de Inicio temprano y Inicio tardío. Si seguimos el cronograma de Early Start, comenzamos cada tarea del proyecto lo antes posible. Luego, el gerente del proyecto agregaría hacer un pase hacia atrás , sumando todo al revés, desde el final del proyecto, y calculando la última fecha en que podría finalizar cada tarea (la fecha de finalización tardía) y la última fecha en la que cada tarea podría comenzar (la fecha de inicio tardío).

Si, por ejemplo, la Tarea 2 no puede iniciarse hasta que la Tarea 1 esté terminada, la Tarea 2 depende de la Tarea 1. Diga que la Tarea 1 es "Enviar Framistat" y la Tarea 2 es "Instalar Framistat". Claramente, no podemos instalar el Framistat hasta después de que se haya enviado y llegue. La tarea 1 comienza el día 1 y tarda 4 días. La fecha de inicio anticipado para la tarea 1 es el día 1 y la duración es 4, por lo que la finalización anticipada es el día 4. La tarea 2 puede comenzar un día después, el día 5. El pase adelantado nos permite calcular el tiempo de cada tarea. manera, determinando las fechas de Early Start y Early Finish. El pase hacia atrás comienza desde el final del proyecto y resta Duración del Finalización tardía para calcular la fecha de Inicio tardío para cada tarea.

Para algunas tareas, la fecha de inicio anticipada y la fecha de inicio tardía son diferentes. Estas tareas han flotado. En términos sencillos, esto significa que puede iniciar la tarea en una fecha determinada, o puede dejarla flotar durante un cierto número de días e iniciarla en cualquier momento hasta la fecha de inicio tardía. No importará, porque el proyecto se realizará el mismo día, de cualquier manera.

Otras tareas tienen cero flotación. Su fecha de inicio anticipada es la misma que su fecha de inicio tardía. Si una de estas tareas comienza un día tarde, terminará un día tarde y retrasará alguna otra tarea. Esto irá hasta el final del proyecto, y el proyecto se entregará con un día de retraso. Las tareas que tienen cero flotación están en la ruta crítica. Esto significa que queremos asegurarnos de que cada una de estas tareas se realice a tiempo. No hay flotación: el retraso en el inicio de cualquier tarea en la ruta crítica retrasará la entrega del proyecto.

El gráfico PERT se calcula sin referencia a un calendario real. El día 1 es la primera fecha del proyecto, y la última fecha está determinada por el tiempo que llevará realizar todas las tareas en el orden correcto.

Con toda esa información, podrían construir un diagrama de Gantt, que es un calendario fácil de ver basado en el diagrama PERT.

Ahora utilizamos software de gestión de proyectos. Ingresamos las fechas de inicio y finalización del proyecto, luego los tiempos estimados PERT para cada tarea. Entramos en lindos programas de gráficos para crear vínculos, o dependencias, entre tareas. Hacemos clic en un botón de calcular, y aparece el diagrama de Gantt, el calendario del proyecto, a todo color, con hitos. ¿No te alegra tener una computadora?

Si esto no tiene sentido para usted, consulte la lista de Términos del Programa PERT a continuación.

Puede ver un gráfico PERT en cualquier software de gestión de proyectos, pero nadie lo ve porque son difíciles de leer. Y nadie imprime uno, excepto como papel tapiz gigante. Recuerde, cada tarea del proyecto tiene una caja propia, como la caja de la Figura 1. E incluso un proyecto pequeño probablemente tenga docenas de tareas. Los grandes proyectos tienen decenas de miles de tareas, o más.

Si ya nadie usa un gráfico PERT, ¿por qué aprender sobre ellos? Hay dos muy buenas razones. Primero, todos los términos en el gráfico PERT son esenciales para una buena gestión de proyectos. Necesita saber cómo trabajar con Critical Path Analysis y mantener el cronograma bajo control, o su proyecto se entregará tarde. En segundo lugar, es posible que desee obtener la certificación como profesional de gestión de proyectos, ¡y PERT seguramente estará en la prueba!

Figura # 2: Un gráfico PERT simplificado

Este gráfico PERT simplificado muestra las Tareas 1-5, cada una de las cuales no puede comenzar hasta que se complete la tarea anterior, en la ruta crítica, y la Tarea 6, que debe realizarse después de la Tarea 1 y antes de la Tarea 5, con flotación

Sid Kemp

Términos en la tabla PERT

El gráfico PERT necesita su propio glosario. ¡Aquí vamos!

• Las fechas en el gráfico PERT comienzan con el Día 1, el primer día del proyecto, y terminan en la fecha de finalización del proyecto, que se calcula cuando hacemos el pase hacia adelante. La tabla PERT no está en un calendario del mundo real. Eso viene más tarde, después de que se completa el análisis PERT.
• Una dependencia entre dos tareas dice que estas dos tareas están vinculadas. El tipo más común de dependencia es de principio a fin. Esto significa que la Tarea A debe estar terminada antes de que podamos comenzar la Tarea B. Por ejemplo, debemos hacer las compras y llevar la comida a casa antes de poder cocinar la cena. Existen otros tipos de dependencias, como cuando las tareas deben comenzar al mismo tiempo o terminar al mismo tiempo. Pero el 90% de todas las dependencias son de principio a fin, lo que crea una cadena de tareas necesarias para completar el proyecto. Las dependencias también se denominan enlaces.
• Early Start es la fecha más temprana en la que puede comenzar una tarea determinada. La primera tarea de un proyecto tiene una fecha de inicio anticipada de uno. Pero una tarea que está vinculada a esa tarea no puede comenzar hasta que se realiza la primera tarea, y así sucesivamente.
• La duración es la cantidad de días (u horas) que se necesitan para completar una tarea.

• Early Finish es la fecha más temprana en que se puede completar una tarea. Para cualquier tarea, finalización anticipada = inicio anticipado + duración.
• Forward Pass es un cálculo realizado en cada tarea, que determina su fecha de inicio anticipada y la fecha de finalización anticipada. El pase hacia adelante también determina la duración total del proyecto y la fecha de finalización del proyecto.
• La duración total del proyecto es el tiempo que tomará todo el proyecto, todas las tareas, de principio a fin, según lo calcula el pase de avance. Es igual a la longitud de la ruta crítica.
• La fecha de finalización del proyecto es el número del día en que finalizará el proyecto. Un proyecto siempre comienza el primer día. Entonces, un proyecto con una duración de 50 días terminará el Día 50, y esa es la fecha de finalización del proyecto.
• Backward Pass es un segundo cálculo para cada tarea del proyecto, que comienza en la fecha de finalización del proyecto y avanza hacia atrás hasta la primera tarea. Calcula la fecha de finalización tardía y la fecha de inicio tardía de cada tarea.
• La fecha de finalización tardía es la última fecha en la que una tarea puede finalizar sin retrasar el proyecto.
• La fecha de inicio tardía es la última fecha en la que una tarea puede comenzar sin retrasar el proyecto.
• Flotar es la cantidad de días que podemos dejar que una tarea flote sin iniciarla después de la fecha de inicio anticipada. Se puede calcular de dos formas. Flotante = Fecha de inicio tardía - Fecha de inicio anticipada y también Flotación = Fecha de finalización tardía - Fecha de finalización anticipada.
• La ruta crítica son todas las tareas que tienen cero flotante, es decir, tareas que tienen la misma fecha de inicio anticipada y fecha de inicio tardía. Por supuesto, su fecha de finalización anticipada también es la misma que la fecha de finalización tardía. Cada una de estas tareas debe comenzar y terminar a tiempo para que el proyecto termine a tiempo.

De la tabla PERT al mundo real

En un gráfico PERT, el proyecto comienza el día 1 y finaliza en la fecha de finalización del proyecto, que calculamos a medida que construimos el gráfico PERT en el pase de avance. Pero, ¿cuándo es el día 1? ¿Y cuándo se realizará el proyecto? La respuesta a eso viene con poner la tabla PERT en un calendario del mundo real. Eso es más difícil de lo que parece. Incluso después de completar el diagrama PERT, la creación de un programa de trabajo del mundo real, o diagrama de Gantt, para nuestro proyecto, requiere tener en cuenta estas cosas:

• El calendario laboral, incluidos los fines de semana y festivos cuando no se realiza ningún trabajo.
• Resolución de conflictos de recursos. ¿Qué pasa si un empleado con una habilidad particular se asigna a dos tareas al mismo tiempo? ¿O qué sucede si se necesita un lugar de trabajo o un equipo, como una sala de reuniones o una excavadora, para dos tareas diferentes al mismo tiempo? Estos conflictos deben resolverse y eso puede extender el programa.
• Nivelación de recursos. Si una empresa está asignando un cierto número de empleados a todo el proyecto, es posible que no coincida con el proyecto según lo planeado en el gráfico PERT. El gráfico PERT puede mostrar que, una semana, solo necesitamos 10 personas, y la próxima semana, necesitamos 50. No podemos pagar a 40 personas para que se sienten sin hacer nada durante la primera semana. La nivelación de recursos ajusta las tareas para que usemos a todas las personas que tenemos disponibles todo el tiempo, pero también puede extender la duración del proyecto.
• Elegir una fecha de inicio o una fecha de finalización. Luego, la gerencia elige que el proyecto comience en una fecha determinada. O elige que terminará en una fecha determinada y, por lo tanto, debe comenzar en una fecha determinada. Esta fecha a menudo se ve afectada por consideraciones prácticas, como la disponibilidad de dinero para el proyecto en un nuevo año fiscal. Y tiene consecuencias para la duración del proyecto. Es probable que un proyecto de dos meses que comience el 15 de septiembre termine el 15 de noviembre. El mismo proyecto que comienza el 15 de noviembre probablemente no terminará el 15 de enero, ya que tenemos que considerar las vacaciones de Acción de Gracias, Navidad y Año Nuevo en los Estados Unidos.

Cuando colocamos el proyecto en un calendario del mundo real, lo llamamos diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión y generación de informes que guiará el proyecto hacia el éxito.

Usando PERT en su proyecto

Cuando doy clases de gestión de proyectos, descubro que cualquiera que haya estudiado gestión de proyectos ha aprendido PERT, pero casi nadie lo ha utilizado. Eso es comprensible: parece una verdadera molestia crear tres estimaciones de tiempo para cada tarea y pensar todo eso. Que parece tener sentido para simplemente hacer una rápida lista de tareas pendientes y saltar en y ponerse a trabajar.

Puede parecer así, pero eso no es cierto en absoluto. La realidad es que la estimación y planificación de PERT lleva muy poco tiempo y vale la pena. De hecho, la estimación y la planificación PERT pueden ahorrarle mucho tiempo y problemas en cada proyecto.

Cuando enseño a un equipo de proyecto a hacer las estimaciones PERT, creen que será una molestia, pero terminan disfrutándolo. La clave es que se imaginan haciendo el trabajo, encontrando problemas y resolviéndolos. Miran seriamente lo que es optimista, realista y pesimista. Como resultado, se emocionan por sentarse y hacer el trabajo. Y también saben lo que les espera. A menudo, ven problemas y toman nota para abordarlos temprano, para investigar un poco y verificar las cosas con anticipación.

Hay dos resultados de tener un equipo que crea un gráfico PERT. Una es que la administración tiene un plan de trabajo y un cronograma del proyecto muy real y confiable. La otra es que cada miembro del equipo está claro, listo para comenzar y emocionado con el trabajo. Cuando comienza el trabajo, el equipo funciona como una máquina bien engrasada. Se previeron problemas y el equipo trabajó antes de que los problemas causaran demoras. El equipo a menudo descubre que está trabajando antes de lo programado y todos, el equipo, los gerentes y el cliente, están contentos con el trabajo y los resultados.