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Marco Nürnberger, CC BY 2.0, a través de flickr
Viajar por trabajo es una de las principales ventajas de mi trabajo. Sin embargo, cuando estaba a punto de embarcarme en mi primer viaje de negocios, supe que incluso los problemas más mínimos debían ser bien atendidos, para evitar distracciones innecesarias del objetivo del viaje de negocios.
Desafortunadamente, descubrí que la mayoría de los consejos que recibí en ese entonces a través de amigos, familiares o fuentes en línea no eran realmente muy útiles o relevantes.
Esto se debía a que necesitaba consejos prácticos sobre cómo concretar mi viaje de negocios inaugural frente a los colegas superiores con los que viajaría. No necesitaba una introducción a las últimas herramientas de contabilidad de gastos ni un desglose de los distintos programas de fidelización que ofrecen los hoteles.
Además, como muchos otros, había viajado de vacaciones antes y, por lo tanto, esperaba aprender cuáles son los diferentes matices que implican los viajes de negocios. Si bien los recordatorios para traer mi adaptador de viaje o reservar vuelos directos para ahorrar tiempo tienen mucho sentido, eran cosas que ya sabía, por lo que no me proporcionaron nueva información sobre cómo viajar de manera inteligente por negocios.
Mirando hacia atrás en los viajes de negocios que he hecho desde entonces a lo largo de los años, recogí algunas prácticas básicas que desearía que alguien me hubiera dicho desde el principio.
Luz de viaje
Viajar con solo un equipaje de mano le permite evitar la interminable espera por su equipaje
jaimekop, CC BY-ND 4.0, a través de flickr
En un viaje largo, incluso una pajita pesa mucho. Viajar con solo un equipaje de mano le permite minimizar el tiempo entre el desembarque y la toma de un taxi hacia su próximo destino. El tiempo que se ahorra puede ser absolutamente crucial si trabaja con un horario apretado. Esto es especialmente cierto si considera que un estudio de 2014 en el Reino Unido encontró que los tiempos de espera promedio para las reclamaciones de equipaje son de entre 15 y 30 minutos.
Además del ahorro de tiempo, viajar con poco peso también puede ayudarlo a evitar situaciones incómodas. Si viaja con colegas superiores, tener que explicarles a todos que todavía está esperando que llegue su equipaje facturado podría ser un poco embarazoso. Si se dirige directamente a una reunión desde el aeropuerto, llegar a su destino con un equipaje enorme a cuestas también puede llamar la atención.
Esto se aplica incluso si viaja durante un período de tiempo prolongado. Cuando tengo que viajar por un par de meses, preferiría empacar cinco días de artículos esenciales de viaje y visitar la lavandería los fines de semana si es necesario, en lugar de llevar conmigo ropa limpia para algunas semanas. Además, los viajes minimalistas me ayudan a concentrarme en lo que es una necesidad absoluta frente a lo que es bueno tener, lo que creo que es una mentalidad importante a adoptar cuando viajo por negocios.
Trabajar sin conexión
Anna y Michal, CC BY-SA 4.0, a través de flickr
El tiempo que se pasa en tránsito, ya sea en un avión, un tren o un taxi, puede ser bastante considerable. Calculo que un viaje de una semana para mí normalmente implicaría entre 12 y 15 horas de tiempo de tránsito. La mejor parte de estar en tránsito es que generalmente hay muy pocas distracciones. Estás atrapado en tu asiento casi todo el tiempo, y si estás en un avión, tampoco hay interferencia de correos electrónicos y llamadas telefónicas. Si bien usar este tiempo para dormir un poco es perfectamente razonable, desde entonces he aprendido cómo utilizar estos espacios de tiempo para trabajar también.
Antes de su viaje, guarde cualquier trabajo sin terminar que no requiera ninguna búsqueda en línea en el disco local de su computadora portátil, para que pueda terminarlo más tarde durante el vuelo. También puede imprimir informes o presentaciones para analizarlos lentamente durante su viaje. Otra cosa que me gusta hacer mientras estoy en tránsito es preparar correos electrónicos completamente escritos y guardarlos en mi carpeta de borradores. Luego, una vez que puedo conectarme en línea nuevamente, me toma unos segundos enviarlo.
Francamente, es una gran sensación saber que su tiempo en el avión se ha gastado de manera significativa y que lo pasará mejor el resto del día.
Traiga efectivo junto con su tarjeta de crédito
Philip Brewer, CC BY 4.0, a través de flickr
Habiendo observado el rápido crecimiento de los pagos sin efectivo en los últimos tiempos, inicialmente estuve tentado de ir en mis viajes de negocios armado solo con mi tarjeta de crédito. Sin embargo, pronto descubrí que el pago sin efectivo se adopta en diferentes grados en diferentes partes del mundo. Con el tiempo, aprendí a guardar una pequeña bolsa con algunos cientos de dólares en moneda extranjera. Desde entonces, esta bolsa ha venido a rescatarme varias veces durante mis viajes, como cuando el proveedor solo aceptaba efectivo o si mi tarjeta de crédito no funcionaba por alguna razón.
Para gastos mayores, como reservas de hotel, pagar con tarjeta de crédito tendría más sentido. En una nota relacionada, también encontré más conveniente solicitar el pago en mi propia moneda nacional siempre que sea posible, ya que facilita la presentación de gastos en mi empresa. Por ejemplo, es probable que alguien que tenga su sede en los EE. UU. Presente una mejor presentación de los gastos de hotel en Australia con un recibo denominado en dólares estadounidenses en lugar de dólares australianos, ya que esto último podría significar tener que lidiar con problemas de tasa de conversión.
Palabra final
Estos pocos consejos me habrían ahorrado mucho tiempo y dolor, si los hubiera sabido desde el principio. Sin embargo, esta no es una lista exhaustiva, así que si tiene sus propias anécdotas sobre lo que le ha funcionado cuando viaja por trabajo, ¡compártalas en los comentarios a continuación!
© 2019 Stan Churley