Cómo tomar minutos de manera efectiva

Tomando minutas durante una reunión.

Fotografía de Livingsta

También a veces, cuando las discusiones se desvían del tema principal hacia otro tema similar al principal, el presidente puede olvidarse de tomar una decisión sobre ese tema como resultado de desviaciones hacia otros temas. En tales casos, trabajar en estrecha colaboración con el presidente puede ayudar a la persona que toma las actas a recordarle al presidente que se debe tomar una decisión sobre ese tema antes de pasar al siguiente tema.

Cuando tenga dudas sobre si grabar o no algo, confirme siempre con el presidente. Esto evitará grabar asuntos innecesarios y ahorrará tiempo y esfuerzo.

Antes y después de la reunión

Incluso antes de que comience la reunión, el encargado de las actas puede tener una discusión con el presidente sobre cómo se llevará a cabo la reunión, los temas que se discutirán, cómo se llevará a cabo la discusión y lo que necesariamente se debe registrar.

Después de la reunión, mientras se escribe el acta, si quien toma el acta tiene alguna dificultad con algo relevante para las discusiones, debe tener una conversación rápida con el presidente para aclarar las cosas, ya que la duda para hacerlo terminará con información inexacta en el minutos.

Cómo escuchar con eficacia

Escuchar es una habilidad muy importante y viene con la práctica. La mayoría de las personas en estos días, simplemente escuchan cosas o simplemente escuchan, pero no escuchan de manera activa o efectiva. Hay mucha diferencia entre escuchar, escuchar y escuchar activamente. Recientemente investigué mucho sobre estas habilidades y técnicas e incluso escribí un centro sobre escucha activa. Ayuda a una persona en todos los ámbitos de la vida, ya sea personal o profesional, y también ayuda a mejorar la personalidad.

Entonces, ¿qué es escuchar eficazmente?

Livingsta

Mientras toma las minutas, escucha a los ponentes absorbiendo activamente toda la información relativa a la discusión con interés e importancia, y luego reproduce la información en forma de un documento llamado minutas que ayuda a las personas que no asistieron a la reunión a obtener información sobre lo que fue discutido en la reunión. Esto también sirve como un documento legal para la organización y ayuda con futuras referencias y también es un registro permanente de todo lo que sucedió en la reunión.

Las habilidades auditivas requieren tiempo para desarrollarse, pero seguro que se desarrollan con la práctica. La mayoría de las personas son buenas hablando pero no escuchando. Además, parafrasear lo que ha escuchado, de manera adecuada, requiere mucha creatividad. Uno puede practicar las habilidades de escucha escuchando conferencias, debates y otros materiales similares que requieren concentración. Aquí discutiremos cómo escuchar de manera efectiva en una reunión cuando ocurren discusiones, discusiones y desacuerdos.

Consejos para escuchar con eficacia

Para escuchar con eficacia:

Primero, es necesario comprender el hecho de que el proceso de escuchar no solo implica recibir mensajes, sino que también depende de otros componentes como el pensamiento, la concentración y la respuesta activa.
Uno necesita concentrarse en el hablante y no dejar que su mente divague. Necesitas estar atento y relajado
Tome notas simultáneamente mientras escucha, ya que esto le ayudará a concentrarse en la discusión.
Escuche cada palabra que diga el orador e imagine la situación o la lógica de la discusión en su mente
Concéntrese incluso si la discusión es aburrida, porque es usted quien necesita traer información precisa en las actas.
No interrumpa cuando haya una discusión en curso o cuando alguien esté hablando. En su lugar, espere a que termine la discusión o que termine el orador y luego plantee sus preguntas para aclararlas.
Desarrollar su vocabulario lo convierte en un mejor oyente, de lo contrario, es posible que esté escuchando palabras que no comprende
Anote siempre cualquier palabra nueva que no haya entendido y aclare con la silla
Hacer un estudio de antecedentes sobre los temas de discusión antes de la reunión lo ayudará a escuchar con eficacia y a involucrarlo completamente en el proceso de escucha.
Esté listo con su lápiz y papel antes de que el orador comience a hablar.
Necesita aprender a adaptarse fisiológica y psicológicamente a las situaciones de la sala de reuniones y a los factores físicos de la sala, ya que algunos de ellos pueden tener un efecto negativo y otros un efecto positivo.
Los acentos de los hablantes a veces pueden dificultar la escucha eficaz, pero es necesario mejorar sus habilidades para superar todas estas barreras para convertirse en un oyente eficaz.
No habrá dos reuniones iguales, no habrá dos discusiones iguales y no habrá dos oradores que hablen de la misma manera, por lo que debe aprender a adaptarse a las situaciones.
Concéntrese siempre en los puntos clave / importantes
Escuche como si tuviera que volver a presentar esta información a una audiencia diferente más adelante (de todos modos lo hará en forma de minutos), esto lo ayudará a concentrarse y escuchar de manera efectiva cada palabra que dice el hablante
En las reuniones en las que se discuten temas delicados, también asegúrese de observar el lenguaje corporal del orador, en lugar de mantener la cabeza baja escribiendo notas en serio.
No permita que nada ni nadie alrededor lo distraiga, y no preste atención a las personas que entran o salen de la habitación mientras el orador está hablando.
Use formas apropiadas de tomar notas dependiendo del tipo de asuntos discutidos y esto le ayudará a participar en la actividad de escuchar.
No escriba todo, solo los puntos principales.
No se inquiete ni juegue con nada en sus manos, ni garabatee ni mire el reloj. Esto no te ayuda a escuchar y también puede afectar a las personas que te rodean.
Como punto final, imagina cómo te gustaría que tu audiencia escuchara si fueras un orador y tuvieras el mismo tipo de oyente, esto te ayudará a ser un oyente eficaz.

Cómo tomar notas durante las discusiones

Tomar notas es la tarea importante o parte del proceso de toma de minutos. Al tomar notas, no se registran las palabras que se usaron en la discusión, pero se registran las discusiones que tuvieron lugar en la reunión.

Cita de internet

Esta es una tarea muy importante y bastante difícil dependiendo de la naturaleza de la reunión y de lo que se discutió. Esto también depende de qué tan bien va la reunión, cómo cooperan los miembros, cómo el presidente ayuda y resume y, lo más importante, qué tan bien está preparado para la reunión. Se debe revisar cualquier documento relevante para la reunión que se distribuyó o circuló antes de la reunión, para que esté familiarizado con lo que se está discutiendo.

Consejos para la toma de notas en los debates

Durante las discusiones, siga el siguiente procedimiento y consejos para tomar notas:

En primer lugar, comprenda a fondo qué son los minutos, por qué se toman los minutos y la importancia de los minutos. Esto le ayudará a seguir la discusión y tomar nota de la información importante y necesaria a medida que la discusión continúa. Como se mencionó anteriormente, cuando haya documentos disponibles, asegúrese siempre de recopilar información básica sobre lo que se discutirá. Esto hará que la tarea de tomar notas sea mucho más sencilla.
En situaciones donde las discusiones o conversaciones son largas y complicadas, siempre enfóquese en los aspectos importantes de la discusión como, cuál es el foco de la discusión, cuál es la decisión, si está disponible, por qué se tomó esta decisión, quién tiene que actuar decisión y cuándo / dentro de qué plazo se debe tomar la decisión.
Asegúrese de incluir un resumen de la discusión al principio antes de escribir sobre la discusión, ya que esto dará una visión general y una idea sobre la discusión a las personas que no pudieron asistir. Además si estas personas tuvieran que participar en una reunión futura, este minuto les dará toda la información necesaria que requerirán.
Escriba los puntos de vista y opiniones importantes de todas las personas presentes.
Asegúrese de escuchar de manera activa y efectiva después de la discusión sin dejar que su mente divague ni piense en nada más. De esta forma no te perderás nada importante.
Elija el método mejor y más fácil que le ayudará a tomar notas.
Al registrar los puntos de acción, siempre es mejor hacerlo de una manera que sea más fácil de ver, claramente con los nombres de las personas que deben actuar y el calendario.
Utilice títulos, ya que esto le ayudará a seguir las notas más adelante, y puede tener diferentes secciones de la reunión bajo diferentes títulos. Deje algo de espacio debajo de cada sección, para que sea más fácil agregar notas debajo si alguien presenta nuevos puntos o ideas a medida que avanza la reunión.
Si sabe taquigrafía, es mejor escribir notas utilizando taquigrafía y también utilizar abreviaturas siempre que sea posible.
Practique el uso de viñetas, ya que esto hará que el acta sea más legible, se verá ordenada y más simple mientras se prepara.
Siempre aclare los puntos o discusiones que no estén claros con su presidente.
No olvide tener uno o dos bolígrafos y lápices de repuesto.

El propósito de aclarar puntos sobre los que no está seguro

La aclaración es un proceso en el que resuelve áreas de confusión con el orador y verifica si su comprensión de la discusión es correcta. Para que las actas sean precisas, es necesario aclarar cualquier punto que no comprendan a medida que avanza la reunión.

El propósito de aclarar los puntos que no está seguro es:

Le dice al hablante que está escuchando y tratando de entender el mensaje de manera efectiva.
Se asegura de que ha entendido la información correcta.
Ayuda a revisar la comprensión
Anima al hablante a hablar abiertamente
Te ayuda a escribir los minutos sin errores
Evita malentendidos y malas interpretaciones.
Mejora las habilidades interpersonales

Leer sobre el papel de las reuniones, por qué se llevan a cabo, los requisitos legales y organizativos que pueden aplicarse a la toma de actas, por qué se toman las actas y sus beneficios, la razón por la que las actas deben ser precisas y los diferentes documentos utilizados en las reuniones como parte del proceso de toma de actas, antes y después de la reunión, consulte este artículo: Toma de actas.