Cómo utilizar eficazmente un sistema de diario en el trabajo

Mike Tinnion (CC0) a través de Unsplash (modificado con Canva)

Se mantiene un sistema de diario para utilizar el tiempo y completar tareas y citas de una manera muy eficaz y eficiente. Ayuda a la organización en su conjunto y ayuda a administrar mi tiempo y el de otras personas también. Los diarios se pueden mantener de forma manual o electrónica.

Personalmente tengo ambos tipos de diarios. Tengo mi calendario electrónico en Outlook que se comparte con mi gerente y otros administradores. También tengo un diario manual que se puede utilizar en casos de emergencia.

¿Por qué es importante tener un diario manual?

El diario manual que utilizo es un libro encuadernado con tres días por página ya que no tengo muchas entradas para cada día.

Como mencioné anteriormente, solo uso este diario durante emergencias. Esto incluye momentos en los que estoy enfermo o fuera del trabajo y no puedo acceder a mi diario electrónico o cuando los sistemas informáticos no funcionan y Outlook no es accesible.

¿Cuáles son las ventajas de un diario electrónico?

Como mencioné, el diario electrónico que mantengo está en el calendario de Outlook en mi computadora de trabajo.

Estas son las ventajas de tener un calendario electrónico:

• Puedo destacar un posible conflicto entre citas.
• Solo necesito ingresar los eventos que ocurren regularmente una vez.
• No se utiliza papel.
• Hay protección por contraseña.
• Puedo acceder a él desde prácticamente cualquier lugar.
• Hay recordatorios de citas en pantalla.
• Comunica automáticamente los cambios a aquellos involucrados cuyos sistemas están conectados con el mío.

¿Cómo uso mi diario?

Utilizo mi diario para cosas como alertas y citas.

Las entradas más comunes en mi diario serán:

• reuniones de panel
• reuniones de equipo
• pedidos estacionarios
• sesiones de entrenamiento
• visitas
• preparación de agendas
• vacaciones anuales
• otras tareas de oficina
• supervisión
• otras tareas semanales y quincenales que se repiten con una cierta frecuencia (esto asegura que no las perderé)

A veces tengo que reservar reuniones y enviar invitaciones a reuniones a colegas u otros delegados, y se hace de forma electrónica.

Así es como gestiono este tipo de reuniones.

• Intento ingresar tantos detalles como pueda, como fecha, lugar, duración, visitantes, etc.
• Rara vez me encuentro con una situación en la que se cancela o pospone una reunión, pero si esto sucede, me aseguro de verificar los efectos que tendrá un cambio solicitado antes de aceptarlo.
• También recopilo toda la información relevante para asegurarme de que todos los asistentes a la reunión o cita tengan acceso a todos los detalles pertinentes para que no haya lugar a errores de comunicación.
• Por lo general, trato las solicitudes y cambios de otros asistentes en orden cronológico, pero daré prioridad a las solicitudes más urgentes si estoy tratando con un gran volumen de ellas.
  • Cuando se acuerda alguna solicitud o se realizan cambios, me aseguro de que todos los involucrados sean contactados y que sea conveniente para ellos antes de que se confirmen los cambios.
• También me aseguro de que cada persona involucrada en la cita o reunión tenga suficiente tiempo para planificar, viajar y cualquier otra necesidad para que la reunión transcurra sin problemas.

Soy consciente de que los diarios deben mantenerse actualizados cuando se acuerdan cambios. Me aseguro de haber eliminado las citas canceladas. Un diario que no se mantiene completamente actualizado puede correr el riesgo de todo tipo de confusión. También socavará la confianza y alentará a las personas a sentir la necesidad de verificar los arreglos, lo cual es una pérdida de tiempo o, lo que es peor, a llevar un diario por separado.

Una nota final

En una nota amable, no copie nada enviado aquí y lo muestre en su archivo. Esto se ha publicado aquí únicamente para ayudarlo a obtener una idea / comprensión de lo que esperan que usted mantenga. Tendrá que relacionarse con su propia área de trabajo y organización y ceñirse a ella mientras prepara los archivos. Gracias por su cooperación.

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