Tabla de contenido:
- ¿Cuántas líneas necesitas?
- Por qué la llamada en espera no es necesaria
- ¿Cómo funciona un sistema telefónico PBX con Rollover?
- ¿Cómo funciona la llamada en voz alta con varias líneas?
- En resumen, todas las cosas consideradas
Imagen de Gerd Altmann en Pixabay
¿Se ha preguntado alguna vez cómo las grandes empresas pueden recibir tantas llamadas telefónicas simultáneas sin tener una señal de ocupado?
Los teléfonos residenciales y los teléfonos móviles ofrecen llamada en espera. Estás familiarizado con eso. Pero la llamada en espera no funcionará con los sistemas telefónicos. Si desea un sistema telefónico, como un PBX de operadora automática, para manejar múltiples llamadas, necesita múltiples líneas telefónicas con transferencia.
La transferencia de la línea telefónica es el método que se utiliza para permitir que más de una persona que llama se comunique al enrutar a cada persona que llama a través de la siguiente línea telefónica disponible.
Es importante comprender que el traspaso no es una función de su equipo telefónico interno. Su proveedor de servicios telefónicos debe hacerlo. Debe pedirle a la compañía telefónica que transfiera las llamadas adicionales a la siguiente línea superior. Eso también se conoce como grupo de búsqueda.
Todas las personas que llamen marcarán su número principal, pero si la primera línea está en uso, la siguiente llamada suena en la siguiente línea no utilizada. Si todas las líneas están en uso, la próxima persona que llame recibirá una señal de ocupado.
Por otro lado, la llamada en espera permitirá que se responda a una segunda persona que llama en una sola línea. Esto no es bueno para un sistema telefónico, que está diseñado para enrutar a cada persona que llama simultáneamente a un departamento o personal en particular.
Un sistema telefónico responderá a cualquier línea telefónica que suene. Si su proveedor de servicios telefónicos no transfiere las líneas ocupadas a la siguiente línea, no hay forma de que el sistema telefónico pueda responder a esas personas adicionales.
¿Cuántas líneas necesitas?
Respuesta simple: una línea para cada persona que llama. Entonces, si necesita manejar, digamos, diez personas que llaman simultáneamente, necesita diez líneas de su operador telefónico.
Todavía usa un solo número de teléfono. Las líneas adicionales tienen sus propios números y se pueden marcar directamente. Pero la idea principal es que el primer número es el único necesario. Si la línea está en uso, la persona que llama pasa a la siguiente línea que está libre.
En otras palabras, la primera persona que llama suena a través de la primera línea física, y la siguiente persona que llama "pasa" a la siguiente línea física que está disponible. Este traspaso continúa hasta que se utilicen todas las líneas.
Si todas las líneas están en uso, la próxima persona que llame recibirá una señal de ocupado. Por lo tanto, si desea respaldar un alto volumen de llamadas para su empresa, debe obtener líneas adicionales de su compañía telefónica y solicitar que estas líneas se configuren con la transferencia a la siguiente línea del grupo.
El servicio de reinversión generalmente se proporciona sin cargo adicional. La compañía telefónica se beneficia de todos modos con los cargos adicionales de la línea.
Se pueden recibir varias llamadas entrantes pasando a la siguiente línea disponible.
Por qué la llamada en espera no es necesaria
Tenga en cuenta que el sistema telefónico está automatizado para enrutar las llamadas entrantes.
Si tiene una llamada en espera en cualquiera de sus líneas, la próxima persona que llame NO pasará a la siguiente línea. Se quedarán atrapados allí esperando que la persona en esa línea responda al tono de llamada en espera.
Eso funciona bien para una sola línea, como un teléfono de casa o un teléfono celular. Pero cuando utiliza la transferencia a líneas adicionales, la llamada en espera interferirá con su funcionamiento.
¿Cómo funciona un sistema telefónico PBX con Rollover?
Todas las líneas entrantes organizadas en un grupo de búsqueda de transferencia están conectadas al sistema telefónico (PBX) y todos los teléfonos internos están conectados a sus enchufes de extensión.
La primera persona que llama sonará en la primera línea. La próxima persona que llame pasará por la segunda línea y así sucesivamente.
No importa en qué línea ingrese la persona que llama. El PBX manejará a todas las personas que llaman de la misma manera. Si el sistema incluye un asistente automático, ayudará a guiar a la persona que llama a su destino deseado al proporcionar un menú de opciones.
Hay dos métodos para lograr los mismos resultados.
- A cada teléfono se le asigna un número de extensión interno. Todas las personas que llaman marcan el mismo número principal, seleccionan opciones de la operadora automática para llamar a la extensión deseada o marcan un número de extensión conocido si el sistema telefónico ofrece esa opción.
- Cada teléfono puede tener un número de marcación directa. Por lo general, los últimos cuatro dígitos del número de teléfono representan la extensión. El sistema telefónico detectará los últimos cuatro dígitos y enrutará automáticamente a la persona que llama a esa extensión.
Tenga en cuenta que en el segundo caso, no necesita una línea individual para cada número. Solo necesita suficientes líneas para admitir la cantidad máxima de llamadas esperadas en los peores tiempos de carga.
¿Cómo funciona la llamada en voz alta con varias líneas?
Llamar funciona de manera diferente con varios modelos de PBX. Cuando cualquier personal interno toma una extensión, la mayoría de los sistemas telefónicos requieren que la persona que llama presione 9 para una línea externa. El sistema proporcionará tono de marcación desde una de las líneas externas disponibles.
Algunos PBX darán automáticamente tono de marcación desde cualquier línea externa disponible sin marcar el 9, por lo que se pueden realizar llamadas sin presionar ninguna otra tecla.
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En resumen, todas las cosas consideradas
Si usted es el responsable de configurar el sistema telefónico, hay cosas que considerar.
¿Sabe cómo manejará todas sus llamadas simultáneamente? ¿Tiene suficiente personal para responder a todas las llamadas? Si no es así, ¿por qué no tener una sola línea y dejar que el desbordamiento vaya al correo de voz proporcionado por su compañía telefónica?
¿Ha decidido cómo enrutar todas las llamadas? Por supuesto, simplemente puede tener un teléfono conectado a cada línea. Pero entonces no tiene forma de transferir las llamadas de uno a otro. Tampoco tiene una transición fluida para enrutar a las personas que llaman al personal o departamentos.
Ahí es donde el sistema telefónico PBX se vuelve tan importante. Un sistema telefónico simple permite a una recepcionista en vivo responder todas las llamadas entrantes y transferirlas a las ubicaciones adecuadas.
Un sistema telefónico de operadora automática es el siguiente paso, especialmente si no tiene una recepcionista de tiempo completo para contestar todas las llamadas. Eso le permite brindar un saludo de bienvenida a todas las personas que llaman y un menú de opciones que pueden seleccionar para enrutar al personal o departamentos deseados.
Un sistema telefónico completo también debe incluir correo de voz para cada extensión que reproducirá un saludo personal para cada miembro del personal y tomará los mensajes de las llamadas no contestadas.
Ahora ya sabe qué hay detrás de una interfaz bien equipada para empresas con muchas llamadas.
© 2015 Glenn Stok