Él dijo, ella dijo: ¿quién dice la verdad en una investigación en el lugar de trabajo?

Investigaciones de recursos humanos para descubrir quién miente

Es un problema común en el lugar de trabajo: un empleado presenta una queja contra otro empleado alegando algún tipo de mala conducta, como acoso sexual. El empleador debe tomar medidas correctivas inmediatas para evitar responsabilidades. Alguien del departamento de recursos humanos del empleador tiene que investigar para averiguar qué sucedió realmente y si existen motivos para imponer medidas disciplinarias. La persona de recursos humanos entrevista a cada uno de los empleados para conocer ambos lados de la historia. No hay otros testigos del incidente y el empleado acusado niega con vehemencia que haya sucedido algo. ¿Y ahora que?

Un profesional de recursos humanos puede creer que poco más se puede hacer cuando se enfrenta a un escenario de "él dijo, ella dijo" como el descrito anteriormente. Nunca es una buena idea tomar medidas disciplinarias contra un empleado acusado sin evidencia sustancial de culpabilidad. Pero si el empleado realmente hizo algo mal, al cerrar una investigación como no concluyente y no tomar más medidas, el empleador corre el riesgo de ser responsable por un entorno de trabajo hostil. Evite quedar atrapado en este dilema aprendiendo algunas técnicas básicas de investigación. Un empleador que lleve a cabo una investigación eficaz en el lugar de trabajo estará en una mejor posición para determinar quién dice la verdad y quién miente.

Paso 1: recopilación de información

El objetivo principal de la investigación es determinar la validez de la queja para que el empleador pueda limitar su responsabilidad al detener el comportamiento inadecuado en el lugar de trabajo. El investigador debe comenzar por crear una lista de los temas a explorar, los documentos relevantes y otra información a ser revisada, y las personas a ser entrevistadas. Esta lista puede ampliarse más adelante a medida que se descubra nueva información.

A continuación, reúna los documentos y registros pertinentes. Considere qué información podría ser relevante para las acusaciones específicas de la queja. Si el demandante alega que ocurrió algo inapropiado en un lugar y momento en particular, ¿hay algún documento que coloque al empleado acusado en ese lugar a esa hora? Si hay acceso controlado a ciertas áreas del lugar de trabajo, puede haber registros de seguridad que muestren cuándo las personas ingresaron y salieron de esa área. (Dichos registros también pueden ser útiles para identificar la presencia de testigos potenciales).

Otros registros comerciales relevantes pueden incluir registros telefónicos o de computadora, hojas de tiempo, cintas de seguridad y declaraciones de gastos. El investigador también debe examinar los archivos de personal tanto del denunciante como del acusado, las notas mantenidas por los supervisores de los empleados, las políticas y procedimientos relevantes de la empresa, los registros de quejas anteriores y cualquier documentación sobre el presunto incidente, como declaraciones escritas de testigos., si está disponible.

Revise estos materiales antes de hablar con cualquier empleado, ya que saber lo que dicen los documentos de antemano ayuda a identificar cuándo un testigo está mintiendo y úselos para preparar las preguntas de la entrevista.

Atributos de un buen investigador

Imparcialidad tanto en la realidad como en las percepciones del empleado denunciante, el acusado y cualquier otro empleado que pueda estar involucrado en la investigación.
La capacidad de ser objetivo y retener el juicio hasta que se conozcan todos los hechos.
Discreción y capacidad para mantener la confidencialidad para preservar la integridad de la investigación.
Conocimiento de las leyes aplicables y las políticas de la empresa.
Buenas habilidades para escuchar.
Habilidad para evaluar evidencia.
Alguien que sería un buen testigo si se le llamara para testificar sobre la investigación y los hallazgos.

Paso 2: entrevistar a los testigos

Hay dos testigos que siempre deben ser entrevistados: el empleado denunciante y el acusado. Independientemente de la forma en que el denunciante haya presentado previamente la denuncia, es importante que el investigador realice una entrevista formal como parte de la investigación. Pídale al empleado que describa lo que sucedió, pero no sugiera ningún hecho o conclusión. El investigador también debe proyectar imparcialidad y transmitir que el empleador se toma la queja en serio.

También es fundamental obtener la versión del acusado de los hechos. Empiece con preguntas generales ("¿Viste en el trabajo el viernes?", "¿De qué hablaron ustedes dos ese día?") Y continúe con preguntas más específicas. Si el empleado afirma que el otro está mintiendo, explore los posibles motivos de una afirmación falsa. Debido a que la verdad siempre se encuentra en algún punto intermedio, explore las posibles malas interpretaciones.

No es suficiente hablar solo con el denunciante y el acusado en la mayoría de los casos, especialmente si sus historias son muy divergentes. Otros testigos potenciales son aquellos identificados a través de la revisión de documentos, personas identificadas por cualquiera de las partes con conocimiento, supervisores de las partes y compañeros de trabajo. Esta lista puede ampliarse en función de la información obtenida durante las primeras entrevistas.

Cómo entrevistar a testigos en una investigación en el lugar de trabajo:

Toma nota.
Haga preguntas abiertas, no aquellas que requieran un sí o un no.
Recuerde las cinco preguntas para conocer los hechos: quién, qué, dónde, cuándo, cómo.
Diferenciar entre las propias observaciones directas de los testigos y los rumores.
Si el testigo repite rumores, averigüe la fuente de la información. ¿Proviene del denunciante, del acusado o de otra persona, o se basa únicamente en rumores e insinuaciones?
No acepte declaraciones concluyentes como respuestas, busque los "por qué".
Haga preguntas de seguimiento.
Haga preguntas para confirmar o refutar otra información o testigos, pero no revele fuentes.
Pregunte si hay documentos de respaldo o alguien más con información relevante.
Agotar todas las vías de investigación.
Permanezca neutral.
Observe reacciones físicas y verbales.

Paso 3: documentar la investigación

Es recomendable tener una segunda persona de la gerencia presente para las entrevistas para apoyar al investigador y tomar notas detalladas. No es necesario que las notas sean textuales, pero deben capturar la esencia de lo que dijo el testigo. Tener una segunda persona disponible para hacer esto permite al investigador concentrarse en hacer las preguntas y formular preguntas de seguimiento. Además, una segunda persona ayuda a evitar otro escenario ", dijo, ella dijo" si los testigos luego cambian sus historias. Este "testigo silencioso" debe tener una reputación de confiabilidad y buena atención a los detalles.

Paso 4: hacer una determinación de credibilidad

En ausencia de testigos presenciales, la resolución de una queja en el lugar de trabajo a menudo depende de una determinación del investigador sobre qué parte, el acusador o el denunciante, es más creíble. Al realizar una revisión exhaustiva de la evidencia utilizando buenas técnicas de investigación, el investigador debería estar en una mejor posición para tomar esta determinación.

Al determinar en quién creer, considere:

La calidad de la evidencia: los hechos son mejores que las conclusiones; la evidencia directa es mejor que los rumores. Considere la distancia y el tiempo. ¿Estaba el testigo demasiado lejos para tener una vista clara? ¿Cuánto tiempo hace que ocurrieron los hechos? El relato del testigo debe mantener la coherencia interna. Cualquier discrepancia sugiere que el testigo puede ser menos que veraz.
Si existe evidencia que lo corrobore: En ausencia de evidencia directa, una preponderancia de evidencia circunstancial puede presentar un caso contra una parte u otra. Considere si la historia del testigo es consistente con la documentación. Si no hay testigos del incidente en sí, busque relatos de primera mano del comportamiento de las partes inmediatamente antes o después del tiempo especificado. Una observación contemporánea del denunciante llorando poco después de que supuestamente ocurrió el incidente respalda la conclusión de que sucedió algo malo. ¿Hay evidencia de incidentes similares pasados? Esto puede establecer un patrón o práctica. Finalmente, considere si debe haber evidencia que corrobore la historia del testigo. Si un testigo afirma que alguien hizo una llamada telefónica, ¿hay un registro de la llamada? Debería haber. De lo contrario, es razonable suponer que no hubo ninguna llamada.
Los intereses de los testigos: ¿Alguien tiene un motivo para mentir? Alguien que no tiene interés en el resultado puede ser más creíble que alguien que tiene algo que ganar o perder. Las declaraciones contra intereses también pueden ser más creíbles; Es seguro asumir que las personas no dicen cosas que las hagan quedar mal a menos que esas cosas sean ciertas.

¿Aún no estás seguro?

A veces, a pesar de las mejores técnicas de investigación, los hallazgos de un investigador realmente no son concluyentes. Eso no significa que el empleador esté libre de responsabilidades. Como mínimo, el empleador debe reiterar sus políticas y buscar oportunidades para reeducar a la fuerza laboral para prevenir futuras violaciones.

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