Tabla de contenido:
- Introducción:
- 1.1 / 2 ¿Cuál es el propósito de los procedimientos de seguridad para manejar correo o paquetes?
- 2.1 ¿Por qué debería distribuir / enviar correo al destinatario correcto dentro de los plazos acordados?
- 2.2 ¿Cuál es la estructura organizacional y los nombres, roles y ubicaciones de los individuos y equipos?
- 2.3 ¿Qué servicios de correo interno y externo están disponibles para las organizaciones?
- 2.4 Dar razones para seleccionar servicios de correo internos y externos
- 2.5 ¿Qué métodos utiliza para calcular los gastos de envío?
- 2.6 ¿Qué tipo de problemas pueden ocurrir con el correo entrante y saliente y cómo los maneja?
Introducción:
Esta unidad es una unidad opcional del Grupo B en el Nivel 2 con un total de tres créditos. Esta unidad ayuda al candidato a retratar sus habilidades en los servicios de correo. Los candidatos tendrán un buen conocimiento de seguir los procedimientos de seguridad mientras manejan el correo interno y externo, tanto entrante como saliente, y la razón por la que debe manejarse así. Tendrán un buen conocimiento de los diversos servicios disponibles, por qué se necesitan y cómo se utilizan. Sabrán elegir servicios particulares según las necesidades y prioridades, calcular el franqueo, resolver problemas, seguir procedimientos e informar errores y problemas.
¡También se ha incluido una declaración personal para esta unidad!
1.1 / 2 ¿Cuál es el propósito de los procedimientos de seguridad para manejar correo o paquetes?
El correo puede tener información confidencial. Puede incluir información personal sobre empleados o contener secretos comerciales como los nombres de los clientes e información confidencial relativa a la empresa, los clientes y los clientes. El correo y los paquetes también deben comprobarse en busca de características sospechosas. Por tanto, deberán seguirse los procedimientos de seguridad.
Por ejemplo, cuando recibimos correo o paquetes de direcciones extrañas o que vienen en formas, formas o tamaños sospechosos, se deben seguir los procedimientos de seguridad e informar al gerente de la oficina.
2.1 ¿Por qué debería distribuir / enviar correo al destinatario correcto dentro de los plazos acordados?
Los correos siempre deben enviarse o distribuirse al destinatario correcto, ya que pueden ser información importante y confidencial que no debe revelarse a otros. También tienen que distribuirse a tiempo, para que la tarea especificada en el correo electrónico se complete dentro del plazo mencionado y se cumpla el plazo, de modo que evitemos quejas u otros problemas graves.
2.2 ¿Cuál es la estructura organizacional y los nombres, roles y ubicaciones de los individuos y equipos?
No he publicado mis respuestas aquí, ya que es información confidencial. Puede dibujar un diagrama de flujo para su organización o puede quitarlo del sitio web de su organización si tiene uno. Comience con el jefe de su departamento, luego diversifique a los diferentes equipos y gerentes, y finalmente termine con los miembros de su equipo. Asegúrese de mencionar el nombre, la posición y la ubicación de cada persona para obtener un retrato claro.
¡Espero que esto ayude!
2.3 ¿Qué servicios de correo interno y externo están disponibles para las organizaciones?
Los servicios de correo interno disponibles son para la distribución de correo dentro de las oficinas y departamentos de ______________________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . Se recogen y se entregan a diario.
El correo externo se envía a través de ___________________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . Los servicios de correo externos se utilizan cuando el correo puede cubrir o no los criterios de los servicios de correo interno. Por ejemplo, cuando el correo debe entregarse a clientes u otras empresas, o correspondencias fuera del condado. También se entrega y recoge a diario.
2.4 Dar razones para seleccionar servicios de correo internos y externos
Los servicios de correo externo se seleccionan cuando la entrega se realiza fuera del condado y para otras empresas o clientes. Serán áreas que no caen bajo las áreas de oficina ___________________ (eliminadas por motivos de confidencialidad) .
El correo interno se utiliza cuando es necesario realizar entregas a oficinas o departamentos que pertenecen a ____________________ (eliminado por motivos de confidencialidad) . El correo interno ahorra tiempo y dinero. Por lo tanto, cualquier correo que se pueda enviar por correo interno se envía por ese medio y solo el resto se envía a través de un sistema de correo externo.
2.5 ¿Qué métodos utiliza para calcular los gastos de envío?
La publicación debe clasificarse según la urgencia e importancia como primera o segunda clase. Cualquier publicación en el extranjero debe resolverse. Es necesario conocer los gastos postales de los envíos de diferentes tamaños y también los gastos postales del correo masivo. Los servicios de correo pueden ofrecer un descuento por correo masivo y solo se puede aplicar si clasificamos previamente el correo.
Si necesitamos enviar un artículo y garantizar que se entregará el siguiente día hábil o el mismo día, o si el correo debe enviarse con entrega certificada, debemos buscar los cargos postales y el plazo dentro del cual debe enviarse el correo. enviado y envíelo en consecuencia.
2.6 ¿Qué tipo de problemas pueden ocurrir con el correo entrante y saliente y cómo los maneja?
Los principales problemas que pueden ocurrir son retrasos, entregas faltantes y correo sospechoso. Para evitar retrasos, tenemos que enviar el correo en el momento adecuado, con el franqueo correcto. Para evitar la pérdida de entregas de un documento importante, se puede entregar mediante entrega certificada, lo que permite realizar un seguimiento de la entrega. Cualquier correo o paquete sospechoso debe manejarse con sumo cuidado e informarse a la persona a cargo en cuestión.
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