Una guía de terminología básica de nómina

Recientemente, acepté un trabajo para una empresa global de recursos humanos en su departamento de servicios al cliente y realicé un curso de capacitación de 10 semanas en nómina. Esta era una nueva vía de negocios a la que nunca antes había estado expuesto. Durante mi formación, aprendí los conceptos básicos de la nómina.

Este artículo cubrirá la terminología de la nómina y sus impuestos, lo cual es útil cuando se trata de aprender a realizar las tareas requeridas.

Primero comencemos con la definición de nómina, que es:

Envío de cheques de pago a los empleados, ya sea mediante cheque real o depósito directo.
Mantener registros de las tasas de pago de los empleados, la retención de impuestos, las deducciones, el tiempo libre pagado, etc.
Contabilización de las ganancias totales de cada empleado en un año fiscal.

Pago bruto frente a pago neto

¿Cuál es la diferencia entre salario bruto y salario neto? En realidad, es bastante simple.

Sueldo bruto

Esta cantidad incluye el total del salario del empleado calculado antes de que se retire algo (como impuestos, deducciones, etc.). ¿Cómo se calcula el salario bruto de los empleados asalariados o por horas?

Por hora: la tasa de pago multiplicada por las horas trabajadas es igual al salario bruto total.
Salario: El monto de salario establecido para el empleado para ese período de pago es igual al salario bruto total.

Salario neto

Esta cantidad incluye el salario bruto del empleado, o la cantidad total, menos todas las retenciones y deducciones de impuestos. El salario neto es igual a lo que se le paga al empleado en su cheque de pago o depósito directo.

Verificar los requisitos de salario mínimo tanto a nivel estatal como federal

Comuníquese con el Departamento de Trabajo de su estado o con el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Para conocer qué exige la ley para un salario mínimo en su estado. En un caso en el que su empleado esté sujeto a los requisitos de salario mínimo federal y estatal, debe pagarle al empleado la tarifa más alta de las dos tarifas de salario mínimo.

Hojas de horas

Se debe usar un método para rastrear el tiempo de cada empleado para cuando ingresan y salen del trabajo, para el almuerzo y cualquier tiempo libre personal que se tome durante la jornada laboral. Esto es especialmente importante para los empleados por horas, ya que sus horas trabajadas se utilizan para calcular su salario regular y las horas extraordinarias. Hay dos métodos comunes para cobrar el tiempo de un empleado:

Tarjetas perforadas manualmente: esta es una tarjeta que identifica al empleado y se utiliza para perforar manualmente en una máquina, que coloca un sello de tiempo en la tarjeta. Más tarde, una persona en nómina ingresa manualmente ese tiempo en su sistema.
Seguimiento electrónico del tiempo: se puede usar una tarjeta magnética o un sello de pulgar para indicarle a una máquina que registre electrónicamente el tiempo del empleado. Nadie tiene que ingresar manualmente estos tiempos, ya que se registran en el momento de la marcación del reloj del empleado.

Independientemente del método que se utilice, el propósito es registrar el tiempo del empleado con precisión para que se le pague por la cantidad correcta de horas trabajadas.

Horas regulares frente a horas extraordinarias

¿Cuál es la diferencia entre horas regulares y horas extras?

Tarifa regular: esta es la tarifa regular de pago del empleado o el salario regular. Es su salario normal, por ejemplo, 12 dólares la hora. Esta cantidad se multiplica por las primeras 40 horas trabajadas.
Horas extras: si el empleado trabaja más de 40 horas, se les paga horas extras por las horas extras. Esta es su tasa de pago regular, que se expresa como tiempo más la mitad de su tasa de pago regular, que se indica como "y medio". Multiplica esta cantidad por las horas trabajadas para recibir su tarifa de horas extra.

Para el ejemplo anterior, si la tarifa regular del empleado es $ 12 / hora, su tarifa de horas extra es $ 18 / hora ($ 12 + $ 6 = $ 18). También puede calcular las horas extra del empleado de esta manera: ($ 12 + ($ 12X0.5) = $ 18) o ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

¿Cómo se calculan las horas extraordinarias si el empleado trabajó 42 horas?

40 horas X $ 12 = $ 480 pago regular

2 horas X $ 18 = $ 36 horas extra

Total = ($ 480 regular + $ 36 horas extra) = $ 516 salario bruto

Retenciones de impuestos

Empleados de tiempo completo: para los empleados que no se consideran empleados por contrato, el empleador retiene impuestos de sus cheques de pago para los impuestos sobre la renta federales, estatales y locales. Las retenciones de impuestos de cada empleado se determinan de manera diferente en función de su W-4 que completaron en el momento de la contratación. Los empleadores deben asegurarse de que están reteniendo la cantidad correcta de seguro social, federal y de Medicare para cada empleado.
Empleados contratados: estos empleados son responsables de pagar sus propios impuestos sobre la renta al final del año, ya que el empleador no retiene impuestos de su salario.

Formularios de contratación nueva

Hay varios formularios que el empleado debe completar en el momento de la contratación. Estos formularios incluyen el W-4 para la retención de impuestos sobre la renta federal, un formulario de retención de impuestos sobre la renta estatal y un formulario I-9 para la elegibilidad de empleo.

Formulario de solicitud de empleo: la información en la solicitud de empleo se puede usar para ingresar a su sistema de nómina con respecto al nombre, la dirección, la información de contacto, etc. del empleado. Esta información se puede verificar, como empleadores anteriores y / o educación.
Formulario de retención de impuestos federales sobre la renta W4 : este formulario proporciona información sobre el estado civil del empleado, el número de dependientes y los montos de retención adicionales elegidos.
Formulario estatal de retención de impuestos sobre la renta: primero debe registrarse en el departamento estatal de la agencia tributaria como empleador en ese estado. Ellos le informarán sobre qué formularios y cuánto impuesto retener para el empleado.
Formulario I-9: este formulario es para la verificación de elegibilidad de empleo y requiere que el nuevo empleado proporcione su prueba de elegibilidad, que puede consistir en su certificado de nacimiento o tarjeta verde. El empleador verificará esta información, pero no es necesario enviarla a la agencia estatal.

Otras cosas importantes que debe saber

Verificación electrónica: el empleador puede usar el sistema de verificación electrónica para verificar su I-9 y compararlo con las bases de datos federales para asegurarse de que el empleado sea elegible para trabajar en los EE. UU.
Sistema estatal de notificación de empleo: los empleadores deben registrar a sus empleados en el estado, lo que permite que el estado recopile información y pagos como embargos (por ejemplo, manutención de niños, gravámenes, etc.) de estos empleados.

Hay una serie de formularios que debe completar, tanto como empleado como como empleador, para que su nómina e impuestos funcionen sin problemas.

phasinphoto

Periodos de pago

Este es un período de tiempo recurrente en el que se paga a los empleados. Puede ser un período de tiempo semanal, quincenal, quincenal o mensual. Conocer la cantidad de pago por período por año es importante para calcular cuánto deben recibir los empleados por cada período de pago.

Semanal: 52 períodos de pago / año
Quincenal: 26 períodos de pago / año
Quincenal: 24 períodos de pago / año
Mensual: 12 períodos de pago / año

Requisitos de nómina trimestrales y de fin de año

Los siguientes formularios se pueden usar para presentar los impuestos del empleador ante el IRS o su agencia estatal:

Formulario 941 (trimestral): este formulario del IRS resume los salarios pagados y lo utilizan los empleadores, estén o no exentos de impuestos. Cada trimestre, el empleador informará la cantidad de impuestos federales sobre la nómina retenidos, impuestos de seguridad social, impuestos de Medicare y cualquier otro pago y / o retención relacionado.
Formulario 940 (Anual): los empleadores utilizan este formulario del IRS para informar los salarios pagados y los impuestos federales por desempleo que se acumularon sobre los salarios sujetos a FUTA durante todo el año.
Impuestos de desempleo estatales: la mayoría de los empleadores pagan impuestos de desempleo federales y estatales.
Formulario W-2: Proporcione los formularios W-2 a sus empleados antes de la fecha límite. Deberá presentar los formularios W-2 ante la Administración del Seguro Social mediante la presentación electrónica y / o la presentación de los formularios reales.