Las reglas de oro de la organización de la oficina

Una oficina organizada significa una mente organizada. Siga leyendo para conocer excelentes consejos organizativos.

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Es posible que hayamos reducido la cantidad de papel que manejamos, pero eso no ha hecho que sea más fácil hacer malabarismos con todas las demandas competitivas de nuestro tiempo. De hecho, es más difícil, porque el "papeleo" llega en tantos formatos diferentes. Sin embargo, si desea organizar su trabajo, se siguen aplicando las reglas de oro.

Reglas de oro para organizar su trabajo

1. Maneje cada hoja de papel, correo electrónico o mensaje telefónico solo una vez
2. Cuando haya hecho eso, archívelo en un lugar adecuado.
3. Cuando esté completamente terminado, bórrelo o archívelo.

Por supuesto, en la vida real, a menudo es difícil lograr estos objetivos. Pero con solo tratar de ceñirse a las reglas, su vida será mucho más fácil.

Regla de oro: maneja cada artículo solo una vez

Cuando está ocupado, es tentador dejar una factura o cualquier otra cosa a un lado y decir que "lo verás más tarde". La realidad es que ya lo estás mirando, así que ya te interrumpen. Va a ser más eficiente en el tiempo hacer algo con él, que cerrarlo o dejarlo.

Lo sé, vas a decir, "pero tengo que ir al banco / conectarme a Internet / ir a la oficina de correos para pagar esta factura, y no puedo hacerlo ahora". Lo entiendo, pero la idea es llegar lo más lejos posible hacia ese objetivo, aunque sea solo un pequeño paso.

Opción 1: dé un pequeño paso adelante

Digamos que tienes que ir a la oficina de correos para pagar esta factura. En ese caso, ponga la factura en su bolso, para que la próxima vez que salga de compras, no pueda olvidarla. O si tiene que conectarse a Internet, coloque la factura junto a la computadora. Es posible que tenga una bandeja de archivo para "cosas que hacer", o tal vez simplemente coloque la factura en la parte superior del teclado, para que no se la pierda la próxima vez que inicie sesión. Si es un correo electrónico o un mensaje, muévalo a una carpeta de "tareas pendientes" o agregue un recordatorio.

Opción 2: delegar

Si alguien más tiene que hacer algo con el documento, definitivamente vale la pena tomarse unos minutos para llamar o enviar un correo electrónico a esa persona de inmediato , sin importar lo ocupado que esté. Eso significa que mientras usted está ocupado, la otra persona ya está trabajando en el problema: se está progresando.

¡Propina!

Una vez que haya terminado con un documento, no lo deje donde lo obtuvo: adquiera el hábito de guardarlo de inmediato y en su lugar apropiado.

¿Qué pasa si no tiene un "lugar adecuado"?

Si no tienes un "lugar adecuado", ¡organiza algo ahora! Necesita un "lugar adecuado" para los elementos con los que ha terminado y un lugar adecuado para los elementos que todavía tiene que actuar.

Puede ser tan simple como un archivo concertina (un gran archivo de cartón con varias ranuras, una para cada letra del alfabeto, o con etiquetas que tú mismo decidas). Incluso si todo lo que puede administrar es una caja de cartón con la etiqueta "facturas", otra etiqueta con "impuestos", asegúrese de tener algo.

¡Propina!

Recuerde, a veces el "lugar adecuado" es la papelera. ¡No necesitas quedarte con todo!

No necesita conservar las facturas del hogar

A menos que tenga un negocio desde casa y necesite reclamar impuestos, no necesita guardar las facturas del hogar para siempre. Las facturas de electricidad, gas y teléfono se pueden desechar tan pronto como reciba la factura del mes siguiente y pueda ver que han recibido su pago. La única razón para mantener las facturas de servicios públicos es si desea monitorear el uso, y muchos proveedores ahora pueden brindarle esta información en línea o bajo pedido de todos modos.

Si cree que puede solicitar un préstamo en un futuro cercano, conserve los extractos bancarios de seis meses, ya que el banco puede cobrar por reimprimirlos. De lo contrario, una vez que haya verificado un estado de cuenta y sepa que es correcto, no tiene ningún valor conservarlo, a menos que lo necesite para el contribuyente. Lo mismo puede aplicarse a los recibos de pago: consulte las reglamentaciones fiscales locales.

Archivar

Cuando haya terminado con los documentos pero necesite conservarlos, el método más económico son los sobres.

Los sobres grandes ocupan mucho menos espacio que las carpetas de cartón o las carpetas de anillas, por lo que son la forma más eficiente de almacenar documentos que debe conservar, pero que rara vez necesita mirar. ¡También son baratos! Puede guardar sus sobres en una maleta vieja o en una caja de almacenamiento decorativa de su papelería.

Cuando haya terminado con un proyecto de cualquier tipo, ponga todo en un sobre. Etiquete el sobre con el tema y la fecha en letra grande y bonita, con bolígrafo grueso. Un ejemplo podría ser solicitar una hipoteca: una vez que haya hecho todo el papeleo, es probable que nunca vuelva a ver los documentos, solo pagará las cuotas. Así que guarde todas las cartas de los abogados y los documentos bancarios en un sobre y guárdelo en un lugar seguro.

Las carpetas voluminosas ocupan demasiado espacio

¿Qué pasa con los impuestos?

Lo mismo ocurre con los impuestos. Tiene que conservar la información sobre su impuesto anual durante varios años (verifique los requisitos locales), pero probablemente nunca los volverá a consultar a menos que sea auditado. Ponga el impuesto de cada año en un sobre aparte, etiquételo y guárdelo.

Si sigues esta rutina, no necesitarás una gran cantidad de espacio para almacenar tus documentos activos, lo que hará que sea más fácil mantenerlos ordenados y archivar cosas nuevas.

¡Propina!

Adquiera el hábito de revisar sus archivos al final de cada año financiero.

Cada fin de año, limpie todos los documentos que no necesitará en el nuevo año, ya sea envuélvalos y guárdelos en un almacén o tírelos a la basura. Haz lo mismo con tu computadora.

Los documentos serán más fáciles de archivar y encontrar, y su archivo "activo" no ocupará mucho espacio.

¡Ordenado!