Llegar a carnegie hall: practicar la resolución de problemas

Carnegie Hall en Nueva York

Modelo de categoría de problema por FJG

Casi todo lo que hacemos en la vida se trata de resolver problemas y tomar decisiones. Quiero decir, piensa en esto por un segundo. Constantemente buscamos algún tipo de problema y decidimos cómo solucionarlo. Muchas de nuestras decisiones las tomamos bajo estrés y con poco tiempo para pensarlo detenidamente. En consecuencia, buscamos inmediatamente una solución que funcionó antes. Pero este enfoque nos atrapa en un círculo de resolver el mismo problema con la misma solución una y otra vez. Pero, ¿y si cambia la naturaleza del problema? La solución de uno inevitablemente perderá efecto y sucederá en el peor momento posible. Por lo tanto, es útil utilizar un método organizado para comprender un problema y eventualmente resolverlo. Lo primero que debemos hacer es determinar cuál es el problema.

Definir y enmarcar el problema

En los 7 hábitos de las personas efectivas, el quinto hábito de Stephen R. Covey es: " Buscar primero para comprender". Comprender el problema es crucial, ya que simplemente nos permite saber qué necesitamos resolver. Muchos de nosotros perdemos un tiempo precioso resolviendo el problema equivocado. Muy pocos de nosotros podemos permitirnos tal pérdida de tiempo. Entonces, una buena manera de comenzar es usar una lista de verificación simple donde se puedan hacer preguntas breves pero perspicaces.

1. ¿A qué tipo de problema nos enfrentamos?
2. ¿Qué está viendo o sintiendo que le hace pensar que hay un problema?
3. ¿Hay manifestaciones del problema que pueda señalar?
4. ¿Cuándo y cómo está sucediendo?
5. ¿Dónde y a quién le está pasando?
6. ¿Por qué está sucediendo?

Con base en las preguntas anteriores, es necesario preparar una declaración de problema que sirva como punto de partida para una comprensión refinada y un análisis enfocado en la resolución de problemas. Un ejemplo de un formato de enunciado de problema simple pero eficaz son las 5 preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Una afirmación de este tipo vincula el problema y su marco, aunque a veces primitivo, puede ampliar nuestra comprensión del problema.

Categorizar el problema

La dicotomía del control es un concepto filosófico y psicológico clave. Es una herramienta de resolución de problemas que identifica la forma en que uno necesita responder con éxito a los desafíos de la vida. Primero, identifica los elementos de la situación que puede controlar. Luego, los elementos que no puedes controlar, pero en los que puedes influir. Y finalmente, uno identifica y las cosas que uno no puede controlar ni influir, lo que obliga a adaptarse en consecuencia. De manera similar, los problemas deben ponerse en perspectiva para tener una idea de lo que puede y no puede lograr. Esto le permite a uno enfocar la energía y los esfuerzos donde tendrán el mayor impacto.

Una forma de hacerlo es utilizando el Modelo de categorías de problemas creado por el autor para categorizar el problema al que se enfrenta relacionando influencia e importancia.

El modelo muestra cuatro cuadrantes de categorías y dos ejes. Un eje y que demuestra el grado de influencia (de menor a mayor) en un problema y el eje x que muestra el grado de importancia y / o nivel de prioridad. Cada cuadrante es la categoría en la que se ubica el problema según el nivel de influencia e importancia del problema.

La categoría I es Ignorar. En este cuadrante, un problema es de poca importancia y no queremos desperdiciar mucha energía en él. Por lo tanto, se ignora en el futuro previsible, siendo efectivamente archivado como un caso frío.

La categoría II es la cosecha. Este tipo de problema puede, si el tiempo lo permite, analizarse y resolverse si no aparecen problemas de mayor prioridad. Los problemas de este cuadrante deben mantenerse activos, revisados ​​y resueltos cuando sea posible. El desafío es que si se ignoran durante demasiado tiempo, se acumulan y, por su masa y velocidad, se convierten en problemas mayores que pueden obstaculizar el progreso en una escala mayor.

La Categoría III es Resolver. Estos son problemas de gran importancia / prioridad que podemos y debemos resolver. En tal caso, el individuo o la organización poseen las habilidades necesarias para resolver el problema de manera efectiva.

La categoría IV es Gestionar. Habrá problemas que son críticos de resolver pero son tan complejos y dinámicos que tomarán tiempo resolverlos.

Trabajando para encontrar una solución

Ahora que hemos enmarcado el problema y categorizado el problema, es hora de comenzar a identificar cursos de acción (COA) para resolver el problema. Al considerar el mejor curso de acción, se deben considerar los siguientes puntos:

1. ¿Qué COA tiene más probabilidades de resolver el problema a largo plazo?
2. ¿Qué COA es el más factible, aceptable y adecuado de lograr ahora?
3. ¿Cuál es el riesgo asociado con cada COA?

En este punto, es útil comprender cómo un líder puede comunicarse mejor con su equipo y asesores confiables para obtener comentarios y crear un conjunto de soluciones para un problema en particular. Tres formas que pueden conducir a una retroalimentación efectiva y al desarrollo de un COA son la lluvia de ideas, la promoción y la investigación.

Todos entendemos cómo la lluvia de ideas recopila tantas ideas como sea posible y luego las filtra para encontrar la mejor idea. Esto funciona mejor cuando reúne a un grupo de compañeros que se sienten cómodos escupiendo ideas sin la presencia de líderes superiores para emitir juicios reales o percibidos. Otras dos formas son la promoción y la investigación.

En la incidencia, cada miembro expresa directamente su opinión. Aunque permite que todos los jugadores sepan cuál es la posición de los demás, no permite mucha comprensión ya que hay poca investigación sobre la posición de los demás. Este proceso, si no se supervisa cuidadosamente, puede conducir a la defensa total de un puesto en particular, ya que puede sentir que el líder del grupo designado está impulsando su agenda y quiere aplastar a los del equipo que se oponen a la propuesta.

Por otro lado, la indagación intenta crear un campo de juego más nivelado mediante el uso de preguntas para eliminar información sobre el problema. Permite a todos desafiar el problema mediante sus respuestas a una pregunta. Este método puede permitir una mayor participación, ya que tiende a crear una atmósfera de intercambio y diálogo.

Un último método puede llamarse híbrido. Aquí es donde el líder combina los mejores aspectos de la promoción y la investigación del discurso de resolución de problemas.

Responder a la declaración del problema

Anteriormente hablamos sobre la creación de una declaración de problema que nos permita iniciar el análisis que abrió la puerta a la creación de cursos de acción para nuestro problema. Ahora, necesitamos desarrollar un procedimiento para responder al planteamiento de nuestro problema. Una forma útil es la recomendación de solución de siete pasos de este autor.

1. Repite el problema. Esta es la última vez que debe asegurarse de que se aborde el problema correcto.
2. Punto de partida; donde estábamos.
3. El punto final deseado basado en los cursos de acción. Podría ser más de uno.
4. ¿Por qué era importante para nosotros resolver el problema? ¿Cuál era la teoría que subrayaba el problema?
5. ¿Qué nos decían los datos? ¿Cuáles fueron los indicadores que nos apuntaban a nuestras conclusiones?
6. Presentar solo análisis fáctico. Nunca doble los datos para expresar una opinión sesgada. Deje que los datos hablen por sí mismos.
7. Hacer una recomendación.

Observar-orientar-decidir-actuar

Hasta este punto, tenemos una última cosa que hacer de acuerdo con el ciclo de bucle OODA de John Boyd, observar-orientar-decidir-actuar ; tenemos que actuar, tomar una decisión. El objetivo es tomar una decisión audaz y bien informada. Sin embargo, habrá ocasiones en las que una decisión sea necesaria antes de que llegue toda la información deseada. Una decisión es crucial porque nada podría ser peor que llegar demasiado tarde.

En términos de piloto, un avión no vuela solo. El piloto al mando tiene que pilotar la aeronave y nunca puede aceptar ser su pasajero, por lo que invita al peligro. Toma el mando y el control y sé decisivo. Esta es una habilidad fundamental para un líder exitoso.

Con su plan de acción en la mano, uno debe tener en cuenta algunas cosas importantes.

1. Considere cuidadosamente qué indicadores espera comenzar a ver. "¿Cómo será la situación cuando resolvamos el problema?"
2. Qué pasos deben tomarse para implementar la mejor alternativa dentro de un plazo aceptable. El tiempo rara vez es un amigo.
3. ¿Cómo supervisará la ejecución del plan?
4. ¿Qué recursos necesitarás?
5. ¿Quién está a cargo y tienen las autoridades necesarias?
6. Comunicarse, comunicarse y comunicarse.
7. No olvides que siempre hay algo más que hacer. Necesitas estar alerta. Preste atención a problemas como una clase de jardín de infantes y nada lo tomará por sorpresa.

Al final, un líder debe obtener resultados. Si se quiere un equipo comprometido y orientado a los resultados, la visión, la orientación y la motivación deben coincidir con el desafío. Esto permite a los miembros del equipo de toda la organización encarnar el liderazgo tanto de forma cuantitativa como cualitativa, donde todos se centran en los resultados mientras comprenden y maximizan las habilidades interpersonales. Entonces, deje que los problemas vengan, luche para resolverlos y mejore cada día. Recuerde, necesitamos practicar para llegar al Carnegie Hall.

© 2019 Fernando Guadalupe Jr