Cinco elementos de una agenda eficaz

Descubra 5 aspectos esenciales de una agenda eficaz.

Canva

Cinco elementos esenciales para una agenda eficaz

Si le dijera que hay una cosa simple que podría hacer para aumentar la asistencia y participación en sus reuniones, la pasaría por alto, ¿verdad? Así, debe estar preparado para saltar porque no es una cosa que puede poner en práctica de inmediato que hará que sus reuniones sean más eficaces y productivos: Crear una agenda con estos cinco elementos esenciales y su productividad reunión se incrementará dramáticamente.

Crear y distribuir una agenda

Como la mayoría de ustedes, estoy inundado de papeleo y, a veces, siento que necesito declarar la guerra en papel blanco e imprimir en cualquier otro color para poder encontrar lo que estoy buscando cuando lo estoy buscando. Dicho esto, una agenda no es el lugar para escatimar. Podemos cambiar gran parte de nuestra producción al formato electrónico y a los lectores electrónicos, pero cuando se trata de una agenda, la creación y distribución de una copia impresa en las reuniones es tan fundamental que siempre hago copias adicionales para distribuir cuando me reúno en persona y vuelva -Envíe una copia solo de la agenda cuando se reúna en línea.

Piense en una agenda como una hoja de ruta que usaría al planificar un viaje; los componentes son los mismos y necesita conocer la siguiente información:

¿Quién va contigo, cuándo y a qué hora te vas y de dónde?
¿Por qué estás yendo?
¿A dónde va, cuáles son los hitos o hitos que utilizará para medir el progreso hacia adelante?
¿Cuánto tiempo tienes para llegar?
¿Qué pasa si te topas con un bache y tienes un piso?

Cada una de estas preguntas se relaciona con un elemento fundamental a la hora de crear una agenda eficaz. Veamos cada elemento.

Elemento esencial 1: el encabezado de la agenda

El propósito principal del encabezado es identificar rápidamente lo siguiente:

La entidad, organización o comité que convoca la reunión.
El nombre del organismo convocante; ¿Es esto una Junta, Grupo Asesor, Comité
¿Cuál es la fecha y hora programada para que comience y finalice la reunión?
El lugar de la reunión

Si bien podría ser fácil suponer que si las personas se presentan a la reunión, deben conocer el lugar y la hora, sin embargo, esta información del encabezado comienza a servir como base para los siguientes elementos y también crea un archivo organizacional para proclamar que el De hecho, la reunión tuvo lugar en la fecha, hora y lugar apropiados, lo que les quitó la carga a todos los participantes de tener que recordar o tratar de recordar cuándo exactamente decidieron hacer algo cuando se les preguntó.

Un encabezado de muestra podría verse así:

La Asociación Local de Cuidado Infantil

Reunión mensual de la Junta Directiva

15 de abril de 2014 1:00 - 2:00

La biblioteca pública

Prefiero centrar los encabezados de mi agenda, pero la justificación a la izquierda (donde todas las palabras están alineadas con el margen izquierdo) también funciona. Cualquiera que sea la opción que elija, utilice el mismo formato para cada reunión de ese tipo. La coherencia comienza con la agenda.

Los participantes de su reunión apreciarán la información vital de la reunión en un solo lugar, en su agenda, para que no tengan que buscar esa servilleta o papel donde tomaron la nota sobre la próxima reunión. Hay un nivel de credibilidad que el encabezado también transmite, es inclusivo, informativo y oficial y comienza a sentar las bases de que esta reunión se va a tomar en serio y no será una pérdida de tiempo.

A menudo me preguntan quién debería redactar el orden del día y enviarlo y esa respuesta es un artículo completamente diferente, pero la respuesta corta es que la persona responsable de convocar la reunión debe tomar la iniciativa de reunir los cinco elementos discutidos en este artículo. Es posible que alguien más ya esté delegado o asignado para escribir o enviar el documento, pero el contenido de la agenda debe estar en manos de la persona responsable de facilitar la reunión.

Elemento esencial 2: El objetivo de la reunión

El objetivo del encuentro es la respuesta a las preguntas, “¿Por qué nos reunimos? ¿Qué esperamos lograr? "

Indique al comienzo de la agenda el propósito de la convocatoria de esta reunión. Respondiendo al “¿por qué nos reunimos? ¿Qué esperamos lograr? " al principio de la agenda ayuda a mantener al grupo enfocado, especialmente si las cosas comienzan a salirse de control. Si la reunión es una reunión mensual programada regularmente, escríbalo en la agenda, si se reunirá para discutir un evento, asunto o tema, enumere esos detalles. Y, finalmente, si su organización tiene una declaración de misión, asegúrese de incluir la declaración de misión en este lugar en la agenda para que se mantenga enfocado.

Tener el propósito de la reunión escrito en la agenda le da al facilitador y a todos los participantes la oportunidad de reenfocar una conversación que se ha desviado a otro tema. Es un gran hábito leer el propósito de la reunión y la declaración de misión antes de que la reunión comience como un reconocimiento de que se toma en serio lo que planea lograr y que existe un plan. Los participantes no estarán discutiendo o chismorreando sin pensar, o compartiendo historias no relacionadas si tienen un sentido de propósito, o si las cosas van en esa dirección, es una tarea simple volver a enfocar la conversación en torno al propósito en cuestión.

Desde una perspectiva de archivo organizacional, enumerar el propósito de la reunión crea un proceso de documentación escrito para mirar hacia atrás en lo que estaba trabajando y cuándo, lo cual es realmente útil al planificar un evento similar o al tratar de recordar cuándo hizo algo. Enumerar el propósito de su reunión también lo ayuda a evaluar sus logros y avanzar el progreso en una reunión.

Un ejemplo de declaración de propósito para la agenda de una reunión:

Objetivo: Reunirse para planificar una formación de liderazgo.

Escribir el propósito de la reunión es tan simple como responder la pregunta: "¿Por qué nos reunimos?" Si no hay respuesta a esa pregunta o la respuesta es "No sé", no programe una reunión ni la cancele si es una reunión recurrente. El tiempo es demasiado valioso para reunirse por el bien de las reuniones.

Elemento esencial 3: El cuerpo de la agenda (el plan de trabajo de la reunión)

Este es el meollo de la reunión, lo que debe lograrse durante la reunión, enumerando primero los más urgentes, luego los más controvertidos o los que requieren más tiempo y luego los elementos menos sensibles y de bajo impacto y terminando con un documento estacionamiento.

En el siguiente elemento (# 4) voy a hablar sobre cuánto tiempo dedicar a cada una de estas áreas, así que no se asuste cuando vea temas que consumen mucho tiempo en la parte superior de la agenda - no hay excusa para no hacerlo. terminar una agenda ocupada en una hora. No solo una hora es la cantidad de tiempo que las personas pueden donar o dedicar a un grupo, sino que nuestra capacidad de atención solo puede manejar hasta cierto punto. Reuniones efectivas con resultados altamente productivos en una hora, no solo son posibles, sino la norma en una hora, si se emplean todos estos elementos.

La mayor responsabilidad del facilitador en el manejo de una reunión eficiente y eficaz utilizando estos elementos es recopilar el contenido de la agenda de la reunión y luego priorizar las distintas piezas. Esto se puede hacer de varias formas, mi favorito es enviar un anuncio de la reunión no más de 2 semanas antes de la reunión a todos los responsables de asistir y pedirles comentarios sobre cualquier tema que les gustaría discutir relacionado al objetivo o tenían alguna información de reuniones anteriores sobre la que les gustaría actualizar al grupo.

Consejo útil: el anuncio de la reunión incluye toda la información de los Elementos esenciales n. ° 1 y n. ° 2, el encabezado y el objetivo.

Si tiene conocimiento de temas sobre los que se informará, o si tiene algunos informes estándar que se requieren o desean para su grupo, agregue cada uno de esos temas a la agenda, así como cualquier tema de la última reunión que no se resolvió. Utilizo un estacionamiento de papel para este tipo de problemas.

Consejo útil para llevar a cabo reuniones con éxito: no es necesario que resuelva todos los problemas de la agenda, simplemente comience la discusión y cuando esté a unos minutos del tiempo asignado, sugiera que se revisen las áreas que permanecen sin resolver o en disputa. en la próxima reunión y que la gente investigue o piense en estrategias y opciones para avanzar en el tema. Esto solo funcionará si colocas el problema intencionalmente en el estacionamiento y luego lo colocas como una prioridad en la próxima reunión y vuelves a tratar el tema. Incluso si el tema sigue siendo polémico o requiere mucho tiempo cuando se reúnan, es necesario volver a examinarlo si dice que lo volverán a examinar, incluso si es para volver a colocarlo en el estacionamiento o para programar una reunión dedicada a resolver un tema o problema.

Ahora juntemos el cuerpo de la agenda (el plan de trabajo de la reunión):

Si el grupo es uno que debe seguir las Reglas de Orden de Roberts, o algunos otros principios organizativos, cada uno de esos componentes debe incluirse en la agenda. Ejemplos de esos elementos pueden incluir: Llamada al orden, Pasada de lista, Aprobación de la agenda, Lectura de las actas de la reunión anterior, Aprobación de las actas de la reunión anterior, Informe del presidente, Informes del personal, Asuntos nuevos, Asuntos anteriores, Fecha de la próxima reunión, Aplazamiento.

Puede haber otros elementos requeridos en el cuerpo de su agenda, así que asegúrese de confirmar cualquier regulación relacionada con su grupo específico antes de realizar cambios significativos, sin embargo, voy a incorporar la mayoría de estos elementos, solo en un orden un poco diferente. y agregue algunos elementos. Un cuerpo de agenda ideal para mí incluye los siguientes elementos en este orden:

Llamar para ordenar (2 minutos)
- Llamar al orden la reunión, a la hora programada y leer el propósito de la reunión
Bienvenida y presentaciones (5 minutos)
- Todos dicen su nombre, función en la reunión y algo más relevante a su responsabilidad con la organización o dentro de la reunión
Limpieza (5 minutos)
- Revisar el formato y las reglas de funcionamiento de la reunión.
- Confirme la fecha y hora de la próxima reunión antes de entrar en el meollo de la reunión
Revisión de la agenda (2 minutos)
- Pregunte si alguien tiene algo que agregar
Aprobación del acta de la reunión anterior (3 minutos)
- Confirme que las actas de la reunión se hayan distribuido, revisado y solicite cambios o correcciones.
- Aprobar según sea necesario o dictado por la junta directiva a la que es responsable
Informe del presidente (5 minutos)
- Use este tiempo para que todos se centren y se concentren en la tarea en cuestión y, por lo tanto, puedan compartir que tenemos mucho trabajo, o que tenemos algo en particular sobre lo que se debe actuar, dar la bienvenida a nuevos miembros al comité, etc. minutos que el facilitador se tome para marcar la pauta, más fluida será la reunión; esta sección debería tomar solo unos minutos.
Informe del personal (5 minutos)
- Esta es el área en la que veo que muchas reuniones salen mal, si hay personal que necesita informar al grupo, trabaje con ese personal para informar solo la información que sea crítica para las tareas en cuestión durante esa reunión.
- Todos los informes del personal que revisan las operaciones de una organización deben redactarse y distribuirse antes de la reunión.
- Un informe del personal eficiente no debe durar más de 5 minutos, si están informando sobre un problema o tema que se está discutiendo durante la reunión, entonces deben informar esa información durante ese tiempo (asuntos nuevos o antiguos).
- Si no tiene personal, entonces esto no es un problema, sin embargo, sucede lo mismo cuando los comités informan, por lo que a continuación me dirijo a un informe de comité adecuado.
Informes del comité permanente, es decir, finanzas, personal, etc. (2 informes a 5 minutos - 10)
- Los informes del Comité Permanente pueden ser la pesadilla de la existencia de una reunión eficiente, así que tenga en cuenta estas estrategias al incluir un informe del comité permanente en la agenda:
- La mayoría de los informes de los comités permanentes se pueden presentar por escrito e idealmente con anticipación, si los informes no se pueden distribuir antes de la fecha de la reunión, hágalos ya recopilados y en un paquete con todas las demás cosas que se distribuirán durante esa reunión. reunión.
- Si se refiere a un informe, la persona que informa solo debe resaltar los elementos sobre los que el grupo debe actuar en esa reunión y si realiza un informe verbal, los únicos elementos sobre los que se debe informar son aquellos sobre los que el grupo actuará (decidir sobre) durante esa reunión.
- Si el comité tiene nueva información para informar sobre algo nuevo para el grupo, debe incluirse en Nuevos negocios, sin embargo, se puede hacer referencia a ella durante el informe del comité, como "recomendaremos un nuevo método de pago durante los nuevos negocios". pero ese es el alcance de los informes: si las personas quieren saber más, deberían formar parte de ese comité.
- A la mayoría de los comités permanentes se les debe asignar 5 minutos para informar y si no hay otro informe que no sea el informe escrito (específicamente, si no tienen nada nuevo que informar sobre lo que su grupo debe actuar), está bien aprobarlo.
- Para reuniones eficientes y productivas, entretenga solo negocios en los que el grupo tenga la necesidad de actuar o tomar una decisión. Las actualizaciones y los antecedentes de la información pueden presentarse por escrito con anticipación o distribuirse en la reunión para su revisión antes de la próxima reunión.
Asuntos anteriores (del estacionamiento en reuniones anteriores) (2 acciones a 5 minutos - 10)
- Discusión, informes y acción por tiempo limitado sobre negocios que no se resolvieron en reuniones anteriores.
- Asegúrese de que usted, como facilitador de la reunión, sepa todo lo que se abordará durante este tiempo y si será información o acción (es necesario un voto o una decisión).
- Esté dispuesto a volver a colocar el problema en el estacionamiento si después del tiempo asignado, es evidente que el grupo aún no está listo para actuar.
- Como regla general, una vez que un problema ha ido al estacionamiento durante más de 4 reuniones, y / o hay una emoción o energía significativa en torno al problema, o es significativamente complejo, programo una reunión para comenzar a trabajar en eso. problema. Si la comunidad está respondiendo a un problema urgente que tiene algunos de los componentes mencionados anteriormente, será útil una reunión especial dedicada.
- No se debe asignar más de 10 minutos a cada tema de la agenda de asuntos nuevos.
Nuevos negocios (2 acciones a 5 minutos - 10 minutos)
- Se entiende por asunto nuevo cualquier asunto o asunto que surja de un comité, personal o grupo que requiera acción o decisión del grupo reunido.
- El método más eficiente para manejar nuevos negocios es clasificar primero los elementos que serán abordados por los más complejos y que requieren más tiempo y limitar el tiempo de introducción
- El objetivo de los nuevos asuntos es presentar el tema, determinar qué información o recursos se necesitarán para seguir adelante y luego proporcionar la información necesaria antes de la próxima reunión, donde el problema ahora aparecerá como asuntos antiguos.
- Tiendo a dedicar un máximo de 10 minutos a un nuevo asunto comercial, a menos que el grupo que presenta el problema esté dispuesto a preparar al grupo con anticipación para que todos asistan a la reunión preparados para actuar.
Estacionamiento (3 minutos)
- Esta área de la agenda es donde los asuntos que necesitan mayor discernimiento, recursos o información van hasta que aparecen en la próxima reunión como Asuntos Antiguos.
- Es este punto de la agenda lo que hace que sea fundamental que todos tengan una copia escrita, puedan llenar los espacios en blanco en el área del estacionamiento y usarlos para tomar notas sobre lo que necesitan para tomar una decisión sobre un tema o asunto específico.
- En este intervalo de tiempo, negociará dónde, cuándo y cómo proceder con cada elemento)

Estos son los componentes de un plan de trabajo eficiente para una reunión, también conocido como agenda. Una característica importante de que todos tengan su propia copia escrita es que pueden monitorear qué tan avanzado en el viaje están todos en el viaje. Cada elemento de la agenda se puede marcar a medida que se completa y el hito simplemente avanza. Hablando de tic-tac…

Los relojes, cronómetros, campanas y bastones parlantes ayudan al facilitador a garantizar que la reunión fluya y comience y termine a tiempo.

Kathy Stutzman

Elemento esencial 4: Asignar tiempo, mantener el tiempo y realizar la pregunta

Asignar y mantener el tiempo, incluso comenzar y terminar a tiempo, es una simple cuestión de respeto. Las reuniones que son oportunas demuestran que el tiempo de los participantes es valioso. Asigne la máxima cantidad de tiempo para todos y cada uno de los puntos de la agenda y cúmplalo. Si bien algunas personas pueden no sentirse cómodas con "plantear la pregunta", este es uno de los elementos más críticos de una reunión productiva.

Dado que esto es tan crucial, me gusta divertirme con él y tener una reputación mundial por mis reuniones oportunas, puede leer que respeto a las personas con las que me encuentro. Así que aquí hay algunas formas divertidas de mantener una reunión a tiempo:

Use un temporizador y configúrelo al comienzo de cada informe,
Empiece y finalice a tiempo pase lo que pase. Si no todo el mundo está allí, no dé vueltas para recapitular todo lo que se perdió, esa es su responsabilidad. Como una reunión se acerca a la hora de terminar y todavía hay mucho que parece que debe lograrse, encuesta al grupo para ver si hay algo que REQUIERE acción antes de terminar y muévelo al principio de la discusión; todo lo demás puede vaya en un formulario de informe escrito o espere hasta la próxima reunión.
Tengo una campana muy grande que traigo y coloco en la mesa principal; se sabe que la toco para mover las cosas o para convocar a grupos que se han dividido en grupos más pequeños para una mayor discusión, y de vez en cuando me encuentro con alguien que simplemente no está dispuesto a dejar de hablar y lo llamará cortésmente para volver a convocar al grupo.
Entregue los informes y las tareas de lectura con anticipación para que el tiempo no se use en la lectura y preparación de una reunión.
Negocie con otras personas que están programadas para informar sobre el tiempo que necesitan si alguien más indica que necesitan más tiempo.
Si hay un tema que realmente necesita mucho más tiempo, programe una reunión separada para profundizar en los problemas más complejos e informar a un grupo posterior.
Use bastones parlantes o micrófonos para que todos tengan la oportunidad de hablar.

Desarrollar una reputación de comenzar y terminar a tiempo, así como controlar el tiempo programado para ponerse a trabajar, garantizará que las personas asistan y participen en las reuniones que usted está facilitando. Es una de las formas más sencillas de decir: "Te respeto, tu tiempo y tu contribución a esta reunión".

Elemento esencial 5: Responder a problemas urgentes y críticos que surjan

Inevitablemente, surgirá una emergencia crítica durante una reunión, y planificar eso en la agenda es extremadamente importante para lograr una reunión eficaz y productiva. O alguien que es un “experto” quiere testificar sobre su conocimiento o hacer una apelación apasionada sobre algo fuera de tema o con el tiempo. Un facilitador flexible usará el estacionamiento en el cual “estacionar” un tema controvertido, emocional o complejo. Todas las agendas que creo tienen una función de estacionamiento incluida.

No importa la gravedad del problema, se puede aparcar cualquier cosa, aunque sea temporalmente, hasta que finalice la reunión o hasta que se pueda organizar una nueva reunión especial. El solo hecho de que haya un lugar para estacionar los problemas difíciles, crea permiso para que cualquier participante identifique que un tema o problema va a pasar con el tiempo y necesita más atención en otra reunión.

La fidelidad del estacionamiento solo será tan buena como la atención prestada para sacar esos problemas del estacionamiento y llevarlos a otra reunión más apropiada u oportuna, por lo que para garantizar que esta sea una herramienta efectiva, debe usarse, debe ser Si se usa bien, y debe usarse de manera consistente, entonces será una estrategia efectiva para reuniones productivas.

Si está facilitando reuniones o participando en reuniones, estos 5 elementos esenciales para elaborar una excelente hoja de ruta lo ayudarán a guiarlo hacia su destino final; un encuentro donde todos se sientan valorados, escuchados y comprometidos. Esto es posible elaborando primero la agenda, pero también distribuyéndola y luego siguiendo los elementos enumerados aquí; los resultados serán rápidos y pronto verá un aumento en la asistencia y participación. Si de repente se encuentra en medio de una reunión “ad-hoc”, detenga el grupo y redacte rápidamente una agenda para evitar que se convierta en un festival de chismes, a menos que, por supuesto, sea una sesión de lluvia de ideas; y ese es otro artículo.

Como siempre, espero sus comentarios sobre las estrategias que han encontrado útiles y significativas para crear conexiones entre las personas.

Una buena agenda lo guiará como una hoja de ruta hacia el éxito de la reunión, aumentando la productividad y la eficiencia.