Empleado o contratista independiente: problemas de clasificación errónea de empleados

¿Es empleada o contratista independiente?

Victor1558 a través de Flickr

Confundir empleados con contratistas independientes

Una cuestión fundamental en la legislación laboral es si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. Mucho depende de la respuesta en lo que respecta al trabajador. Solo los empleados están protegidos por las leyes laborales federales y estatales que rigen los salarios y las horas, prohíben la discriminación ilegal y establecen normas de seguridad en el lugar de trabajo. También está en juego el acceso a beneficios críticos, incluidos los beneficios proporcionados por el empleador, como el seguro médico y los planes de jubilación, y los beneficios legalmente obligatorios, como la compensación para trabajadores y el seguro de desempleo.

Por qué muchos empleadores prefieren contratistas independientes

Desde la perspectiva del empleador, existen varias ventajas al utilizar contratistas independientes en lugar de empleados. Los contratistas independientes son menos costosos porque no están sujetos a las leyes de salario mínimo y horas extras, no son elegibles para los beneficios de los empleados y el empleador invierte recursos mínimos en brindar capacitación y otras instrucciones en el trabajo. Debido a que no hay que mantener registros de nómina ni otros registros laborales ni retener impuestos sobre el empleo, los trabajadores subcontratados presentan una carga administrativa menor que los empleados. Los empleadores generalmente tienen mayor flexibilidad para agregar y eliminar puestos de contrato para abordar cargas de trabajo fluctuantes o necesidades temporales. Las leyes laborales federales y estatales no se aplican a la relación, lo que protege al empleador de la responsabilidad por reclamos en el lugar de trabajo.

En esta época de lugares de trabajo virtuales y fuerzas laborales móviles, puede haber una delgada línea en cuanto a lo que distingue a los empleados de los contratistas independientes. Las ventajas de utilizar contratistas independientes pueden incentivar a algunos empleadores a cruzar esa línea. La División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos ha notado una "tendencia alarmante" de clasificación errónea de empleados en los últimos años. De los 10,3 millones de trabajadores estadounidenses clasificados como contratistas independientes, el 30 por ciento o más pueden estar mal clasificados, dijo la Oficina de Responsabilidad del Gobierno.

Otros nombres para contratistas independientes

Los contratistas independientes se encuentran en todas las industrias y pueden ser referenciados por muchos términos diferentes, que incluyen:

Autónomos
Consultores
Temps
Contratistas
Contrato laboral
1099 trabajadores
Trabajadores del proyecto
Trabajadores contingentes
Dietas

¿Qué es la clasificación errónea de empleados y por qué es un problema?

En pocas palabras, la clasificación errónea de un empleado se produce cuando un empleador clasifica incorrectamente a un trabajador como contratista independiente, en lugar de como empleado. La clasificación errónea crea problemas en múltiples niveles de la sociedad.

La clasificación errónea de los empleados afecta negativamente a los trabajadores caracterizados incorrectamente, a quienes se les niegan las protecciones y los beneficios de la relación laboral. También afecta negativamente a los empleadores respetuosos de la ley que siguen las reglas y están en desventaja competitiva con respecto a los que no lo hacen. Finalmente, daña la economía.

Se pierden ingresos fiscales sustanciales para el tesoro federal, los fondos del Seguro Social y Medicare, y los fondos estatales de desempleo y compensación para trabajadores debido a la clasificación errónea de los empleados. Se estima que en 2006 se perdieron 2.720 millones de dólares debido a la falta de información. De hecho, muchos empleados mal clasificados se ven obligados a pagar impuestos sobre la nómina que sus empleadores deberían haber pagado.

Las sanciones por clasificar erróneamente a los empleados

En 2012, los empleadores de los Estados Unidos tuvieron que pagar cantidades significativas a los empleados que fueron clasificados erróneamente como contratistas independientes. A continuación, se muestran algunos casos:

9 de enero: Se requirió que una compañía de seguridad de Tennessee pagara $ 62,000 en salarios atrasados a 34 guardias.
3 de mayo: Un servicio de limpieza suburbano de Chicago tuvo que pagar más de $ 500,000 en pagos atrasados y liquidar daños a 75 empleados de limpieza.
14 de mayo: Después de una investigación del Departamento de Trabajo, un proveedor de atención médica domiciliaria de California tuvo que pagar $ 654,082 a 108 enfermeras.
23 de agosto: Se requirió que una compañía de tuberías de Texas pagara más de $ 100,000 por horas extras no pagadas a 55 empleados de la tienda que fueron tratados como contratistas independientes durante un período de prueba de 90 días.
20 de agosto: Un talabartero de Washington, DC debía más de $ 100,000 en horas extra no remuneradas a 120 trabajadores a quienes se les pagaba a destajo independientemente de las horas trabajadas.

Fuente: Comunicados de prensa del DOL: Clasificación errónea de empleados como contratistas independientes

¿Qué sucede cuando un empleador se equivoca?

Los últimos años han visto un aumento de los esfuerzos gubernamentales para detener la ola de clasificación errónea de empleados. A través de iniciativas específicas y de múltiples agencias y un mayor presupuesto de cumplimiento, los empleadores han sido auditados para el cumplimiento con mayor frecuencia. El Departamento de Trabajo ha presupuestado $ 14 millones para 2013 para detectar y remediar la clasificación errónea de los empleados. Muchos estados han aprobado o introducido leyes destinadas a abordar los problemas causados por la clasificación errónea de los empleados. También se ha introducido legislación a nivel federal.

El costo para un empleador de hacerlo mal puede ser enorme. Los riesgos financieros de un procedimiento del IRS incluyen la responsabilidad por el empleo federal no pagado y los impuestos estatales por desempleo y por el impuesto sobre la renta que el empleador no retuvo. También se pueden aplicar sanciones.

En un procedimiento del Departamento de Trabajo, el empleador puede ser responsable del pago de los salarios atrasados adeudados a los empleados clasificados erróneamente a quienes no se les pagó el salario mínimo o las horas extra. Las infracciones intencionales pueden resultar en enjuiciamiento penal, multas monetarias y encarcelamiento en casos severos. El empleador también puede estar sujeto a sanciones monetarias civiles.

¿Cómo se determina si un trabajador es un empleado o un contratista independiente?

No existe una prueba única para determinar si un trabajador debe clasificarse como empleado o como contratista independiente. Cada agencia gubernamental tiene su propia prueba. Si bien todos tienen algunas similitudes, cada prueba tiene sus propios matices.

La prueba del factor del IRS

El IRS identifica a los empleadores que no retienen impuestos del salario del trabajador y hacen contribuciones a FICA (Seguro Social y Medicare) y FUTA (desempleo) al considerar una serie de factores bajo tres criterios principales:

Control de comportamiento: Considera quién tiene derecho a dirigir y controlar los detalles y los medios por los que el trabajador presta los servicios. Si el empleador mantiene el derecho de dirigir cómo, cuándo y dónde el empleado realiza el trabajo, la relación se parece más a una relación laboral.
Control financiero: evalúa la independencia financiera y el riesgo del trabajador. Si el trabajador tiene una inversión significativa en el trabajo, es responsable de sus propios gastos y tiene la oportunidad de obtener ganancias (o incurrir en pérdidas), la relación se parece más a una relación de contratista independiente.
Relación de las partes: analiza la naturaleza general de la relación y la intención de las partes. ¿Cómo ven las partes la relación? Si existe un contrato escrito entre las partes, sus términos generalmente tendrán un peso significativo.

Ningún factor es determinante. En cambio, la prueba del contratista independiente del IRS considera la totalidad de la relación para ver si el empleador mantiene el derecho a controlar al trabajador.

Los factores del IRS



Criterios	Factor	Empleado	Contratista
Control de comportamiento	¿El empleador proporciona instrucciones?	si	No
Control de comportamiento	¿El empleador proporciona formación?	si	No
Control financiero	¿El trabajador realiza una inversión propia significativa?	No	si
Control financiero	¿El empleador paga los gastos del trabajador?	si	No
Control financiero	¿Los servicios del trabajador están disponibles para otros?	No	si
Control financiero	¿Se le paga al trabajador en incrementos?	si	No
Control financiero	¿El trabajador asume el riesgo de pérdidas o ganancias?	No	si
Relación de las partes	¿El trabajo forma parte de la actividad comercial habitual del empleador?	si	No
Relación de las partes	¿El trabajador recibe beneficios?	si	No
Relación de las partes	¿Tiene el trabajador un contrato escrito con el empleador?	No	si
Relación de las partes	¿Las partes tienen derecho a terminar la relación en cualquier momento?	si	No
Relación de las partes	¿Tiene el empleador derecho a retener el pago por trabajo insatisfactorio?	No	si

Prueba de realidades económicas del Departamento de Trabajo

El Departamento de Trabajo (DOL) hace cumplir las leyes que exigen el pago del salario mínimo y las horas extra según la Ley de Normas Laborales Justas. Aplica la Prueba de Realidad Económica para determinar si los trabajadores que deberían ser clasificados como empleados reciben el pago al que legalmente tienen derecho.

El DOL analiza las realidades económicas de toda la relación comercial de las partes para determinar si el trabajador depende económicamente del empleador o si realmente está en el negocio por sí mismo. La prueba considera los siguientes factores:

Cuánto control tiene el empleador sobre la forma en que se realiza el trabajo.
Si el trabajador tiene la oportunidad de obtener ganancias o el riesgo de pérdida independientemente del empleador.
Si el trabajador ha invertido en las instalaciones y equipos comerciales.
La permanencia de la relación.
El grado de habilidad necesario para realizar el trabajo.
Si el trabajo es parte integral del negocio del empleador.

Al igual que la prueba del factor del IRS, ningún factor es determinante.

La prueba EEOC

La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) aplica una variación en la prueba de la agencia de derecho común para determinar si los trabajadores son empleados cubiertos por la ley que prohíbe la discriminación laboral. La EEOC analiza varios factores en torno al derecho del empleador a controlar al trabajador. Los siguientes factores sugieren que un trabajador es un empleado:

El empleador tiene la capacidad de controlar cómo, dónde y cuándo se realiza el trabajo.
El trabajador no necesita un alto nivel de habilidad o experiencia especial para realizar el trabajo.
El empleador proporciona al trabajador las herramientas y el equipo para realizar el trabajo.
El trabajador realiza el trabajo en el lugar de trabajo del empleador.
Existe una relación continua entre el trabajador y el empleador.
El empleador puede asignar proyectos adicionales al trabajador.
El empleador establece las horas de trabajo y la duración del trabajo.
Al trabajador se le paga en base a incrementos de tiempo (por hora, semanal, mensual, etc.) en lugar de una vez finalizado el proyecto.
El trabajador no tiene sus propios empleados o subcontratistas para ayudar con el trabajo.
El trabajo es parte del negocio habitual del empleador.
El trabajador no tiene su propio negocio.
El empleador proporciona beneficios al trabajador.
El empleador puede terminar la relación a voluntad.
Las partes pretendían crear una relación laboral.

Responsabilidad conjunta del empleador

Se puede considerar que un trabajador tiene dos empleadores si dos entidades tienen derecho a ejercer control sobre el empleo del trabajador. Por ejemplo, la agencia de personal que paga a un trabajador y la empresa para la que el trabajador presta servicios pueden considerarse empleadores conjuntos del trabajador.

Si existe una relación de empleador conjunto, ambos empleadores tienen las siguientes obligaciones para con el trabajador según las leyes laborales federales y estatales:

Proporcionar un lugar de trabajo libre de discriminación y acoso.
Para proporcionar adaptaciones razonables según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades.
Para reintegrar a un trabajador que regresa de una licencia bajo la Ley de Licencia Médica Familiar.
Proporcionar un ambiente de trabajo seguro bajo la Ley de Salud y Seguridad Ocupacional.

Los empleadores conjuntos que se encuentren en violación de las leyes laborales serán responsables conjunta y solidariamente por los pagos atrasados y otros daños al trabajador.

Maneras de minimizar la responsabilidad del empleador por clasificación errónea

Un empleador puede minimizar el riesgo de clasificación errónea de los empleados tomando los siguientes pasos con respecto a sus contratistas independientes:

Evite contratar a ex empleados (incluidos los jubilados) para proporcionar servicios similares a los servicios que realizaban como empleados.
El acceso de los contratistas a las instalaciones y sistemas de la empresa debe limitarse a lo que necesitan para realizar el trabajo.
Los contratistas no deben recibir tarjetas de presentación de la empresa, material de oficina, uniformes u otros materiales que den la apariencia de una relación laboral.
Si es posible, los contratistas deben trabajar fuera de las instalaciones o bajo su propia administración en el sitio.
Los contratistas deben tener, o adquirir por su cuenta, la capacitación y el equipo básicos para realizar el trabajo.
Los arreglos de trabajo por contrato deben ser específicos del proyecto y de duración limitada.
A los contratistas se les debe pagar por proyecto, no por horas o salarios.
Los contratistas no deben denominarse empleados y deben distinguirse de los empleados en los directorios de empleadores y en los organigramas.
Utilice un acuerdo de contratista independiente que indique la intención de las partes de establecer un acuerdo de contratista independiente y no una relación laboral.
Utilice contratistas que estén empleados por otra entidad, como una agencia de personal, de conformidad con un acuerdo escrito que haga a la otra entidad responsable de retener impuestos y cumplir con otras obligaciones del empleador.
Realice periódicamente auto-auditorías para determinar si los trabajadores están clasificados adecuadamente, utilizando las pruebas de la agencia como guía.