Tratar con los clientes por escrito o electrónicamente - parte 2

Introducción:

La comunicación por escrito y por medios electrónicos a menudo requiere el uso de equipo. Para comunicarse con éxito, el candidato debe saber operar el equipo involucrado de manera eficiente. Cuando se prevé un retraso en la respuesta a las comunicaciones, el cliente debe mantenerse actualizado sobre la situación y el progreso.

Las comunicaciones electrónicas y escritas pueden ser riesgosas si los documentos no llegan a las manos de la persona adecuada. Se debe tener cuidado para garantizar la entrega segura de los medios de comunicación anteriores.

Esta es una unidad de nivel 3 con un valor de crédito de 6. Esta unidad se ha dividido en dos partes para facilitar la comprensión y no acumular demasiada información en un solo centro.

Para leer la primera parte de esta unidad, siga el enlace a continuación:

Tratar con los clientes por escrito o electrónicamente - Parte 1

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4.6 Explicar cómo operar el equipo utilizado para producir y enviar comunicaciones escritas o electrónicas.

Las comunicaciones escritas y electrónicas se pueden realizar de diferentes maneras y se utilizan diferentes equipos para diferentes tipos de comunicaciones. Para enviar y recibir estas comunicaciones de manera efectiva, es necesario saber cómo operar estos equipos.

Para las comunicaciones escritas, es necesario tener habilidades de escritura y también usar el bolígrafo, el papel y los lápices adecuados para esa comunicación. Si la comunicación se va a imprimir y enviar, es necesario saber cómo utilizar la impresora. En la comunicación electrónica, utilizamos una computadora o una máquina de fax. Entonces, la persona que se comunica necesita saber cómo operar la computadora o computadora portátil y la máquina de fax. Los materiales enviados por fax pueden estar escritos a mano o impresos y pueden requerir que uno sepa cómo operar una máquina de fax, computadora e impresora.

Para producir documentos, necesitamos

• Computadora con teclado, mouse y monitor o computadora portátil o lápiz y papel
• Una impresora

Para enviar documentos necesitamos

• Una máquina de fax
• Una computadora con teclado, mouse y monitor o laptop
• Sobres y sellos

Manejo de una computadora:

• Se necesita una computadora o CPU con teclado, monitor y mouse e impresora adjunta.
• La computadora debe tener el sistema operativo, que es Windows XP en nuestra organización.
• Antes de encender la computadora, es necesario asegurarse de que los cables de alimentación estén perfectamente fijados en el panel posterior de la CPU, los cables de video en el monitor y los cables a la toma de corriente, y también que el mouse y el teclado estén conectados en su lugar apropiado. puertos
• Después de esta verificación, el botón de encendido se enciende en la CPU.
• La máquina pedirá nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión en el sistema. Esto diferirá para cada organización dependiendo de cómo estén configuradas las computadoras u.
• Puede haber inicios de sesión adicionales para sistemas o software específicos de la empresa para utilizar los recursos y el software, acceder a los discos duros, etc.
• Se debe saber cómo utilizar el software de procesamiento de textos, las aplicaciones de Microsoft y otras aplicaciones que utiliza la organización para producir documentos.

Después de preparar el documento, se debe saber cómo adjuntarlo al correo electrónico y enviarlo utilizando los servicios de correo electrónico que brinda la organización, por ejemplo, Microsoft Outlook o imprimir si es necesario enviarlo por correo, según el método que se utilice para enviar la comunicación.

A veces, es posible que el documento deba enviarse cifrado en unidades flash, CD o DVD. En esas situaciones, es necesario saber cómo copiar archivos en la unidad flash y cifrarlos, y si los graba en CD o DVD, es necesario saber cómo utilizar el software de grabación o escritura.

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Operación de una máquina de fax:

Las máquinas de fax se utilizan principalmente cuando no existe la posibilidad de enviar documentos por correo electrónico, o cuando las organizaciones sienten que la comunicación por correo electrónico no es segura para ese tipo de documento en particular o los documentos pueden tardar días en llegar por correo. Para enviar documentos por fax, es necesario saber cómo operar una máquina de fax. Para operar una máquina de fax, necesita un número de fax, un número de fax del destinatario, cartucho o cinta o tóner según el modelo de la máquina de fax, los documentos requeridos que deben enviarse junto con una portada y documentos en blanco si los recibe fax.

Debe instalar y configurar la máquina de fax antes de poder utilizarla. Inicialmente, es necesario enchufar la línea de teléfono y la energía eléctrica y encenderla. La línea telefónica debe conectarse al enchufe correcto, siguiendo el manual de instrucciones. Asegúrese de que haya tono de marcado. La mayoría de las organizaciones tienen un número de teléfono exclusivo para la línea de fax y, por lo tanto, la máquina de fax se puede configurar para que responda automáticamente. Asegúrese de que el tóner / cartucho / cinta estén cargados y que siempre haya una cantidad de papel necesaria en la bandeja para recibir faxes.

A los efectos de los registros, es bueno configurar una página de confirmación para el fax, que le dirá si el envío se realizó correctamente o si hubo algún error. Ayuda al enviar documentos confidenciales, importantes o legales. Pero si solo usa el fax para asuntos simples, puede desactivar esta función para ahorrar papel.

Otra configuración útil es la opción de encabezado, que incluirá una línea en la parte superior del documento para indicar el origen del fax, además de la fecha, la hora y el número de fax. Esto será muy útil para identificar los datos del remitente y también para comunicarse con el remitente por fax si es necesario.

Al enviar un fax, asegúrese de que la alimentación esté encendida y siempre envíe una portada para el fax mencionando los detalles de los documentos enviados, quién lo envía y con qué propósito se envía. Esto hará que las cosas sean muy claras y fáciles. Coloque los documentos en la bandeja correcta en la posición correcta y marque el número al que desea enviar el fax. Pulse el botón enviar y espere a que se escaneen todos los papeles y se transmita el fax. Cuando se complete el proceso, la máquina de fax imprimirá un informe de confirmación, según la configuración.

Si la máquina está configurada correctamente, la bandeja de papel está cargada y el cartucho o tóner está listo, recibir un fax es un proceso muy sencillo. Si la máquina de fax está configurada para recibir faxes automáticamente, cuando suene la línea de fax, la máquina recibirá automáticamente el fax y lo imprimirá. Configurar el fax para que responda automáticamente es muy útil, de modo que no se pierda los documentos importantes que llegan durante cualquier momento del día.

Operación de una impresora:

Para poder enviar un documento mecanografiado por correo o fax, primero debe imprimirlo. Para imprimir los documentos, necesita una impresora conectada a su computadora o la red a la que está conectada su computadora. Muy similar a la máquina de fax, debe asegurarse de que la impresora esté enchufada y encendida. Dependiendo del tipo de impresora, ya sea de inyección de tinta o láser, las impresoras tendrán cartucho de tinta o cartucho de tóner. Asegúrese de que el compartimento del cartucho esté cargado de tinta o tóner. Dependiendo del tipo de impresora, puede tener diferentes bandejas para diferentes tipos de papel y diferentes tamaños de papel. Asegúrese de que las bandejas de papel estén cargadas. Realice algunos ajustes iniciales en la impresora para la calidad de impresión, impresión dúplex, etc.

Para imprimir un documento, use el menú de archivo en el documento que ha creado y elija la opción de impresión. El cuadro que aparece tendrá un botón de opciones o propiedades para establecer la configuración de impresión. Las impresiones en color se pueden realizar cuando sea necesario en una impresora a color. Se puede realizar una impresión a doble cara para ahorrar papel.

Si bien todos estos equipos se utilizan todos los días en un entorno de oficina, asegúrese de apagar las computadoras y las impresoras todos los días para ahorrar energía. También ayuda a prolongar la vida útil de los equipos.

4.7 Explique la importancia de mantener informado a su cliente si es probable que se produzca algún retraso en la respuesta a una comunicación.

La atención al cliente es un elemento muy importante en toda organización. Los contactos y las relaciones con los clientes son muy importantes y deben mantenerse continuamente para que la organización funcione sin problemas. Mantener a los clientes informados es una tarea muy importante y parte de los servicios al cliente. Ayudará a evitar tantos problemas, malentendidos y frustraciones y ayudará a fortalecer la relación con los clientes la mayor parte del tiempo. Los clientes estarán felices de saber sobre un problema de la empresa u organización, en lugar de descubrirlo por sí mismos. Entonces, un enfoque proactivo es mucho mejor que uno reactivo.

Por ejemplo (desde el punto de vista de mi trabajo), si sabe que ha ocurrido un problema y hay una lista de espera en las referencias recibidas, puede llamar a los clientes para informarles sobre el retraso y la razón por la que ha ocurrido el retraso y también deles un plazo dentro del cual se resolverá el problema. También puede enviar una carta indicando los motivos del retraso y cuándo se tomará acción. Si no se hace esto, los clientes volverán a llamar y, cuando reciban una respuesta negativa, se sentirán frustrados o buscarán otras organizaciones o empresas.

Compartir información con los clientes sobre retrasos en los servicios o cualquier retraso en responder a las comunicaciones o los servicios les dirá a los clientes que la empresa los cuida. También evitará que los clientes llamen al servicio de atención al cliente y se preocupen o se frustren. Esto ayudará a fortalecer la relación con el cliente. Póngase siempre en la posición del cliente y piense lo que hubiera esperado. Se deberá proporcionar a los clientes lo mismo y más.

Cuando recibe una solicitud de un cliente, el cliente está esperando con anticipación para ver si su solicitud se cumplirá o no. Incluso podrían preguntarse si su solicitud llegó a usted. Por lo tanto, como paso inicial, es bueno acusar recibo e informar al cliente que ha recibido la solicitud y que la atenderá o trabajará en ella. Si se trata de una solicitud que tardará algún tiempo en resolverse, mantenga informado al cliente del progreso. Eso ayudará al cliente a estar en paz, sabiendo que la obra está en curso y que están atendidos.

Cuando se resuelva el problema, asegúrese de llamar al cliente e informarle, en lugar de esperar a que el cliente le llame para obtener información. Esto ayudará al cliente a permanecer en paz y volverse productivo; de lo contrario, según el cliente, los problemas aún existen sin resolver.

Mantener al cliente informado mejora la satisfacción del cliente. Ya sean buenas o malas noticias, necesitan estar informados para que sepan que son recordados y no ignorados.

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4.8 Explique los riesgos asociados a la confidencialidad de las comunicaciones escritas o electrónicas.

Todas las formas de comunicación no son totalmente seguras. Existen lagunas y desventajas en todas las formas de comunicación.

Riesgos asociados con la confidencialidad de la comunicación escrita:

Cualquier forma de comunicación escrita se guardará como una copia impresa o se enviará por correo. La comunicación puede tener información confidencial que las personas no autorizadas no pueden leer ni examinar.

Riesgos asociados a la confidencialidad de la comunicación electrónica:

Las formas de comunicación electrónica incluyen teléfonos, teléfonos móviles, máquinas de fax y correo electrónico.

• Teléfonos: Las comunicaciones que se realizan a través de un teléfono fijo no son totalmente seguras, ya que hay casos en los que las líneas telefónicas han sido interceptadas. Como parte del proceso y los procedimientos, las compañías telefónicas pueden monitorear las llamadas telefónicas, lo que lo convierte nuevamente en un problema serio con respecto a la confidencialidad. También hay líneas que pueden tener múltiples extensiones, donde la conversación de una persona puede ser escuchada por otras personas, violando así la confidencialidad.

• Teléfonos móviles: la comunicación por teléfono móvil utiliza ondas de radio, que se pueden interceptar fácilmente. Cualquier mensaje recibido por teléfonos móviles, si el teléfono no está bloqueado con una contraseña, puede ser visto por cualquiera si llega a manos de las personas equivocadas. Además, los teléfonos inteligentes tienen opciones más fáciles para configurar correos electrónicos y otras funcionalidades. Si no se protegen con una contraseña, estas funciones del teléfono inteligente pueden causar problemas graves de confidencialidad si envían información a personas que no están autorizadas a acceder a esa información.

• Máquinas de fax: Aunque las máquinas de fax son una forma segura de enviar y recibir información, es necesario tener mucho cuidado al enviar información por fax. Si ingresa un número incorrecto al enviar un fax, incluso si un dígito es incorrecto, los datos confidenciales pueden pasar a manos de personas equivocadas, incluso a una parte contraria en un asunto legal. Por lo tanto, es necesario volver a verificar el número al que están enviando un fax antes de presionar el botón de enviar o transmitir. También puede haber acceso no autorizado a máquinas de fax en el extremo del receptor. Por lo tanto, siempre es bueno consultar con el destinatario si es el momento adecuado para enviar el fax y si el destinatario ha recibido los documentos en mano. Incluso en su propia oficina, las máquinas de fax deben guardarse en un lugar donde solo pueda acceder el personal autorizado, ya que, de lo contrario, los documentos confidenciales recibidos pueden ser retenidos por personas equivocadas.

• Correos electrónicos: al igual que con la transmisión de fax, es necesario tener mucho cuidado al comunicarse por correo electrónico. Uno debe asegurarse de ingresar la dirección de correo electrónico correctamente y verificar que sea correcta, de lo contrario, los correos electrónicos pueden ir a la bandeja de entrada del destinatario incorrecto. Hay otras amenazas involucradas en la comunicación a través de correos electrónicos. Los administradores del sistema y los piratas informáticos pueden leer y ver los correos electrónicos y sus archivos adjuntos. Por lo tanto, al enviar información confidencial y sensible, debe evitar el uso de redes públicas y utilizar métodos encriptados.

En general, siempre es bueno notificar a los clientes o cualquier destinatario de comunicaciones que existen los riesgos involucrados en la comunicación escrita y electrónica y que las reuniones personales son el mejor método.

Nuestra organización ha empleado medidas para mantener la seguridad de los datos en el uso de tecnología informática.

Correos electrónicos

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Trato con el cliente por escrito o electrónicamente - Parte 1

Espero que la información de este centro le haya resultado útil. Esto es solo para fines de referencia. Si tiene alguna pregunta o desea compartir su experiencia, hágalo en la sección de comentarios a continuación.

¡Todo lo mejor!