Burbujas y silos en el proceso de la empresa

Explotando la burbuja

La próxima vez que esté en el trabajo, mire a su alrededor. ¿Qué tan bien trabajan juntos los departamentos individuales?

¿Diría que comprende bien cómo funciona cada departamento? ¿O cómo encajan sus roles con los tuyos?

A todos les gusta pensar que su propio rol es el más importante, que el negocio no podría funcionar sin su departamento.

¡Incorrecto!

Una cosa que vemos a menudo en la auditoría interna es que cada departamento está trabajando dentro de un silo, permaneciendo dentro de su propia pequeña burbuja de trabajo ajena a lo que sucede a su alrededor en el negocio.

Si bien concentrarse en los detalles de lo que sea que haga es algo bueno, no debería ser a expensas del panorama general.

Independientemente de la industria, ninguna empresa puede operar con un solo departamento. Incluso las pequeñas empresas de un solo operador requieren que usted utilice varios roles a medida que asume diferentes funciones dentro de su negocio.

El proceso de múltiples departamentos de la empresa

Echemos un vistazo a un ejemplo simple de los pasos para fabricar un producto existente y venderlo a nuestros clientes. Antes de siquiera considerar hacer más, debe determinar:

• cuánto producto tienes actualmente en stock
• si tiene fecha de caducidad
• si es un producto de temporada que solo se requiere en determinadas épocas del año
• si existe una necesidad actual de hacer más
• si la empresa tiene los recursos para hacer más en este momento

Las preguntas anteriores suelen ser revisadas por alguien del departamento de planificación. También determinarán la cantidad de producto que se fabricará y la cantidad de materias primas que se necesitarán comprar.

Luego, la información generalmente se pasa a la gerencia para aprobar la producción, la compra de las materias primas y la cantidad de tiempo y personal necesarios para completar la fabricación del producto. Las conversaciones con el departamento de finanzas generalmente se incluyen en este momento para asegurarse de que la empresa tenga los fondos disponibles para completar todas las tareas.

Una vez que el proceso de planificación se completa y se aprueba, los detalles de las necesidades de materia prima se pasan al departamento de compras. Aquí tendrán una lista de proveedores aprobados que utilizan para redactar órdenes de compra para comprar las materias primas necesarias. Nuevamente, estos deberán ser aprobados, generalmente por la gerencia, antes de enviarlos a los proveedores.

Una vez que se han pedido las materias primas, el departamento de finanzas debe liberar el pago para asegurarse de que los productos se entreguen a tiempo. Los registros financieros deben actualizarse para reflejar cuánto dinero gastó la empresa y para qué. Más adelante, también deberán hacer coincidir este pago con las facturas recibidas como parte de su proceso de conciliación.

Por eso hemos pedido nuestras materias primas; el resto debería ser fácil, ¿verdad?

Los proveedores han comenzado a entregar nuestras materias primas, por lo que ahora alguien debe verificarlas para asegurarse de que los pedidos sean correctos y que los productos estén en condiciones de uso. La mejor forma de hacerlo es comparar las órdenes de compra y las facturas con las mercancías recibidas.

Dependiendo del tamaño de la empresa y del tipo de materiales recibidos, puede ser cualquier persona, desde la recepcionista hasta el personal del almacén o el capataz del sitio. En empresas más grandes, y nuevamente dependiendo del tipo de bienes, es posible que una persona firme la firma para confirmar que los bienes fueron recibidos en el sitio y otra verificando la calidad de las materias primas.

Será necesario guardar cualquier papeleo relacionado con la materia prima y es posible que sea necesario enviar copias a diferentes departamentos para garantizar que sus registros sean precisos. Cuando hay papeleo involucrado, aquí es donde las cosas pueden complicarse si hay una falta de comunicación o si no comprende por qué los otros departamentos los necesitan y en qué plazos los necesitan.

No puede pagar una factura si no sabe lo que está pagando. Tampoco debe aceptar los productos en el sitio si no conoce los productos y las cantidades que deberían estar allí.

Ahora que tenemos nuestros materiales, podemos fabricar nuestros productos.

Una vez más, dependiendo del tamaño y la configuración de la empresa, la forma en que se almacenan, registran y distribuyen las materias primas para su uso puede ser muy diferente. Un punto que debe seguir siendo el mismo es que debe registrarse cuándo se usa cada material, quién lo usa y cuánto. Sin esta información, no sabrá lo que necesita cuando comience el proceso de planificación la próxima vez que desee fabricar el producto.

Comenzamos a fabricar nuestro producto utilizando las instrucciones de trabajo que se desarrollaron antes de que comenzáramos a fabricar este producto en primer lugar. Las instrucciones de trabajo se utilizan para garantizar que todos los productos se fabriquen exactamente de la misma manera y tengan una calidad constante.

Cada vez que alguien descubre una forma de mejorar el proceso de fabricación, es necesario actualizar las instrucciones de trabajo y otros documentos del proceso para que estén al día. Su departamento de auditoría interna también puede revisar el proceso para asegurarse de que se sigan realmente las instrucciones de trabajo.

Si está utilizando algún equipo para fabricar sus productos, debe asegurarse de que el equipo esté en buenas condiciones de funcionamiento. El departamento de mantenimiento necesita un programa para probar, reparar y reemplazar el equipo según sea necesario. Las conversaciones con el personal de gestión de riesgos y / o auditoría interna pueden ayudar a la hora de elaborar estos cronogramas.

Además, cualquier incidente que ocurriera durante el proceso de fabricación, como avería del equipo, que el proceso de producción no se complete correctamente o lesiones del personal, deberá registrarse, investigarse y resolverse.

Antes de que el producto pueda venderse, debe comprobarse su calidad; no desea vender un producto inferior o defectuoso.

Ahora tenemos un producto terminado en nuestro almacén esperando ser vendido, pero ¿a quién se lo vendemos y por cuánto?

Y continúa

El "cuánto" habría sido calculado previamente por la gerencia, nuevamente el departamento de finanzas estaría involucrado para confirmar cuánto le costó hacer el producto y cuántas ganancias deseaba obtener.

La investigación de mercado realizada por alguien involucrado en la investigación y el desarrollo habría sido necesaria al principio para ver a qué se estaban vendiendo otros productos similares y lo que la gente estaría dispuesta a pagar.

En cuanto a a quién venderle, su investigación de mercado ya habría analizado eso al principio, por lo que ya sabe quiénes son sus clientes. El departamento de marketing habrá elaborado una campaña para dirigirse a los clientes adecuados, dejando que el departamento de ventas lleve el producto al cliente.

Ese ya es un proceso bastante complicado, pero aún no hemos terminado en silencio.

Similar a ordenar y comprar las materias primas, ahora tenemos que revertir ese proceso para sacar los productos de nuestra área de almacenamiento y llevarlos al cliente.

Nuestro departamento de empaque tendría que empaquetar la cantidad correcta de cada producto para los clientes. Necesitaríamos crear facturas que el cliente tendría que pagar. El almacén tendría que confirmar que los productos correctos llegaron al cliente correcto. Y nuestro departamento de finanzas debería asegurarse de que el cliente pagó y que los pagos se registraron y conciliaron correctamente.

Además, dado que teníamos personal que fabricaba los productos, nuestro departamento de nómina necesitaría saber quién estaba trabajando y qué horas trabajaban para que se les pagara por su tiempo.

Mientras ocurre todo lo anterior, todavía hay algunos departamentos trabajando en segundo plano. Dos de los principales a considerar son nuestro departamento de TI, que se asegura de que el personal tenga acceso a los sistemas y la información que necesitan.

El otro son nuestros limpiadores. Independientemente de si elige utilizar personal interno o una empresa de limpieza externa, alguien debe mantener el espacio de trabajo limpio, ordenado y libre de peligros potenciales.

Entonces, ¿quién estuvo involucrado?

Mirando el ejemplo anterior, nuestro sencillo proceso de producción y ventas ha involucrado a los siguientes departamentos:

• administración
• Planificación
• Adquisitivo
• Finanzas
• Almacén
• Control de calidad
• Gestión de documentos
• Producción
• Mantenimiento
• Márketing
• ESO
• embalaje
• Ventas
• I + D
• Gestión de riesgos
• Auditoría interna
• Investigación del incidente
• Nómina de sueldos
• Limpieza

Como puede ver, todos los departamentos están involucrados. ¡Si eliminara solo uno de esos departamentos de la mezcla, las cosas se complicarían muy rápidamente! Es posible que se pierdan las verificaciones de control, es posible que no tenga los recursos que necesita para terminar la producción o pagar al personal, podría estar perdiendo oportunidades de ventas o, lo que es más importante, podría estar vendiendo un producto que no es apto para su uso y podría ser peligroso.

¿Cómo eliminamos los silos?

Muy a menudo durante una Auditoría Interna, si veo que hay una falla en la comunicación o si el personal no está seguro de los roles de las diferentes áreas, recomendaré que el personal de un departamento vaya y acompañe al personal de otros departamentos por un corto tiempo. Hago que vayan y se sienten para ver qué es lo que hacen realmente los demás miembros del personal. Tienen la oportunidad de hacer preguntas y comprender mejor cómo trabajan juntos los departamentos.

Esencialmente, comienzan a ver el negocio como un rompecabezas en el que todas las piezas encajan para formar un todo en lugar de una colección de silos individuales.

© 2017 Katrina McKenzie