Detrás del tic: ¿qué pueden hacer realmente las auditorías internas por usted?

Descubra cómo hacer que las auditorías internas sean realmente útiles para su empresa, no solo una casilla para marcar.

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Auditoría interna por motivos equivocados

Con la auditoría interna ahora convirtiéndose en un requisito, las empresas a veces contratan personal de auditoría simplemente para poder marcar esa casilla, sin tener más idea de qué hacer con ellos.

Muchos auditores descubren que solo están reproduciendo auditorías externas y, si bien eso podría ayudar cuando los auditores externos vengan de visita, no proporciona mucha información valiosa para el negocio.

Una auditoría interna debería ser un ejercicio constructivo diseñado para determinar hasta qué punto un sistema de gestión está cumpliendo con sus propios procedimientos y prácticas. Una auditoría interna también puede identificar mejoras en los procesos comerciales y ayudar con las comunicaciones internas.

¿Qué son las auditorías internas?

Aunque las auditorías internas suelen ser realizadas por empleados de la empresa, ha habido un aumento en la contratación de especialistas externos con el único propósito de realizar auditorías. Así como subcontrata sus funciones legales o financieras, también puede subcontratar funciones de auditoría.

Su auditoría interna es la más importante de todas las auditorías. Le permite a una empresa observar sus propios sistemas, procedimientos y actividades para decidir si son adecuados para la empresa y si el personal los está siguiendo.

Proporciona a la gerencia información sobre si se están cumpliendo sus estándares de calidad, si el sistema es tan eficiente y efectivo como debería ser y si se necesitan mejoras.

También pueden proporcionar una línea de comunicación en toda la empresa y ser un gran motivador.

¿Para qué se utilizan las auditorías internas?

Los criterios para las auditorías internas suelen ser las propias políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo de la empresa.

No está buscando auditar directamente con un estándar externo en particular durante una auditoría interna, básicamente duplicando lo que haría un auditor externo; por el contrario, se asegura de que sus propias políticas y procedimientos se utilicen correctamente en las tareas diarias.

Siempre que los documentos internos de la empresa se hayan desarrollado de acuerdo con todos los requisitos de cumplimiento externos y hagan referencia a los estándares apropiados, sus requisitos externos deben estar cubiertos. Sin embargo, la comprensión de los estándares y requisitos ayuda a proporcionar una base sobre lo que debe incluir la documentación.

Las auditorías no deben temer

La mayoría de las normas y códigos requieren auditorías. Las auditorías deben verse como un beneficio para la empresa, más que como una tarea o una imposición.

Una auditoría se utiliza para recopilar información que luego se revisa y se informa. Este informe a menudo discutirá la necesidad de mejoras o acciones correctivas.

Pero una auditoría no es una cacería de brujas para culpar a un miembro individual del personal o un área particular del negocio. Las auditorías deben realizarse de manera positiva y transparente. Su auditor debe hacer que usted y su personal se sientan cómodos y confiados con la auditoría, en lugar de tener miedo.

Su auditor debe trabajar con usted para asegurarse de que su auditoría funcione para usted, sin dejar de ser independiente y objetivo sobre cualquier información que haya encontrado.

Lo que puede hacer una buena auditoría

Confirmar si se están siguiendo los procedimientos documentados
Proporcionar información precisa sobre la eficacia de los procedimientos actuales.
Asistir en el desarrollo de planes de mejora continua.
Identificar dónde se necesitan cambios en los procedimientos
Mejorar el conocimiento y la comprensión de los requisitos del proceso.
Ayude a minimizar el riesgo
Mejorar la seguridad laboral
Mejorar la comunicación interna
Confirmar prácticas laborales positivas
Brindar información para ayudar a incrementar las ventas de sus productos o servicios.
Le permite tomar decisiones más informadas para ayudar a que su negocio crezca

Programas y alcances de auditoría interna

Como hemos establecido que no solo desea marcar una casilla y que realmente desea hacer un buen uso de sus auditorías internas, su programa de auditorías debe basarse en las evaluaciones de riesgo que complete.

¿Qué áreas de su negocio muestran que necesitan atención adicional en este momento?
¿En qué áreas le gustaría obtener más información sobre cómo lo están haciendo realmente?

Revisión de sus recursos

También debe revisar sus recursos disponibles al establecer su programa de auditoría.

¿Cuántas auditorías puede realizar de manera realista en un año?
¿Cuántos deberías estar haciendo?
¿Puede completar suficientes auditorías para que se sienta seguro de que está cumpliendo con sus requisitos externos y de encontrar la información que realmente necesita?

El alcance de la auditoría

Así como necesita establecer prioridades al crear el programa de auditoría anual, también es una parte importante en el desarrollo del alcance de las auditorías. El alcance establece lo que realmente se analizará en la auditoría individual. Dado el tamaño potencial de las áreas y los procesos a auditar, es fundamental saber dónde se necesita más su atención.

Al crear sus programas de auditoría y sus alcances, debe tener en cuenta lo siguiente:

Evaluaciones de riesgos completadas recientemente
Información relacionada con posibles impactos financieros, de productos y suministros
Calidad de los controles internos: ¿Son tan sólidos como cree que deberían ser? ¿Están siendo utilizados?
Las quejas de los clientes recibidas
Grado de cambio o estabilidad: ¿Ha habido un gran cambio de personal? ¿Ha estado el mismo personal en el departamento desde que comenzó?
Resultados del último trabajo de auditoría y cualquier acción correctiva enumerada: ¿Se ha actuado en todos ellos?
Discusiones con el personal de todos los niveles sobre cualquier área que crea que necesita atención.
¿Se requieren habilidades o conocimientos especiales para completar la auditoría?

Es su auditoria

En última instancia, independientemente de quién lleve a cabo la auditoría interna, el personal interno o los contratistas externos, es su auditoría y debe saber qué información desea consultar.

Las auditorías pueden ser tan simples o complicadas como desee. Y recuerde, usted es el único que realmente sabe qué información es valiosa para usted.

Si desea averiguar por qué un área de su negocio siempre parece funcionar mejor que otras, o cuál es el día más popular para que su personal tenga un día libre, una auditoría interna puede ayudarlo a averiguarlo.