Consejos para los empleados: cómo respetar los equipos de oficina

Por favor, no rompa el equipo de oficina: cuando los empleados que no invierten se vuelven rebeldes

¿Ha notado alguna vez que a algunos empleados parece no importarles realmente ahorrar dinero o cuidar la propiedad de la empresa como si fuera suya?

Cuando era pequeña, había varias casas de alquiler cerca de donde vivía. Siempre parecían deteriorados con viejos autos chatarra en el patio delantero, gatos con múltiples juegos de gatitos medio salvajes y juguetes rotos y maltratados esparcidos por el patio.

Mi mamá nos dijo que las personas que alquilaban casas a menudo no tenían derechos adquiridos o no se preocupaban por mantenerlas tanto como las personas que las poseían porque no habían trabajado duro para obtener la propiedad y planeaban mudarse a otro lugar, por lo que no lo hicieron ' Realmente me importa si destrozaron el lugar y lo dejaron para que otra persona lo limpiara y reparara después de que se fueran. Si bien creo que mi madre podría haber tenido un poco de prejuicios, tenía razón.

A veces parece que los nuevos empleados y los empleados fuera de la oficina no respetan los suministros y equipos. No parecen pertenecer a la empresa y no les importa cuando algo sale mal porque pueden marcharse y dejar que otra persona se ocupe del problema. Se niegan a asumir la responsabilidad de su despreocupación, y esto puede causar mucha tensión en una oficina, además de costar dinero y obstaculizar la productividad laboral.

La capacitación en la oficina debe cubrir el uso de equipos básicos

Tener un conocimiento básico sobre cómo usar correctamente el equipo de oficina debería ser parte de la capacitación de todos, y aunque parecería obvio que todos saben cómo usar una fotocopiadora, una máquina de fax, una grapadora y un teléfono, encender una computadora, enviar documentos al impresora y poner los archivos en orden alfabético, desafortunadamente este no suele ser el caso.

Cómo ser un empleado respetuoso en una oficina

1. Sea cuidadoso y cortés con la impresora / fotocopiadora

• No deje ningún papel en la fotocopiadora con la parte superior cerrada para que las personas tengan que quitar su papel antes de poder copiar el suyo.
• No deje la capota abierta (el polvo y la suciedad pueden entrar y dañar los espejos).
• No blanquee algo y luego intente copiar el papel sin dejar que se seque.
• No ejecute copias arrugadas o engrapadas a través de la máquina. Los resultados deberían ser obvios incluso antes de intentarlo.
• No cree un atasco de papel y déjelo para que otra persona lo elimine.
• No uses todo el papel y no pongas más.
• Por último, obtenga una vista previa de lo que desea imprimir para no desperdiciar cientos de hojas de papel que pueden costar solo siete centavos por pieza, pero suman cientos de dólares desperdiciados con el tiempo.

2. Mantenga los sujetapapeles separados de los alfileres y vuelva a colocar las tapas de los marcadores

Hay una razón por la que mantenemos los sujetapapeles separados de los alfileres y reemplazamos las tapas de los marcadores. Lo sabría si alguna vez trabajara en una oficina. Poner la mano en la caja del sujetapapeles y quedar atrapado por media docena de alfileres no es tan emocionante como podría parecer.

Además, cuando los resaltadores nuevos y los marcadores negros que usamos casi a diario se estropean o sangran por todas partes porque se olvidó de volver a poner la tapa o intentó a medias reemplazarlos pero no esperó a escuchar un clic en su lugar, nos cuesta un mínimo de $ 1 cada uno y hace que nuestro trabajo sea mucho más difícil de lo necesario. Por cierto, usar un Sharpie negro para resaltar el texto tiene el efecto opuesto al que pretendías y no se puede deshacer… ¡suspiro!

3. Devuelva las cosas como las encontró

Cuando trabajamos con clientes en un entorno de ritmo rápido, no necesitamos pensar dónde podría estar escondido la grapadora o el rollo de cinta o buscar nuestro bolígrafo y encontrar un fajo de envoltorios de tootsie roll en su lugar. El teléfono debe estar orientado hacia el usuario y no al revés. Es difícil marcar un número cuando el teclado está al revés. Reemplace todo como lo encontró o, mejor aún, ¡no lo toque en absoluto! No es como si lo usaras para algo productivo.

4. Utilice notas adhesivas según lo previsto

Las notas adhesivas son para mensajes temporales, no para crear un collage alrededor de la computadora. Las notas adhesivas, que también son un poco caras, no deben utilizarse como sustituto de una buena contabilidad. Si bien es genial anotar un número de teléfono o dejar un mensaje para alguien que vendrá en el próximo turno, las notas deben eliminarse después de leerlas, no dejarlas durante semanas para que nadie tenga idea de si sean importantes o no, por lo que dejen de prestarles atención, ya que se acumulan como hojas secas alrededor del escritorio sin que nadie esté dispuesto a tomar la iniciativa de eliminarlas por si acaso pueden ser importantes.

5. Respete el equipo y las personas que lo utilizan

No golpee las fotocopiadoras, no estire los cables telefónicos alrededor de las computadoras y atrape a sus compañeros de trabajo ni acapare el espacio común del escritorio para que nadie pueda acceder a él o usar otra cosa que no sea usted. Reemplace con cuidado las cubiertas de la copiadora. No coloque una taza de café abierta cerca del teclado de la computadora ni deje manchas de goteo o peor aún, su mal aliento, colonia o residuos de piel grasosa en ninguna superficie, ¡especialmente en los receptores de teléfonos, por favor!

6. No descargue cosas en la computadora de la empresa a menos que sea su trabajo hacerlo

En caso de que no lo hayas notado, existen estas cosas llamadas virus que se esconden en las descargas y desactivan las computadoras. Es posible que la empresa tenga instalado un software antivirus, pero no tiente al destino. Está bien navegar ocasionalmente por sitios web cuando el negocio va lento y todo su trabajo está hecho, pero tenga cuidado con la descarga de virus que pueden borrar los datos almacenados y convertir a sus compañeros de trabajo y jefes en sus peores enemigos.

7. No "pida prestados" suministros de otros departamentos

Si comparte departamentos cerca de otras oficinas, no "pida prestados" sus suministros y no los devuelva o, mejor aún, no los pida prestados en absoluto. ¡Consigue uno propio! Bien, todos sabemos que algunas oficinas no son tan buenas como otras en cuanto al mantenimiento de los suministros, pero al igual que en casa, si usa la última gota de leche, no vuelva a poner el cartón vacío en el refrigerador. Si necesita usar algo que no es suyo, pregunte primero, asegúrese de que esté bien y luego reemplácelo con el fondo de suministros de su propia oficina.

8. Cuando planifique trabajos importantes, informe a alguien con anticipación

Si está pensando en copiar 200 folletos que necesitan cotejar y grapar, debe planificar con anticipación. Asegúrese de que haya suficiente papel para no utilizar lo último. Asegúrese de que nadie más necesite usar la impresora o fotocopiadora durante el tiempo que la esté usando y haga uso de las funciones de la fotocopiadora (es decir, agrupar, grapar, perforar) para no obligar a sus subordinados a poner 800 hojas de papel en orden. y engrápelos a mano. ¡Lo que nos lleva al número nueve!

9. Pregunte cómo utilizar el equipo de oficina

Si no sabe cómo usar un equipo de oficina, averigüe cómo o pídale a alguien que se lo muestre. Además, sería bueno que lo recordara, para que la próxima vez no moleste a otros que están haciendo su propio trabajo. Siempre me asombra alguien que pregunta, en qué dirección va el papel en esta "cosa". Hay un diagrama de todo el equipo de oficina moderno que muestra dónde colocar el papel y en qué dirección. Podría mostrarte 'dónde ponerlo', pero es posible que no te guste mi respuesta.

10. Utilice el equipo adecuado para el trabajo adecuado

• No use la cinta de oficina para poner un volante en la pared pintada. Arrancará la pintura de la pared.
• No atasque la grapadora y luego la golpee y rompa el resorte.
• No intente grapar 200 copias con una grapadora diseñada para trabajos pequeños que no sean grandes, esto hará que la grapadora funcione mal y lo más probable es que deje puntas metálicas afiladas sin doblar para cortar en la mano de la siguiente persona que maneje el papeleo grapado.

11. Utilice el sentido común

No hay nada de malo en preguntarle a alguien cómo hacer algo, pero si espera que lo haga por usted cuando está ocupado haciendo su propio trabajo en lugar de hacerlo usted mismo correctamente, entonces usted es un pasivo para la oficina, no un activo. Todos, sin importar su estado, deben conocer las habilidades básicas de oficina y la cortesía al compartir y usar suministros. Puede parecer una tontería incluso mencionar estas cosas cuando hay cosas mucho más importantes que considerar, pero mantener la oficina funcionando sin problemas, respetar el equipo y no abusar de los suministros puede generar más dinero y más tiempo dedicado a otras cosas como el fin de año. bonificaciones y fiestas de pizza

Así que no tires la grapadora con las grapas atascadas a la basura ni la cambies por la grapadora de tu compañero de trabajo como si nunca la hubieras roto. No copie su trasero o su cara en la fotocopiadora y respete dónde van las cosas y cuando pida cosas prestadas, reemplácelas lo antes posible, ya que es probable que se necesiten la engrapadora, la cinta y las tijeras minuto a minuto. y no algo sin lo que puedas prescindir durante diez días sin tener que pedir prestado el de otra persona mientras pides otro hasta que el anterior aparezca diez minutos antes de que llegue el nuevo. Dejar las cosas atrás y hacer su parte para mantener las cosas limpias y bien mantenidas contribuirá en gran medida a asegurar un lugar de trabajo feliz y productivo para todos.

¿Alguna vez buscó en el sujetapapeles y encontró un collar de cadena de seis metros de largo? Sí, alguien hizo un buen uso de esos $ 10 la hora para aprender un nuevo oficio.

¿Quién sabía que se necesitaba talento para usar cosas como cortadores de papel, engrapadoras y perforadoras?

Pasé la mayor parte de mi vida adulta trabajando en una oficina de algún tipo y pasé la mitad de eso trabajando como gerente de oficina, por lo que podría contar algunas historias. He visto papel desperdiciado por la carga del bosque, armas letales hechas con bandas de goma y lápices que se lanzaron contra cajas vacías apiladas a lo largo de una pared, y sillas de oficina nuevas arruinadas en menos de una semana con los brazos y los respaldos de las sillas completamente rotos. apagado. ¿Pensaste que era un sillón reclinable o una escalera de mano?

Recientemente, el cortador de papel que habíamos usado en la oficina durante casi veinte años se encontró aplastado entre la fotocopiadora y la trituradora de papel con el mango arrancado. Un modelo de reemplazo del mismo calibre costaría $ 150, pero con algunas comparaciones en línea frugales, pudimos convencer a nuestro proveedor de un reemplazo decente por $ 35.

¡Menos de un mes después de comprar la nueva cortadora, llegué una mañana y escuché un sonido horrible y encontré a un nuevo empleado tratando de cortar 20 hojas de papel con una cuchilla diseñada para no más de cinco a la vez!

Resistí el impulso de gritar: "¿Qué crees que estás haciendo?" y en su lugar preguntó: "¿Sabe que no se supone que debe cortar más de cinco hojas a la vez, verdad?"

El empleado me miró sin comprender y siguió intentando cortar las 20 hojas, poniendo un poco más de potencia en el corte pensando que esto resolvería el problema en lugar de crear una más grande y destruir nuestra segunda cortadora de papel en menos de dos meses.

"Ca-Runch, Quoosh", llegó el sonido cuando la hoja cortó quince centímetros en los papeles y dobló y desmenuzó el resto. en menos de dos segundos, veinte hojas de papel triturado, doblado y preimpreso se tiran a la basura, no a la papelera de reciclaje y es todo lo que puedo hacer para no agarrarme el corazón y desmayarme sobre la alfombra gastada.

Ningún gerente de oficina quiere microgestionar trabajos pequeños, pero los pequeños errores pueden costar mucho dinero con el tiempo

Si tiene que pedir los suministros, sabe cuánto cuestan y cuando sabe que su departamento está dentro de un presupuesto y que las horas de trabajo de los empleados se reducirán y los aumentos salariales dependen de cumplir con su presupuesto, tiende a ser más cauteloso. sobre pequeñas cosas que suman mucho dinero con el tiempo, como usar más de la mitad de los pañuelos desechables en una caja nueva de pañuelos de papel para limpiar un derrame de café, cuando hay un trapeador y una toalla vieja detrás del gabinete o doblar sujetapapeles en forma de animales o rompiéndolos en pequeños pedazos y dejándolos tirados en el escritorio como un perro anciano desmoronándose.

Claro, todo el mundo usa el equipo de oficina para uso personal a veces, como cuando se copia una receta, pero cuando imprime 200 páginas de comentarios en la copiadora a color cuando todo lo que desea es la receta de una página pero no la vista previa antes de imprimir una lista de más de 600 personas comentan cómo les encantó o podrían mejorar la receta, entonces el mal uso del equipo se vuelve costoso para todos.

He visto a empleados usar las tijeras de la oficina para quitarse la caca de perro de sus zapatos y volver a poner las tijeras en el cajón sin siquiera limpiarlas, o masticar las tapas de todos los bolígrafos, o rociar media lata de Lysol en el baño. después de pasar el viento o usar cinco toallas de papel de tamaño completo para secarse las manos y medio rollo de papel de seda para limpiar su trasero y obstruir el inodoro para que se desborde en el piso y lo deje para que otra persona lo limpie.

Si bien no quiere contar los minutos que la gente pasa en el baño o limitarlos a cinco hojas de papel higiénico para el número uno y diez para trabajos más importantes, llega un punto en el que debe recordarle a la gente que desperdiciar suministros es igual de importante. malo como perder el tiempo haciendo tonterías cuando hay trabajo por hacer.

Está bien lo que se cuida bien

Hay algunas cosas que es peligroso descuidar, como dejar un calentador de ambiente en alto durante la noche sin desenchufarlo o dejar el cortador de cajas abierto y mirando hacia afuera y presionado contra una superficie dura. Hay otras cosas que son molestas como dejar bolígrafos negros en las hendiduras del teclado negro para que cuando empieces a escribir, el bolígrafo salte hacia ti y ruede bajo tus dedos impidiéndote ingresar tu código de acceso y obligándote a empezar de nuevo..

Ser un buen compañero de trabajo es como ser un buen compañero de cuarto. Si respetas a los demás y al entorno en el que trabajas, todo irá bien, pero si tu presencia te hace la vida más difícil, entonces es poco probable que dure mucho en ese puesto o tengas muchos amigos.

Seamos realistas, todos nos divertimos y cometemos errores y es raro que los empleados no aprovechen el equipo de oficina moderno para hacer un trabajo personal que no podrían hacer en casa, pero los abusos constantes del equipo y de los compañeros de trabajo establecen el el lugar de trabajo se convirtió en un lugar infeliz con muchas discusiones y quejas. Si está contribuyendo a un lugar de trabajo infeliz, entonces es parte del problema, no parte del equipo, y cuidar los suministros y respetar el espacio personal de los demás contribuye en gran medida a crear un entorno de trabajo cómodo y productivo.