Tabla de contenido:
- 1. Separe sus fondos personales y comerciales
- 2. Mantenga un registro de las entradas y salidas
- 3. Emitir una factura numerada correctamente
- 4. Registre los ingresos y gastos en efectivo
- 5. Organice sus recibos
- 6. Incluya todos sus gastos
- 7. No lo dejes para el último minuto, especialmente en enero
- 8. Busque asesoramiento profesional si no está seguro
Aquí hay algunos pasos simples que debe seguir como propietario de una pequeña empresa en el Reino Unido para asegurarse de que sus cuentas sean correctas.
Cuando trabajé en una pequeña empresa de contabilidad, trabajé en cuentas para una serie de pequeñas empresas independientes, incluidos artistas, taxistas, electricistas, artistas intérpretes o ejecutantes y escritores. Fue sorprendente pensar que si estos clientes hubieran tomado algunos pasos simples ellos mismos, habrían ahorrado dinero. Sus honorarios de contabilidad habrían sido más bajos porque nos habría llevado menos tiempo hacer sus cuentas y, en muchos casos, ¡también habrían pagado menos impuestos!
No se presente con un paquete desordenado aleatorio de facturas y gastos, con cantidades que no guarden relación con lo que entra y sale de acuerdo con su extracto bancario. En su lugar, siga estos 8 sencillos consejos:
- Separe sus fondos personales y comerciales
- Lleve un registro de las entradas y salidas
- Emitir facturas numeradas correctamente
- Registro de ingresos y gastos en efectivo
- Organice sus recibos
- Incluya todos sus gastos
- No deje la clasificación de sus impuestos para el último minuto
- Busque asesoramiento profesional para asuntos complejos
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1. Separe sus fondos personales y comerciales
Abra una cuenta separada para su negocio. Si es un comerciante individual, no existe un requisito legal para hacer esto, pero hace que el seguimiento de sus gastos e ingresos comerciales sea mucho más fácil.
Antes de registrarse para obtener una nueva cuenta:
- Busque las mejores ofertas.
- Si su negocio es de pequeña escala y usted es un comerciante individual, en lugar de abrir una cuenta comercial específica, puede abrir una segunda cuenta corriente personal estándar. La mayoría de las cuentas bancarias comerciales tienen tarifas y cargos mensuales por cada transacción, pero las cuentas corrientes personales son gratuitas.
2. Mantenga un registro de las entradas y salidas
Debe realizar un seguimiento del dinero que ingresa y en qué lo está gastando.
Hay varias formas de hacer esto. Si solo tiene una o dos transacciones al mes, probablemente sea suficiente hacer una lista simple de ellas en el formato que más le guste.
Sin embargo, si tiene más que esto, configurar una hoja de cálculo como la del video a continuación es una buena opción. Si las hojas de cálculo le asustan, también puede comprar un libro de cuentas y registrar sus cuentas en papel, a la antigua.
También puede comprar software de contabilidad especializado, pero si es una pequeña empresa con solo un puñado de transacciones, probablemente no valga la pena.
Nota: si está utilizando un contador, es mejor preguntarle qué recomienda con anticipación, ya que diferentes empresas tendrán preferencias diferentes.
3. Emitir una factura numerada correctamente
Si vende un servicio o un producto a un problema de cliente, una factura adecuada y guarde una copia.
Cada factura debe tener una referencia única. Por ejemplo, puede numerar sus facturas 100, 101, 102 o puede usar una combinación de letras y números. Por ejemplo, si tuviera dos clientes principales, el Sr. Jones y la Sra. Smith, podría usar JO1, JO2 para el Sr. Jones y luego para la Sra. Smith, podría usar SM1, SM2 y SM3. Depende de usted decidir qué funciona para usted.
Puede hacer su factura usando un procesador de textos, o escribirla a mano si lo prefiere, siempre que haga una copia.
Para obtener detalles sobre los requisitos exactos para las facturas, consulte el consejo del gobierno sobre la emisión de facturas.
Además de ayudarlo con su declaración de impuestos, esto también lo ayudará si tiene problemas con clientes lentos para pagar, ya que tendrá evidencia adecuada de lo que les vendió.
4. Registre los ingresos y gastos en efectivo
Es particularmente fácil perder de vista los ingresos y gastos en efectivo porque no tiene la copia de seguridad de los registros en su extracto bancario. Asegúrese de registrar todo el efectivo que reciba o gaste en su libro de cuentas u hoja de cálculo y también a qué factura se refiere el efectivo.
Una manera fácil de ayudar a realizar un seguimiento es pagar el efectivo que reciba directamente en su cuenta bancaria.
5. Organice sus recibos
Guarde una copia de todos sus recibos de sus gastos de manera organizada.
¡No guarde los recibos en el bolsillo trasero de sus jeans!
Mantenga los recibos juntos en orden. Algunas buenas formas de hacer esto son:
- Si tiene un escáner, escanee copias de cada recibo y organícelas por mes.
- Si tiene recibos pequeños, engrápelos en pedazos de papel A4 y archívelos o escanee para evitar que se pierdan o caigan pequeños trozos de papel.
- Si no está claro qué compró en el recibo o qué propósito comercial tiene, escriba una nota en el recibo.
6. Incluya todos sus gastos
Intente incluir todos sus gastos comerciales. En el sitio web del gobierno del Reino Unido encontrará consejos sobre lo que puede reclamar como gastos.
Si trabaja desde casa, puede incluir una parte de los costos de mantenimiento de su hogar. Si esto aplica, es posible que su contador necesite saber a cuánto ascienden sus impuestos municipales, las facturas de gas y electricidad, los detalles de su interés hipotecario o alquiler, y sus facturas de Internet y teléfono.
Si utiliza su propio teléfono para realizar llamadas comerciales y personales, también puede incluir la proporción comercial. Necesita encontrar alguna forma de realizar un seguimiento de la proporción de llamadas comerciales frente a las llamadas personales que realiza.
7. No lo dejes para el último minuto, especialmente en enero
No hay nada peor que una loca carrera por hacer sus cuentas. Si su contador le da una fecha límite para darles información, cúmplala.
El plazo principal para la presentación de declaraciones de impuestos de cada año es el 31 de enero. Todos los contadores de pequeñas empresas estarán muy ocupados en este momento. Si entrega sus libros a su contador en enero, estos pueden:
- negarse a hacer sus cuentas a tiempo, lo que significa que paga una multa por retraso a HMRC, o
- cobrarle más por tener que procesar las cuentas rápidamente.
Es tentador posponer las cosas y aplazar las cuentas, pero cuanto antes se clasifiquen, antes podrá concentrarse en las otras partes más agradables de su negocio y en ganar dinero.
8. Busque asesoramiento profesional si no está seguro
Los impuestos son complicados y es difícil hacerlo bien. Si no está seguro de algo, vale la pena buscar el consejo de un contador profesionalmente calificado.
En el Reino Unido, cualquiera puede llamarse a sí mismo contador, pero puede verificar si alguien tiene calificaciones verificando si es un contador público, lo que significa que son miembros de los organismos profesionales relevantes del Reino Unido.
Un buen contador le ahorrará dinero, preocupaciones y estrés. Sin embargo, será más popular entre un contador si sigue los consejos anteriores y se mantiene organizado, o al menos hace todo lo posible para hacerlo.