6 consejos de gestión eficaz del tiempo para empleados y propietarios de empresas

¿Te parece que tienes que gestionar demasiadas cosas a la vez?

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1. Analizar la situación

Llenar su agenda con actividades y estar ocupado todo el tiempo no significa necesariamente que esté administrando su tiempo de manera efectiva. Moverse continuamente a alta velocidad tiene sus propios inconvenientes, entre los que se incluye el estrés.

La realidad es que realmente no podemos controlar o administrar el tiempo per se. Lo que podemos manejar somos nosotros mismos. Es necesario reducir la velocidad para poder tomar la imagen completa.

Hágase las preguntas: ¿Es este el uso más productivo de mi tiempo? ¿Existe una forma más inteligente de lograr lo que necesito haber hecho hoy sin gastar tanto tiempo?

El ajetreo en sí mismo puede ser un problema. Hay momentos en los que estar ocupado se convierte en un enfoque evasivo, un medio para evitar otros asuntos importantes en la vida.

Por lo tanto, retirarse para reflexionar en lugar de esforzarse continuamente en las actividades podría ahorrar tiempo y hacer que los esfuerzos en sí mismos sean más eficientes y rentables.

Tener una visión clara es fundamental

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2. Sea claro sobre cuál es su función

Incluso en un lugar de trabajo normal, los problemas asociados con la mala gestión del tiempo pueden dar lugar a una situación de gestión de crisis en la que los roles y responsabilidades originales de un empleado se vean eclipsados ​​y se encuentre gastando todo su tiempo en lo que no estaba en la descripción original del trabajo.

Por eso es fundamental partir con una visión clara de lo que se debe lograr y cuál es su función y responsabilidades. Si no sabe adónde va, cualquier camino lo llevará allí. Debe tener un estándar que pueda utilizar de forma continua como punto de referencia para su progreso.

Si está empleado, es posible que deba reunirse con su superior jerárquico para aclarar cuáles son sus prioridades. Abrir esta discusión también podría ser beneficioso de otras maneras. Podría ayudar a reorganizar su horario para evitar el agotamiento y facilitar la delegación de tareas adicionales a otros miembros del equipo.

Tenga en cuenta que debido a la naturaleza cambiante del mundo empresarial, las prioridades pueden cambiar y las responsabilidades junto con ellas. Esto es especialmente cierto para aquellos que trabajan por cuenta propia. Organice su gestión del tiempo de modo que tenga en cuenta dichos cambios.

Protege tu tiempo

3. Cuide su horario

El tiempo es el activo más valioso que tiene. La mayoría de las otras cosas en la vida son reemplazables, pero el tiempo no. Nunca recuperarás los años de tu vida que ya se agotaron. Lo mismo se aplica a cada segundo que pasa en este momento.

Por lo tanto, no solo es necesario, sino imperativo, guardar cuidadosamente su tiempo. Mantenga una lista de acciones y una vez que haya identificado sus tareas prioritarias y haya reservado un tiempo sin interrupciones para completarlas, asegúrese de que no haya interferencias.

Esto incluye medidas como activar su correo de voz, deshabilitar las notificaciones por correo electrónico, limitar las llamadas entrantes, aprovechar las reuniones virtuales en lugar de las en vivo, requerir citas en el calendario, usar carteles de 'No molestar'.

Por ejemplo, si ha programado una reunión para que dure 15 minutos, asegúrese de que todos los participantes respeten el límite de tiempo y se ciñan al tema en cuestión. Se puede establecer un arreglo por separado para cualquier problema extraño que no pueda manejarse dentro del marco de tiempo que ha establecido.

Aparte de lo anterior, busque continuamente formas de liberar su tiempo. Esto te hará más eficiente. Todos los pocos minutos que se ahorran en cada actividad cuando se combinan al final del día pueden marcar una diferencia significativa.

4. Aproveche la regla 80/20

Cuanto más crece el negocio, mayores son las responsabilidades y mayor la necesidad de una gestión eficaz del tiempo.

Lo que pudo haber comenzado como una operación de una sola persona podría rápidamente volverse tan masivo, con demandas tan increíbles, que las cosas se salgan de control si no se implementa la administración adecuada.

Las tareas típicas para las que deberá prepararse de antemano incluyen crear y administrar estrategias comerciales, supervisar a los trabajadores, hacer malabares con las cuentas y buscar más oportunidades comerciales.

Por tanto, es importante encontrar una forma eficaz de ocuparse de todas las tareas y seguir teniendo una vida. Como empresario, puede estar tan ocupado trabajando duro para cumplir con los plazos que no puede identificar cuáles son las prioridades y qué es lo que realmente le está robando el tiempo, momento a momento.

De acuerdo con la regla 80/20, el 80% de los resultados se obtienen del 20% del tiempo y esfuerzo invertidos. Esta regla subraya la importancia de priorizar el tiempo en lo que es más productivo. Identifique las tareas específicas que tienen el mayor impacto en su negocio y reserve tiempo para trabajar en ellas todos los días.

Si el 80% de los resultados de su negocio son el resultado del 20% del tiempo y esfuerzo que dedica, entonces este es el porcentaje en el que debe centrar la mayor parte de su atención.

Muchos dueños de negocios dudan cuando se trata de subcontratar y delegar tareas, porque sienten que hacerlo solo sirve para aumentar su base de costos.

Pero cuando el negocio se expanda y sea el momento de contratar personas para que trabajen para usted, capacítelas en el 20% y asígneles estas tareas. De esta forma, la empresa podrá generar lo suficiente para cubrir el costo de contratación de los nuevos trabajadores. Replicarse de esta manera hará que las operaciones sean más efectivas y rentables.

Haz un seguimiento de cómo gastas tu tiempo

5. Realícese una auditoría

Reserve una semana durante la cual mantendrá un registro detallado de sus actividades y la cantidad de tiempo dedicado a cada actividad. Cuanto más detallado sea, más preciso será el análisis.

La mejor manera de abordar esto es dividir el día en partes de 15 o 30 minutos y luego anotar lo que hace durante esos intervalos de tiempo. Este ejercicio le ayudará a hacer que cada segundo cuente.

Las hojas de tiempo no solo son necesarias para las corporaciones. Son útiles para empresas de todos los niveles, incluidos autónomos y propietarios únicos. Puede optar por mantener una hoja de tiempo diaria basada en computadora o una hoja de tiempo en papel.

Alternativamente, podría simplemente tener un cuaderno o un diario que llevar a todas partes y configurar recordatorios para ayudarlo a asegurarse de que continúe llevando un registro adecuado de su uso del tiempo.

Una vez que se embarque en auditarse a sí mismo de esta manera, necesitará la disciplina para mantenerla. El objetivo de este ejercicio es tener un registro que pueda analizarse. Mantener un registro continuo de sus actividades y el tiempo invertido le ayudará a identificar a dónde va su tiempo y deshacerse de las pérdidas de tiempo.

Tales pérdidas de tiempo incluyen reuniones innecesarias, trabajo que otros deberían estar haciendo, interrupciones telefónicas o de correo electrónico, duplicación de tareas, actividades de baja prioridad, apagar incendios, mala planificación y desorganización.

Podrás determinar qué es improductivo, disruptivo e innecesario en tu día típico. Todo lo que no contribuya o apoye directamente el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades es una señal de alerta.

El proceso también te permitirá identificar las actividades productivas para que puedas determinar si el tiempo asignado a ellas es realmente adecuado. Podrás tener una idea clara de cuánto se está invirtiendo en el 20% de las actividades que generan el 80% de los resultados en tu vida y negocio.

6. Adopte medidas de apoyo

Planifique con anticipación

Planifique su día, semana y mes con anticipación. Su planificación debe tener en cuenta los objetivos a corto, medio y largo plazo. La falta de un método estructurado para administrar el tiempo conduce a dificultades que incluyen el incumplimiento de plazos, compromisos comerciales y personales desequilibrados y presión de los compromisos de otros.

Esto da como resultado un deterioro. El rendimiento se ve afectado negativamente y, en lugar de ser rentables, las actividades se vuelven onerosas. Por otro lado, planificar con anticipación y aplicar los principios adecuados de administración del tiempo los hace habituales de manera consistente. Empiezan a fluir naturalmente como parte de su vida diaria.

Comunicar

Involucre a las partes interesadas en las decisiones en las que se embarca. Comuníquese con sus colegas, gerentes, proveedores, otros equipos y clientes que tienen intereses creados y se verán afectados por los cambios que realice.

Comparta esta información con los miembros de su hogar para que puedan brindarle apoyo y el espacio que necesita para continuar.

Organice sus tareas

Comience con las tareas salientes antes de abordar las tareas entrantes. Primero envíe la comunicación importante que se requiere para el día. Después de sacar eso del camino, siéntese a ocuparse del correo entrante.

Desarrolle el hábito de comenzar con responsabilidades pendientes antes de trabajar en otras nuevas. Elimine la acumulación antes de embarcarse en nuevas tareas.

Automatizar donde sea posible

Automatice sus tareas diarias tanto como sea posible. Por ejemplo, si su trabajo requiere mucha lectura y escritura, puede utilizar las aplicaciones gratuitas Text-to-Speech y Speech-to-Text para ahorrar tiempo.

Descanse lo suficiente

No olvide tomar descansos breves entre tareas. Esto evitará la acumulación de estrés en su mente y cuerpo. Tener suficiente tiempo para descansar y refrescarse lo hará más productivo y su mente estará más alerta.