5 Errores molestos en la redacción de negocios y como evitarlos

Las comunicaciones escritas dicen mucho de ti

¿Parece que su carrera no va a ninguna parte? ¿Se siente como si estuviera atrapado en el último peldaño de la escalera corporativa? Si es así, es posible que desee examinar detenidamente sus comunicaciones escritas. Los molestos errores de puntuación y gramática pueden estar reteniéndote.

La buena redacción de negocios es vital en el lugar de trabajo actual. En las encuestas que piden a los empleadores y a los reclutadores profesionales que enumeren las cualidades que buscan en los empleados, las habilidades eficaces de redacción de negocios están en la parte superior de la lista. Los empleadores quieren empleados que puedan comunicar información de manera organizada y coherente, sin errores de escritura descuidados que obstaculicen una buena comunicación. Una palabra usada incorrectamente o una coma en el lugar incorrecto pueden comunicar algo diferente al mensaje deseado. La falta de claridad en los documentos comerciales puede generar clientes insatisfechos e incluso litigios.

Incluso sin consecuencias legales nefastas, un documento lleno de errores gramaticales y de puntuación refleja mal al autor. La mala redacción carece de credibilidad y persuasión. No inspira confianza. Es molesto.

En más de 20 años como abogado corporativo, he revisado muchas comunicaciones comerciales. He visto de primera mano cómo los errores comunes en la gramática y la puntuación resultan en comunicaciones confusas, clientes molestos y carreras estancadas. Aquí está mi lista de los cinco errores más molestos en la redacción de negocios y cómo puede evitarlos.

1. El apóstrofe fuera de lugar

Puede que no haya otro error de escritura que pueda provocar en los lectores la misma respuesta de uñas en un pizarrón que el apóstrofe fuera de lugar, el uso de la forma posesiva para significar más de una de algo. Este error es molesto porque está muy extendido y no se limita a la redacción de negocios. Todos lo habéis visto:

• Desayuné panqueques.
• Los Smith compraron un auto nuevo.
• La década de 1960 fue una década loca.

A pesar de una epidemia de apóstrofos que pretenden mostrar plurales, solo los plurales que poseen algo necesitan un apóstrofe, y ese apóstrofe generalmente sigue a la letra "s":

• La textura esponjosa de los panqueques
• El nuevo auto de los Smiths
• La agitación social de la década de 1960

Hay solo unos pocos casos en los que es aceptable usar un apóstrofe para significar un plural. En esos casos, el apóstrofe es necesario para evitar confusiones:

• Obtuvo tres A en su boleta de calificaciones. (Utilice un apóstrofe para evitar confusiones con la palabra "como").
• Pida cinco # 371KV. (Utilice un apóstrofo para mostrar que "s" no es parte del número de serie).

2. Confusión acerca de mí, de mí mismo y de mí.

¿Cuántas veces ha leído una comunicación comercial que decía: "Si tiene alguna pregunta, comuníquese con Jane o conmigo mismo"? El autor está tratando de parecer sofisticado usando el "yo" que suena más elegante en lugar de "yo" o, con Jane en la mezcla, está confundido acerca de si usar "yo" o "yo" y se decide por "yo mismo".. " El resultado es un uso indebido molesto y demasiado común del pronombre personal reflexivo.

Puede evitar cometer el mismo error aplicando una prueba simple. Deje a Jane fuera del cuadro y vea cómo suena la oración. ¿Diría usted: "Si tiene alguna pregunta, comuníquese conmigo mismo"? No, diría "por favor contácteme". ¿Correcto? Si usa "yo mismo" en este caso, debe seguir leyendo para obtener ayuda adicional con la gramática.

"Yo, yo mismo y yo" son tres casos diferentes del pronombre personal. El caso cambia dependiendo de si el pronombre funciona como sujeto u objeto de una oración.

Para el sujeto de una oración (el sustantivo que dice de qué se trata la oración), use "I":

• Escribí la carta.

Para el objeto de una oración (el sustantivo que le da significado a un verbo o completa una frase preposicional), use "yo":

• Si tiene preguntas, puede preguntarme.
• Es posible que me envíen preguntas.

Si el sujeto de la acción y el objeto de la acción son el mismo, use el pronombre reflexivo "yo mismo":

• Lo hice yo mismo.
• Me ví a mí mismo en el espejo.

Al igual que necesitas un espejo para verte a ti mismo, un pronombre reflexivo como "yo mismo" (o tú mismo, él mismo, etc.) necesita otro sustantivo o pronombre en la oración para reflejarlo. Si no hay ninguno, use el caso subjetivo (I) o el caso objetivo (yo) según corresponda.

3. Comas aleatorias

Dudo en escribir sobre las comas porque pueden ser cosas complicadas. De hecho, podría continuar con un par de párrafos sobre si debe aparecer una coma entre las palabras "comas" y "porque" en la oración anterior. Pero no lo haré, porque mi problema con las comas es incluso más básico que si se debe usar una coma antes de una conjunción que vincule dos cláusulas independientes. (En caso de que se lo pregunte, mi respuesta aquí es no; las cláusulas son breves y están estrechamente relacionadas en el pensamiento).

El problema más molesto con las comas es cuando aparecen al azar, en oraciones, donde no son necesarias y no pertenecen. (Sí, estoy tratando de hacer un punto aquí).

No me importa si usas la coma serial en oraciones simples o no. No me preocuparé demasiado por la falta de una coma entre los adjetivos de coordenadas. Mis amigos británicos me dicen que usamos demasiadas comas en inglés americano, de todos modos. Las exigentes reglas de uso estadounidenses pueden ser la razón por la que tantos escritores de negocios las abusan.

El problema con la coma es que le dice al ojo que deje de leer por un momento. Eso está bien cuando necesita una pausa, como respirar al hablar. Pero las comas inesperadas son como hipo. Son molestos.

Hay docenas de reglas sobre cuándo usarlas, pero si recuerda alguna de ellas, recuerde esto: si no puede pensar en una razón específica para usar una coma, no la use.

Nunca use una coma en estas situaciones:

• Entre una palabra descriptiva y el sustantivo describe: "Leí la letra mal escrita". Incorrecto
• Entre el sujeto y el verbo: "La carta mal escrita, me molestó". Incorrecto
• Entre dos cláusulas con un solo sujeto que están unidas por una conjunción: "Leí la carta y corrigí todos los errores de puntuación". Incorrecto
• Para poner en marcha una cláusula restrictiva (esencial para el significado de la oración): "La letra que inspiró este artículo estaba llena de molestos errores de puntuación". Incorrecto

4. El uso indebido de "como tal"

Con demasiada frecuencia, en la redacción de negocios, la frase "como tal" se utiliza como una forma más elegante de decir "por lo tanto", como si se necesitara una palabra más formal. Por ejemplo, una carta puede decir: "Esta correspondencia sirve como aviso de que no cumple con nuestro acuerdo. Como tal, tiene 10 días para subsanar el incumplimiento o el acuerdo se dará por terminado". En este ejemplo, "como tal" se utiliza en lugar de "por lo tanto" para significar "por esa razón" o "en consecuencia". Eso está mal.

Si se usa correctamente, la frase "como tal" se refiere al lector a la identidad, naturaleza o capacidad del sustantivo o del sintagma nominal que lo precede:

• "Soy un riguroso con la gramática. Como tal, me molesta cuando un escritor cuelga participios". Correcto

Para evitar usar "como tal" incorrectamente, pregúntese "¿como qué?" Si el sustantivo antecedente encaja, el uso es correcto:

• "Como riguroso con la gramática, me molesta cuando un escritor cuelga participios". Correcto

Si "como tal" no remite al lector a un sustantivo anterior, el uso es incorrecto:

• "Debido a que no prestó atención a las reglas de la gramática, el escritor colgó los participios. Como tal, molestó a sus lectores". Incorrecto

Pregunte si puede reemplazar "tales" con cualquier sustantivo o frase nominal antecedente cercano:

• Como reglas de gramática, molestó a sus lectores.
• Como escritor, molestó a sus lectores.
• Como participios, molestaba a sus lectores.

Si la sustitución no tiene sentido o, en el caso del segundo ejemplo, no transmite completamente el significado pretendido, el uso de "como tal" es inadecuado. Para evitar molestar a sus lectores, use "por lo tanto" o reemplace la frase de transición con una palabra o frase más significativa.

5. El uso incorrecto de la "verborrea"

Esta no es una cuestión de gramática o puntuación, sino del mal uso común pero misterioso de una palabra poco favorecedora. Como abogado corporativo, recibía un correo electrónico casi todos los días diciendo algo como esto: "¿Podría revisar la verborrea en el segundo párrafo del documento adjunto y hacerme saber si está bien?" Cada vez que tenía que contenerme para no lanzar una respuesta cortante, "Si es verborrea, ¿por qué estás perdiendo el tiempo?"

Verborrea no significa "texto", "palabras", "redacción", "contenido" o cualquiera de las otras palabras que el autor del correo electrónico podría haber utilizado para solicitar mi revisión legal. "Verborrea" significa discurso o escritura que usa demasiadas palabras o expresiones excesivamente técnicas. No es nada bueno. Un escritor debe evitar la verborrea, no usar el término para describir su trabajo escrito.

Consejo adicional: simplifique su idioma

Esto trae una lección final sobre la escritura de estilo empresarial. No intente impresionar a la gente usando palabras elegantes cuando la mejor opción es simple y descriptiva. El lenguaje comercial está lleno de palabras inventadas y que suenan extravagantes. No caigas en la trampa de usarlos. No diga "utilizar" cuando "utilizar" funcione bien. Parecerá pretencioso y peor, especialmente si no comprende lo que significa su palabra elegante.

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