Software de procesamiento de textos: diploma nvq en negocios y administración e it: parte ii

Crear y modificar diseños y estructuras para documentos de procesamiento de texto.

Un documento no se puede escribir simplemente con texto e imágenes esparcidas aquí y allá. Todos los documentos necesitan una presentación ordenada con una estructura y diseño estándar. Para lograrlo, es necesario saber cómo estructurar el documento, qué técnicas y herramientas son necesarias para ello y dónde encontrarlas.

2.1 Identificar los requisitos del documento para la estructura y el estilo.

Cualquier documento que se haya creado debe cumplir con ciertos estándares para facilitar la lectura y mantener el profesionalismo. Si miramos en general la estructura estándar de cualquier documento, tendrá una página de título, una tabla de contenido, una introducción, un cuerpo para el documento, etc.

Ejemplo de página de título para un documento

nsf.gov

Cada parte del documento tiene su propio estilo y estructura.

Por ejemplo, la página de título del documento tendrá el título del informe, la fecha, el estado del documento, etc., la tabla de contenido tendrá todas las secciones y subsecciones del documento, con los números de página relevantes y así sucesivamente..

Según el tipo de documento, debe configurar un diseño de página estándar para las páginas en el procesador de texto. Algunas de las configuraciones básicas incluyen tamaño de papel, tipo de papel, orientación del papel, fuente base, idioma, configuraciones de fecha, justificación del contenido del documento, márgenes, interlineado, columnas, encabezados, pies de página, números de página, títulos de párrafos, tablas y tantos otros según el propósito.

Aparte de estos, necesitamos mirar la parte de gráficos del documento. Los gráficos que utilice en un documento también deberán estar de acuerdo con ciertos estándares. Deben ser simples e ir con el contenido del documento (ser significativo) , estar debidamente subtitulados, etiquetados si es necesario con leyendas si las hay.

El siguiente aspecto importante a considerar en un documento es la gramática, la legibilidad y el estilo del documento. Revise la ortografía y compruebe si hay errores gramaticales. Algunos estándares básicos son evitar subrayar el texto, usar comillas simples en lugar de comillas dobles, dejar espacios entre oraciones y párrafos, verificar los signos de puntuación, etc. Además, es mejor usar la voz activa al escribir un documento, en lugar de la voz pasiva.

Una vez que se hayan cuidado todos los estilos y la estructura del documento, la configuración de la página debe ajustarse para que el documento se vea limpio y presentable para imprimir y leer.

2.2 Identificar qué plantillas y estilos están disponibles y cuándo usarlos

Una colección de especificaciones como el tamaño de una página, la orientación de la página, los márgenes, las fuentes, el interlineado, etc., se denomina plantilla. Cada documento que se crea en Word se basa en una plantilla.

Por ejemplo, cuando abre un nuevo documento en Word, Word usa una plantilla predeterminada con algunas configuraciones normales o predeterminadas y esto se llama plantilla Normal.

Una plantilla también viene con estilos para el documento.

Por ejemplo, para una plantilla normal, el estilo predeterminado es el estilo normal. Tendrá la fuente, el tamaño de fuente, el interlineado, el margen, etc. predeterminados. Hay varios otros estilos disponibles dentro de Word ( Formato -> Estilos y formato ) entre los que puede elegir uno, o puede modificar un estilo existente o crear su propio estilo.

Dependiendo de cada organización y departamento en el que trabajes, es posible que ya tengas diferentes plantillas que hayan sido previamente diseñadas para fines específicos teniendo en cuenta las necesidades y requisitos de la organización y sus estándares. Las plantillas pueden tener diferentes formatos para la página, diferentes estilos y algún texto estándar, todo dependiendo de las necesidades y estándares de la organización.

Por ejemplo, un membrete que tiene toda organización es un ejemplo de plantilla. Puede contener información básica e información de contacto sobre la empresa. Estas plantillas pueden modificarse o puede crear sus plantillas y guardarlas en una ubicación de fácil acceso en su disco duro. La apariencia de un documento está determinada por los estilos y especificaciones del documento.

Las plantillas pueden ser plantillas predeterminadas normales o plantillas con macros. Si necesita crear una plantilla para los documentos que creará con bastante frecuencia, entonces lo que tiene que hacer es: Crear una plantilla con el estilo y las especificaciones requeridas y agregar el texto que aparecerá cada vez que se cree un nuevo documento. luego guarde la plantilla con un nombre significativo. Si desea modificar una plantilla ya existente según sus necesidades, abra una plantilla ya existente, realice las modificaciones necesarias y guárdela con un nombre diferente.

Tutorial de Word 2003 con plantillas

Hay dos tipos de plantillas: plantillas integradas y plantillas personalizadas.

Las plantillas integradas vienen con una estructura preestablecida que ha sido diseñada para varios tipos de documentos.

Por ejemplo, fax, notas, cartas, currículums, informes, etc.

Las plantillas personalizadas son plantillas creadas por el usuario, cuando una plantilla incorporada para su propósito y requisito no está disponible o la disponible no es satisfactoria. El usuario crea una plantilla con su propio formato y estilo y la guarda junto con otras plantillas para que estén disponibles para uso futuro.

Archivo - Plantillas - Marque la casilla "Actualizar estilos de documento automáticamente"

michaelgoerz.net

En los casos en los que desee reformatear los estilos de un documento existente a los estilos que ha creado en una nueva plantilla, puede lograrlo adjuntando la plantilla recién creada al documento que requiere reformatear.

Para adjuntar una plantilla a un documento, Archivo -> Plantillas -> Marque la opción 'Actualizar automáticamente estilos de documento' -> Haga clic en Aceptar

Word sobrescribirá los estilos que tienen nombres coincidentes en el documento anterior y se agregarán nuevas plantillas y estilos a la lista de estilos. En este proceso, solo cambian los estilos y otras especificaciones como márgenes, encabezados, pies de página, etc.no cambian ya que son configuraciones de nivel de documento. La configuración de nivel de documento siempre reemplaza la configuración de nivel de plantilla.

Para ver el formato y los estilos disponibles, haga clic en Formato - Estilos y formato.

Insertar mesa

Las tablas se utilizan en varios tipos de documentos para diversos fines y existen diferentes tipos de tablas. Veremos las diferentes configuraciones y características que están disponibles para modificar una tabla y organizar la información en ella.

Cree o inserte una tabla - Tabla -> Insertar -> Tabla -> Establezca el número de filas y columnas -> Puede usar Autoajustar al contenido que ajustará la tabla según el contenido o seleccionar ajuste automático a la ventana, lo que estirará la tabla hasta los márgenes de la página.

Agregar y modificar la estructura de la tabla: siempre puede hacer clic con el botón derecho en una tabla e ir a las propiedades de la tabla y realizar tantos cambios en las propiedades de la tabla. También puede agregar y eliminar filas y columnas, cambiar el ancho, los bordes, el sombreado y muchas otras propiedades de una tabla.

Para convertir texto en tabla, primero escriba los datos separados por pestañas o comas, aquí he separado los datos por pestañas

Para fusionar celdas en una tabla, seleccione las celdas que desea fusionar - haga clic derecho en las celdas seleccionadas - elija "fusionar celdas"

Fusionar y dividir celdas en una tabla: para fusionar celdas, seleccione las celdas que necesita fusionar -> haga clic derecho sobre ellas -> haga clic en fusionar celdas.

Para dividir celdas -> haga clic derecho en la celda que necesita dividir -> haga clic en dividir celdas -> establezca el número de filas o columnas en las que desea que se divida la celda

Alinear texto horizontal o verticalmente en una tabla: seleccione las celdas en las que desea alinear el texto. Haga clic derecho sobre ellos -> haga clic en "Dirección del texto" -> luego elija la alineación que necesita

Margen de celda, bordes y sombreado en una tabla: haga clic derecho en la tabla -> haga clic en bordes y sombreado -> cambie la configuración de márgenes, bordes y sombreado

¿Cómo crear un formulario?

También veremos cómo crear y modificar un formulario. Los formularios son documentos de texto que tienen campos de formulario que debe completar cuando sea necesario. Estos formularios pueden usarse en la computadora o imprimirse y completarse. Al igual que en otros documentos, los formularios también se pueden guardar como plantilla. Para crear un formulario, MS Word -> Nuevo -> Documento en blanco -> Puede escribir el título necesario y otros detalles según sea necesario. También puede utilizar una tabla para darle al formulario un diseño profesional.

Ver - Barras de herramientas - Formularios, mostrará la barra de herramientas de formularios

Para agregar viñetas y estilos de lista - Formato - Viñetas y numeración

Los estilos integrados facilitan el trabajo al aplicar estilo a los encabezados, párrafos y tablas de contenido. Por ejemplo, cuando selecciona manualmente un título, cambia la fuente, el tamaño de la fuente, el color de la fuente, realiza las acciones en tres pasos para lograr el resultado y tendrá que repetir esto para cada título. Pero cuando cambia estilos con los estilos incorporados o ya creados, termina el trabajo con un solo clic.

Los estilos enlazados cambian los estilos tanto del carácter como del párrafo juntos y se marcan con ' ¶a' al final. Estos estilos se comportan como un estilo de párrafo o de carácter y se pueden aplicar haciendo clic en cualquier lugar dentro del párrafo para aplicar a todo el párrafo, o puede seleccionar una sección específica del párrafo y aplicar el estilo si necesita que el estilo se aplique solo a una parte. del párrafo.

Los estilos de lista se utilizan para cambiar el aspecto de las listas. Tiene niveles de jerarquía con estilos de sangría y numeración.

Los estilos de tabla se utilizan para cambiar el aspecto de las tablas. Vienen con diferentes aspectos de los bordes, el sombreado, la alineación y las fuentes en las tablas.

Por favor deje un comentario:

Espero que todos tengan un conocimiento de

• Estudiar la estructura y el diseño necesarios para un documento.
• Estilos y plantillas disponibles
• Usar tablas y otra información requerida para el documento
• Aplicar las técnicas anteriores al documento

He hecho todo lo posible para adjuntar capturas de pantalla a la mayoría de las acciones que se explican aquí. Algunas capturas de pantalla son de Microsoft Word 2010 y las reemplazaré por Word 2003 lo antes posible.

Espero que hayas encontrado esta información útil. No dude en enviarnos sus comentarios y hacer cualquier pregunta si tiene. La primera sección de esta unidad se puede encontrar en el siguiente enlace

Sección 1 - Ingrese y combine texto y otra información con precisión dentro de los documentos de procesamiento de texto (Software de procesamiento de textos, Preguntas 1.1 a 1.7)

La siguiente sección de esta unidad se encuentra en el siguiente enlace

Sección 3 - Usar herramientas de software de procesamiento de textos para formatear y presentar documentos de manera efectiva para cumplir con los requisitos (Software de procesamiento de textos, preguntas 3.1 a 3.6)