Cómo es ser un director de proyectos: un día en la vida

¿Está considerando una carrera como gerente de proyectos? Sigue leyendo…

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Con cualquier carrera, lo que puede parecer interesante y glamoroso para un extraño a menudo puede ser los aspectos complejos y estresantes de un trabajo. Elegir la carrera adecuada es importante, por lo que debe investigar. Mirar más allá de las páginas brillantes de contratación y conocer un poco las realidades diarias del trabajo puede ayudarlo a tomar una decisión más informada sobre si esa carrera es adecuada para usted.

En este artículo, he reunido mi propia experiencia y la de otros gerentes de proyecto para darle una idea de cómo es un día normal. Lea detenidamente y vea si es una carrera que podría imaginarse disfrutando.

Por supuesto, en realidad cada día como gerente de proyecto es muy diferente, pero para el propósito de este artículo, he estructurado algunas actividades típicas a lo largo del día promedio de 9 a 5.

8 AM: Empiece a trabajar. Compruebe los correos electrónicos.

El lector con ojos de águila ya habrá detectado la contradicción en mi artículo. En el párrafo introductorio, mencioné que le daría un día típico de 9 a 5, y ahora comencé el día a las 8 a. M.

Ésta es la primera realidad de un director de proyecto: un día rara vez es de 9-5.

La gestión de proyectos es una carrera exigente. Esto es especialmente cierto cuando se encuentra en un punto crítico de un proyecto. Los proyectos están tan intrínsecamente vinculados a escalas de tiempo, que cuando las cosas se ponen difíciles, no hay tiempo para detenerse y hacer una pausa. Lo que esto significa en realidad es que durante los períodos ocupados, es posible que trabaje muchas horas para apoyar a su equipo, realizar sus tareas y asegurarse de que se cumplan los plazos.

Para manejar un trabajo tan exigente, muchos gerentes de proyecto comenzarán a trabajar antes de la avalancha matutina de llamadas telefónicas y reuniones, para que tengan tiempo de ponerse al día con los correos electrónicos. No es raro que un gerente de proyecto comience a trabajar a las 7 u 8 a.m. Y, por supuesto, una gran bandeja de entrada de correo electrónico en común. Debes estar lo suficientemente organizado para poder administrar bien tu bandeja de entrada y estar al tanto de responder correos electrónicos importantes.

9AM: Conferencia telefónica

Las conferencias telefónicas han reemplazado a las reuniones como el método de comunicación más común en los proyectos. ¿Por qué? Porque muchos proyectos ahora tienen equipos remotos. Cuando trabaja con personas que se encuentran en numerosos lugares, tener tiempo para viajar para las reuniones se vuelve poco realista. Y con una tecnología tan avanzada como es, un teléfono o una videoconferencia pueden ser igualmente efectivos. (Bueno, esto no siempre es cierto. Solo por diversión, he vinculado un video a continuación que ofrece una visión única de cómo se vería una conferencia telefónica en la vida real. Si alguna vez ha experimentado una conferencia telefónica, este definitivamente te hará reír.)

Como gerente de proyecto, a menudo será su responsabilidad realizar conferencias telefónicas y es posible que deba actuar como representante comercial en otras llamadas relacionadas con su proyecto. Las llamadas del proyecto a menudo se programan para brindar al equipo una oportunidad regular de conversar sobre cómo les está yendo con el proyecto y para discutir cualquier problema que puedan tener.

Una conferencia telefónica en la vida real

10:00 AM: Revisión de la conferencia telefónica / problemas del proyecto

Entonces, supongamos que la conferencia telefónica de las 9 a.m. dura una hora. Eso es bastante típico en un proyecto más grande. Como gerente de proyecto, finalizará la conferencia telefónica con un conjunto de notas que ha tomado en todo momento. Es probable que su equipo le haya notificado sobre el trabajo que se ha completado, el trabajo en progreso y los problemas importantes del proyecto. Lo más probable es que deba realizar un trabajo urgente o semi-urgente después de haber abandonado la teleconferencia para manejar los problemas que acaba de plantearse.

Entonces, en este momento del día, es probable que esté haciendo varias cosas:

1. Actualizar la documentación de su proyecto, por ejemplo, su plan de proyecto, para reflejar todo lo que le acaban de decir en la conferencia telefónica.
2. Realice un trabajo inicial para abordar cualquier problema urgente del que haya sido notificado, por ejemplo, si un proveedor se retrasa con una entrega, puede verificar el impacto que esto tendrá en su proyecto, llamar al proveedor o escalar el problema.
3. Es probable que se lleven a cabo otros correos electrónicos / llamadas telefónicas / discusiones y pueden ocupar una gran parte de su mañana. Es común que un gerente de proyecto reciba un flujo continuo de correos electrónicos, problemas y llamadas telefónicas durante todo el día, por lo que tendrá cosas nuevas con las que lidiar, incluso cuando esté ocupado manejando los problemas que ya tiene.

11:00 AM: Planificación de proyectos / Más llamadas

Entonces, siguiendo su reunión anterior, probablemente haya descubierto que su plan de proyecto ahora necesita una actualización. Sin embargo, no espere mucho tiempo para hacer esto. Probablemente se verá interrumpido por más llamadas y correos electrónicos. Sin embargo, empiezas con el plan de todos modos.

11:30 AM: Reunión de especialistas

He usado el término genérico reunión de 'especialistas' para este encabezado, pero en realidad podría ser cualquier tipo de reunión relacionada con un tema específico de su proyecto. Por ejemplo, si es un director de proyectos de TI, esto podría ser una revisión de software.

Sin embargo, el punto a destacar aquí es que las reuniones toman una parte considerable de su día. Y no olvide que un buen director de proyectos se tomará el tiempo de cada lado de la reunión para asegurarse de aprovechar al máximo el tiempo. Pueden estar recopilando material de referencia de antemano, o leyendo información de antecedentes, y luego pueden escribir y distribuir notas que tomaron durante la reunión.

12:30 PM: Almuerzo

Así que no quiero pintar una imagen demasiado sombría cuando se trata de cuán ocupada puede ser la vida como gerente de proyecto. Entonces a las 12:30, aquí hay un punto de parada para almorzar. Es una buena idea, por muy ajetreado que sea su trabajo, tomarse siempre un descanso durante el mediodía. Descubrirás que tienes más energía para la tarde y puedes concentrarte mejor.

1:00 PM: Presentación a ejecutivos

Como director de proyecto, se espera que tenga que hacer muchas presentaciones. Es posible que su gerente, los altos ejecutivos o el patrocinador del proyecto vigilen cuidadosamente un proyecto de alto perfil, y es posible que le pidan que les presente una actualización periódica.

Por supuesto, una presentación regular no es solo una reunión de una hora de su semana laboral. Se necesita tiempo para reunir los detalles que los altos ejecutivos esperan ver en una presentación, y es posible que tenga que enviar información de seguimiento después de que finalice la reunión, para ayudar a responder cualquier pregunta o inquietud que tengan. Tener la habilidad de tomar una gran cantidad de datos críticos y convertirlos en una presentación clara y directa es muy importante si desea desempeñarse bien en su trabajo.

2:00 PM: redacción de informes

Los gerentes de proyecto dedican una cantidad considerable de tiempo a la documentación, ya que hay mucha información que debe almacenarse y actualizarse regularmente en un proyecto. Además de las presentaciones a los ejecutivos, es posible que deba proporcionar informes escritos a una audiencia más amplia de forma regular, oa un cliente. Tener sólidas habilidades de redacción es importante, ya que desea que sus informes se vean profesionales y sean fáciles de leer y comprender para las personas.

3:00 PM: Póngase al día con el equipo

Su trabajo principal como gerente de proyectos es mantener el control de un proyecto, y no debe subestimarse la rapidez con la que un proyecto puede comenzar a deslizarse. La única forma de prevenir esto es tener una relación sólida con su equipo y comunicarse con ellos de manera regular. Es importante que su equipo se sienta lo suficientemente cómodo con usted como para poder hablar con usted sobre cualquier problema que tenga y que pueda estar causando problemas a su proyecto, por lo que es imprescindible tener buenas habilidades interpersonales.

Durante este tiempo, puede ponerse al día de manera proactiva con los miembros individuales del equipo por teléfono o en persona, o puede priorizar a ciertos miembros del equipo si actualmente está lidiando con un problema particular en su proyecto.

4:00 p. M.: Actualizar presupuesto

Mantener el control de las finanzas del proyecto es fundamental. Al comienzo de cualquier proyecto, deberá elaborar un presupuesto para estimar lo que va a gastar y cuándo. Para mantener un control estricto de su proyecto, deberá revisar el presupuesto de forma regular y compararlo con sus cifras de gasto reales. Un excelente conocimiento de los números es muy importante para un gerente de proyecto.

4:30 PM: Reunión de finanzas

Si está sobrepasando el presupuesto de un proyecto, es muy posible que se encuentre en una reunión con el equipo de finanzas para revisar sus gastos. O es posible que su organización simplemente desee una revisión financiera periódica de su proyecto para comprobar que va por buen camino. Sin embargo, lo que sin duda encontrará en cualquier proyecto es que con frecuencia se le pedirá que asista a reuniones con departamentos internos que tengan un interés o una participación en su proyecto.

5:00 PM: Conferencia telefónica urgente

Es raro el día en que todo vaya bien en un proyecto. A menudo, es posible que tenga que cambiar su cronograma cuidadosamente planificado para manejar una crisis creciente en un proyecto. Por ejemplo, es posible que deba programar una conferencia telefónica tardía para ponerse al día con un tercero sobre un problema que se le planteó esa mañana. Recuerde también que si está tratando con equipos en diferentes zonas horarias, es probable que tenga que programar llamadas temprano en la mañana o tarde en la noche. Una de las muchas razones por las que un trabajo de gestión de proyectos rara vez es de 9 a 5.

5:30 PM: respuesta a correos electrónicos

El correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación importante para cualquier empresa y, si bien es posible que haya tenido 10 o 20 minutos en puntos impares durante el día para leer y responder correos electrónicos, probablemente encontrará que su bandeja de entrada crece rápidamente a medida que pasa el día. Por lo tanto, es posible que a menudo tenga que dedicar 30 minutos adicionales al final de la jornada laboral solo para ponerse al día con los correos electrónicos y estar al tanto del resto de su lista de tareas pendientes, antes de que esté listo para salir del trabajo.

6:00 p. M.: revisar la lista de tareas para mañana

Entonces, a las 6:00 p.m., ahora puede sentir que ha progresado un poco con su trabajo y que está listo para salir de la oficina. Sin embargo, para tratar de adelantarse en el día muy ajetreado que ha planeado para mañana, puede dedicar 10 minutos a revisar su lista de tareas pendientes. Por supuesto, una lista de tareas pendientes es una herramienta esencial para todo gerente de proyecto, ya que le ayudará a administrar su tiempo y a hacer malabarismos con un horario muy exigente.

Conclusión: no hay dos proyectos / organizaciones iguales

Si te sorprende alguno de estos puntos, recuerda que esto es simplemente una guía, y en realidad todos los proyectos son diferentes y la forma en que gestiones tu tiempo en ellos será diferente. Además, todas las organizaciones son diferentes. Algunos pueden tener culturas que esperan que trabaje muchas horas y almuerce lo mínimo; otros pueden tener un enfoque muy diferente y pueden alentar activamente a los empleados a que tomen los descansos adecuados, reduzcan su carga de trabajo y trabajen horas razonables. Cualquiera que sea el proyecto que se encuentre administrando, una lección que puede aprender de este ejemplo es que la capacidad de mantenerse organizado, alerta y eficiente es increíblemente importante para un gerente de proyecto. La buena gestión del tiempo marca una diferencia significativa para poder mantenerse al tanto de las complejas demandas y la imprevisibilidad que conlleva la supervisión de un proyecto.