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Es posible que le preocupen muchos problemas cuando se trata de presupuestar. Presupuestar es lidiar con el dinero, el dinero de la organización / empresa, el dinero del patrocinador, el dinero de otros financiadores privados, dependiendo de cómo funcione la organización / empresa, pero en cada escenario, se trata de dinero.
Es posible que haya muchas cosas que hacer, quejas de clientes, problemas con proveedores, que los proveedores de servicios hayan cerrado; Puede que esté pensando en agregar ese poco de dinero adicional al presupuesto del año pasado, ¡por si acaso! ¡Entregue el presupuesto elaborado a un contador y luego relájese! ¡O planea gastar todo lo asignado en un presupuesto! ¡O tener pensamientos de que mantenerse dentro de un presupuesto demostrará que es un empleado / gerente de presupuesto eficiente! No, la respuesta es NO. Debe asumir la responsabilidad de cada acción y parte del presupuesto, comprender el propósito de los presupuestos y saber cómo administrarlos.
La elaboración de presupuestos no es un proceso simple que se desarrolla y se deja como tal, sino que es un sistema continuo que necesita monitoreo, control, registro, informes y muchos más, siguiendo los requisitos legales y regulatorios de la organización. Esto en sí mismo se explica por sí mismo, y nos dice que el procedimiento de presupuestación no se limita a desarrollar y acordar presupuestos, sino que implica la enorme responsabilidad de administrar los presupuestos; de eso se tratan las empresas; nunca puedes decir que no te queda nada por hacer, siempre hay un trabajo o el otro.
Este artículo se basa en la unidad NVQ Nivel 4 "Gestionar presupuestos" y tiene un valor de crédito de 5.
1: Comprenda el propósito de los presupuestos
1.1 Explique el propósito y los beneficios de administrar los recursos financieros de manera efectiva y eficiente.
La gestión de los recursos financieros de manera eficaz y eficiente es un estándar para la gestión financiera y del desempeño y esto significa una relación calidad-precio razonable. La eficiencia en la gestión de los recursos financieros significa que la empresa está logrando el máximo rendimiento con una inversión mínima y con muy poco desperdicio. La eficacia en la gestión de los recursos financieros significa que la empresa puede proporcionar / entregar servicios y productos con éxito al cumplir con todas sus metas y objetivos.
El propósito y los beneficios de administrar los recursos financieros de manera efectiva y eficiente son:
- Tiene un plan a corto plazo para los gastos de la empresa; generalmente por un período de un año.
- Tendrá una buena idea de la asignación de recursos financieros, las metas u objetivos para los cuales se asignará cada recurso financiero y estará listo para buscar alternativas en caso de cualquier problema; en otras palabras, el flujo de caja será adecuado y perfecto
- Obtienes los máximos beneficios por el dinero que gastas.
- Puede ver los costos y los beneficios de cada objetivo u objetivo y priorizar en consecuencia
- Tiene la oportunidad de evaluar diferentes objetivos y financiar el más rentable
- Puede especificar metas y objetivos para el período presupuestario.
- Cuando un objetivo / meta / tarea no sigue el flujo normal pero tiene desviaciones del plan real, usted puede evaluar las razones de las desviaciones y tomar las acciones necesarias para corregirlas.
- Puede evitar gastos excesivos, gastos insuficientes y también cubrir gastos inesperados
- Puede planificar y controlar el dinero o las finanzas y esto se hace mediante un seguimiento, evaluación y revisiones constantes.
- Puede realizar los cambios necesarios solo si se cuenta con una gestión adecuada de los recursos financieros
- Mejora el funcionamiento general de la empresa / organización.
1.2 Identificar los requisitos legales, regulatorios y organizacionales para administrar un presupuesto.
Para las organizaciones que dependen de su modo de operación y dependencia del gobierno y otros sistemas, la gestión del presupuesto debe cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y organizativos. La elaboración de presupuestos es un proceso complejo y debe integrarse con las estrategias, servicios, valores, objetivos, etc. de la organización.
Algunos de los requisitos legales, reglamentarios y organizacionales para administrar un presupuesto son:
- Monitoreo del desempeño contra el presupuesto de la organización
- Coherencia en la presupuestación
- Precisión y transparencia en la presupuestación
- Sea prudente y evite errores en la gestión de presupuestos
- Estimaciones sólidas y firmes para el presupuesto
- Recursos adecuados (nivel mínimo de) para financiar diversos servicios que son necesarios para el funcionamiento de la organización
- Informar sobre cualquier deficiencia con suficiente antelación a la organización.
- Supervisar el presupuesto y el control mejorando así el rendimiento
- Tomar las medidas necesarias en caso de déficit o gasto excesivo
- El sistema de planificación financiera debe ser preciso y preciso.
- Cualquier cambio en los servicios debe ser pronosticado, los cambios en las políticas deben reemplazarse por otros alternativos y pronosticar los costos para el futuro.
- Satisfacer las demandas, los recursos deben coincidir con los gastos
- Revise el desempeño con respecto a los presupuestos, priorice los elementos del presupuesto según la importancia de las entregas de servicios
- Tenga siempre registros de estimaciones para el futuro
- Tenga planes a largo plazo en la mano
- Tener pautas detalladas sobre varios gastos con motivos
- Consulte el presupuesto del año anterior y utilícelo como base, busque cambios en el servicio, cambios en los costos, etc.
- Las decisiones las toma una junta o comité que está involucrado con las finanzas y el presupuesto.
- Involucrar a las personas que se ocuparán directamente de los presupuestos
- Observe las implicaciones de cada elemento en el presupuesto, los objetivos de la organización, las metas establecidas, los hechos prácticos sobre el presupuesto, etc.
- Los planes y las reservas deben estar listos en tiempos de déficit
- Tener procedimientos adecuados de seguimiento, control e informes + revisión para la presupuestación
1.3 Describa diferentes tipos de sistemas presupuestarios y sus características.
Los sistemas presupuestarios son parte del proceso de planificación y control de una empresa. Al planificar negocios, podría ser un plan a corto plazo ( menos de un año ), un plan a largo plazo o un plan a medio plazo. Dependiendo del plan, el tipo de organización y teniendo en cuenta varios hechos involucrados, debería poder elegir el tipo correcto de sistema presupuestario. Existen varios tipos de sistemas presupuestarios. Examinaremos algunos de ellos y sus características.
Presupuesto tradicional:
En este tipo de presupuestación se tiene en cuenta la información y cifras del año anterior y se crea el presupuesto del año siguiente con pequeñas variaciones cuando sea necesario. Estos sistemas de presupuestación son fáciles de desarrollar e implementar. También son rentables y rentables. Sin embargo, existen algunos inconvenientes en el uso de este sistema, ya que siguen el proceso de presupuestación de arriba hacia abajo donde el presupuesto es impuesto por la alta dirección. Tampoco son muy flexibles y no se pueden utilizar para sistemas presupuestarios a largo plazo.
Presupuesto basado en actividades (ABB):
El presupuesto aquí se basa en las actividades que causaron un gasto. Según la actividad y cómo se beneficia, se asignan los recursos. Estos son altamente precisos en el sentido de que el seguimiento de los costos para cada servicio / objetivo es más fácil. Consume mucho tiempo, es complejo y cuesta más.
Presupuesto móvil:
Estos son presupuestos a corto plazo en los que se agregan presupuestos para cada período renovable. Por ejemplo, se podría haber desarrollado un presupuesto para solo 3 meses y cuando este período expire, se agregará un nuevo presupuesto teniendo en cuenta los hechos y las cifras del período móvil anterior. Dado que este presupuesto contempla planes a corto plazo, los presupuestos siempre están actualizados y son realistas. Requiere más tiempo ya que el presupuesto debe prepararse con bastante frecuencia ( cada pocos meses ) en lugar de una vez al año.
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Presupuesto de arriba hacia abajo:
El presupuesto lo prepara la alta dirección y se transmite con autoridad a los empleados de la organización. Estos son comunes en organizaciones pequeñas o nuevas empresas. A veces, los gerentes que carecen de habilidades presupuestarias, que no conocen los resultados positivos de otros sistemas presupuestarios, imponen presupuestos a los empleados que utilizan este proceso. Sin embargo, este puede no ser el caso siempre y, en ocasiones, no todos los empleados estarán de acuerdo con el presupuesto. Este procedimiento de presupuestación requiere menos tiempo y puede necesitar motivación para llegar a un acuerdo.
Presupuesto de abajo hacia arriba:
Los gerentes se reúnen para debatir y tomar decisiones sobre los presupuestos. Esto es exactamente lo opuesto al presupuesto de arriba hacia abajo. Las habilidades e ideas de varias personas se combinan al desarrollar el presupuesto y, por lo tanto, la calidad del proceso presupuestario es buena. Estos sistemas se utilizan en grandes organizaciones / empresas que están bien establecidas. Los gerentes involucrados tendrán buenas habilidades presupuestarias y las ideas se recopilarán del personal experimentado en cada departamento. Este tipo de presupuestación requiere mucho tiempo.
Presupuesto de base cero (ZBB):
Los presupuestos en este caso se preparan desde el nivel base, es decir, desde la base cero. En el proceso de presupuestación de base cero, se preparan todas las tareas / servicios que ayudarán a lograr los objetivos de la organización. Los gerentes deciden la prioridad de cada servicio en función de cómo se beneficiará la organización. En función de esta prioridad, se asignan recursos. Algunas áreas en las que se puede utilizar ZBB son, formación, I + D, servicios sin ánimo de lucro, etc. Esta es una forma muy eficaz de sistema de presupuestación, pero consume mucho tiempo. Los gerentes deben estar altamente capacitados para desarrollar un sistema ZBB.
Presupuesto incremental:
Este es un tipo de sistema de presupuestación donde cualquier anticipación en el aumento o disminución de los ingresos de la empresa se toma en cuenta al desarrollar el presupuesto. Este tipo de presupuesto es sencillo y rentable, pero no incluye ningún otro gasto como gastos únicos, gastos de emergencia, etc. Esta es una forma muy fácil y rápida de presupuestar y a veces puede dar lugar a errores en la asignación de recursos..
Presupuesto basado en fines de lucro:
Este tipo de presupuesto se basa en los logros de las ganancias; es decir, basado en la cantidad de ingresos o ganancias esperados para un año financiero en particular. La mayoría de las empresas utilizan este tipo de presupuestación como un método común de presupuestación, pero no puede considerarse un método formal de presupuestación. Como este presupuesto se basa en fines de lucro, si las ventas se ven afectadas, también afectará el presupuesto.
Otras lecturas
- Gestionar presupuestos: comprender cómo informar el rendimiento en función de los presupuestos La
gestión de un presupuesto no se limita solo a la gestión, sino que también implica informar el rendimiento en función de los presupuestos. Esto tiene su propio propósito y beneficios y también ayuda con las previsiones presupuestarias futuras.
- Comprensión de cómo administrar los presupuestos La
administración de un presupuesto es una habilidad fundamental para cualquier empresa. La supervisión del presupuesto implica monitorear, controlar, registrar gastos, minimizar costos e identificar situaciones que requieren acciones correctivas.