Gestionar presupuestos: comprender cómo informar el rendimiento con respecto a los presupuestos

La administración del dinero es una parte muy importante de toda vida comercial y personal y ayuda a tener control sobre el dinero de una manera más eficaz y eficiente. Los presupuestos son herramientas financieras para una empresa y los informes de rendimiento son evaluaciones de tareas o proyectos en entornos empresariales. Los informes de desempeño ayudan a identificar o realizar un seguimiento de las variaciones en los presupuestos; por ejemplo, dónde se gastó el dinero y desde dónde se generaron los ingresos. Los informes de desempeño también pueden incluir información que no sea financiera; por ejemplo, necesidad de nuevos equipos, inventarios, personal, etc.

3: Comprenda cómo informar el rendimiento con respecto a los presupuestos

Este artículo responde a la unidad NVQ Nivel 4, "Administrar presupuestos" y tiene un valor de crédito de "5".

Para comprender claramente el propósito del presupuesto, que es la primera parte de esta unidad, siga el enlace a continuación

Administrar presupuestos: comprender el propósito de los presupuestos

Para una comprensión detallada de cómo administrar los presupuestos, que es la segunda parte de esta unidad, siga el enlace a continuación

Administrar presupuestos: comprender cómo administrar presupuestos

3.1 Explicar el propósito y los beneficios de reportar información sobre desempeño con respecto al presupuesto

Para reportar información sobre el desempeño con respecto al presupuesto, es necesario monitorear si los presupuestos estimados van bien con los resultados reales que se logran. El responsable del presupuesto o el director del presupuesto es responsable de supervisar de cerca todos estos hechos y datos. También es deber del resto del personal involucrado proporcionar al gerente información precisa en función de su propio nivel de responsabilidad. A cambio, los gerentes deben proporcionar retroalimentación sobre el desempeño y también brindar sugerencias y asesorar sobre cualquier acción o variación planificada.

Informar la información sobre el desempeño es un proceso en el que se recopilan todos los datos desde lo básico y se desarrolla información sobre el desempeño que aclara los detalles de cómo se utilizan los recursos y se logran los objetivos.

El propósito y los beneficios de reportar información sobre el desempeño contra el presupuesto son:

• Se mejora la eficacia de la información financiera
• Se ayuda a examinar cualquier riesgo o futura estimar los riesgos y las perspectivas
• Ayuda a identificar y comparar el desempeño entre el año financiero actual y el pasado y a elaborar una estimación para los procedimientos presupuestarios futuros.
• Ayuda a identificar las variaciones en el presupuesto y los resultados obtenidos. Además, ayuda a planificar y establecer objetivos para las actuaciones futuras. Las variaciones si son favorables indican un buen desempeño, mientras que las variaciones que no son favorables indican un desempeño deficiente.

• Ayuda a reducir costos y aumentar las ganancias, básicamente control de gastos.
• El dinero excedente del presupuesto se puede utilizar para expandir o desarrollar el negocio. Los informes de rendimiento juegan un buen papel aquí.
• Ayuda a planificar los próximos pasos que deben tomarse para completar una tarea.
• Ayuda a completar los pronósticos para cualquier proyecto potencial futuro, necesidad de acciones de gestión o cambios en políticas y procedimientos.

• Ayuda a identificar errores en cualquier momento de la tarea o proyecto real o cualquier cosa relacionada con el negocio.
• Ayuda a decidir si el presupuesto y los gastos son razonables.
• Ayuda a identificar quién es responsable ante quién y de qué, y también refleja los planes financieros.
• Ayuda a corregir problemas que necesitan acciones y esto se puede hacer antes de que el problema se salga de control.

3.2 Explique cómo verificar la precisión de los cálculos presupuestarios.

La precisión en el presupuesto es una habilidad muy importante cuando se trata de administrar una empresa u organización. Las variaciones en el presupuesto con respecto al previsto pueden generar déficits y poner en riesgo a la empresa. Si uno es minucioso durante todo el proceso de presupuestación, es probable que desarrolle un presupuesto más preciso.

¿Cómo se puede comprobar la precisión de los cálculos presupuestarios? ¡Veamos algunos métodos para hacerlo!

• Asegúrese siempre de que todos los gastos e ingresos relacionados con el negocio estén incluidos en el presupuesto; por ejemplo, incluso artículos menores como facturas pequeñas, pequeños gastos del día a día, etc.
• Verifique que haya agregado toda la información relacionada con el día a día del negocio en el proceso de presupuestación; incluso las tareas menores y sus gastos
• Al estimar los costos, siempre haga suposiciones realistas; Esto se puede lograr investigando a fondo ese elemento en particular del presupuesto. Debería poder explicar su suposición junto con un razonamiento lógico.

• No decida las estimaciones por su cuenta; más bien tome información e ideas de todos los miembros involucrados de la organización. De esa forma, es muy poco probable que la precisión se desvíe.
• Tenga siempre algunos fondos adicionales para cubrir las variaciones, esto ayudará a que el negocio funcione dentro del presupuesto asignado, evitando así desviaciones de la precisión.
• Mire cada línea en el artículo del presupuesto como costos de capacitación, donaciones, eventos de recaudación de fondos, papelería, etc., y calcule con sumo cuidado. En resumen, enumere TODOS los ingresos y gastos.
• Clasifique los artículos, de modo que sea más fácil verificar cada tarea u objetivo para conocer los detalles de su presupuesto. Por ejemplo, gastos de formación, gastos de salario del personal, gastos de renovación, transporte, legales, seguros, etc. Haga esto tanto para ingresos como para gastos.

• Agregue tantos detalles como sea posible para que tenga una cifra precisa.
• Haga una estimación del total, una estimación de elementos individuales y súmelos para obtener el total; ambos deben coincidir; por ejemplo, busque subtotales de categorías y sume los subtotales; encuentre el total general de todos los elementos. El total general debe ser igual a la suma de los subtotales.
• Tenga un formato estándar en el que enumerará sus artículos presupuestarios y hará los cálculos. Calcule los totales usando fórmulas y también manualmente. Siempre verifique dos o tres veces los cálculos.

• Haga listas de verificación y tome la ayuda de otros para verificar la precisión de los elementos, estimaciones y cálculos.
• Anote las cantidades / costos de cada artículo individual
• Esté preparado para responder cualquier pregunta o duda que pueda surgir de la documentación del presupuesto. Agregue notas y comentarios donde sea necesario, ya que esto ahorrará tiempo al responder preguntas y hará que el presupuesto sea más claro y transparente. Consulte el presupuesto y los estados financieros anteriores y haga comparaciones.
• Tome comentarios antes de finalizar, no solo de una persona, sino que involucre un número suficiente de personas capacitadas y experimentadas. Por ejemplo, personas del departamento de finanzas, contables, el equipo del proyecto, director, junta, etc.

3.3 Explicar el propósito y los beneficios de registrar información que ayudará con la preparación futura de presupuestos

Cuando prepare un presupuesto para un año en particular, mantenga un registro de toda la información que utilizó para desarrollar el presupuesto, incluidas notas, comentarios, declaraciones y documentación que ayudarán con la elaboración de presupuestos futuros para la organización o empresa.

El propósito y los beneficios de hacerlo son:

• Ayuda a coordinar el proceso de presupuestación en varias áreas funcionales e integrarlas para el propósito de la organización. Usted sabe que tiene los planes y los materiales listos para el próximo año financiero en la mano, en lugar de comenzar desde cero.
• Le ayuda a aprender y evitar errores de lo que aprendió y experimentó el año pasado.
• Estás motivado y el proceso se vuelve mucho más fácil. No ve el presupuesto como una tarea agitada, sino que lo hace con motivación. Mejora la satisfacción laboral.

• Ayuda con la mejora continua, ayudándole a evitar errores del pasado y a tomar medidas alternativas para lograr mejores resultados.
• Ayuda a mejorar el desempeño de los departamentos y de la organización en su conjunto. Tiene lo básico en la mano y sabe dónde buscar recursos y cómo gastarlos sabiamente.
• Tiene una mejor comprensión del seguimiento, control y revisión de presupuestos. También puede mejorar los informes de rendimiento y, con seguridad, puede ver una gran diferencia en los informes de presupuesto y rendimiento.
• Reduce las incertidumbres en la mayoría de áreas, reduce los conflictos que puedan surgir y mejora la toma de decisiones.

• Le ayuda a mantenerse concentrado y realizar un seguimiento de la dirección hacia la que se dirige la empresa. Puede sentarse y revisar el desempeño y los factores que contribuyen o afectan el crecimiento del negocio.
• Le ayuda a concentrarse en el futuro del negocio en lugar de solo en las situaciones y actuaciones presentes.

Espero que la información aquí te resulte útil e interesante. No dude en enviarnos sus comentarios y compartir sus pensamientos y experiencias.

Gracias por detenerte. Todo lo mejor.

Livingsta.