La oficina esbelta: la oficina de las 5

Oficina 5S, la oficina Lean

La implementación de 5S Office o Lean Office puede generar enormes beneficios para su empresa. 5S es tan aplicable en la oficina como en la fábrica.

La organización del lugar de trabajo es importante independientemente del lugar de trabajo.

Demasiadas personas piensan que las herramientas de Lean Manufacturing como 5S son solo para su proceso de producción, pero son aplicables a cualquier proceso y su oficina es solo otro proceso. La oficina toma información, trabaja con ella y la convierte en otra forma de información, esto no es diferente de cualquier otra forma de fabricación. Este proceso ajustado para su oficina puede mejorar sus plazos de entrega y muchas otras áreas.

A menudo encontrará que más retrasos y problemas se originan en los procesos de su oficina que en los procesos de su taller. ¿Con qué frecuencia su personal de producción se queja de que solo reciben un aviso de unos pocos días desde el plazo de entrega de seis semanas que dio el cliente?

5S para la oficina

Los pasos de Office 5S son:

• Seiri / Sort
• Seiton / Set en orden
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Estandarizar
• Shitsuke / Sustain

5S se trata de hacer un lugar de trabajo más eficiente eliminando todo el desorden innecesario, colocando los elementos restantes de una manera ergonómica y segura y manteniendo y mejorando continuamente estos cambios.

5S elimina los desechos de oficina

Oficina eficiente 5S

LeanMan

5S para eliminar los desechos de oficina

LeanMan

5S en la oficina Lean

Las siguientes secciones describirán cada uno de los pasos de Office 5S y cómo se pueden aplicar en el entorno de la oficina. La mejor forma de hacerlo es con la ayuda de un experto que proporcione formación 5S a su personal y los motive y entrene en el proceso.

Los beneficios de la manufactura esbelta, especialmente 5S, pueden ser sorprendentes, no es inusual obtener mejoras de eficiencia de hasta un 30% al implementar 5S como parte de la manufactura esbelta. El objetivo principal de cualquier implementación de 5S es eliminar los desechos de sus procesos, siendo estos desechos los siete desechos de la fabricación ajustada.

Tipo de oficina 5S

5S Seiri en la oficina

LeanMan

5S Seiri / Sort en la oficina Lean

El primer paso de 5S es igualmente aplicable, si no más, por lo que he visto en la oficina. A menudo hay documentos antiguos, archivos, catálogos, piezas de equipo, muestras antiguas y una gran cantidad de desorden en los escritorios, escondidos dentro y detrás de los armarios y que generalmente ocupan espacio y se interponen en nuestro camino.

Sea firme con lo que quita; si no es necesario deséchelo. Demasiadas personas guardan cosas, acumulando catálogos antiguos solo porque podrían ser útiles algún día, pero ¿con qué frecuencia lo hacen? ¡No muy seguido!

Siga el mismo proceso que para cualquier otra implementación de 5S en sus procesos de producción. Tire la basura obvia, coloque los artículos desconocidos en un área de cuarentena, marque con una etiqueta roja los artículos que no se puedan quitar fácilmente si no son necesarios o no funcionan. (¡Sí, puede mantener la planta en maceta, pero manténgala fuera del flujo del trabajo!)

Una vez que haya eliminado el desorden obvio, revise los elementos en cuarentena y acuerde su disposición como equipo, si es algo que se necesita, colóquelo donde sea necesario, si se puede archivar, hágalo, y así sucesivamente para cada elemento.

Office 5S salió mal

5S Seiton / Set en orden para la oficina Lean

Este es el punto en el que muchas personas se despegan y en algunos casos van demasiado lejos. No buscamos etiquetar cada perforadora y engrapadora y tener pequeños cuadrados pegados con cinta adhesiva en los escritorios que identifiquen dónde pertenecen para cada miembro del personal de la oficina, aunque esto puede ser un movimiento razonable para el escritorio al lado de la fotocopiadora si la gente siempre está buscando la grapadora aquí!

El punto dentro de la oficina es considerar el proceso y el flujo a través de la oficina, no las típicas piezas de papelería que tiene cada persona. Considere qué información ingresa a la oficina y dónde. ¿Tiene bandejas de entrada organizadas en cada escritorio? ¿Se distribuye el trabajo en un sistema de casilleros? Independientemente de cómo estén organizadas las cosas, considere cómo fluirán hacia la persona que las necesita. Recuerde que queremos acercar las cosas a donde se necesitan.

Considere la ubicación del equipo de oficina. ¿Está la fotocopiadora atascada en el rincón más alejado donde todos tienen que caminar hacia ella? ¿Está el papel de la máquina en la esquina opuesta por falta de espacio? ¿Está el tóner almacenado en un almacén porque es demasiado caro dejarlo tirado? ¿Quién se lo va a llevar a casa? Llévelo a la mejor ubicación para aquellos que lo necesiten.

Mire las impresoras de oficina: ¿todo el mundo tiene una o es usted como la mayoría de las oficinas modernas con algunas impresoras en red? ¿Están en el lugar correcto y tienen los consumibles al alcance de la mano para evitar caminar por las cosas?

Asegúrese de que los archivadores estén organizados correctamente y ubicados donde sea necesario, no todos almacenados en una fila en el lado opuesto de la oficina. Ubique folletos y catálogos donde estén las personas que los usan, no en una biblioteca a la que tengan que caminar.

Archivos de código de colores y similares para áreas específicas de trabajo, como hacer que todos los archivos de pedidos de clientes sean rojos, archivos de proveedores azules, etc. Esto aclarará inmediatamente qué es qué y dónde pertenece.

Considere la oficina virtual y los "archivadores" que hay allí. ¿Cuánta de su gente sabe realmente cómo organizar sus documentos en sus computadoras? ¿Cuántas veces ha pedido algo y luego ha esperado a que alguien busque en sus directorios el documento sin estar seguro de dónde lo ha puesto? ¿Con qué frecuencia lo ha hecho usted mismo?

Video de oficina 5S

5S Seiso / Shine and Check en la oficina Lean

Al igual que en el área de producción, limpie el lugar a fondo y manténgalo así, asigne responsabilidades y defina exactamente lo que se debe hacer.

El video de la oficina ajustada

5S Seiketsu / Estandarizar en la oficina Lean

Poca diferencia aquí con respecto al taller: diseñe y realice sus auditorías, ya sea a nivel de oficina o individual. Realice competiciones también, de la misma manera que lo hace para las áreas de producción. Usa fotografías, etc. ¡Siempre me dieron una fotografía de mi escritorio después de estas auditorías ya que el mío siempre estaba más desordenado! Quizás debería intentar practicar lo que predico.

Oficina 5S

5S Shitsuke / Sustain en la oficina Lean

A menudo, la parte más difícil en la oficina, como ocurre dentro de la fábrica, es mantener las mejoras de las 5S que hemos realizado y hacerlas parte de nuestra rutina diaria. Con demasiada frecuencia fallamos en este paso y los cambios que hemos realizado y las mejoras creadas lentamente comienzan a desaparecer hasta que perdemos los beneficios que hemos obtenido.

Es muy importante que todos los pasos anteriores se repitan y mantengan para asegurar que no pierda los beneficios del trabajo que ha realizado. Asegúrese de que los nuevos empleados estén capacitados en los principios de la fabricación ajustada y las 5S y comprendan completamente cómo pueden contribuir al funcionamiento de la empresa en su conjunto.

Capacitación para 5S Office

De la misma manera que implementaría las 5S en la fábrica, necesitará traer un consultor o un capacitador para que lo ayude a implementar esta herramienta de manufactura esbelta. Traer ayuda externa asegurará que el proyecto se tome en serio y los capacitadores externos tendrán una valiosa experiencia en cuanto a lo que se puede hacer para que los diseños de su oficina sean más eficientes y agradables para que su personal trabaje.

Seleccionar y contratar a un entrenador para implementar la oficina 5S es el mismo proceso que seguiría para contratar un entrenador para sus áreas de producción.

¿Necesita 5S en su oficina?

© 2010 Tony