Integrar datos externos con el hris de su empresa

Integración de datos externos en HRIS

Este artículo proporciona una descripción general completa de la integración de datos externos en un HRIS central, las oportunidades y desafíos de esta integración, y proporciona las mejores prácticas para tener en cuenta al planificar la integración. Si bien este tema es aplicable a todas las áreas de recursos humanos y datos de recursos humanos, el enfoque principal de este artículo examina la integración de encuestas de salarios y datos de mercado.

Un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) se define como un sistema de registro de todos los datos de recursos humanos. Un HRIS efectivo brinda a las organizaciones la capacidad de administrar los flujos de trabajo de las actividades comunes de recursos humanos, como el reclutamiento, la incorporación, el seguimiento de beneficios y los informes (Celergo.com, 2017). No es raro que las diversas funciones de recursos humanos utilicen un sistema especializado para gestionar el trabajo diario de la función. Tradicionalmente, la organización compra un HRIS central que sirve como sistema operativo fundamental y contiene datos de recursos humanos como empleados:

nombre
habla a
Número de seguridad social
Título del Puesto
Estado FLSA, etc.

Una vez que se establece el sistema central, las organizaciones normalmente encuentran la necesidad de incorporar sistemas adicionales para adaptarse a las crecientes necesidades de la empresa. En un mundo perfecto, las necesidades adicionales de la función de recursos humanos se pueden satisfacer comprando e implementando módulos del sistema central. En algunas situaciones, los complementos del sistema central no son compatibles con los procesos comerciales de manera adecuada. En estos casos, se debe tomar la decisión de cambiar los procesos organizacionales, comprar un software diferente que respalde el proceso comercial actual o desarrollar sistemas locales totalmente personalizados. Cada vez más, los expertos en HRIS son llamados a integrar varios sistemas de recursos humanos (Kavanagh y Johnson, 2018). Además de la integración del sistema, también se puede solicitar a los expertos en HRIS que integren elementos de datos en el sistema que ayuden a los líderes de la organización a tomar decisiones.

Sistemas de información integrados

Kavanagh y Johnson (2015) definen los sistemas de información integrados como “sistemas construidos sobre plataformas comunes que permiten que se utilice una sola instancia de datos en varias aplicaciones y la transferencia de datos sin problemas entre sistemas” (p. 165). Como mínimo, la integración de datos implica vincular la información en dos sistemas, pero la necesidad empresarial puede requerir más de dos vínculos. Las integraciones a menudo implican vincular operaciones transaccionales en un sistema que inician alguna acción en el sistema subsiguiente. Un ejemplo de esto es un sistema de seguimiento de solicitantes (ATS) vinculado a múltiples sistemas. Por el bien del ejemplo, una vez que se selecciona y confirma un candidato,el ATS activa la entrada en el sistema de nómina que activa la entrada en el sistema de tiempo y asistencia y alerta al departamento de credenciales que un nuevo empleado está comenzando y que se debe crear una credencial para que el empleado pueda entrar y salir en el reloj. En este ejemplo, los datos se transfieren sin problemas sin necesidad de intervención humana adicional más allá del desencadenante inicial en el ATS. Este tipo de soporte de flujo de trabajo libera a los profesionales de RR.HH. de gran parte de las tareas administrativas y transaccionales que tradicionalmente habían sido parte de la función de RR.HH. y proporciona a RR.HH. la capacidad de convertirse en socios comerciales estratégicos y apoyar la toma de decisiones organizativas.los datos se transfieren sin problemas sin necesidad de intervención humana adicional más allá del activador inicial en el ATS. Este tipo de soporte de flujo de trabajo libera a los profesionales de RR.HH. de gran parte de las tareas administrativas y transaccionales que tradicionalmente habían sido parte de la función de RR.HH. y proporciona a RR.HH. la capacidad de convertirse en socios comerciales estratégicos y apoyar la toma de decisiones organizativas.los datos se transfieren sin problemas sin necesidad de intervención humana adicional más allá del activador inicial en el ATS. Este tipo de soporte de flujo de trabajo libera a los profesionales de RR.HH. de gran parte de las tareas administrativas y transaccionales que tradicionalmente habían sido parte de la función de RR.HH. y proporciona a RR.HH. la capacidad de convertirse en socios comerciales estratégicos y apoyar la toma de decisiones organizativas.

Al integrar sistemas y otros datos, los expertos en HRIS tienen el potencial de crear y producir métricas significativas y brindar un apoyo integral para la toma de decisiones. Al integrar la compensación, el mercado laboral y el tiempo para completar los datos para la actividad de contratación, RR.HH. puede identificar elementos procesables para mejorar la contratación y / o la administración de la compensación. Para ayudar a ilustrar este punto, se proporciona el siguiente ejemplo de contratación de enfermeras:

Ejemplo de contratación de enfermeras

El tiempo promedio general para cubrir las vacantes en ABC Medical Center es de 40 días. Sin embargo, el tiempo medio para cubrir puestos de enfermería es de 70 días. Algunos pueden argumentar que hay una escasez de enfermeras que conduce a un mayor tiempo para completar la figura. Sin embargo, al combinar datos, un profesional calificado en HRIS descubre que cuando los reclutadores anuncian vacantes utilizando el percentil 75 del salario de referencia del mercado, el tiempo para cubrir disminuyó a 50 días…

… en comparación con los tiempos en los que se utilizó la filosofía estándar de compensación de la empresa y el tiempo de llenado fue de 80 días en promedio. Con esta información, la gerencia puede tomar la decisión de cambiar la filosofía de compensación del Centro Médico ABC en lo que respecta a las enfermeras. En este ejemplo simplista, los datos se extrajeron del HRIS central, el ATS y el mercado laboral y se usaron para tomar una decisión que afecta el presupuesto de la organización. La integración de datos brinda a la organización la capacidad de comprender las condiciones cambiantes y darse cuenta de su impacto a lo largo del tiempo, o inmediatamente, para influir en el cambio.

Beneficios de la integración de datos

Hay varias razones por las que una organización optaría por integrar datos externos con el HRIS central. Como se explicó en el ejemplo anterior, los datos integrados permiten a los líderes obtener análisis justo a tiempo, así como informes ad hoc. Al integrar los conjuntos de datos, HRIS crea valor al poner a disposición capacidades de informes de ventanilla única. En el caso de la planificación de la compensación, los sistemas integrados pueden incluir pautas de mérito basadas en la ubicación y dentro del rango de salario apropiado según las calificaciones de desempeño. De esta manera, la integración de datos elimina la necesidad de que los gerentes interpreten una matriz compleja y reduce la probabilidad de errores basados en cálculos manuales e interpretación de políticas. Además, la planificación de la compensación que no se realiza utilizando un sistema integrado en tiempo real consume mucho tiempo y es costosa.En una encuesta de autoservicio de RR.HH. de 2002, Cedar Group estimó que en América del Norte, las empresas experimentaron un ahorro de $ 5.29 por transacción promedio con un sistema de planificación de compensación automatizado (Wright, 2004). Si esta cifra es cierta, incluso las empresas pequeñas y medianas pueden beneficiarse de la integración de datos y la automatización de la planificación de la compensación para crear este tipo de aplicación de autoservicio para administradores.

HRIS integrado también proporciona cumplimiento de informes federales sin preocupaciones. Para las organizaciones que deben reportar datos anualmente, los esfuerzos de recopilación de datos pueden ser tediosos y llevar mucho tiempo. Un sistema integrado que rastrea la capacitación requerida, por ejemplo, podría manipularse fácilmente para crear informes estándar de la Comisión Conjunta. Lo mismo ocurre con los informes EEO-1 y Vets-100. Además del cumplimiento planificado, los sistemas integrados permiten a las organizaciones brindar respuestas oportunas a los auditores y producir datos para realizar auto-auditorías. La integración de datos de plataformas web de autoservicio para empleados también aumenta la eficiencia y reduce los errores al hacer que los empleados envíen sus propios datos al HRIS.

Desafíos a considerar

La integración de datos externos no es del todo positivo y ciertamente conlleva una serie de desafíos que una organización debe considerar. La integración de datos y sistemas es costosa y, a menudo, requiere soluciones o parches para proporcionar datos que sean útiles para respaldar las decisiones. Si una organización desea integrar un sistema propio con un sistema de proveedor o integrar dos o más sistemas de proveedor, se requerirá un experto en HRIS con conocimiento técnico de protocolos y lenguajes de programación para compartir datos entre sistemas (Kavanagh y Johnson, 2018). Si este programador no es actualmente parte del personal de la organización, el líder de HRIS tendrá que presupuestar el puesto adicional. Si bien el HRIS altamente integrador puede proporcionar una mayor eficiencia mediante el uso del autoservicio para solicitantes, empleados y gerentes,Algunos argumentan que estos sistemas pueden transferir el trabajo de RR.HH. a gerentes y empleados, sobrecargando así a los gerentes y empleados de línea. Se dice que esto tiene el efecto a largo plazo de disminuir la productividad general en las organizaciones. Los sistemas de beneficios pueden no ser bien recibidos por los empleados que sienten que necesitan apoyo adicional para tomar decisiones (Stone, et al. 2015). Además, es posible que algunos empleados no se sientan cómodos con el uso de la tecnología y prefieran los formularios en papel a la entrada por computadora.Es posible que algunos empleados no se sientan cómodos con el uso de la tecnología y prefieran los formularios en papel a la entrada por computadora.Es posible que algunos empleados no se sientan cómodos con el uso de la tecnología y prefieran los formularios en papel a la entrada por computadora.

Otro desafío importante que debe considerarse es la flexibilidad del sistema, que es fundamental para el éxito de la integración de datos. En el ejemplo de la automatización de la compensación, los planes de compensación cambian con el tiempo y el HRIS debe poder mantenerse al día con esos cambios. Los cambios podrían incluir elegibilidad, reglas comerciales (p. Ej., Cantidades de aumento mínimo y máximo), presupuestos, pautas, fechas de acceso, cálculos e incluso presentaciones en pantalla. Es necesario agregar o eliminar componentes de salario base, planes de bonificación o planes de acciones para brindar flexibilidad para los cambios típicos del programa (Wright, 2004). Los sistemas también deben proporcionar la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades cambiantes relacionadas con el cumplimiento. La planificación de la compensación para empleados exentos y empleados no exentos, por ejemplo, puede seguir pautas diferentes.La integración de datos de compensación también puede proporcionar a los gerentes banderas para indicar posibles problemas de cumplimiento, por ejemplo, indicadores para mujeres y empleados de minorías cuando sus salarios caen por debajo de los empleados masculinos y mayoritarios igualmente calificados. Este tipo de indicador puede ser complicado de implementar porque requiere que el sistema extraiga datos de varios sistemas diferentes (HRIS básico, ATS, datos del mercado salarial), aplique cálculos (relación de comparación basada en la tarifa por hora o el salario anual según el estado de la FLSA), y enviar un indicador o bandera al gerente según la definición de la empresa de lo que constituye un elemento que requiere revisión (Wright 2004).Este tipo de indicador puede ser complicado de implementar porque requiere que el sistema extraiga datos de varios sistemas diferentes (HRIS básico, ATS, datos del mercado salarial), aplique cálculos (relación de comparación basada en la tarifa por hora o el salario anual según el estado de la FLSA), y enviar un indicador o bandera al gerente según la definición de la empresa de lo que constituye un elemento que requiere revisión (Wright 2004).Este tipo de indicador puede ser complicado de implementar porque requiere que el sistema extraiga datos de varios sistemas diferentes (HRIS básico, ATS, datos del mercado salarial), aplique cálculos (relación de comparación basada en la tarifa por hora o el salario anual según el estado de la FLSA), y enviar un indicador o bandera al gerente según la definición de la empresa de lo que constituye un elemento que requiere revisión (Wright 2004).

Mejores prácticas para integrar datos

Wright (2004) ofrece ocho sugerencias para observar al integrar datos y usarlos para automatizar la planificación de la compensación. Las sugerencias son aplicables en todas las funciones de recursos humanos y los expertos en HRIS deben tener en cuenta las recomendaciones.

Planifique a fondo. La integración de datos no debe ser una decisión de último momento ni una ocurrencia tardía. Los datos de todos los sistemas involucrados en el enlace deben mapearse para garantizar que los conjuntos de datos sean compatibles para la transferencia.
La funcionalidad debe ir progresivamente en el tiempo. Se recomienda que las organizaciones no intenten hacer demasiadas cosas demasiado rápido. Al implementarlo en fases, la organización se da la oportunidad de responder a los desafíos y redirigir los recursos si es necesario.
Es importante investigar y adherirse a las mejores prácticas específicas de la industria. Las necesidades de una instalación médica probablemente serían muy diferentes de las de un fabricante. No existe una solución única para todas las necesidades de integración de datos y los expertos en HRIS deben ser conscientes de esto al iniciar un proyecto.
RR.HH. debe verificar la frecuencia de las excepciones a las reglas comerciales para determinar si el nuevo sistema integrado debe configurarse para adaptarse a las excepciones.
Las organizaciones deben considerar las implicaciones de los cálculos que se basan en el redondeo. Este consejo es específico para los datos de compensación, pero es importante tenerlo en cuenta. Si las cifras se redondean, puede afectar el presupuesto de una manera inesperada y alterar las proyecciones presupuestarias. Esto parece un asunto menor, sin embargo, con el tiempo, podría resultar costoso.
Valide los datos requeridos en el HRIS principal y planifique el tiempo para implementar la limpieza de datos programada si es necesario.
Wright enfatiza la necesidad de probar cualquier modificación del sistema antes de que se active. Es importante que todos los escenarios posibles se prueben en el sistema para garantizar que la seguridad esté intacta y que el sistema integrado funcione como se anticipó.
Y finalmente, la octava recomendación es planificar la comunicación de la gestión del cambio. Se dice que las implementaciones de HRIS fallan no por problemas de hardware o software, sino por el líder del cambio y las personas y los problemas organizacionales relacionados con el cambio (Kavanagh y Johnson, 2015).

En conclusión, la integración de datos externos tiene varios beneficios. La integración de datos permite un mejor soporte de decisiones y metrix. Si bien las eficiencias se logran finalmente, existen costos iniciales asociados con la integración de datos que los expertos en HRIS deben tener en cuenta. Además, algunos empleados y gerentes pueden resistirse a utilizar las funciones de autoservicio de las que dependen los datos integrados. Si los líderes aplican métodos efectivos de gestión de cambios y planifican los recursos en consecuencia, la integración de datos probablemente tendrá un impacto positivo en la función de recursos humanos y en el negocio en general.

Fuentes:

Integración de HRIS con nómina global: cuatro claves para el éxito. (2017, 06 de octubre). Consultado el 24 de febrero de 2018 en

Kavanagh, MJ y Johnson, RD (2018). Sistemas de información de recursos humanos (4ª ed.). Los Ángeles, CA: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM y Johnson, R. (2015). La influencia de la tecnología en el futuro de la gestión de recursos humanos. Revisión de la gestión de recursos humanos, 25 (Gestión de recursos humanos: pasado, presente y futuro - Volumen 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). No se conforme con menos: los programas de compensación global necesitan herramientas de compensación global. Revisión del plan de beneficios para empleados, 58 (9), 14.