Tabla de contenido:
- Imagínese como un empleado ...
- Imagínese como un representante de recursos humanos ...
- ¿Qué es un análisis de trabajo?
- ¿Cuándo suele esperar el Departamento de Recursos Humanos realizar un análisis de trabajo?
- ¿Por qué se realizan los análisis de trabajos?
- ¿Por qué hay desventajas en los análisis de puestos?
- ¿Cómo se realizan los análisis de trabajos?
- 1. Participación de los empleados
- 2. Un sistema de bonificación
- 3. Detalles del análisis del puesto
- 4. Dos enfoques para el análisis de puestos
- 5. Métodos de análisis de puestos
- 6. El proceso de análisis del trabajo de 6 pasos
- Demostración de O'NET - Análisis de trabajos
El objetivo típico de un análisis de trabajo es mantener el personal actual sin causar una sobrecarga de trabajo. Sin embargo, el propósito final de un análisis de trabajo es definir una descripción del trabajo. Se necesita una descripción del trabajo para contratar al empleado más calificado para un puesto en particular. Una vez que haya completado un análisis de trabajo, comprenderá mejor qué tareas y responsabilidades necesita un puesto.
Esto puede ayudar a la gerencia a determinar si contratar a un empleado a tiempo completo, a tiempo parcial, por contrato o temporal. Conocer las desventajas de un análisis de trabajo también ayudará a realizarlo. Estará armado para la batalla si se producen enfrentamientos entre los empleados.
Este artículo examinará la historia de un análisis de trabajo, varias perspectivas de un análisis de trabajo, la definición formal de un análisis de trabajo, cuándo se hace, por qué se hace, las desventajas de hacer uno, cómo realizar la tarea (única y métodos tradicionales) y enlaces para obtener más información.
Michele Jones
Michele Jones
La teoría del análisis del trabajo fue creada por dos psicólogos, Fredrick Taylor y Lillian Moller Gilbreth, a principios del siglo XX (Muchinsky, 2012).
Imagínese como un empleado…
Estás ocupado. Tienes un horario completo para el día. Siempre ha sabido que usted y el secretario registran parte de la misma información, por lo que sus trabajos se superponen. Sin embargo, también sabe que mantenerse ocupado hace que su día transcurra más rápido, por lo que nunca lo ha señalado.
De repente, te interrumpen. Se le llama a una reunión y se le dan instrucciones sobre cómo completar su parte de un análisis de trabajo, que por lo que puede entender es solo una palabra elegante para decir lo que hace durante el día.
La parte insegura de ti piensa: “¿Por qué necesitan saber lo que hago todo el día? Hago el trabajo, ¿no? ¿Están tratando de aprender lo que hago todo el día para poder pasar deberes a otros? ¿Están en medio de dejarme ir? Quizás no debería ser completamente honesto. Tal vez debería agregar más funciones a los requisitos de mi puesto… "
Imagínese como un representante de recursos humanos…
El Consejo de Administración ha decidido que quiere que realice análisis de puestos de todos los empleados de la empresa. Conoces muchas formas de lograr esta tarea, pero también sabes que hay trampas involucradas.
Actualmente, los problemas con los que está tratando en Recursos Humanos incluyen disputas entre empleados sobre quién está a cargo de quién, disputas entre empleados sobre quién es responsable de qué tareas y disputas entre empleados sobre quién logró qué logro.
En otras palabras, estás hasta el cuello en las disputas entre los empleados. Por supuesto, esto es parte del trabajo. El problema es que estas disputas afectan directamente esta tarea. Intentar averiguar quién es el supervisor "real", quién hace qué tarea y quién logró qué logro son elementos que deben formar parte de un análisis de trabajo.
Una de las ventajas de un análisis de trabajo es que puede limitar las disputas políticas al aclarar las relaciones de informes y las áreas de responsabilidad, por lo que este problema puede resolverse por sí mismo de alguna manera (Fisher, Schoenfeldt y Shaw, 2006).
Por lo tanto, aunque existen ventajas y propósitos importantes de los análisis de puestos, tanto los empleados como los analistas de puestos pueden tener problemas con esta asignación. Ya sea que sea un empleado o un analista laboral, intente visualizar la otra cara de la moneda para ver qué dificultades pueden surgir.
Michele Jones
¿Qué es un análisis de trabajo?
Un análisis de trabajo es el procedimiento mediante el cual el Departamento de Recursos Humanos recopila, documenta y analiza información sobre el contenido y los requisitos del trabajo. Demuestra la clara relación entre las tareas del trabajo y los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para realizar las tareas (Oficina de Administración de Personal de los Estados Unidos, 2007).
Para obtener un análisis preciso, el Departamento de Recursos Humanos debe confiar en los supervisores y empleados para proporcionar un análisis de trabajo completo, el organigrama departamental y cualquier otra información sobre cualquier cambio en el departamento que haya afectado ese puesto en particular.
Michele Jones
¿Cuándo suele esperar el Departamento de Recursos Humanos realizar un análisis de trabajo?
- Cuando ocurren fusiones o adquisiciones
- Cuando nuevas empresas se apoderan de las antiguas
- Cuando una empresa realiza evaluaciones de desempeño
- Cuando se realizan cambios en la empresa
Michele Jones
El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos creó una base de datos de 20.000 descripciones de puestos basadas en análisis de puestos realizados por los Departamentos de Recursos Humanos. La base de datos se llama O'NET. La búsqueda es gratuita y contiene una herramienta de exploración de carreras que ayuda a los usuarios a conocer nuevas carreras. Explore el diccionario en línea de títulos ocupacionales (O'NET) creado hoy por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos para obtener más información.
Michele Jones
¿Por qué se realizan los análisis de trabajos?
1. Identificar lo que se necesita para hacer el trabajo con éxito al comprender:
- Como se hace el trabajo
- Cuando se necesitan las tareas del trabajo
- A quién afecta el trabajo
- Qué cualidades se necesitan para realizar el trabajo
- Qué funciones y deberes se completan de forma regular
- Qué requisitos mentales y físicos se consideran necesarios
2. Para reasignar, eliminar, descubrir o dividir responsabilidades y deberes adicionales
3. Crear una descripción del puesto y documentar los atributos del puesto.
4. Realizar mejoras para procesos o procedimientos.
5. Desarrollar un mejor desempeño de los empleados
6. Gestionar eficazmente los sistemas de formación y promoción.
7. Ayudar a los empleados a maximizar sus talentos y avanzar en sus carreras.
8. Encontrar la mejor calidad de empleados para cada puesto en particular.
9. Determinar si una persona discapacitada es capaz de realizar las tareas de un puesto con o sin adaptaciones especiales.
10. Asistir con la defensa legal en la selección o eliminación de la empresa para cubrir cargos; Para obtener más información sobre cómo un análisis de trabajo se relaciona con la ley, visite el sitio web de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo.
11. Para clasificar adecuadamente los trabajos en términos de su título apropiado y rango de salario.
¿Por qué hay desventajas en los análisis de puestos?
- Cada persona puede ser tratada de manera diferente, ya que realiza funciones diferentes.
- A muchos trabajadores no les gusta adaptarse a un nuevo entorno.
- Pueden ocurrir actitudes disruptivas si las personas se sienten amenazadas en su trabajo.
- Las calificaciones mentales pueden ser difíciles de detectar ya que no se pueden observar directamente.
- Una vez finalizado el análisis, se puede determinar que se eliminarán algunas posiciones.
- Los sesgos personales por parte del analista laboral pueden distorsionar los datos recopilados.
- Si las personas se sienten inseguras en su posición actual, pueden distorsionar la verdad sobre lo que realmente hacen en un día.
- Un análisis de trabajo requiere mucho tiempo ya que se desea información precisa.
- Si los trabajadores no entienden qué es un análisis de trabajo, es posible que no participen de manera útil.
- Completar un análisis de trabajo puede ser muy difícil si los trabajos cambian con frecuencia.
- Coordinar un análisis de trabajo completo requiere mucha mano de obra y cooperación.
- Una historia impactante sobre la incapacidad de completar un análisis de trabajo
Esta historia es un ejemplo de una desventaja asociada con un análisis de trabajo. La contratación de un candidato que no está calificado para un puesto fue el resultado de que esta empresa no realizó un análisis de trabajo exitoso.
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¿Cómo se realizan los análisis de trabajos?
A menudo, el Departamento de Recursos Humanos presenta su propia forma de hacer un análisis de trabajo para crear descripciones de trabajo uniformes basadas en sus métodos. Sin embargo, existen otras formas en que se pueden realizar los análisis de puestos.
Hay muchos métodos únicos y tradicionales que se pueden implementar al hacer un análisis de trabajo para facilitar a los empleados durante este procedimiento. A continuación se ilustrarán seis ejemplos de formas de llevar a cabo esta tarea.
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1. Participación de los empleados
Haga que cada empleado complete un análisis de trabajo. Se debe solicitar a todos los empleados que completen un análisis de trabajo. Si hay alguna pregunta o problema para completar un análisis de trabajo, el Departamento de Recursos Humanos debe ayudar a cada empleado.
Esto le dará al Departamento de Recursos Humanos la oportunidad de ver dónde hay una sobrecarga o dónde se pueden cambiar las tareas. El departamento puede analizar la información obtenida de los empleados y supervisores y determinar si es necesario realizar algún cambio.
Si se considera que el puesto de un empleado ha sido eliminado, el objetivo típico de la empresa es encontrarle un puesto diferente y volver a capacitarlo si es necesario. Una buena empresa debe creer que las personas talentosas aceptarán el desafío de un nuevo puesto y disfrutarán del crecimiento profesional con las responsabilidades adicionales que conlleva.
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2. Un sistema de bonificación
Una vez que se completa un análisis de cada trabajo, una empresa puede decidir que se debe emitir un bono a aquellos que se determina que son elegibles. Esta elegibilidad podría determinarse en la evaluación de desempeño más reciente del supervisor y el tiempo que el empleado ha estado empleado en la empresa. La cantidad porcentual de la bonificación debe ser la misma para todos los empleados elegibles.
Un programa de bonificación establecido como este motivaría a los supervisores y empleados a participar de buena gana y con gusto en un análisis de trabajo. Quizás lo verán como una oportunidad, más que como una amenaza.
Junto con un programa de bonificación, se podría establecer un sistema de incentivos para que aquellos que son ignorados por la bonificación también estén motivados. Básicamente, el sistema podría dar "esperanza" a los trabajadores que no reciben bonificaciones. Podían saber por qué no recibieron una bonificación y qué podrían hacer en el futuro para mejorar el desempeño de su puesto.
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3. Detalles del análisis del puesto
Para obtener un análisis preciso de un puesto, es posible que los empleados deban llevar un diario de sus actividades durante varios días para observar cómo emplean su tiempo en el trabajo. El análisis del puesto también debe ser aprobado por cada supervisor.
El análisis debe enumerar:
- El nombre del departamento
- Un resumen del puesto de sus responsabilidades generales o propósito principal
- Una descripción detallada de todas las tareas involucradas en el desempeño de su cargo.
- Una estimación de la cantidad promedio de tiempo dedicado a la realización de cada tarea totalizando el cien por ciento, ordenándolas por orden de importancia
- Una lista de empleados cuyas actividades este puesto coordina o supervisa
- Una lista que identifica los tipos de responsabilidades de supervisión involucradas, como asignar trabajo, contratar o dar evaluaciones de desempeño.
El supervisor debe describir brevemente la experiencia mínima, la educación y cualquier licencia requerida para el puesto.
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4. Dos enfoques para el análisis de puestos
Dos enfoques populares para el análisis de puestos están orientados a tareas y orientados a trabajadores. El método orientado a tareas se concentra en las tareas involucradas en la realización del trabajo. El método orientado al trabajador se esfuerza por examinar las cualidades humanas necesarias para realizar el trabajo con éxito.
Estas características generalmente se clasifican en cuatro secciones llamadas KSAO:
- Conocimiento
- Habilidades
- Habilidades
- Otro (personalidad, intereses y experiencias)
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5. Métodos de análisis de puestos
Algunas de las formas de realizar un análisis de trabajo incluyen métodos tradicionales y métodos únicos. Muchos departamentos de recursos humanos proponen sus propias formas de realizar análisis de puestos. Es posible que deseen hacer esto debido a la forma en que planean utilizar su análisis de trabajo.
La razón principal para hacer un análisis de trabajo es elaborar una descripción de trabajo adecuada. Muchos especialistas en recursos humanos quieren que todas las descripciones de sus funciones sean similares. Quieren que tengan el mismo formato y que se creen utilizando el mismo método.
| Formas únicas de hacer un análisis de trabajo |
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Muestras de trabajo |
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Análisis de antecedentes |
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Cuestionarios |
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Observaciones, tanto directas como indirectas |
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Entrevistas con empleados o supervisores |
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Investigaciones de incidentes críticos |
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Diarios de trabajo |
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La técnica de la cuadrícula de repertorio |
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Listas de verificación |
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Análisis de tareas jerárquicas |
| Formas tradicionales de hacer un análisis de trabajo |
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Entrevistas personales |
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Encuestas |
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Evaluaciones laborales |
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Entrevistas telefónicas |
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Revisiones de procedimientos y procesos |
|
Cuestionario de análisis de posición (PAQ) |
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Entrevistas de eventos conductuales |
|
Análisis de puestos a la velocidad de la realidad (JASR) |
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Hojas de trabajo de análisis de puestos |
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6. El proceso de análisis del trabajo de 6 pasos
Muchas empresas utilizan un proceso de seis pasos para realizar un análisis de trabajo. Normalmente, se organiza de la siguiente manera:
- Recopile los datos y decida cómo utilizarlos mejor. Esto puede implicar escribir descripciones de puestos, determinar estándares de desempeño o realizar más estudios ocupacionales.
- Enumere las tareas y calificaciones necesarias para realizar el trabajo con éxito. Revise los organigramas y los diagramas de procesos.
- Identificar las tareas críticas o trabajos representativos para el análisis principal.
- Analice el trabajo mediante la recopilación de datos sobre las actividades laborales, las condiciones laborales y las habilidades necesarias para realizar el trabajo. Califique las habilidades, identificando qué competencias son más críticas.
- Revise las conclusiones con el trabajador y su supervisor. Una vez confirmadas, elimine las tareas que no estén vinculadas a las competencias.
- Documente todos los hallazgos y desarrolle una descripción de trabajo precisa con especificaciones de trabajo.
Michele Jones
Probablemente lo más difícil, pero también lo más importante al hacer un análisis de trabajo, es hacer que todos se unan. En este artículo se proporcionan muchas opciones para guiarlo sobre cómo lograrlo. Un memorando, una reunión formal o una entrevista personal pueden ser lo mejor. Explicar a los participantes del análisis del trabajo las razones por las que se está completando puede ser de gran ayuda para ayudarlos a comprender la decisión de la empresa.
Demostración de O'NET - Análisis de trabajos
Referencias
Fisher, CD, Schoenfeldt, LF y Shaw, JB (2006). Gestión de Recursos Humanos (6ª ed.). Boston: Houghton Mifflin.
Muchinsky, PM (2012). Psicología aplicada al trabajo. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.
Oficina de Gestión de Personal de EE. UU. (2007). Manual de operaciones de examen delegado: una guía para las oficinas de examen de las agencias federales. Obtenido el 30 de noviembre de 2013 de