Cómo redactar políticas y procedimientos para su negocio

Esta es una guía sobre cómo redactar políticas y procedimientos para su lugar de trabajo.

David Livermore

¿Qué es una política y un procedimiento?

Entonces, ¿qué es una política y un procedimiento? En pocas palabras, son instrucciones paso a paso sobre cómo hacer algo en su organización. Podría ser algo general como lo que se espera de todos los empleados o podría ser cómo completar una tarea específica. De cualquier manera, una política y un procedimiento pueden plasmar esos pensamientos en un papel para que todos los vean y sigan.

Este artículo cubrirá lo siguiente:

• Qué incluir en una política y procedimiento
• Cómo formatear una política y un procedimiento.
• Un ejemplo de uno
• Consejos
• Los pros y los contras de utilizar una política y un procedimiento.

Qué incluir en una política y un procedimiento

A continuación se muestra lo que se necesita en cada política y procedimiento.

• Encabezado: debe incluir el nombre de su organización, el departamento, etc. Esto identificará a quién está destinado el procedimiento.
• Título: el título del procedimiento. Trate de no hacer esto demasiado largo. Que sea fácil de recordar y consultar.
• Número de procedimiento: también es una referencia fácil. Esto permite que los procedimientos estén en un orden determinado en un libro, carpeta, base de datos en línea, etc. No solo deben estar en orden numérico, debe haber un espacio igual entre el número de procedimiento (es decir, 100, 105, 110, etc.).
• Fecha de vigencia: la fecha en que el procedimiento entró en vigencia por primera vez. Puede ser importante para tratar de establecer un cronograma para una determinada tarea laboral.
• Fecha de revisión: si se realizaron cambios en el procedimiento en un momento, esta fecha debe cambiarse a la fecha en que se revisó el procedimiento. Esto mantiene a todos actualizados sobre los cambios actuales.
• Fecha de revisión: si se revisó el procedimiento para ver si es necesario realizar algún cambio, esta fecha debe cambiarse. No importa si no se realizaron cambios, esta fecha debe cambiarse para indicar cuándo se revisó por última vez.
• Autorizado por: nombre de la persona que autorizó la divulgación de la política y el procedimiento. Este sería un jefe de departamento o supervisor.
• Política: esto debe incluir quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Sin embargo, esta parte debe ser breve. A lo sumo, debería ser una descripción general de por qué la política está en vigor.
• Directiva: si hay que hacer algo o si hay una instrucción general que la persona debe seguir, esto debe estar en la directiva. No incluya esto a menos que haya algo crítico que deba notarse de inmediato.
• Procedimiento: esta será la mayor parte de su política y procedimiento. Proporciona los pasos detallados sobre cómo lograr lo que dicta la política.
• Número de página: debe haber un número de página en cada página.
• Encabezados de página: los encabezados de página deben incluir el título y el número de procedimiento de la política y el procedimiento.
• Iniciales: deben ser las iniciales de la última persona que revisó la política y el procedimiento. También debe incluir la fecha de la última revisión.
• Ejemplos: estarán en páginas separadas que no tendrán encabezado, números de página, etc. Estos son ejemplos de lo que se describe en los pasos importantes del procedimiento.

Cómo dar formato a una política y un procedimiento

Hay algunas reglas básicas cuando se trata de redactar una política y un procedimiento:

• Fuente: la fuente debe ser de uso común y reconocida, pero no se considera poco profesional. Comic Sans, por ejemplo, es una fuente poco profesional.
• Tamaño de fuente: como máximo, no debe utilizar un tamaño de fuente grande durante todo el procedimiento. Siempre debe ser coherente de un procedimiento a otro.
• Colores: los colores no son realmente necesarios. El procedimiento debe realizarse sobre un fondo blanco con fuente negra. Sin embargo, los colores se pueden utilizar en los ejemplos.
• Espaciado: la parte del procedimiento debe espaciarse adecuadamente para facilitar la lectura. Si no hay espacios entre los pasos, el texto se ejecutará junto cuando alguien lea la política.
• Márgenes: estos deben realizarse según el estándar de su organización para otros documentos. Esto hace que los usuarios se sientan más inclinados a leer y utilizar el procedimiento.

A continuación se muestran los requisitos de estilo recomendados para cada una de las categorías que enumeré anteriormente.

• Encabezado: el encabezado siempre debe estar en el centro, en negrita, en mayúsculas y en la parte superior de la política. También debe tener el tamaño de letra más grande en comparación con el resto de la política y el procedimiento.
• Título y número de procedimiento: ambos deben estar en la misma línea, ya que ambos se utilizan como referencia en la política y el procedimiento. Estos pueden ser del mismo tamaño o un poco más pequeños que el encabezado, pero también deben estar en negrita y en mayúsculas. El título debe estar en el extremo izquierdo y el número de procedimiento en el extremo derecho.
• Fecha de vigencia, revisión y revisión: he visto que esto se hace de varias maneras. A veces están en su propia columna, mientras que otras veces los he visto en su propia fila. Es una preferencia personal, pero siempre deben estar debajo del título y tener una fuente de tamaño pequeño. Al igual que las categorías anteriores, estas deben estar en negrita y en mayúscula.
• Autorizado por: esta puede ser la última línea en la parte superior de la política y el procedimiento. Esto debe estar en negrita, en mayúscula y en el extremo izquierdo del documento.
• Política: debe haber algo que indique que la política comienza en este punto. Por lo general, puede escribir la palabra "política" en mayúsculas y en negrita, mientras que la política en sí no se explica en negrita ni en mayúscula. También querrá justificar el texto del documento.
• Directiva: esto es algo que generalmente desea destacar, por lo que estará en negrita y en mayúsculas. Justifique el párrafo para que se vea bien en la política y el procedimiento.
• Procedimiento: esta es la parte más difícil de explicar porque está muy detallada. Básicamente, querrá separar sus pasos tanto como sea posible. No desea párrafos de información, desea texto simple de seguir. Así que divida todo lo que pueda usando diferentes tipos de listas en diferentes sangrías. Por ejemplo, A.1.ia, cada uno en una sangría diferente a la anterior. Sin embargo, al pasar a la "B", debe tener la misma sangría que la "A" anterior. El siguiente ejemplo mostrará un ejemplo real de esto.
• Número de página: debe estar centrado en el pie de página del documento. Haga el número para cada página o muestre la página actual y el número total de páginas (es decir, página 1 de 2). La primera página no tiene por qué tener un número de página.
• Encabezados de página: el encabezado de cada página subsiguiente después de la primera debe tener el mismo aspecto que para el título y el número de procedimiento está en la primera página.
• Iniciales: al final de cada procedimiento, la persona que revisa o modifica el procedimiento debe incluir sus iniciales y la fecha en que lo revisó por última vez.
• Ejemplos: estos son independientes del procedimiento que se está escribiendo. Pueden incluir capturas de pantalla de un programa, tablas para revisar, etc. En el punto relevante del procedimiento, se debe hacer referencia al ejemplo (es decir, Ejemplo A). Luego, en la esquina superior derecha de cada ejemplo, debe haber una referencia a qué ejemplo es ese.

La mejor fuente para utilizar en políticas y procedimientos

Hay cuatro fuentes que recomiendo:

1. Arial: esta fuente se considera el estándar de la industria para la mayoría de los documentos. Muchas computadoras utilizan esta fuente de forma predeterminada y es fácil de leer. Nunca puedes equivocarte con esta fuente.
2. Times New Roman: otro estándar de la industria. También se utiliza como fuente predeterminada para algunos programas informáticos. Algunas personas consideran que este es un estilo antiguo que reconoce la primera generación de usuarios de computadoras.
3. Calibri: para un enfoque más suave, puede optar por esta fuente. Es agradable a la vista y suaviza el aspecto de un documento. Dado que la política y el procedimiento pueden ser aburridos de leer y escribir, esta podría ser una de las mejores fuentes para usar.
4. Georgia: esta es una fuente de uso poco común, pero que puede llamarte la atención. Lo considero un cruce entre Arial y Times New Roman.

No usaría ningún frente que sea demasiado difícil de leer o que parezca poco profesional. Nadie se tomará en serio la política y el procedimiento si se utiliza una fuente poco profesional.

La siguiente imagen muestra las cuatro fuentes en acción.

Ejemplos de las fuentes mencionadas anteriormente.

David Livermore

Un ejemplo de política y procedimiento.

David Livermore

Formato utilizado en el ejemplo anterior de política y procedimiento

Esta tabla cubre el formato que utilicé en el ejemplo anterior. La fuente utilizada es Arial y el texto está predeterminado en el lado izquierdo a menos que se especifique lo contrario.

Categoría	Formato
Encabezamiento	14 pt., Negrita, centro
Título	14 pt., Negrita
Número de procedimiento	14 pt., Negrita
fechas	12 pt., Negrita, centro
Autorizado por	12 pt., Negrita, centro
Política	12 puntos, la "Política" está en negrita y está justificada
Directiva	12 pt., Negrita, justificado
Procedimiento	12 pt., Justificado
Número de página	10 pt., Centro
Encabezado de página	12 pt., Negrita
Iniciales	12 pt.

Consejos sobre políticas y procedimientos

A continuación se ofrecen algunos consejos generales a seguir con respecto a la política y el procedimiento.

• Revise los procedimientos con frecuencia. El hecho de que escriba un procedimiento no significa que esté hecho. Periódicamente debe regresar y revisar su procedimiento para detectar cambios. Algunos recomiendan revisarlos cada pocos años, pero a mí me gusta revisarlos cada año, si es posible. Además, cuando algo cambia en la organización que afecta a un procedimiento, la política y el procedimiento deben cambiarse de inmediato.
• Haga revisar el procedimiento antes de que esté disponible. Haga que algunas personas revisen el procedimiento para verificar que tenga sentido. Incluya en este proceso tanto a los nuevos empleados como a los experimentados. Pueden proporcionar información en la que quizás no haya pensado. Si tiene un comité regular que revisa los procedimientos, eso es aún mejor.
• Haga que todos confirmen que revisaron el procedimiento una vez que se publique. Una vez que termino de escribir o revisar un procedimiento, lo envío todo a todo mi personal. Firman y fechan cuando lo revisan. También envío un correo electrónico al personal para informarle sobre los cambios realizados en una política y un procedimiento. De esta manera tengo documentación que notifiqué a todos. En organizaciones grandes, esto debe ser manejado por supervisores a nivel de equipo o sección.
• Desarrolle una tabla de contenido. Si termina desarrollando una gran cantidad de políticas y procedimientos, desarrolle un índice para facilitar la localización de una política específica.
• Deje algo de margen de maniobra en un procedimiento. No se debe esperar que el personal siga las políticas y los procedimientos al pie de la letra. Debería servir como guía para realizar el trabajo. Siempre que no se hayan cometido errores y no se hayan infringido las leyes, se puede permitir cierto margen de maniobra al seguir un procedimiento.
• Mantenga el procedimiento lo más breve posible. No incluya todos los escenarios o situaciones que puedan surgir. Si algo sucede una vez al año, ¿por qué desarrollar un procedimiento al respecto? La mejor forma de hacerlo es mediante una nota o un correo electrónico.
• Verifique que no está infringiendo ninguna regla o ley en un procedimiento. En organizaciones grandes, es posible que deba verificar que no está poniendo en peligro al empleador o al empleado al desarrollar un procedimiento. Si es necesario, incluya la base legal por la cual se desarrolló una política y un procedimiento en la parte de política del procedimiento.
• Buscalo en Google. Antes de comenzar a escribir una política, busque en línea para ver si alguna otra organización ha escrito una política similar. No plagies el procedimiento. En su lugar, simplemente léalo y cree el suyo basándose en las ideas del que encuentre.

Ventajas de utilizar políticas y procedimientos

A continuación se muestran los pros en el desarrollo de una política y un procedimiento:

• Permite una forma uniformada de hacer las cosas. Sin una política y un procedimiento establecidos, las personas podrían hacer las cosas de la manera que quieran. Podrían dar pasos en falso o provocar errores en el proceso. La política y el procedimiento resuelven ese problema.
• Elimina las preguntas constantes del personal. Como supervisor, constantemente recibo preguntas de mi personal. Ahora que nuestra política y nuestro procedimiento están completamente actualizados, puedo indicarles el procedimiento para responder a sus preguntas. Sin embargo, a veces es necesario aclarar el procedimiento.
• La política y el procedimiento responsabilizan a los empleados. Si se hace correctamente, el uso de políticas y procedimientos puede mantener a su personal en un estándar específico. Alguien no puede decir que no estaba al tanto de algo o que no hay nada a lo que puedan referirse. Con políticas y procedimientos, mantiene al personal al tanto de lo que se espera de ellos.
• Excelente para capacitar a nuevos empleados. Cuando recibo a un nuevo empleado, paso el primer día o dos trabajando estrechamente con él. Les muestro la mayor parte del trabajo, pero luego me marcho. Lo único que les dejo es la política y el procedimiento. Como tienen preguntas, los dirijo a ese procedimiento. Aprenden sobre el trabajo y adónde ir si tienen preguntas. Además, esto me libera para hacer mi trabajo.
• Puede establecer metas. Lo mejor de tener las obligaciones laborales por escrito es que puede establecer metas para su personal. El procedimiento puede delinear lo que debe hacerse y cuándo debe acostarse uno por uno. El personal puede tratar eso como una meta para sí mismos en un esfuerzo por promover, ganar aumentos, etc.

Los contras de utilizar políticas y procedimientos

A continuación, se muestran las desventajas de desarrollar una política y un procedimiento:

• Ahoga la creatividad. El personal siente que no tiene libertad para tomar decisiones. No pensarán fuera de la caja ni encontrarán soluciones nuevas y creativas a un problema si sienten que siempre tienen que seguir un procedimiento establecido. Siempre le digo a mi personal que los procedimientos deben ser pautas, no reglas estrictas y rápidas. Siempre que logres la meta con éxito, el cómo no importa.
• Requiere una actualización constante que puede llevar mucho tiempo. Siempre que algo cambia, alguien tiene que volver a una política para revisarla. Cuando surge un nuevo trabajo, alguien tiene que escribir el procedimiento sobre cómo hacerlo. Es un proceso que requiere mucho tiempo. Cada semana me ocupo de actualizar, revisar o planificar cómo actualizar una política y un procedimiento.
• Puede obstaculizar el crecimiento de una organización. Muchos empleados vuelven a la frase de que algo "siempre se ha hecho de esta manera, ¿por qué cambiarlo?". Esto no es lo mismo que impedir que alguien sea creativo. En cambio, la política y el procedimiento pueden frenar el cambio en una organización si alguien tiene un documento que establece que algo siempre se ha hecho de cierta manera.
• Los empleados pueden interpretar un paso en un procedimiento de varias formas. Alguien puede leer un paso de una manera, mientras que otro puede leer un paso de una manera diferente, cuando el autor del procedimiento podría haber querido decir algo completamente diferente. Las palabras en una hoja de papel están abiertas a interpretación. Entonces, cuando se desarrolla un procedimiento, especialmente uno largo, debe haber alguna comunicación verbal al respecto.
• Son aburridos de escribir. A veces he pasado varios días seguidos escribiendo y revisando el procedimiento. Puede ser un proceso muy largo y prolongado, por lo que no es lo más emocionante de mi trabajo. El problema de que sea aburrido es que es más probable que cometa errores, por lo que es importante que varias personas revisen la política después de cualquier revisión.

© 2014 David Livermore