Cómo redactar mejores informes y presentaciones comerciales

Piense en los informes y las presentaciones como un viaje, para usted y su audiencia.

Pixabay (modificado por Catherine Giordano)

En los negocios, a menudo se nos pide que redactemos un informe o memorando o que hagamos una presentación. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a ser un comunicador más eficaz.

Pensemos en esta tarea como un viaje. Hay cosas que hacer al comienzo de un viaje, cosas que hacer para que el viaje sea más fácil y agradable, y cosas que hacer al final de un viaje.

Consejos para presentaciones de principio a fin

1. Comience con un esquema
2. Pon primero lo primero
3. Pase de la imagen general a los detalles
4. Siga las conclusiones con apoyos
5. Está bien empezar por el medio
6. Utilice un inglés sencillo
7. Sea conciso y directo
8. No abuse de Power Point
9. Asegúrese de que su formateo funcione bien
10. Haz del espacio en blanco tu amigo
11. Escribe para tu audiencia
12. Átelo todo junto con un resumen
13. Logre su objetivo

Empiece bien con la planificación y la organización.

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Comenzando el viaje

Antes de emprender un viaje, es posible que desee recopilar información, por ejemplo, buscar opciones de transporte y alojamiento y obtener folletos para el destino. Del mismo modo, la primera etapa para preparar un informe comercial o una presentación es recopilar y organizar la información sobre los hechos y los datos que desea incluir.

A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a empezar.

1. Comience con un esquema

Enumere todos los puntos que desea destacar en su informe, nota o presentación. Agrúpelos en áreas temáticas. Decida qué puntos son sus conclusiones y cuáles son sus pruebas de apoyo.

Esta es tu hoja de ruta. Trace su ruta, cómo llegará desde el principio hasta la conclusión. Puede encontrar una mejor ruta a medida que avanza, así que no dude en realizar cambios a medida que avanza.

2. Ponga primero lo primero

Si planea un viaje, hay ciertas cosas que debe saber antes de poder continuar. Por ejemplo, no decidiría qué ropa empacar antes de decidir su destino.

Asimismo, en un informe, sus puntos deben presentarse en el orden correspondiente. No empieces a discutir un punto antes de haber presentado toda la información que tu audiencia necesitará para entender ese punto.

Si va a utilizar un término técnico con el que su audiencia no esté familiarizado, debe definir ese término antes de introducirlo en el informe o presentación.

3. Vaya de la imagen general a los detalles

Si estuviera en un viaje por carretera, comenzaría por la interestatal, luego pasaría a las carreteras estatales y finalmente llegaría a las calles de la ciudad o caminos de tierra.

Al escribir un informe, debe comenzar con el panorama general: los problemas principales, los puntos más importantes. A partir de ahí, pasará a los detalles y puntos menos importantes.

4. Siga las conclusiones con apoyos

Aquí es donde su esquema le resultará útil.

Cada párrafo debe comenzar con una conclusión. A continuación, proporcionará la evidencia que respalde esa conclusión. Cada conclusión debe tener dos o tres declaraciones de respaldo.

Si tiene una lista larga de declaraciones de respaldo, debe repensar su esquema. Quizás esté tratando de juntar dos o tres conclusiones diferentes en una sola conclusión. Intente reagrupar sus puntos en dos o incluso tres títulos en lugar de ponerlos todos bajo un título.

5. Está bien empezar por el medio

Cuando está de viaje, no puede empezar en medio de un viaje. Afortunadamente, cuando está escribiendo, está bien comenzar por el medio.

A veces tenemos bloqueo de escritores. Simplemente no podemos encontrar la manera correcta de comenzar. Cuando eso suceda, mire su esquema. Encuentre la parte con la que se sienta más cómodo. Escribe esa parte. Una vez que haya hecho eso, el resto fluirá fácilmente.

Puede reorganizar las partes del informe o la presentación más adelante para obtener el flujo correcto.

Vaya de primera clase. Escribe siempre con estilo.

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Viajar con estilo

En un viaje, siempre es bueno viajar con estilo, si puede pagarlo.

Afortunadamente, no cuesta más escribir con estilo. Siempre debes escribir con estilo porque la forma en que escribes o hablas puede ser tan importante como lo que dices.

Aquí tienes algunos consejos para escribir y presentar con estilo.

6. Utilice un inglés sencillo

Olvídese de las palabras de moda y la jerga. Es posible que intente sonar como un conocedor o de impresionar a su audiencia, pero puede terminar sonando pomposo.

Utilice un lenguaje corriente que todos puedan entender. Adopte un tono de conversación tanto como sea posible. Este consejo no es solo para presentaciones, sino también para informes y notas escritos.

7. Sea conciso y directo

Mantenlo simple. Dé la conclusión y las declaraciones de apoyo y luego continúe. No seas repetitivo. No rellene la presentación. No lo sobrecargues con trucos.

Si utiliza gráficos o tablas, limite la cantidad de información de cada uno a lo esencial.

• Intente tener solo de una a tres columnas en un gráfico; cinco debería ser el máximo. Siempre puede proporcionar los datos restantes en otro gráfico o tabla.
• El lector o espectador debe poder ver el gráfico o la tabla de un vistazo. Puede proporcionar tablas detalladas en el apéndice de su informe o en un folleto separado.

8. No abuse de Power Point

El hecho de que el software Power Point venga con muchas campanas y silbidos no significa que tenga que usarlos todos en una presentación. No quieres deslumbrar a tu audiencia; quieres informarles.

Mantenga las diapositivas al mínimo. A veces, una palabra o una breve frase es suficiente. El propósito de la diapositiva es actuar como una señal para el punto que desea hacer y enfocar la atención de la audiencia en el tema.

• No quiere que la gente lea sus diapositivas mientras habla.
• Además, cuando hay mucho texto en una diapositiva, el texto se vuelve demasiado pequeño para que lo vean los que están al fondo de la sala.

Si se necesitan dos o tres diapositivas para completar el punto que desea hacer, repita el encabezado en cada diapositiva. La repetición del encabezado le permite a la audiencia saber que todavía está haciendo el mismo punto. Por ejemplo, digamos que quiero informar una lista de cifras de ventas para doce mercados principales. Mi encabezado es "Cifras de ventas", y lo repetiría para cada diapositiva con solo tres o cuatro mercados enumerados en cada diapositiva.

9.Asegúrate de que tu formateo funcione bien

No dejes que las diapositivas terminen luciendo "demasiado ocupadas". Si desea utilizar imágenes o efectos especiales, manténgalos al mínimo.

Decida un esquema de formato y sea coherente en todo su informe o presentación. Su revisión final debe incluir una verificación de formato.

• Utilice solo una fuente. Si varía el tamaño de la fuente, sea coherente. Por ejemplo, un encabezado puede tener una fuente más grande. Si es así, verifique que haya utilizado el mismo tamaño de fuente para cada encabezado.
• ¿Está usando sangrías o viñetas? Si es así, verifique que este formato se use de manera uniforme y que el número de espacios con sangría sea el mismo.
• ¿Está utilizando efectos especiales en PowerPoint? Si es así, elija solo un efecto especial y utilícelo de manera consistente. Por ejemplo, las declaraciones de apoyo pueden aparecer, pero no los encabezados ni las conclusiones.

Si está utilizando un formato de esquema, no pase de dos niveles. Si lo hace, su texto estará tan a la derecha que parecerá que está a punto de caerse de la página.

10.Haga del espacio en blanco su amigo

Las páginas densas de texto no son fáciles de leer. Los espacios en blanco son como las pequeñas áreas de descanso al costado de la carretera.

Mantenga sus párrafos cortos. Mantenga sus gráficos cortos. Utilice sangrías para resaltar las declaraciones de apoyo de las conclusiones.

Debes guiar a tu audiencia al destino.

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Llegar al destino

Ya casi ha llegado: solo unas pocas paradas más y su viaje estará completo.

Estos son algunos consejos para un "aterrizaje feliz".

11. Escriba para su audiencia

¿Escribiste para tu audiencia? ¿Consideró lo que ya saben y lo que quieren saber? ¿Abordó las percepciones erróneas que pudieran tener? ¿Les está dando información que estarán felices de escuchar o querrán refutarlo?

Revise su texto con estas preguntas en mente y haga los cambios necesarios. Quiere anticipar preguntas y objeciones y responderlas en el transcurso del informe o durante la presentación.

12. Emparéjelo todo con un resumen

El resumen ejecutivo no es un lugar para repetir los datos mostrados en la parte principal del informe o la presentación. Es un lugar para volver a contar la historia. Es un lugar para unirlo todo.

En una presentación escrita, el resumen generalmente precederá al texto. En una presentación, llegará al final. Es un resumen.

Evite usar números en el resumen. En su lugar, informe el significado detrás de los números. Haga clic en los aspectos más destacados y discuta las implicaciones de la información que ha proporcionado.

No es necesario que presente los hechos en el mismo orden que utilizó para el informe. Eso es un refrito, no un resumen. Mencione los hechos en el orden que mejor cuente la historia. Elimina la información tangencial o sin importancia.

Utilice el resumen para explicar cualquier contradicción en los datos. Si no puede explicar las contradicciones en los datos, no está listo para enviar su informe o dar la presentación. Trabaja con los datos hasta que encuentres las respuestas.

13. Logre su objetivo

¿A dónde quiere que vayan sus lectores y oyentes? ¿Su objetivo es defender un curso de acción? ¿Quieres que tu audiencia llegue a una determinada conclusión?

Es posible que haya establecido su objetivo antes de comenzar a escribir, pero a veces el objetivo no está claro hasta que haya trabajado con los datos. Cuando haya completado su primer borrador, revise su trabajo y edítelo para asegurarse de que está logrando su objetivo.

Piense en usted mismo como tomando a su audiencia de la mano y llevándola paso a paso hacia donde quiere ir. Cuando llegue a sus conclusiones o recomendaciones finales, querrá que su audiencia asienta con la cabeza sí, sí, sí. Los ha llevado exactamente donde quiere que estén.

Estás contando una historia, no arrojando un montón de datos. La audiencia debe poder ver cómo encajan todas las piezas de la historia. Como la trama de una historia, cada dato lleva al final.

A medida que presenta cada nuevo hecho, muestre cómo encaja con los otros hechos dados previamente.

Es hora de celebrar un gran trabajo.

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Disfruta el viaje

Si ha seguido los consejos anteriores, se sentirá seguro cuando envíe su informe o memorando o cuando realice su presentación. Igual de importante, su audiencia estará feliz.

Así que ahora puedes tener ese mai-tai en la playa. Te lo has ganado.

© 2016 Catherine Giordano

Doy la bienvenida a sus preguntas y comentarios.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Florida el 12 de septiembre de 2016:

Gracias Larry Rankin. Me alegra que te guste.

Larry Rankin de Oklahoma el 12 de septiembre de 2016:

Maravilloso análisis de procesos.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Florida el 25 de agosto de 2016:

teahes12345 Es genial que un profesor me diga que mi ensayo sobre cómo escribir mejores informes y presentaciones (especialmente en Power Point) es útil. La parte que más me gusta es la que trata de ver un informe o presentación como un viaje y al escritor / presentador como una guía que lleva a la audiencia a la conclusión.

Dianna Mendez el 25 de agosto de 2016:

Sus consejos sobre Powerpoint me parecieron excelentes. Esta es la información que les di a los estudiantes para las presentaciones y ayuda a señalar los aspectos más destacados. Su artículo brinda a los lectores información valiosa que los llevará al éxito.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Florida el 21 de agosto de 2016:

AudreyHowitt: Thamks por dejarme saber que te gustan las habilidades que enseñé en este artículo.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Florida el 21 de agosto de 2016:

heidithorne: Muchas gracias por mostrar su agradecimiento. Me alegra que hayas encontrado útil uno de mis consejos.

Audrey Howitt de California el 21 de agosto de 2016:

Qué artículo tan informativo, hay una gran habilidad en presentaciones de negocios efectivas.

Heidi Thorne del área de Chicago el 21 de agosto de 2016:

Algunos buenos consejos sobre diapositivas de PowerPoint y espacios en blanco. Compartiendo aquí en HP!

Catherine Giordano (autora) de Orlando Florida el 21 de agosto de 2016:

ChitrangadaSharan: Gracias por tu comentario. Parece que ya sabías la mayor parte de esto, pero espero que hayas recogido uno o dos consejos. Como usted dice, escribir buenos informes y presentaciones es una habilidad comercial importante.

Chitrangada Sharan de Nueva Delhi, India, el 21 de agosto de 2016:

La presentación de negocios es una habilidad que tienen muchos profesionales mientras que otros la aprenden a través de la experiencia.

Ha explicado muy bien, punto por punto, cómo redactar mejores informes y presentaciones. Realmente impresionante.

Estoy seguro de que ayudará a muchos profesionales interesados.

¡Gracias por compartir!

Catherine Giordano (autora) de Orlando Florida el 21 de agosto de 2016:

FlourishAnyway: Estoy de acuerdo. Las presentaciones de PowerPoint demasiado ocupadas son más molestas que informativas. El trabajo del hablante es completar los detalles. El texto en PowerPoint es solo para enfocar la atención del espectador en el tema. Las imágenes deben usarse solo si agregan algo a la presentación, no solo por el hecho de tener imágenes. Gracias por tu comentario.

FlourishAnyway desde EE.UU. el 21 de agosto de 2016:

Excelentes consejos aquí para informes y presentaciones comerciales. Una de mis cosas que me molestan es una diapositiva de PowerPoint repleta de contenido que está tan ocupada que la atención de la audiencia se desvía más a leer que a escuchar. Realmente no hay razón para el hablante.