Cómo utilizar el software de procesamiento de textos (diploma nvq en negocios y administración y ti)

En esta parte, que es la Sección 1, veremos cómo ingresar y combinar texto y otra información con precisión dentro de los documentos de procesamiento de texto.

Ingrese y combine texto y otra información con precisión en documentos de procesamiento de texto

Nota: A lo largo de la unidad, en las tres secciones, he agregado tantas capturas de pantalla como sea posible. No presentará capturas de pantalla si está escribiendo respuestas para esta unidad, pero se le pedirá que realice algunas tareas para evaluar su conocimiento y comprensión del uso de un procesador de texto, ¡y las capturas de pantalla pueden ser útiles!

1.1 Identificar qué tipo de información se necesita en los documentos.

Un documento es un registro donde se capturan hechos o cualquier información y se registra como evidencia para que la información no se pierda.

Un documento de muestra

syncfusion.com

Puede ser un documento escrito o electrónico y sirve como registro oficial. El formato, la estructura y el contenido de los documentos varían según la información registrada y el propósito para el que fue registrada. Algunos ejemplos de documentos son facturas, periódicos, órdenes de compra, especificaciones de productos, cartas, diarios, hojas de cálculo, licencias, etc.

Cada documento tendrá un formato diferente y estándares aceptables a los que debe adherirse y estos documentos estándar se pueden crear en base a una plantilla, o si va a crear un documento en particular una y otra vez, puede guardar ese formato como una plantilla. para uso futuro.

Los documentos almacenados en formato electrónico se almacenan en una computadora y existen muchas aplicaciones para crear un documento. La aplicación más común que se utiliza en la mayoría de las organizaciones es el software de procesamiento de textos llamado Microsoft Word que viene como parte del paquete de Office de Microsoft. Para crear un documento, es necesario identificar los tipos de información necesarios para crear el documento. Nuevamente, los diferentes tipos de información varían según el tipo de documento. Primero, es necesario tener una idea clara de qué documento crearán y para qué lo crearán. Luego deben identificar los tipos de información necesarios para ese documento en particular.

Todos los documentos tienen cierta cantidad de texto y en su mayoría algunos números. Para aclarar la comprensión, se pueden agregar imágenes prediseñadas, imágenes, gráficos, cuadros, tablas, etc. al documento. Los documentos electrónicos también pueden tener animaciones y pequeños clips de video y audio. Finalmente, para mejorar la apariencia del documento, se pueden agregar líneas, bordes, fondos, etc. a un documento.

Una factura de muestra

Por JRW78130 (Trabajo propio), vía Wikimedia

Por ejemplo, consideremos que está creando una factura. Una factura tendrá texto, números, logotipo de la empresa ( será una imagen), dirección de la empresa, dirección del destinatario, número de teléfono y de fax, número de registro de IVA, número de factura, fecha de la factura, referencia del cliente, descripción de los bienes y servicios, tarifa del servicio, métodos de pago, aviso de pago, detalles de cómo pagar, etc. Por lo tanto, toda esta información debe recopilarse y reunirse en un formato estándar que se adhiera a las normas y directrices de la organización. La información recopilada, la estructura y el formato en el que se presenta la información, todo depende del tipo de documento que se está creando. La información puede recopilarse a partir de los datos disponibles en la organización o, si los datos no están disponibles, deben recopilarse de Internet o poniéndose en contacto con las personas u organizaciones / departamentos pertinentes.

Cuando se utilizan imágenes y otros datos de Internet y otras fuentes, es necesario asegurarse de que son de uso gratuito comprobando la información de licencia y derechos de autor. Es necesario tener la capacidad y las habilidades para identificar información diferente de un grupo de información proporcionado o una lista de información para poder elegir la información correcta requerida para crear el documento.

1.2 Utilice técnicas apropiadas para ingresar texto y otra información de manera precisa y efectiva

Una vez que toda la información necesaria para crear un documento está disponible o se ha recopilado, es necesario utilizar los mejores métodos y técnicas para ingresar esta información en el documento, asegurándose de que se ingresen de manera precisa y efectiva.

Ingresar / eliminar texto, guardar archivos - Word 2003

Para ingresar texto en un documento, es necesario dominar el teclado. Las habilidades con el teclado no solo significan escribir alfabetos y números, sino también el uso eficiente de todas las teclas y funciones del teclado. Es bueno aprender los atajos más comunes y más utilizados en el teclado para ingresar y formatear información en un documento con facilidad y rapidez. Si va a ingresar una gran cantidad de texto y números, la velocidad de escritura será importante junto con la precisión y la eficiencia.

Además de las habilidades con el teclado, es posible que se requieran otras habilidades según el dispositivo que utilice para crear y formatear documentos. El uso reciente de dispositivos de pantalla táctil y sistemas de reconocimiento de voz requerirá que uno tenga conocimiento de todas las técnicas necesarias para operar, ingresar datos y formatear datos en los dispositivos que utilizan.

Mientras escribe documentos, para escribir o crear un documento de manera precisa y eficiente, debe usar ambas manos mientras escribe, utilizando las teclas adecuadas del teclado. Su postura debe ser buena con la espalda recta y ambas manos en el teclado.

Muchas veces, he visto personas que usan el bloqueo de mayúsculas para escribir letras mayúsculas, lo cual es una tarea bastante tediosa porque es necesario cambiar entre el bloqueo de mayúsculas " encendido y apagado ", antes y después de escribir la letra mayúscula. La mejor y más sencilla forma de escribir una letra mayúscula es utilizar la tecla Mayús. La tecla Mayús + cualquier alfabeto le permitirá escribir la letra mayúscula de ese alfabeto en particular.

Nota: Practica esto, Shift + alfabeto, créeme, es fácil y sentirás la diferencia.

Algunos de los atajos que se utilizan con frecuencia son Ctrl + S para guardar, Ctrl + C para copiar, Ctrl + V para pegar, Ctrl + X para cortar, Ctrl + Z para deshacer, Ctrl + A para seleccionar todo, etc. Las teclas de eliminación se utilizan comúnmente al formatear y escribir texto. La barra espaciadora se usa para crear espacio entre palabras.

Además de las habilidades con el teclado, también es necesario utilizar las diversas opciones de formato disponibles en el propio software de procesamiento de texto. Hay varias opciones como orientación de página, tablas, viñetas y numeración, columnas múltiples, inserción de símbolos, arte, cuadro de texto, etc., y es necesario hacer un mejor uso de los menús disponibles para crear un atractivo y fácil de seguir / entender. documento. También puede utilizar varias fuentes y espacios para que la información se vea ordenada y clara.

Después de una creación exitosa, la parte más importante de un documento es la gramática y la corrección ortográfica. Los procesadores de texto no siempre encuentran y rectifican todos los errores en un documento. Por ejemplo, si escribe "sombrero" en lugar de "ese", el procesador de texto no siempre marcará este error. Por lo tanto, siempre es mejor revisar manualmente su documento dos o tres veces y, si es posible, puede pedirle a una tercera persona que lo revise por usted, ya que esto garantizará precisión y eficiencia.

1.3 Seleccionar y usar plantillas apropiadas para diferentes propósitos

Las plantillas son documentos prediseñados que tienen un patrón almacenado y están disponibles para su uso. Ya tienen algunos detalles que se pueden adaptar o editar según las necesidades de cada uno. También puede diseñar y guardar su propia plantilla según sus necesidades y las necesidades de los documentos que creará. Esto le ayudará a concentrarse en el contenido del documento en el futuro, en lugar de perder tiempo diseñando el documento.

Cree un nuevo documento basado en una plantilla de Microsoft Word 2003

Para reunir toda la información utilizando las habilidades que uno posee, es necesario elegir la plantilla adecuada para el documento que va a crear.

Por ejemplo, el procesador de texto puede tener plantillas existentes para documentos como fax, carta o una página web. Entonces, si va a crear cualquier documento que coincida con las plantillas disponibles, puede seguir adelante y usar la plantilla prediseñada disponible. En otros casos, tendrá que crear su propia plantilla para el tipo de documento que creará.

Además, la mayoría de las plantillas vienen con fuentes prediseñadas, combinación de colores, formato, etc., pero siempre puede cambiarlos para que se adapten a sus necesidades y propósitos.

Si está creando varios documentos del mismo tipo y formato, o si va a crear un documento en particular una y otra vez en el futuro, debe guardar los formatos como una plantilla, para que pueda mantener este estándar al crear documentos. en el futuro y ahorre tiempo también.

Algunos ejemplos de cómo aplicar de forma eficaz el formato y la elección de plantillas a un documento son el uso de columnas múltiples para artículos de noticias, el uso de formato A4 vertical para membretes y cartas, el modo horizontal para tablas, etc. Necesita crear documentos que sean claros y que crear un impacto en el lector. Por lo tanto, utilice siempre las mejores funciones disponibles en el procesador de textos para crear documentos impresionantes.

El propósito de usar plantillas es crear un diseño de documento efectivo. Los diseños de documentos no se refieren solo al aspecto, sino también a la forma en que se presenta la información. La información importante del documento debe destacarse. Por lo tanto, es importante una selección cuidadosa de contenidos, diseños, colores, temas, fuentes, estilos, tablas, notas al pie, imágenes, gráficos, etc.

Cualquier información como la fecha, su dirección e información de contacto, los números de página se pueden guardar en la plantilla para uso futuro y para evitar volver a escribirlos.

1.4 Identificar cuándo y cómo combinar y fusionar información de otro software u otros documentos

Crear un documento no siempre se trata de crear uno nuevo e ingresar la nueva información que tiene a mano. A veces, tendrá que combinar y fusionar información de otros documentos y software. Por ejemplo, es posible que tenga que extraer información de una hoja de cálculo de Excel o vincular un documento con un documento PDF y, a veces, habría creado varios documentos individuales en el procesador de texto y es posible que tenga que vincularlos o combinarlos en uno. documento único.

Por ejemplo, para combinar varios documentos de Word en un solo documento, primero debe crear un documento en blanco y configurar el diseño de la página de manera similar a los documentos que se van a combinar. También puede abrir uno de los documentos que desea combinar, hacer clic en guardar como y guardarlo como un nuevo documento con un nombre diferente y luego borrar su contenido conservando así el diseño.

Haga clic en Insertar - Archivo

Para insertar una tabla, haga clic en Tabla - Insertar - Tabla

Mientras recopila información, el candidato debe analizar y decidir qué información se requiere y si la información recopilada es confiable y precisa.

Las tablas son una buena opción para dividir la información en espacios prescritos. Proporciona una apariencia visual ordenada y facilita el escaneo y la comparación de datos en todo el documento. Para insertar una tabla en un documento de Word, debe ir al menú de la tabla, hacer clic en insertar y hacer clic en la tabla. Puede editar la tabla con el número de filas y columnas, el color de relleno, los bordes y el sombreado y otras características según sus requisitos.

1.7 Almacene y recupere documentos y archivos de plantilla de manera efectiva, de acuerdo con las pautas y convenciones locales donde estén disponibles

Una vez que se ha creado el documento, el candidato debería poder guardarlo en una ubicación desde donde se pueda recuperar fácilmente para su uso y referencia futuros. Ahora, un documento creado con cualquier procesador de texto se puede guardar en uno de los muchos formatos disponibles, pero no todos los procesadores de texto admiten todos los tipos de archivos. Por ejemplo, cuando haga clic en Archivo -> Guardar como -> obtendrá un cuadro de diálogo que le pedirá una ubicación para guardar el documento y también un formato en el que guardar el documento.

Para guardar el archivo en un formato requerido, Archivo - Guardar como

Si el documento se distribuirá a personas u organizaciones que no utilizarán Microsoft Word, es mejor guardar el documento en formato.rtf (formato de texto enriquecido). Es mejor guardar el documento en un formato lo más simple posible para evitar errores al intentar abrir el documento en otros procesadores de texto. Una buena idea y comprensión sobre los problemas de compatibilidad de archivos serán de gran ayuda. Hay varios formatos como, documento de Word, plantilla de documento de Word, formato de texto sin formato, formato de texto enriquecido, formato de página web, etc. Si todos los que accederán al documento usarán Microsoft Word, entonces es mejor guardar el documento en formato.doc.

Nombrar el documento es otro aspecto muy importante. Utilice siempre nombres significativos para que le resulte más fácil identificar este documento para recuperarlo en el futuro. Los candidatos también deben tener una buena idea de cómo guardar documentos en varios otros formatos, es decir, cambiar el formato de los documentos a HTML o RTF, etc. si es necesario, utilizando la opción guardar como en el menú Archivo. También necesita saber dónde guardar el documento para facilitar su recuperación. Asegúrese de que los nombres de los documentos no tengan espacios de caracteres especiales. Es mejor tener una copia de seguridad de todos los documentos en caso de que ocurra un problema con el servidor, un problema de almacenamiento o una falla del hardware.

Hay que tener en cuenta si han seguido todas las reglas y directrices de la organización al crear el documento. Asegúrese de verificar si hay estilos, formatos o plantillas internos y, en caso afirmativo, aplíquelos. Cada organización tiene reglas y pautas para preparar, estructurar, nombrar y almacenar documentos. También hay reglas que deben seguirse al recuperar o compartir documentos. Sea siempre consciente de lo que está ahorrando y dónde está ahorrando. Es mejor almacenar los documentos relacionados juntos y seguir un método coherente para nombrar archivos y carpetas.

También hay una opción de "Buscar" para buscar un documento en caso de que olvide dónde guardó o guardó el documento. Además, Word muestra una lista de documentos recientes desde donde puede recoger el documento si lo ha guardado recientemente.

Por favor deje un comentario:

Espero que tenga conocimiento y comprensión de

• Los diferentes tipos de información que necesitamos para crear un documento.
• Las técnicas que uno necesita usar para ingresar información.
• El uso de estilos y plantillas
• Cómo combinar o fusionar documentos
• Las diferentes herramientas de edición
• Cómo almacenar y recuperar documentos de forma eficaz.

Espero que esta sección te haya sido de ayuda. Siga los enlaces a continuación para las secciones 2 y 3.

Sección 2 - Crear y modificar el diseño y las estructuras de los documentos de procesamiento de texto (Software de procesamiento de textos, preguntas 2.1 a 2.4)

Sección 3 - Usar herramientas de software de procesamiento de textos para formatear y presentar documentos de manera efectiva para cumplir con los requisitos (Software de procesamiento de textos, preguntas 3.1 a 3.6)