Lista de verificación de inicio de negocios para emprendedores primerizos

Lista de verificación de inicio de negocios para emprendedores primerizos. ¿Cuántos ticks obtienes?

Garabateando friki

Ha completado el plan de negocios para su inicio previsto.

También ha reunido el mejor equipo del mundo. Detrás de usted hay una familia solidaria y muchos amigos alentadores también. Así como una larga lista de clientes potenciales.

¿Está asegurado su éxito empresarial? ¿Serías un millonario recién acuñado en un año?

No, no lo harías.

Dicho sin rodeos, demasiados planes de negocios de inicio se centran en el lado positivo de las cosas. Cosas como, " ganaríamos $…… ingresos por año " o " nuestras ventas proyectadas son…… (millones) de unidades " .

La mayoría de los aspirantes a emprendedores con los que he hablado también se jactaban de tener amigos que me apoyaban, contactos valiosos, etc.

Lo que rara vez se discute, por otro lado, es el trabajo previo real necesario para el éxito comercial. En otras palabras, el meollo de la cuestión, lo mundano y tedioso. Esto es trágico y preocupante, porque muy a menudo, es la falta de tales procesos lo que conduce al fracaso empresarial.

Sí, una empresa rentable requiere visión, previsión y ambición, pero la eficiencia y la organización son ingredientes igualmente importantes para el éxito empresarial. Sin el trabajo y la preparación adecuados de backend, cualquier plan de negocios es solo especulación. Un agarre salvaje para un objetivo loft, sin los instrumentos para ello, metafóricamente hablando.

Aquí hay una lista de verificación generalizada para la puesta en marcha de negocios con 10 áreas que ningún emprendedor debe ignorar. Si pasa por alto cualquiera, está invitando al fracaso.

1. Tener un sistema de contabilidad eficiente

Los negocios se tratan de hacer dinero. Por tanto, ¿qué es más importante que el sistema que gestiona tu dinero?

En su primer día de operaciones, al menos debe tener implementado el esqueleto básico de un sistema de contabilidad. Esto debe incluir:

Un sistema de creación y archivo eficiente para todas sus facturas, recibos y otros documentos financieros.
Un sistema de facturación que incluye órdenes de entrega, extractos, etc.
Un sistema de órdenes de compra para ayudarlo a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar.
Un proceso programado y sistemático de pago a sus proveedores y personal.
Un sistema de registro para controlar las cuentas por cobrar, es decir, quién no le ha pagado.

¿Por qué su sistema de contabilidad debe estar operativo desde el primer día? Porque el dinero es excepcionalmente valioso para las empresas emergentes. No quieres ni necesitas las siguientes atrocidades para comenzar desde el primer día:

La facturación se retrasa porque aún no ha mejorado su sistema de facturación.
Es tedioso para otras empresas y particulares pagarte porque sigues enviándoles facturas incompletas o mal redactadas, múltiples copias de la misma factura, etc.
Pierde la fe de su personal y proveedores porque sus pagos son perpetuamente lentos.
¡Oh no! ¡Has pagado doble / triple a alguien!

En resumen, asegúrese de que su flujo de dinero sea fácil de administrar y supervisar. Hay pocas cosas más importantes en cualquier lista de verificación de inicio que esto. También hay una gran cantidad de software de contabilidad asequible para facilitar la tarea.

Para reiterar, realmente hay pocas cosas más importantes que el sistema que administra su dinero. Esto es así, para todas las empresas.

2. Abra una cuenta bancaria corporativa

Muchos empresarios consideran innecesario tener una cuenta bancaria corporativa o tener una de inmediato. No debatiré sus argumentos o justificaciones.

En cambio, solo destacaría que en el curso del funcionamiento de mi propia empresa, me he encontrado con un buen número de organizaciones que no están dispuestas a pagar en la cuenta bancaria personal de un proveedor, generalmente por razones de cumplimiento. Las agencias gubernamentales son particularmente sensibles al respecto.

En otras palabras, si necesita una cuenta bancaria corporativa depende de su grupo de clientes. Si vende en línea a través de una plataforma de terceros, es probable que no necesite una. Si tiene la intención de tratar con grandes corporaciones, probablemente sea imprescindible. Debe saber cuáles son los requisitos de pago antes de realizar cualquier transacción.

Administrar una cuenta bancaria

Al mismo tiempo, independientemente de si está utilizando una cuenta bancaria corporativa o personal, sería una tontería no aprovechar las tecnologías y comodidades actuales que se ofrecen. Ya sea banca por Internet, banca por teléfono o similar, familiarícese con las formas de acceder y verificar su cuenta fácilmente. Lo hará con frecuencia, especialmente durante los arduos primeros meses de operaciones.

Mientras esté en esto, no olvide consolidar toda la información relacionada con su cuenta y dejarla registrada también. Esto no será solo su número y nombre de cuenta, sino también cosas como el código del banco, el código de la sucursal y el código swift.

La vida en una startup es agitada, nunca tendrás suficiente tiempo. Ciertamente, no querrá perder tiempo en el teléfono o en Internet averiguando su código bancario, solo para recibir la remesa de un cliente.

Por último, tenga siempre a mano las últimas comisiones bancarias. De donde soy, tienden a ser tolerables, pero los empresarios de otros países me han informado que los cargos financieros en sus países podrían ascender fácilmente a cientos de dólares.

En serio, no desea que el pago se detenga perpetuamente porque su cliente está consternado por las tarifas de transferencia bancaria involucradas. Tampoco quiere ese impacto al final de su primer año, cuando descubra que ha pagado miles en comisiones bancarias. Tenga siempre consigo una lista actualizada de las tarifas cobradas por su banco. Consúltelo a menudo también.

Cuentas bancarias para emprendedores

Muchos bancos ofrecen cuentas corrientes personalizadas para emprendedores y nuevas empresas. Si bien inevitablemente hay algunas tarifas involucradas, los beneficios y las comodidades asociados pueden valer la pena.

3. Preparar materiales de identidad corporativa

Estoy seguro de que muchos emprendedores lo considerarían muy sencillo hoy en día. Al igual que en, uno podría incluso obtener un nuevo logotipo de la empresa diseñado en línea en una hora.

Entonces, ¿cuál es el problema? ¿Por qué debería ser esto un elemento en cualquier lista de verificación de inicio de negocios?

Nuevamente, es porque sus recursos son muy limitados. Su tiempo es su activo más valioso y desea dedicarlo a construir relaciones y obtener ofertas, no a diseñar un membrete o esperar un logotipo para poder preparar un presupuesto.

De hecho, al ser tan fácil hoy en día crear obras de arte, no hay ninguna razón para que la identidad corporativa no esté lista de antemano.

Una cosa más. No pierda los archivos de arte. No poder comenzar con su propuesta porque no puede encontrar su membrete, o tener que pagarle a la impresora más para que vuelva a dibujar su logotipo cada vez que imprime algo, esos escenarios son más que tontos.

4. Tenga a mano material de marketing utilizable

Esto suele ser un desafío. Eres una configuración completamente nueva, ¿qué hay para mostrar?

No tienes testimonios. Viceversa, tiene productos y servicios limitados, y también muestras. ¿Algún cliente potencial quedaría impresionado por un portafolio de apenas 50 palabras?

Y, sin embargo, todavía necesitas mostrar algo. Particularmente al acercarse a grandes corporaciones.

Empiece por tener al menos un perfil adecuado. Un "sobre nosotros" escrito con sensatez, que no esté lleno de exageraciones y alardes; en su lugar, describe de forma concisa quién y qué eres.

Prepare también una lista estándar de sus productos y servicios, una lista funcional que pueda actualizar fácilmente. Esto podría incorporarse a su perfil y, con algunos esfuerzos de diseño gráfico, podría convertirse en un gran volante.

Si desea dar un paso más, incluya también un cronograma para producir material adicional actualizado en su lista de verificación de inicio. En general, lo que desea evitar es esa horrible situación en la que está mirando un contrato potencial, pero no puede establecer contacto porque no tiene medios para presentarse profesionalmente. Evítelo programando meticulosamente y preparándose de antemano.

5. Cree un procedimiento de reclamaciones del personal

Para compartir, una vez tuve una experiencia increíble en mi empresa. Durante una entrevista de salida, un miembro del personal dijo que se iba porque no le reembolsé sus gastos de transporte dentro de las veinticuatro horas. Su expectativa era que le reembolsaran de inmediato, en efectivo.

También he escuchado de otros empresarios sobre empleados que fueron sorprendidos robando dinero de la caja chica. Cuando se enfrentaron, esos empleados afirmaron que pensaban que era la forma de recibir el reembolso de los gastos menores de la empresa.

Dicho sin rodeos, la gente puede ser extraña. Se vuelven más raros cuando se trata de dinero; particularmente, gastos personales.

Tener un procedimiento adecuado de reclamos del personal, con un formulario estandarizado y la necesidad de respaldar documentos como recibos, le ahorra dolores de cabeza de muchas maneras. Previene el engaño del cráneo. También le da tranquilidad a su personal al asegurarles que no espera que gasten en nombre de la empresa.

Lo más importante es que refuerza la impresión de que es una operación legítima. Esa impresión es fundamental para la retención del personal; recuerde, muchas personas dudan en trabajar para nuevas empresas. También es la clave para retener empleados de alto calibre.

En cualquier negocio, un personal molesto es una bomba de tiempo. Doblemente para nuevas empresas.

6. Tener varios juegos de documentos de registro de la empresa, certificaciones, etc.

En mi país, el más básico de ellos es una impresión de computadora. Para otros países, puede ser más complicado, pero supongo que no sería nada más que una pila de papeles.

¿Por qué debería tener varios juegos de estos a mano? Porque todo el mundo estaría preguntando por ellos al principio. Desde bancos hasta organismos gubernamentales, organizaciones comerciales, etc. Dichos documentos son doblemente cruciales si solicita subvenciones gubernamentales para emprendedores.

Una vez más, el propósito subyacente aquí es la gestión del tiempo.

No es difícil obtener copias de estos documentos, el proceso solo requiere tiempo. En muchos casos, el proceso también es indirecto y tedioso.

Tener copias de repuesto de ellos por lo tanto nunca está de más; es decir, a menos que sea excesivamente caro de duplicar. En cuyo caso, aún puede prepararse al menos conociendo el procedimiento y el costo de antemano.

Certificaciones y licencias comerciales

En todo el mundo, se requieren certificaciones y licencias para muchos tipos de operaciones. Estás cortejando fuertes multas y tiempo en la cárcel si no los tienes antes de lanzar tu startup.

7. Compilar una lista de proveedores (potenciales)

Considero que este es uno de los elementos más importantes en cualquier lista de verificación de inicio de negocios.

En pocas palabras, no hay nada más desesperante que perder un contrato valioso debido a la incapacidad de asegurar proveedores. O no poder encontrar proveedores a tiempo.

Si ha elaborado correctamente su plan de negocios, también debería poder pronosticar su cadena de suministro. Establezca contacto de antemano. No deje la búsqueda o el contacto hasta que esté cotizando para un trabajo. Todo lo que se necesita son unos minutos para cada proveedor.

Sin embargo, tenga en cuenta que no estoy sugiriendo que solicite decenas de citas de extraños y las archiva religiosamente. Tales solicitudes caen en picado la buena voluntad hacia usted como ninguna otra cosa podría hacerlo. En su lugar, diseñe un enfoque discreto y profesional. Por ejemplo, una llamada telefónica o un correo electrónico, tal vez incluso una visita en persona.

Si los proveedores potenciales son bienvenidos, solicite precios de muestra también. En este punto, quisiera resaltar la necesidad de ser humilde al establecer contacto. Nunca, nunca, actúe como si fuera el próximo gran gurú del mundo empresarial.

Recuerda, estos establecimientos son más antiguos que el tuyo. Lo más probable es que se hayan encontrado con muchas empresas emergentes que también fracasaron; por tanto, inevitablemente habrá cierto grado de cautela. Respete siempre a los proveedores potenciales como futuros socios valiosos. Nada menor.

8. Tener algún tipo de sistema de gestión de clientes

Podría volverse muy sofisticado con este elemento de la lista de verificación de inicio. O podría ser nada más que un simple archivo de Microsoft Excel para realizar un seguimiento de los clientes existentes y potenciales, incluido un cronograma para el contacto regular. Estos últimos son saludos festivos, llamadas, un folleto enviado por correo, etc.

En resumen, no crecerá si no tiene clientes habituales o recurrentes. Para lograrlo, debes trabajar hacia esa situación soñada de clientes que regresan a ti por sí mismos, sin una persuasión excesiva.

Por difícil que parezca, la clave es ser regular. Para mantener un contacto ligero pero constante.

Con el tiempo, estos esfuerzos también se suman a la imagen de su empresa. No eres esa persona que solo llama cuando necesitas hacer negocios con urgencia, también eres un "amigo".

Por último, elabore un método sencillo y funcional para mantener el contacto. Algo que no sería una molestia con el tiempo. Obviamente, asegúrese de que "coherente" no se convierta en persistente. No querrás que te etiqueten como plaga.

9. Prepare plantillas de cartas comerciales, contratos, acuerdos laborales, etc.

Cualquiera que sea la naturaleza de su puesta en marcha, necesitaría todo tipo de documentos profesionales. Algunos de estos pueden ser costosos de producir. Por ejemplo, aquellos que requieran preparación profesional o avales.

Aférrate. ¿Siguen siendo costosos la mayoría de estos documentos? ¿No es la mayor parte de ellos gratis hoy en día?

Son.

Gracias a Internet, hay todo tipo de plantillas gratuitas para descargar. Una nota aqui. Descargue pero tenga el sentido de personalizar. Asegúrese también de comprender completamente los documentos antes de empezar a usarlos.

Es humillante, por decir lo mínimo, si su cliente o proveedor sabe más sobre el documento y señala que usted es el que no lee la letra más fina.

Para este último, también podría terminar en serios problemas legales si sucede. Problemas legales costosos que podrían cerrar su startup de la noche a la mañana.

10. Esté preparado psicológicamente

Sí, está listo para comenzar un negocio. ¿Pero estás listo para operar uno? ¿Para sostenerlo y cultivarlo?

Un sistema de contabilidad funcional, un software de gestión de clientes perfecto, ha marcado todo en la lista de verificación de inicio de su negocio. ¿Pero estás psicológicamente preparado para ser emprendedor? ¿Puede cumplir con sus sistemas y horarios? Tus procedimientos?

Además, ¿eres capaz de hacer los sacrificios en la vida familiar y social necesarios para darle a tu startup la atención que requiere? ¿Está preparado para la enorme cantidad de trabajo que se necesita para mantener a flote cualquier nueva empresa y, finalmente, obtener beneficios?

Sobre todo, ¿posee la capacidad de recuperación para las inevitables recesiones económicas? ¿Puede capear el fracaso, la humillación y el abandono en el largo camino hacia el éxito empresarial?

¿Tu pasión es real? O simplemente una noción romántica por el momento.

Dicho de otra forma, eres tú quien necesita más preparación. El crucial para verificar una y otra vez, antes de que comiencen las operaciones. Todo lo demás es menos el equipo que llevas.

En última instancia, eres tú también quien hace el viaje real. Si no está realmente preparado, nada más ayuda o importa.