Ejemplo de hoja de cálculo de contabilidad para pequeñas empresas

Si posee un negocio, no puede ignorar la contabilidad

Si tiene su propia pequeña empresa, es imprescindible mantener buenos registros. De hecho, incluso puede ser un requisito para la incorporación o la licencia. Debe poder ver en cualquier momento si su negocio es rentable o no. En el momento de los impuestos, es aún más importante haber mantenido buenos registros comerciales durante todo el año, o podría terminar en problemas con las autoridades fiscales.

Configure hojas de cálculo simples para registros de ingresos y gastos. Si adquiere el hábito de ingresar elementos en las hojas de cálculo el día en que ocurren, pronto descubrirá que forma un nuevo hábito y tendrá buenos registros comerciales para comenzar. La discusión que sigue está pensada como una guía, y los ejemplos se basan en alguien que opera una pequeña empresa de servicios, en este caso, escribiendo y editando, desde su hogar, y que no tiene empleados.

¿Qué registros necesito mantener?

Los requisitos varían de una jurisdicción a otra, por lo que siempre es aconsejable consultar con su gobierno estatal o provincial, así como con la agencia tributaria federal, para asegurarse de que comprende lo que debe hacer en términos de contabilidad.

En términos generales, para una empresa unipersonal, no se requiere un balance anual y es suficiente mantener hojas de cálculo. Probablemente descubrirá que, como propietario de una empresa, existen leyes que lo obligan a mantener sus registros comerciales durante un período de varios años. También es posible que deba obtener un "número comercial" de la agencia tributaria para presentar los impuestos aplicables a la empresa.

En términos de mantener sus registros con fines fiscales, siempre debe asegurarse de conservar pruebas para respaldar todas y cada una de las entradas en sus hojas de cálculo. Esto se denomina pista de auditoría. Esta pista de auditoría incluye elementos como facturas por sus servicios y recibos de las compras que realiza. Si usa su automóvil para su negocio, debe registrar el millaje incurrido para uso comercial, el costo de la gasolina, el costo de una licencia y las reparaciones / mantenimiento. También se deben rastrear las facturas de teléfono y otros servicios públicos, incluido su proveedor de Internet. Las hojas de cálculo simples que puede configurar con un software como Microsoft Excel pueden ayudarlo a estar al tanto de todo.

Registros de ingresos

Solo se necesitan unos pocos pasos simples para configurar una hoja de cálculo para registrar los ingresos generados por su pequeña empresa. Realmente puede entrar en muchos detalles si lo desea, pero lo simple es generalmente mejor y evitará que vea la contabilidad como una tarea.

Básicamente, todo lo que necesita hacer es registrar sus fuentes de ingresos. Si los ingresos se derivan de una factura que emitió a un cliente por brindar un servicio, tenga en cuenta los detalles. Su pista de auditoría o "prueba" de estas transacciones podría incluir extractos de PayPal, extractos bancarios y facturas que haya creado para sus clientes.

Los encabezados de las columnas pueden incluir lo que desee, pero como mínimo debe tener la fecha de la transacción o factura, el nombre del cliente, una descripción de los servicios que brindó, su número de factura de venta (para que pueda hacer una referencia cruzada y proporcionar un pista de auditoría) y los impuestos aplicados.

También puede crear fórmulas en diferentes celdas para seguir acumulando totales, o si es muy hábil con las hojas de cálculo, puede hacer cosas como un enlace a otras hojas. El siguiente ejemplo se proporciona como ilustración para registros de ingresos simples.

Ingresos de clientes que muestran el número de factura

greenlamplady (Kaili Bisson)

Registros de gastos

Al igual que con los registros de ingresos, mantener las cosas simples en el lado de los gastos realmente hará que todo esto sea relativamente rápido y fácil. Registre todos los gastos legítimos en los que incurra en su negocio en la fecha en que ocurran. Trate de usar descriptores o tipos de gastos como los que usan las autoridades fiscales, ya que esto realmente lo ayudará cuando llegue el momento de hacer sus impuestos. Algunos ejemplos incluyen:

Publicidad
Negocios: uso de los gastos del hogar
Suministros
Teléfono y servicios públicos

Nuevamente, los encabezados de las columnas pueden incluir lo que desee, pero como mínimo, debe tener la fecha de la transacción, el tipo de transacción, el nombre del proveedor, la cantidad gastada y los impuestos aplicados. Guarde todos los recibos y facturas como prueba. Una vez más, puede crear fórmulas en celdas para seguir acumulando totales de diferentes tipos de gastos. A continuación se muestra una sencilla hoja de cálculo de gastos.

Gastos por tipo con impuestos incurridos

Descarga una aplicación para realizar un seguimiento de los gastos

También hay muchas aplicaciones que puede descargar en su dispositivo Android o iOS que le permitirán realizar un seguimiento de los gastos comerciales.

La mayoría de estas aplicaciones se integran con bastante facilidad a paquetes como QuickBooks y también a Excel, lo que le brinda la tranquilidad de saber que todos sus gastos están registrados. Algunas aplicaciones incluso le permiten enviar facturas por correo electrónico a sus clientes, un gran ahorro de tiempo para cualquier pequeña empresa.

Mantenga en marcha el hábito de la hoja de cálculo de contabilidad

Ahora, comience a adquirir el hábito de dedicar tiempo a sus hojas de cálculo de contabilidad todos los días. Pronto descubrirá que no lleva tiempo si se mantiene al tanto, y en la época de impuestos se alegrará mucho de haberlo hecho.

¿Cuánto tiempo se tarda en formar un hábito?

En realidad, se necesitan al menos 2 meses para desarrollar un nuevo hábito. ¡Pero no desesperes! Unos minutos al día es todo lo que necesita para agregar algunas entradas en su hoja de cálculo.